Зарплата та кадри: Відрядження працівників

Фрагмент публікації нової книги "Зарплата від А до Я", підготовленої та виданої редакцією "Дебет-Кредит" в липні 2008 року

• Інші фрагменти цієї книги
• Зміст книги "Зарплата від А до Я" та її замовлення на сайті

ВІДРЯДЖЕННЯ ПРАЦІВНИКІВ

ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕННЯ

Документи, що оформлюються у зв'язку з відрядженнями можна умовно розділити на 2 групи:

1. Документи, що підтверджують факт відрядження:

— наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження;

— освідчення про відрядження з відмітками сторони, яка відряджає та яка приймає;

— кордонний паспорт (головним бухгалтером або відділом кадрів завіряються ксерокопії відповідних сторінок) із відмітками про перетин державного кордону;

2. Документи, що підтверджують зв'язок відрядження із основною діяльністю платника податку:

— віт про відрядження;

— документи щодо фактичних цивільно— вових відносин (договори, контракти);

— інші підтвердні документи.

Для віднесення будь-яких витрат на відрядження до складу валових витрат Закон про прибуток (пп. 5.4.8) вимагає аргументації зв'язку такого відрядження з основною діяльністю платника податку¹; така аргументація обов'язково потребує підтвердних документів. У разі відсутності (втрати, неоформлення) таких документів підприємство втрачає право на валові витрати (у т. ч. і на суми виплачених добових).

¹ Законом про прибуток термін «основна діяльність» не визначений. Відповідно до п. 4 П(С)БО 3, основною діяльністю є операції, пов'язані з виробництвом або реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг), що є головною метою створення підприємства і забезпечують основну частку його доходу.

На практиці обережні бухгалтери нерідко не відносять до валових витрат деякі зазнані підприємством витрати, оскільки, на їхню думку, аргументація їх зв'язку з господарською діяльністю є сумнівною. Однак слід пам'ятати, що думка бухгалтера (як і думка представників контролюючих органів) при цьому не може відміняти гарантії, передбачені для працівників законом. Якщо працівник направлений у відрядження підприємством, таке підприємство за будь-яких умов зобов'язане забезпечити виплату йому відшкодувань, передбачених законом.

ВІДРЯДЖЕННЯ ПРАЦІВНИКА НА ВЛАСНОМУ АВТО

Iнструкцією про порядок застосування дорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженою Наказом Держкомстату від 17.02.98 р. №74, визначено, що типова форма №3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» застосовується лише при експлуатації службових легкових автомобілів. Згідно з пунктом 1.2 цієї Iнструкції до категорії службових легкових автомобілів належать легкові автомобілі, які перебувають на балансі юросіб всіх форм власності і використовуються для задоволення власних потреб, а також можуть надаватися замовнику на договірних умовах (з водієм). У разі експлуатації приватного легкового автомобіля його власник не зобов'язаний застосовувати типову форму №3.

Лист Держкомстату України від 18.12.2006 р. №14/2-25/95 (див. «ДК» №5/2007)

Проте, якщо працівник дійсно їздив у відрядження (достатніми доказами цього, відповідно до законодавства, є відмітки в посвідченні про відрядження або в закордонному паспорті), законних підстав для утримання з працівника сум, виплачених на таке відрядження, як і обкладання їх ПДФО (усупереч тому, як вважають окремі бухгалтери та представники контролюючих органів), немає, адже гарантія щодо відшкодування витрат при службовому відрядженні, визначена для працівника в статті 121 КЗпП, не залежить від їх «валововитратності» у його роботодавця.

Справді, службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (Iнструкція №59). А службове доручення може бути не пов'язане з основною діяльністю платника податку на прибуток.

При оформленні документів, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю платника податку на прибуток, рекомендується використовувати прямо передбачені законом:

— ошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку;

— кладений договір (контракт);

— документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно— вові відносини (наприклад, протоколи про наміри);

— довідки або протоколи чи інші документи про участь у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю.

