Школа бухгалтера.
Урок 18.
Все про відрядження
Розділ
I. Службові відрядження у межах України
Володимир ПАНТЕЛЄЄВ,
бухгалтер-експерт "Дебету-Кредиту"
Що таке службове відрядження в межах України*
* Цією публікацією в додатку "Школа бухгалтера" ми
закінчуємо цикл матеріалів "ДК", присвячених темі "Облік
операцій з підзвітними особами".
Наводимо для зручності перелік усіх матеріалів теми "Облік
операцій з підзвітними особами", опублікованих у "ДК".
Статус підзвітної
особи, її права й обов'язки. Видача грошового авансу підзвітній
особі під звіт - №1/2001.
Відображення
в обліку отримання і повернення грошового авансу підзвітною особою
- №8-9/2001.
Розрахунки
з фізичними особами (громадянами) через підзвітну особу підприємства
- №19/2001.
Розрахунки
з приватними підприємцями через підзвітну особу підприємства -
№21/2001.
Звіт підзвітної
особи про витрачання отриманих коштів - №28/2001.
Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням
керівника підприємства на певний термін для виконання службового
доручення поза місцем постійної роботи цього працівника. Місцями
виконання доручення можуть бути як населений пункт (пункти), так
і окремі об'єкти (заповідник, будівельний майданчик, географічний
об'єкт, військова частина тощо).
Термін відрядження встановлює керівник. Цей термін у межах України
не може перевищувати 30 календарних днів. Термін відрядження працівників
для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не
повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.
У службове відрядження скеровуються працівники підприємства, які
перебувають у трудових відносинах з підприємством, а також фізичні
особи, які належать до керівного складу підприємства (голова або
члени правління, надглядової ради та ін.). Далі в уроці термін "працівник"
будемо вживати лише до цих категорій співробітників підприємства.
Первинні документи для службового відрядження
Скерування працівника у відрядження супроводжується оформленням
таких первинних документів:
завдання на відрядження;
наказу (розпорядження) керівника підприємства про скерування працівника
у відрядження;
попереднього кошторису витрат на відрядження;
посвідчення про відрядження і запису в Журналі реєстрації посвідчень;
документів про зв'язок відрядження з діяльністю підприємства.
Приватний підприємець також повинен видавати наказ (і, за необхідності,
- завдання) на скерування в службове відрядження найманих працівників
і себе. Вимоги до оформлення цих та інших документів такі ж, як
і для підприємств та організацій. За дотримання всіх вимог витрати
на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємця.
Завдання на відрядження
Підставою для наказу про відрядження є обгрунтування про скерування
працівника в службове відрядження. На великих підприємствах з багатоланковою
структурою управління обгрунтування (клопотання, завдання) підписує
керівник структурного підрозділу (начальник цеху, служби, відділу
тощо), від якого співробітник їде у відрядження.
На середніх і малих підприємствах обгрунтування оформляють за
дорученням керівника його заступники або керівники служб (товарознавець,
технолог, фінансист, бухгалтер та ін.). Обгрунтування і наказ на
відрядження можуть бути об'єднані в одному документі. Найчастіше
обгрунтування має форму завдання на службове відрядження (див.
зразок завдання, бланк №1).
Наказ (розпорядження) керівника про скерування
працівника у відрядження
Наявність розпорядження (наказу) керівника є обов'язковою умовою
при скеруванні працівника у відрядження. Наказ повинен бути в письмовому
вигляді, у ньому мають бути вказані:
- прізвище, ім'я і по батькові працівника, що відряджається, його
посада й структурний підрозділ;
- дата початку і закінчення відрядження;
- населений пункт (або пункти) призначення;
- назва підприємства або організації, куди скеровується працівник;
- мета відрядження;
- вид транспорту;
- маршрут руху й інші ключові моменти (див.
зразок наказу, бланк №2).
Керівник підприємства має право встановлювати додаткові обмеження
стосовно мети й грошових коштів (дозвіл на купе в м'якому чи спальному
вагонах поїзда, літати в салонах 1-го класу і бізнес-класу літаків,
здійснювати плавання на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються
за 1 - 4 групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах
1 і 2 категорій, проживати в номерах люкс готелів, вести службові
міжміські телефонні переговори, орендувати автотранспорт, розмір
витрат на харчування в готелі тощо), а також здійснювати відшкодування
витрат на відрядження понад встановлені законодавством норми. Про
ці обмеження повинно бути вказано в наказі про відрядження для кожного
конкретного працівника.
На підприємстві може бути розроблений і використовуватися власний
типовий наказ про службове відрядження працівника.
Правовий статус відрядженого працівника
На початку року, при визначенні облікової
політики підприємства, розробляється і затверджується керівником
підприємства список можливих авансотримачів (підзвітних осіб),
який, на підставі наказів керівника, протягом року можна коригувати.
Видача грошових коштів під звіт працівникам, які входять до списку
авансотримачів, дозволяється лише після погашення заборгованості
за раніше отриманими сумами.
