ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 14-й. Частина друга.

3. Облік операцій із підзвітними особами

Продовження. Початок див. в уроці 13, "ДК" №1 за 2001 р.

У попередньому уроці ми з'ясували, що розрахунки із залученням підзвітних осіб здійснюються в певній послідовності й передбачають шість основних операцій:

1. Отримання завдання від керівника.

2. Отримання грошового авансу для оплати витрат.

3. Скерування працівника на інше підприємство.

4. Оформлення документів на отримані цінності, роботу і послуги на іншому підприємстві.

5. Передача отриманих цінностей матеріально відповідальним особам свого підприємства.

6. Складання звіту про використання отриманих грошових коштів, проведення повного розрахунку в бухгалтерії.

11. Відображення в обліку отримання і повернення грошового авансу підзвітною особою

Починаючи з другого етапу (див. послідовність операцій на початку уроку), розрахунки з підзвітною особою відображаються в бухгалтерському обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством, яка погашається після:

1. Подання підзвітною особою авансового звіту з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати, визнання вказаних витрат обгрунтованими і затвердження авансового звіту керівником підприємства.

2. І/або повернення залишку невикористаних підзвітною особою готівкових грошових коштів у касу підприємства.

3. І/або утримання залишку невикористаних підзвітною особою грошових коштів з його заробітної плати.

Оперативний облік отримання і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю (див. попередній урок).

Щомісячні обороти і заборгованість за розрахунками з підзвітними особами в бухгалтерському обліку при журнально-ордерній формі обліку відображаються в журналі-ордері №7. Заповнення такого облікового реєстру розглянемо в наступних уроках.

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. Для таких розрахунків у бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо цього субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкриватися субрахунки третього порядку, наприклад: 3721 "Розрахунки з підзвітними особами за службовими відрядженнями у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки.

Підприємству потрібно враховувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, підприємства можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості. Про відповідальність за перевищення встановлених термінів використання готівки і видачу її без повного звіту про раніше отримані кошти вказано в кінці попереднього уроку.

У таблиці 1 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.

Таблиця 1

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими коштами закінчується складанням нею авансового звіту.

Відображення в бухгалтерському обліку врегулювання можливих варіантів відносин підзвітної особи з підприємством і проведення повного розрахунку з нею буде розглянуто в наступних уроках теми.

12. Скерування підзвітної особи на інше підприємство і виконання нею передбачених завданням дій

Третій етап відносин (див. послідовність операцій на початку уроку) передбачає виконання дій, які є предметом залучення підзвітної особи до вирішення завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні особи. У цій же послідовності розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи.

Виходячи із суті операції, на підприємство-продавець можуть бути скеровані кілька працівників підприємства-покупця: підзвітна особа для здійснення грошових розрахунків, матеріально відповідальна особа з довіреністю на отримання цінностей, водій (або водій-експедитор) автотранспорту для перевезення цінностей. Кожен з цих працівників виконує функції, зафіксовані в його посадових обов'язках або передбачені розпорядженням керівника. Ці посадові обов'язки за розпорядженням керівника можуть бути покладені на одного або кількох працівників з наділенням їх відповідними обов'язками і повноваженнями.

Обмежимося розглядом першого з названих вище працівників - підзвітної особи підприємства.

Найчастіше трапляється варіант, коли підзвітною особою, на яку покладається обов'язок регулярної закупівлі цінностей, є працівник, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (постачальник, експедитор тощо).

На підприємствах можливі варіанти залучення для разових доручень як підзвітної особи працівника, з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважаємо, що у такиз випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність чітко сформульованих обов'язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація його відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

Оплата готівкою, відповідно до Порядку ведення касових операцій №21, передбачає, що підприємство-продавець повинно представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує виплату готівкою, - товарний чек, рахунок-фактуру, акт виконаних робіт, акт наданих послуг тощо, податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ). Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей (результату наданих послуг) на своє підприємство при здійсненні оплати лягає на підзвітну особу. На працівника - підзвітну особу покладається також відповідальність за збереження виданої йому готівки, придбаних цінностей і здійснення розрахунку з продавцем.

Якщо на підзвітну особу покладено обов'язок отримання цінностей, а в неї нема довіреності для отримання таких цінностей: оплата передбачених до продажу цінностей зроблена негайно, всі документи на оплату представлені покупцю, тому дублювати повноваження такої особи для отримання цінностей довіреністю нема потреби.