Зауважимо, що протокол про участь у конференції (навіть і такій, що проводилася за участю представників лише двох підприємств) чи переговорах із зазначенням у ньому тематики, що збігається з основною діяльністю, при підтвердженні зв'язку із основною діяльністю, на нашу думку, вартий набагато більше, ніж так званий «Звіт про відрядження» довільної форми, що застосовується на багатьох підприємствах України для документальної аргументації зв'язку відрядження із господарською діяльністю (за відсутності цивільно— вових відносин із приймаючою стороною).

Зазначимо також, що направлення працівників у відрядження можливе не лише підприємствами, організаціями, установами (юридичними особами), але й приватними підприємцями — фізичними особами, й іншими роботодавцями, визначеними в ст. 2 КЗпП. При цьому на працівників повною мірою поширюються встановлені законодавством державні гарантії незалежно від категорії роботодавця, з яким укладено трудовий договір.

ТЕРМІН ВІДРЯДЖЕННЯ

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Відповідно до пп. 1.1 розділу I та пп. 1.1 розділу II Iнструкції №59 строк відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, а в разі відрядження за кордон визначається керівником і не може перевищувати строків, наведених у таблиці 28.

Таблиця 28

Згідно з пп. 1.5 розділу I Iнструкції №59 визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, у т. ч. за кордон, згідно з пп. 1.5 розділу I і пп. 1.6 розділу II Iнструкції №59 вважається одним днем відрядження.

ВІДМІТКИ У ПОСВІДЧЕННІ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Фактичний час перебування у відрядженні, згідно із пп. 5.4.8 Закону про прибуток та Iнструкцією №59, визначається:

— відмітками сторони, що відряджає, та сторони, що приймає, у посвідченні про відрядження — відрядженнях у межах України та за кордон (до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль);

— відмітками контрольно— опускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює — відрядженні до інших країн.

Таким чином, відмітки в посвідченні про відрядження необхідні лише при відряженнях в межах України чи до країн, з якими не встановлено чи спрощено прикордонний контроль. При відрядженні до інших країн ні оформлення посвідчення про відрядження, ні відмітки в такому посвідченні не потрібні.

Відповідно до абз. 4 п. 1.5 розділу I, п. 1.5 Розділу II Iнструкції №59, якщо немає відміток у посвідченні про відрядження (або в закордонному паспорті), то добові не виплачуються.

Увага — омилка! В посвідченні про відрядження вказуються дати прибуття та вибуття не з підприємства, а з населеного пункту, тому в нього слід вписувати дати відправлення або прибуття відповідних транспортних засобів (якщо вони відправляються чи прибувають після опівночі — слід вказувати наступний день).

Згідно з Iнструкцією №59 відмітки в посвідченні про відрядження завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. А оскільки на практиці на більшості підприємств прив'язки конкретної печатки до посади відповідної службової особи немає (бо обов'язковість такої прив'язки законодавством не передбачена), а перевірити повноваження особи, що підписала посвідчення з боку приймаючої сторони (особливо в іншій країні, з якою спрощено прикордонний контроль) — важко або й неможливо, слід зауважити, що на посвідчення про відрядження не можна ставити штампи (кутові, трикутні), варто застосовувати з цією метою все-таки круглу печатку. Це підтверджує й Мінфін у листі від 20.01.2007.р. №31-18030-07-10/854 (див. «ДК» №48/2007).

Виправляємо помилку. У разі якщо працівник забув чи не встиг відмітити посвідчення про відрядження у приймаючої сторони, або відміток у посвідченні про відрядження немає з інших причин, рекомендується при наступному відрядженні відмітити такі документи або забезпечити переоформлення документів іншим шляхом (наприклад, в іншого контрагента в тому самому населеному пункті). У разі неможливості відновити документи, як і за відсутності відміток у закордонному паспорті, відшкодування витрат є неправомірним, і (в разі виплат) вони підлягають поверненню працівником і зняттю з валових витрат і податкового кредиту з ПДВ. Аналогічно слід вчинити і з усіма іншими, пов'язаними з таким відрядженням, витратами (транспортні, проживання в готелі тощо), оскільки фактичне перебування працівника у відрядженні формально залишається непідтвердженим.