Відрядження належать до службових обов'язків
працівників. Відмова від них без поважних причин вважається дисциплінарною
провиною. Винятки становлять:
- жінки, які мають дітей до трьох років, або
вагітні. Скерування їх у відрядження забороняється ст. 176 КЗпП;
- жінки, які мають дітей від 3 до 14 років.
Скерування їх у відрядження можливе лише за їх згодою.
На час відрядження за працівником зберігається
місце його роботи (посада) й середня зарплата, у тому числі й
за час перебування в дорозі.
Кошторис витрат на відрядження
Скерування працівника в службове відрядження пов'язане для підприємства
з витратами коштів. Величина цих витрат розраховується виходячи
з вартості проїзду, наймання житла, чинних норм добових тощо. Визначення
майбутніх витрат на відрядження, як правило, оформляється у вигляді
спеціального розрахунку (кошторису). Цей розрахунок здійснює переважно
працівник бухгалтерії. Дані для заповнення довідки-розрахунку про
тарифи, розцінки тощо становлять "Банк даних для витрат на
відрядження" підприємства. Він поповнюється за рахунок інформації
про чинні тарифи, розцінок з розкладів руху транспорту, фактичні
тарифи і ціни з раніше прийнятих до обліку авансових звітів інших
працівників тощо. Попередній кошторис (розрахунок) може мати таку
форму (див. бланк №3).
При скеруванні у відрядження, умови яких фактично не змінюються
й величина витрат є стабільною, розглянутий вище докладний кошторис
може не складатися. На підприємстві такі витрати орієнтовно можуть
визначатися однією сумою, наприклад, відрядження на 5 днів до Херсона
- 150 грн, відрядження на 7 днів до Мукачевого - 300 грн і т. д.
Наказ про скерування у службове відрядження є підставою для видачі
працівнику посвідчення про відрядження.
Заповнення і реєстрація посвідчення про відрядження
Посвідчення про відрядження - це основний документ, відповідно
до якого здійснюється відрядження працівника. Форма посвідчення
про відрядження затверджена наказом ДПАУ від 28.07.97 р. №260 (див.
бланк №4).
Зазначимо, що затверджена форма посвідчення про відрядження не
передбачає ні номера, ні дати такого документа. Однак, оскільки
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження містить такі реквізити,
їх слід вказувати на бланку самого посвідчення.
Як правило, видача працівнику посвідчення супроводжується записами
відповідальної особи і підписом особи, що відряджається, про видачу
посвідчення про відрядження у Журналі (форма журналу в уроці
не наводиться).
Наведене на рисунку 4 посвідчення
про відрядження набирає закінченого вигляду після повернення працівника
із службового відрядження.
Застосування інших зразків посвідчення не дозволяється.
Посвідчення про відрядження оформляється належним чином як з лицьової,
так і зворотної сторони.
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
Кожне службове відрядження на підприємстві повинно бути зареєстроване
в спеціальному Журналі реєстрації посвідчень про відрядження. На
кожному посвідченні ставиться порядковий номер і дата, які записуються
в журнал, а також вказується номер і дата наказу керівника про скерування
у відрядження, дата вибуття працівника у відрядження і прибуття
його з відрядження. Форма цього Журналу затверджена Інструкцією
про службові відрядження в межах України і за кордон. Приклад заповнення
журналу наведено на бланку
№5.
На підприємстві наказом повинна бути призначена посадова особа,
на яку покладається ведення документів про відрядження (підготовка
наказів, посвідчень, журналів тощо).
Підпис на посвідченні про відрядження особи, відповідальної за
реєстрацію осіб, які прибули й вибули на (з) підприємство, повинен
завірятися печаткою підприємства.
Інструкцією про службові відрядження на посадову особу підприємства
покладаються обов'язки реєструвати осіб, які вибувають у відрядження
і прибувають з нього. В Інструкції не уточнюється, чи входять до
складу таких осіб лише працівники цього підприємства чи також ті,
хто прибуває у відрядження на підприємство. За розпорядженням керівника
може бути організований облік працівників, які прибувають на підприємство,
в окремому журналі; як основа для такого журналу використовується
вже відомий нам Журнал реєстрації посвідчень (бланк
№5).
Перед виїздом у відрядження працівнику видається грошовий аванс,
сума якого визначається відповідно до розрахунку (див.
бланк №3).
При скеруванні працівника в службове відрядження терміни видачі
грошового авансу до початку відрядження нормативно-правовими актами
не регламентовані.
Завдання на службове відрядження працівнику підприємства
Бланк №1
(PDF - 34.8K)
Зразок наказу про скерування працівника в службове відрядження
Бланк №2
(PDF - 34.8K)
Попередній кошторис витрат (довідка-розрахунок) на відрядження
працівника підприємства
Бланк №3
(PDF - 36K)
Приклад заповнення посвідчення про відрядження
Бланк №4
(PDF - 46.6K)
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження працівників підприємства
Бланк №5
(PDF - 46.6)
Далі:
Звіт працівника про виконане у службовому
відрядженні завдання
|