Якщо після оплати придбаних цінностей відбувається затримка з їх отриманням (негабаритний вантаж, труднощі з доставкою, затримка оформлення документів тощо), всі процедури здійснює наступного дня та ж підзвітна особа. Передачу обов'язків з подання звіту і розрахунків з підприємством підзвітної особи іншому працівнику не передбачено. Перенесення термінів отримання вантажів та інші винятки з правил недопустимі.

Як зазначалося вище, для отримання цінностей на інше підприємство можуть скеровуватися й інші особи: працівник підприємства - матеріально відповідальна особа і/або водій транспортного засобу. У разі якщо залучення таких працівників не вимагає отримання ними готівкових коштів і, відповідно, не передбачає складання звіту про їх використання, такі особи не є підзвітними і відносини з ними в наших уроках розглядатися не будуть.

Для врегулювання відносин з працівниками, скерованими керівником на виконання завдання як підзвітними особами, і захисту майнових інтересів підприємства доцільно супроводити таке скерування внутрішніми документами, передбаченими службовими обов'язками таких осіб, спеціальним положенням про внутріміські відрядження, службові відрядження в межах України, за кордон тощо.

Приклад складання такого документа - Розпорядження про скерування працівника для виконання завдання наводиться нижче (див. мал. 1).

Підприємство

Марія

Працівника (цю) підприємства

скерувати

місце виконання завдання

для здійснення купівлі паперу:

для ксерокса XEROX PERFORMER А 4 - 2 пачки,

для факсу XEROX - 2 пачки,

папір XEROX SYMPHONY кольоровий - 3 пачки.

наводиться мета з точною вказівкою найменування цінностей, їх якості, асортименту, ціни та інших характеристик

Видані документи

Маршрут руху -
________________________________________________________________________

Дозволяється (забороняється) користуватися послугами маршрутного таксі.

Надається службовий транспорт підприємства

Заборгованість за раніше отриманою під звіт готівкою відсутня:

Як підзвіт 02.11.2000 р.

дата отримання готівки

виданий грошовий аванс в сумі 123,00 грн
Керівник __________________Н. Бондарчук

(підпис)

Про необхідність збереження і доставки отриманих цінностей на підприємство, отримання розрахункових документів, виписаних на підприємство при придбанні цінностей, подання документів у бухгалтерію (на склад) і терміни подання авансового звіту про використання виданої під звіт готівки ознайомлений.

З розпорядженням ознайомлений (на): товарознавець Куценко О.І.
________________________________________________________________________

Далі в наших уроках поговоримо про третій етап операцій, тобто розглянемо варіанти операцій, коли придбання цінностей через підзвітну особу супроводиться рухом готівки.

12.1. Розрахунки з юридичними особами через підзвітну особу підприємства

Підставою для здійснення операцій з придбання цінностей і оплати послуг між юридичними особами, як правило, є договір у письмовій або усній формі, в якому може бути передбачено, що розрахунки між партнерами здійснюються готівковими грошовими коштами, тобто можливе здійснення розрахунків через підзвітну особу підприємства.

Регламентація форми ділових відносин між сторонами передбачена нормами господарського законодавства України. Відповідно до Цивільного кодексу (далі - ЦК), операції між сторонами можуть укладатися як в усній, так і письмовій формі (ст. 42, 44 ЦК). Договір між сторонами (ст. 153 і 154 ЦК) вважається укладеним, якщо угода між ними укладена за всіма суттєвими умовами. Підтвердженням такої угоди може бути як один документ (договір, контракт, угода тощо), так і обмін листами, телеграмами, телефонограмами, іншими документами, підписаними уповноваженими представниками сторін.

Таким чином, для забезпечення правової бази відносин між партнерами не обов'язкова наявність повної письмової форми договору; обов'язкова наявність підтверджених сторонами документів про угоду з найважливіших питань. Дотримання передбаченої форми відносин між підприємствами необхідне передусім для встановлення ділових відносин. Наявність такої форми необхідна також і для підтвердження правочинності віднесення витрат на відрядження до складу витрат, про що мова йтиме в наступних уроках.

Далі в наших уроках ми ще раз вкажемо на необхідність документального оформлення договорів.

12.1.1.Придбання запасів і товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) у юридичної особи через підзвітну особу підприємства

12.1.1.1. Оформлення первинних документів

Скерованій на підприємство-продавець підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових відносин між сторонами - договори, контракти, копія рахунка-фактури продавця тощо.

На підприємстві-продавці підзвітній особі пред'являються цінності і оформляються документи на відвантаження цих цінностей покупцю:

1. Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма М-20).

2. Податкова накладна.

3. Якщо використовується транспорт, заповнюється товаротранспортна накладна (форма 1-ТН).