ВИДАЧА АВАНСУ НА ВІДРЯДЖЕННЯ

Підприємства не завжди мають змогу завчасу отримати кошти в банку для фінансування витрат на відрядження. Тож на практиці нерідко виникають запитання про забезпечення працівника авансом перед його вибуттям у відрядження.

Як зазначалося вище, ст. 121 КЗпП гарантує працівникові відшкодування витрат на відрядження, проте обов'язкове забезпечення його авансом на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами встановлено підзаконним актом — . 4 Постанови №663. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (в останньому випадку не забороняється перераховувати працівнику кошти під час його перебування у відрядженні).

До речі, граничного строку, за який (перед початком відрядження) можна видавати аванс на відрядження, законодавством не встановлено (це визнає Мінфін у листі від 06.06.2002 р. №041-407-456/13-3991). Не встановлено й реальної відповідальності за незабезпечення працівника авансом на відрядження.

Справді, незабезпечення працівника авансом на відрядження — орушення законодавства про працю, що тягне за собою адміністративну відповідальність за ч. 1 ст. 41 КпАП² (див. с. 170). Однак протоколи про ці правопорушення мають право складати лише уповноважені на те посадові особи органів Мінпраці (ст. 255 КпАП), а розглядають ці справи районні суди (ст. 221 КпАП). Тож за відсутності скарги працівника ймовірність притягнення до відповідальності у межах встановленого законом двомісячного строку (з моменту вчинення³) є досить низькою.

² Рішенням Конституційного Суду України від 09.07.98 р. №12— /98 роз'яснено, що у КЗпП (хоча йшлося про іншу статтю) під терміном «законодавство» розуміються і постанови КМУ.

³ Хоча, якщо на момент перевірки посадовцями Мінпраці працівникові не повернуто кошти, таке порушення буде триваючим, і двомісячний строк давності обчислюватиметься з моменту його виявлення.

У разі відрядження за кордон підприємство зобов'язане забезпечити відрядженого працівника коштами у національній валюті країни, куди він скеровується, або у вільно конвертованій валюті. При цьому придбання валютних коштів та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються згідно із законодавством. Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, Iнструкція №59 дозволяє застосувати арифметичне правило округлення до повної одиниці.

Виникають запитання щодо можливості відшкодування витрат на закордонне відрядження у гривнях. Їх актуальність підтверджується тим, що нерідко деякі витрати, пов'язані з такими відрядженнями, оплачуються в Україні (квитки в обидва боки, вартість проїзду до аеропорту тощо). Крім того, своєчасне забезпечення працівників авансом у валюті може стати проблемою для підприємств, що не мають валютних рахунків.

Відповіді на запитання про можливість видачі авансу на закордонне відрядження у гривнях (крім наведеної норми Постанови №663 щодо забезпечення авансом у валюті) чинне законодавство не містить. Тож радимо все-таки уникати видачі авансу у гривнях. За таких умов, на нашу думку, прийнятнішою є невидача авансу з подальшим відшкодуванням витрат працівникові (після повернення з відрядження), що, відповідно до пп. 1.2.4 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 26.03.98 р. №119, здійснюється у гривнях.

У разі перевитрати коштів (тобто якщо для остаточного розрахунку за відрядження треба виплатити додаткові кошти) виплата здійснюється у гривнях за офіційним курсом НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (п. 1.17 розділу II Iнструкції №59).

Iнструкція №59 не передбачає випадків, коли у зазначений термін провести остаточний розрахунок немає змоги (наприклад, відсутність коштів, що може бути обумовлено недостатністю кошторисних призначень (у бюджетних установ) чи іншими обставинами). На нашу думку, виплату працівнику в таких випадках проводять за курсом НБУ на день фактичного погашення заборгованості. Якщо зміною курсу працівнику завдано збитки, підприємство може (хоча й не зобов'язане) відшкодувати їх в інший спосіб. Увагу в такій ситуації слід акцентувати на тому, що триденний строк у цьому випадку встановлено не законодавством, а інструкцією, а також що він повинен обчислюватися з дня затвердження авансового звіту керівником (а строк для такого затвердження наразі нормативними документами не визначено).

ВИПЛАТА ДОБОВИХ

Добові витрати — окремий вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, призначених на оплату харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесених у зв'язку з її відрядженням.

Добові витрати у межах граничних норм, установлених Постановою №663, включаються до валових витрат платника податку. Норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон див. на с. 262.

Наказом (розпорядженням) власника (керівника) підприємства, незалежно від форми власності, може бути запроваджене обмеження в розмірах добових витрат (на підставі Закону про прибуток та відповідно до Iнструкції №59), однак їх суми не можуть бути нижчими від передбачених для державних службовців і працівників бюджетних установ при відрядженнях до конкретних країн (п. 11-1 Постанови №663).

Увага — омилка! На деяких підприємствах практикується виплата працівникам збільшених сум добових витрат. Це дозволялося законодавством за умови оформлення необхідних документів, однак постановою КМУ №818 з Постанови №663 виключено абзац другий пункту 11-2, який передбачав, що суми перевищення виданих у валюті добових над встановленими граничними нормами обкладаються прибутковим податком, і в чинних нормативно— вових актах, що регулюють порядок направлення працівників у відрядження та його оплату, це питання залишилося невизначеним.

Проте згідно з листом ДПА України від 17.05.2005 р. №4347/6/17-3116, якщо платник податку своєчасно подав звіт про використання коштів, наданих на відрядження (у строк, зазначений у пп. 9.10.2 ст. 9 Закону №889), у тому числі в сумі, що перевищує норми, встановлені КМУ (але в межах сум, встановлених працедавцем), то штраф у розмірі 15% не нараховується, а утримання ПДФО із сум перевищення провадиться без застосування коефіцієнта, встановленого п. 3.4 ст. 3 Закону №889.

Виправляємо помилку. Згідно зі ст. 9-1 КЗпП підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно з законодавством трудові й соціально— обутові пільги для працівників. Додаткові порівняно з чинним законодавством гарантії, соціально— обутові пільги, згідно зі ст. 13 КЗпП, ч. 3 ст. 7 Закону №3356, можуть передбачатися в колективному договорі. Щодо можливості визначення в колективному договорі або наказі збільшених норм добових витрат йшлося в листі ДПА України від 27.04.2004 р. №7534/7/17-3117.

Не слід забувати, що з виплачених сум слід утримати ПДФО (утримання проводиться без застосування підвищувального коефіцієнта).

Підвищені ж суми добових (сума перевищення над граничними розмірами) до валових витрат не включаються (пп. 5.4.8 статті 5 Закону про прибуток).

Добові виплачуються за кожен день відрядження, причому день вибуття у відрядження й день прибуття до місця постійної роботи зараховуються при визначенні розміру добових як два дні. Однак, якщо працівник повертається з відрядження і вибуває у наступне відрядження в один і той самий день, відповідно до листа Мінфіну від 29.12.2005 р. №31-18030-07-25/28711 (див. «ДК» №5/2006) добові йому відшкодовуються за один день (Мінфін наразі не зазначає, як обчислити суму добових у випадках, коли норми для таких двох відряджень є різними). У разі якщо відрядження розпочинається, триває або завершується у вихідний день, відповідно до Iнструкції №59 добові за ці дні виплачуються на загальних підставах. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту (село, селище або місто). Їх сума визначається відповідно до відміток в посвідченні про відрядження або закордонному паспорті.

Оскільки добові витрати залежать від країни відрядження (у межах України чи за кордон, а для працівників бюджетних установ вони різні і під час відряджень до різних країн), і при відрядженні працівник може мати зупинки в різних пунктах призначення і в різних готелях (у т. ч. з різними режимами харчування, або замовляти в одному готелі різний пансіон у різні дні), вони розраховуються диференційовано для кожної доби⁴.

⁴ Окремий розрахунок для кожної доби встановлено в абз. «б» п. 1.7 розділу II Iнструкції №59. На нашу думку, в разі якщо такі випадки мають місце при відрядженнях у межах України, слід вчиняти за аналогією.