4. До переліку документів входить також акт купівлі-продажу цінностей. Необхідність складання такого первинного документа полягає в тому, що деякі умови купівлі і продажу товару не передбачені реквізитами наведених вище документів і їх доречно відобразити в акті. Ці умови стосуються якості товару, умов доставки, передпродажного, післяпродажного, гарантійного обслуговування та інших умов.

У касу продавця підзвітна особа вносить готівку, внесок оформлюється прибутковим касовим ордером, в ордері вказуються прізвище, ім'я і по батькові підзвітної особи, а також назва організації, яку ця особа представляє; квитанція до прибуткового касового ордера залишається у довіреної особи.

У бухгалтерії підприємства-продавця оформлюються накладна, податкова накладна на підприємство-покупець.

Придбання цінностей в магазині супроводиться отриманням підзвітною особою в касі касового чека, товарного чека, інших документів про оплату цінностей. У бухгалтерії (якщо цю роботу виконує не касир магазину) виписується накладна, податкова накладна, інші документи про передачу цінностей і наявність розрахунків з ПДВ. У цих документах вказується найменування організації-покупця і її реквізити. Зазначимо, що податкова накладна при купівлі не виписується, якщо обсяг разового продажу товарів (робіт, послуг) не перевищує 20 грн (п. 7.2.6 Закону про ПДВ).

Якщо підзвітна особа для придбання цінностей відряджається в інший населений пункт, вона оформляє документи, що підтверджують її перебування у відрядженні, а також переміщення цінностей: командировочне посвідчення з відмітками, проїзні документи працівника, оплата (страховка) багажу, документи про наявність ділових відносин між партнерами тощо й понесені при цьому витрати. Після виконання доручення і повернення на підприємство, яке скерувало її, підзвітна особа складає авансовий звіт про витрачені кошти. Цьому не суперечить практика деяких підприємств про складання двох окремих авансових звітів: за відрядженням і придбанням цінностей.

Врегулювання заборгованості, що виникла під час службового відрядження, розглянемо в наступних уроках.

Інструкцією для бюджетних установ №125 передбачено, що при отриманні запасів матеріально відповідальна особа підприємства на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися про їх отримання і прийняти на відповідальне зберігання. Цей порядок може бути чинним і для комерційних організацій.

Отримані підзвітною особою цінності доставляються на підприємство і здаються нею на склад і/або на зберігання матеріально відповідальній особі. Ця операція оформлюється записами в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1), складанням прибуткового ордера (форма М-4). Комірник при прийманні отриманих від підзвітної особи цінностей на супровідних документах - накладних, актах тощо, долучених до авансового звіту підзвітної особи, - проставляє відмітки про приймання з посиланням на номер прибуткового ордера.

У будь-якому випадку факт приймання на підприємство придбаних підзвітною особою цінностей повинен оформлятися документом, який для підприємства має юридичну силу. При здаванні цінностей не на склад або за відсутності на підприємстві складу потрібно скласти відповідний документ, наприклад, акт приймання цінностей, що складається органом підприємства, який має відповідні повноваження.

Такі повноваження керівником можуть бути покладені на спеціальну комісію з приймання (оцінки) цінностей, на постійно діючу інвентаризаційну комісію або на інший орган підприємства. Встановлений порядок і повноваження відповідного органу можуть бути передбачені як окремим розпорядженням керівника стосовно розрахунків з підзвітними особами, так і в наказі про облікову політику підприємства. Наявність такого акта або відмітка комірника про прийняття цінностей на склад дає підставу бухгалтерії прийняти авансовий звіт від підзвітної особи.

12.1.1.2. Визначення вартості придбаних запасів

Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства, активи його при такій операції не збільшилися.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей, придбаних за рахунок грошових коштів, виданих під звіт на адміністративно-господарські потреби, потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 "Запаси" і 16 "Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату, входять суми, сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей, в нашому випадку запасів, відповідно до п. 9 стандарту 9 "Запаси", входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання таких запасів і доведення їх до стану, в якому вони придатні для використання.

Витрати підзвітної особи на оплату службових відряджень і на придбання ТМЦ відповідно до п.7 стандарту 16 "Витрати" відображаються у складі витрат того періоду, в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію звітного документа про витрачені грошові кошти - авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

Для віднесення понесених витрат на вартість запасів підприємство встановлює прийняті ним критерії, наприклад, вартість придбаних запасів. Дозвіл на віднесення конкретної величини витрат відповідно до таких критеріїв дає керівник своїм підписом на авансовому звіті.