ВИТРАТИ ПІД ЧАС ВІДРЯДЖЕННЯ

Iнструкція №59 дозволяє відшкодовувати працівнику лише певну категорію витрат, пов'язаних із відрядженням (див. схему 1 на с. 103). Iнші витрати (наприклад, харчування та побутові послуги не в готелі, користування платним туалетом тощо) відшкодуванню не підлягають. Їх належить сплачувати за рахунок добових витрат (що не потребує спеціального документального підтвердження).

Крім того, відшкодування всіх витрат, пов'язаних із відрядженням (крім добових, що виплачуються в установленому порядку), п. 1.12 розділу I та п. 1.4 розділу II Iнструкції №59 допускають лише за умови їх документального підтвердження виключно в оригіналах Підтвердними документами, відповідно до цієї Iнструкції, є розрахункові документи, які видаються відповідно до Закону №265 (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо, який підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі— одажу іноземної валюти), та Закону про прибуток (транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), рахунки з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси тощо). Довідки про вартість послуг та ксерокопії документів не можуть бути підставою для відшкодування витрат працівнику.

ВАСУ ПРО ПІДТВЕРДЖЕННЯ ВИТРАТ У ВІДРЯДЖЕННІ

<...> Відповідно до пункту 1 Iнструкції №59 підтвердними документами є розрахункові документи відповідно до законів про РРО та №334. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до Постанови №663.

<...> Оскільки позивачем готівкові розрахунки з фізособами були здійснені без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату готівкових коштів, то застосування податковим органом до позивача штрафних санкцій <...> є правомірним.

Ухвала ВАСУ від 14.06.2006 р.

Зазначені суми є надміру витраченими коштами, виданими на відрядження (п. 9.10 Закону №889). Тому, навіть у разі повернення їх працівником до каси, слід нарахувати штраф, передбачений пп. 9.10.3 цього Закону, і ПДФО із застосуванням підвищувального коефіцієнта, встановленого п. 3.4 Закону. Слід звернути увагу, що чинним законодавством не визначено, що треба робити з цим штрафом, так само як і з сумою ПДФО з надміру витрачених сум. Iз сумою податку, очевидно, належить вчинити, як із податком з інших доходів найманих працівників (перерахувати до бюджету), однак обов'язку щодо перерахування до бюджету штрафу в законі наразі не міститься.

ВИТРАТИ НА ПРОЇЗД

Відшкодування вартості проїзду до місця відрядження і назад є однією з державних гарантій, встановлених для працівників, що направляються у відрядження, у ст. 121 КЗпП.

Звертаємо увагу, що Закон про прибуток та Iнструкція №59 гарантують відшкодування витрат (із включенням до валових витрат) на проїзд не лише до місця відрядження і назад (у т. ч. і до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений), але і міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження, що здійснюється відповідно до маршруту, погодженого керівником (за місцем постійної роботи). Зазначимо при цьому, що, оскільки маршрутне таксі належить до автотранспорту загального користування, витрати на проїзд на ньому у відрядженні можуть бути відшкодовані працівникові із включенням до валових витрат (лист ДПА України від 12.07.2006 р. №13098/7/15-0317, див. «ДК» №29/2007).

Iнші витрати (наприклад, харчування та побутові послуги не в готелі, користування платним туалетом тощо) відшкодуванню не підлягають. Їх належить сплачувати за рахунок добових витрат (що не потребує спеціального документального підтвердження).

ЗБЕРЕЖЕННЯ СЕРЕДНЬОГО ЗАРОБІТКУ

Трудове законодавство (ч. 3 ст. 121 КЗпП) гарантує збереження за відрядженими працівниками місця роботи (посади) і середнього заробітку.

Але в період відрядження працівникам не слід нараховувати заробітну плату (як це нерідко відбувається на практиці): згідно з Порядком №100 за цей період йому виплачується середній заробіток виходячи із середньомісячної заробітної плати за останні два календарні місяці роботи, що передують відрядженню.

До розрахунку середньої зарплати включаються: основна заробітна плата; доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-почасовиками; високі досягнення у праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші); виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії; винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років тощо. Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Премії, які виплачуються за квартал і триваліший проміжок часу, включаються до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді. У разі коли число робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю, премії, винагороди та інші заохочувальні виплати під час обчислення середньої заробітної плати за останні два календарні місяці враховуються пропорційно до часу, відпрацьованого в розрахунковому періоді. Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Сума зазначених виплат ділиться на загальну кількість відпрацьованих робочих днів за останні 2 календарних місяці та множиться на кількість робочих днів, що припадають на період відрядження.

Зазначена виплата належить до фонду оплати праці відповідно до пп. 2.1.6 Iнструкції №5 і відповідним чином оподатковується.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається за всі робочі дні тижня (за вихідні дні середній заробіток не виплачується, хоча добові — відшкодовуються у загальному порядку) за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Збереження за працівником посади не виключає можливості в установленому порядку (у разі виробничої потреби) тимчасового переведення на його посаду іншого працівника або наймання тимчасових працівників (на період відрядження) — строковим трудовим договором.

ВІДМІНА, ВІДКЛИКАННЯ, ПРОДОВЖЕННЯ ТА ЗМІНИ МАРШРУТІВ

Питання щодо відміни відрядження, відкликання працівника з відрядження чи його продовження та зміни маршрутів виникають на практиці досить часто, однак нормативні документи в основному подібні питання не врегульовують.

Так, абз. 3 п. 1.12 розділу I, абз. 3 абз. «г» п. 1.4 розділу II Iнструкції №59 дозволяють відшкодовувати працівнику витрати у зв'язку з поверненням квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб з дозволу керівника підприємства у разі рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження та з інших поважних причин (до яких, вочевидь, можна віднести зміни завдань, маршрутів, хворобу і продовження терміну відрядження) за наявності документа, що підтверджує витрати (відповідний документ видається при поверненні квитка). До валових витрат кошти, витрачені на повернення квитка, включати не радимо через відсутність їх аргументованого зв'язку із господарською діяльністю.

При відрядженнях за кордон п. 1.10 розділу II Iнструкції №59 встановлює можливість подовження терміну відрядження наказом (розпорядженням) керівника підприємства після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи (на підставі його доповідної записки у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника), за наявності підтвердних документів в оригіналі. Вважаємо, що ця норма може бути застосована і про відрядженнях у межах України (за аналогією).

За аналогією (наказом керівника) оформлюються і випадки продовження строків перебування у відрядженні та зміна маршрутів. У такому випадку видається наказ про продовження строку відрядження (у межах визначеного граничного строку) чи зміни маршрутів відрядження (збільшення кількості та/або відміни деяких пунктів призначення).

Зауважимо, що в разі хвороби працівника під час відрядження в межах України він може оформити листок непрацездатності, у зв'язку з чим йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців (п. 1.9 розділу I Iнструкції №59). За період хвороби відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності, а дні хвороби не включаються до строку відрядження (при визначенні його тривалості).

ЗВІТУВАННЯ ЗА ВІДРЯДЖЕННЯ, ПІДЗВІТНІ СУМИ, ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Оподаткування сум зайво використаних грошових коштів, отриманих платниками податку на відрядження та під звіт i несвоєчасно повернутих підзвітних сум регулюється положеннями п. 9.10 Закону №889. Проаналізуймо норми цього пункту, а саме: розгляньмо ситуації, коли з працівника треба утримати тільки штраф, i ситуації, коли разом із штрафом утримується податок з доходів фізичних осіб.

Коли платник податку (працівник) сплачує 15-вiдсотковий штраф? Якщо працівник повертає суму надміру витрачених коштів пізніше граничного терміну, установленого пп. 9.10.2 Закону №889, то такий працівник на підставі пп. 9.10.3 зазначеного Закону сплачує штраф у розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.