Опис процедур з обліку операцій з підзвітними особами може бути викладений у відповідних регламентуючих документах самого підприємства. Такими документами можуть бути наказ про облікову політику підприємства з виділеним у ньому розділом про розрахунки з підзвітними особами або окремий наказ керівника про такі розрахунки. У цих документах визначаються умови віднесення витрат на відрядження до вартості матеріалів або на адміністративні та інші витрати, порядок оформлення первинних облікових документів, зразки таких документів та ін., згадані вище процедури виконуються бухгалтером самостійно. Приклад такого наказу про порядок оформлення розрахунків з підзвітними особами наведемо в одному з наступних уроків.

Відображення в бухгалтерському обліку операцій з придбання запасів з допомогою підзвітної особи викладено в таблиці 2. При здійсненні проведень використовувалися рахунки бухгалтерського обліку, вказані в таблиці 1 цього уроку. Оскільки отримання коштів підзвітною особою здійснюється аналогічно операціям, поданим у таблиці 1, у наведеній нижче таблиці 2 вони не показані.

Таблиця 2

Первісна вартість запасів, за якою вони зараховуються на баланс підприємства, за розглянутими вище варіантами становить:

Варіант 1 1000,00 грн + 175,00 = 1175,00 грн

Варіант 2 1000,00 грн + 90,00 = 1090,00 грн

Варіант 3 1000,00 грн = 1000,00 грн

При оформленні відносин між партнерами за допомогою договорів обміну (бартерні операції) можливі такі два варіанти:

1. Рух готівки відсутній (обмінюються запаси з однаковою вартістю). Оформлення операції і супровід обмінюваних товарів здійснює експедитор, товарознавець, довірена особа підприємства без покладання на неї обов'язків проведення розрахунків. При цьому варіанті розрахунки з використанням підзвітної особи виникають як елемент витрат у формі оплати витрат на відрядження при скеруванні працівника у відрядження для здійснення обміну продукцією, яка має однакову справедливу вартість.

2. Передбачається часткова грошова доплата однією або іншою стороною за здійснену операцію. Підзвітна особа або передає залишок грошей як оплату, або приймає їх як різницю за операцією. Можливий варіант, коли ця ж особа приймає товаросупровідні документи. Наявність довіреності в особи, яка одержує цінності, в т.ч. оплачені готівкою, обов'язкова.

Виконання розрахунків з підзвітною особою при проведенні бартерних операцій в бухгалтерському обліку за другим вищезгаданим варіантом відображається таким чином (див. табл. 3).

Початкові дані для прикладу:

Підприємство А обмінює цеглу загальною вартістю 11400 грн з ПДВ на запасні частини вартістю 12600 грн у підприємства Б. Умовами угоди передбачено, що залишок вартості (11400 - 12600 = 1200 грн) за угодою вноситься готівкою через підзвітну особу. У таблиці показано бухгалтерські проведення у підприємства А.

Таблиця 3

Продовження теми

Володимир ПАНТЕЛЄЄВ

---

СУТТЄВО

Підприємству потрібно враховувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, підприємства можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості. Про відповідальність за перевищення встановлених термінів використання готівки і видачу її без повного звіту про раніше отримані кошти вказано в кінці попереднього уроку.

Якщо після оплати придбаних цінностей відбувається затримка з їх отриманням (негабаритний вантаж, труднощі з доставкою, затримка оформлення документів тощо), всі процедури здійснює наступного дня та ж підзвітна особа. Передачу обов'язків з подання звіту і розрахунків з підприємством підзвітної особи іншому працівнику не передбачено. Перенесення термінів отримання вантажів та інші винятки з правил недопустимі.

Інструкцією для бюджетних установ №125 передбачено, що при отриманні запасів матеріально відповідальна особа підприємства на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися про їх отримання і прийняти на відповідальне зберігання. Цей порядок може бути чинним і для комерційних організацій.

---

Законодавча база курсу

1. Цивільний кодекс Української РСР.

2. Указ Президента України від 12.06.95 р. №436 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання обігу готівки" в редакції Указу Президента України від 11.05.99 р. №491/99.

3. Порядок ведення касових операцій у національній валюті України, затверджений постановою Правління НБУ від 02.02.95 р. №21 із змінами і доповненнями.

4. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена Наказом Мінфіну від 30.11.99 р. №291.

5. Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59 (в редакції Наказу Мінфіну України від 10.06.99 р. №146), зареєстрована в Міністерстві юстиції України 29.06.99 р. за №418/37111.

6. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ. Затверджена Наказом Держказначейства України від 08.12.2000 р. №125.