Граничним терміном повернення, за порушення якого стягується 15-відсотковий штраф, є закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку (тобто працівник):

— вершує відрядження;

— вершує виконання окремої цивільно— вової дії за дорученням та за рахунок особи, яка надала кошти під звіт (пп. 9.10.2 Закону №889).

Отже, слід зазначити, що 15-вiдсотковий штраф стягується за прострочення повернення невикористаних коштів, незалежно від того, чи своєчасно такий працівник подав авансовий звіт.

Проте незайвим буде нагадати, що разом із триденним терміном надання авансового звіту та повернення невикористаних підзвітних сум, установленим Законом №889, є термін, установлений п. 2.11 Положення №637, а саме: видача грошових коштів під звіт із каси на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на термін не більше 10 робочих днів від дня видачі готівки під звіт; а на всі інші виробничі (господарські) витрати — на термін не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівкових грошових коштів.

Отже, у разі видачі коштів працівнику на господарські потреби (наприклад, на придбання канцтоварів) він має відзвітувати й повернути до каси залишок грошей не пізніше наступного дня після отримання готівки. Порушення зазначеного терміну призводить до виникнення загрози накладення штрафу на підприємство у розмірі 25% виданих під звіт сум згідно зі ст. 1 Указу №436. Це порушення є виключно порушенням касової дисципліни, за яке розплачуватиметься підприємство. За порушення правил ведення касових операцій також передбачено адміністративну відповідальність, установлену ст. 164-1 КпАП у вигляді штрафних санкцій розміром від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн). А за повторне порушення правил ведення касових операцій (виникнення підзвітної заборгованості) працівником, якого протягом року було піддано адміністративному стягненню, — траф від 10 до 20 н. м. д. г. (170 — 320 грн).

Коли платник податку (працівник) сплачує не тільки 15-вiдсотковий штраф, а ще й податок з доходів? У разі коли залишок невикористаних підзвітних сум не було повернено у звітному місяці, то разом із 15-відсотковим штрафом з працівника утримується ще й податок з доходів.

Слід зауважити, що при визначенні об'єкта оподаткування у цьому разі треба керуватися положеннями п. 3.4 Закону №889. Згідно з цим пунктом об'єкт оподаткування для суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернених у встановлений термін, визначається у тому самому порядку, що і для доходів у будь-яких негрошових формах, а саме: як вартість такого нарахування, визначена за звичайними цінами, помножена на коефіцієнт, що розраховується за такою формулою:

К= 100 : (100 — П),

де К — коефіцієнт⁵;

СП — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент такого нарахування.

⁵ Розраховуємо «натуральний» коефіцієнт за формулою: 100 : (100 — 15) = 1,17647.

Таким чином, у цьому випадку об'єктом оподаткування є сума неповерненого залишку, розрахована з урахуванням «натурального» коефіцієнта (1,17647).

Далі розгляньмо на прикладі порядок нарахування штрафних санкцій.

Приклад 28

Працівник підприємства Петров О. О. отримав кошти на відрядження 1 квітня 2008 р. у сумі 1500,00 грн. Повернувся Петров О. О. з відрядження 7 квітня 2008 р., а 9 квітня 2008 р. було затверджено Звіт про використання коштів, згідно з яким Петров О. О. повинен був повернути до каси підприємства 100,00 грн. Заробітна плата Петрова О. О. за квітень 2008 р. становила 2000,00 грн. День виплати заробітної плати — 5 травня 2008 р.

Працівник самостійно повертає кошти до каси підприємства:

варіант «а»: 9 квітня 2008 р.

варіант «б»: 28 квітня 2008 р.

варіант «в»: 5 травня 2008 р. (у день виплати заробітної плати).

Розгляньмо порядок розрахунку штрафних санкцій у кожному з наведених випадків:

варіант «а»: до працівника не застосовується жодна санкція, оскільки він своєчасно повернув надміру витрачені кошти;

варіант «б»: до працівника слід застосувати штраф (15%), оскільки він розрахувався з підприємством пізніше, ніж протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження (але до закінчення звітного місяця). Сума штрафу становитиме:

100 грн х 15% = 15 грн;

варіант «в»: до працівника застосовується штраф (оскільки порушено триденний термін), крім того, суму надміру витрачених коштів оподатковують із застосуванням «натурального» коефіцієнта (оскільки кошти не було повернено до закінчення звітного місяця). При цьому повернення грошей не спричиняє повернення утриманого податку. Сума штрафу, як і в попередньому випадку, становитиме 15 грн, а сума податку становитиме:

100 грн х 1,17647 х 15% = 117,65 х 15% =17,65 грн.

Розрахунок сум, що утримуються з працівника у зв'язку з несвоєчасним поверненням підзвітних сум, здійснюється безпосередньо в авансовому звіті, форму якого затверджено наказом ДПАУ №440.

За даними прикладу (варіант «в») наведемо порядок заповнення відповідного розділу авансового звіту на зразку 12.

Зразок 12

Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт (варіант «в»): При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно— вової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну: Сума штрафу _____ (грн) = несвоєчасно повернута сума ______ (грн) х 15 : 100. При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення: Сума податку 17,65 (грн) = не повернута сума 117,65 (грн) х ставка оподаткування (пункт 7.1 статті 7 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб») : 100. Сума штрафу 15 (грн) = не повернута сума 100 (грн) х 15 : 100. Підпис особи, що склала розрахунок Степанова А. В. Дата складання розрахунку 30 квітня 2008 року З розрахунком ознайомлений: підпис _______________ Петров О. О. Дата 30 квітня 2008 року

За умовами прикладу в таблиці 29 на с. 105 наводимо порядок відображення операцій у бухгалтерському та податковому обліку.

Як зазначалося вище, підприємству загрожує фінансова санкція в розмірі 25% виданої під звіт готівки.

Таблиця 29

ПОРЯДОК СПЛАТИ ШТРАФНИХ САНКЦІЙ

На нашу думку, перераховувати до бюджету штраф і за необхідності — одаток з доходів треба в установлений на підприємстві день виплати заробітної плати за другу половину місяця. Це пов'язане з тим, що саме в момент виплати заробітної плати за звітний місяць сума штрафу та податку з доходів фактично утримується з працівника, і в цей день вона підлягає перерахуванню до бюджету. Хоча зауважимо, що в Законі №889, на жаль, не визначено, куди повинен бути перерахований штраф, утриманий з працівника, та в який термін. Однак у листі ДПАУ від 21.04.2004 р. №3928/5/17-3116 (див. «ДК» №30/2004) зокрема зазначено, що оскільки Закон установив, що процедура стягнення (сплати) штрафу така сама, як і процедура утримання податку, то й терміни перерахування штрафу мають бути такими самими, що й терміни утримання податку у підзвітному місяці, — тобто збігатися з податковими періодами (про це зазначено у четвертому — остому абзацах підпункту 9.10.1 пункту 9.10 статті 9 Закону).

Схема 1

Крім того, звернуто увагу також на те, що оскільки Закон не визначив, за яким кодом бюджетної класифікації слід зараховувати суму штрафу, і не дав з цього приводу відповідних доручень органам виконавчої влади, то це дає підстави вважати: штраф повинен перераховуватися на рахунок податку з доходів фізичних осіб та бути персоніфікованим за конкретною особою у звітних документах (податковому розрахунку) працедавця, щоб уникнути можливості повернення цього штрафу як зайво утриманої суми податку (переплати). Така ж думка була висловлена й у листі Мінфіну від 25.05.2005 р. №31-17310-01-8/9788.

Таким чином, можна зробити висновок, що 15-відсотковий штраф та податок з доходів при порушенні термінів повернення підзвітних сум перераховуються до бюджету одночасно зі сплатою податку з доходів при виплаті заробітної плати за другу половину місяця, а при несвоєчасній виплаті заробітної плати — не пізніше 30 календарних днів після закінчення звітного місяця (пп. 8.1.2 Закону №889). При цьому штраф перераховується на той самий рахунок, куди перераховується й податок з доходів фізосіб.

• Інші фрагменти цієї книги
• Зміст книги "Зарплата від А до Я" та її замовлення на сайті

	На початок