Дебет-Кредит № 37 (10.9.2007)
Суть справи :: Практика

Платіжні картки у відрядженні

Щоб уникнути неприємностей при використанні працівником у відрядженні карток як засобу платежу, бухгалтер та підзвітна особа повинні знати та виконувати вимоги законодавства.

Корпоративна картка

Згідно з Інструкцією №59 підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане забезпечити його коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Корпоративна картка — це платіжна картка, емітована на ім’я довіреної особи клієнта — юридичної особи або підприємця.

Звертаємо увагу, що відповідно до п. 2.3 Положення №637 гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється відповідною постановою Правління НБУ (на даний час згідно з Пос­тановою №32 — 10 тис. грн). Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою між підприємствами в оплату за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками. Відповідно, суми безготівкових розрахунків із застосуванням корпоративних карток не обмежуються.

Відповідно до п. 3.12 Положен­ня №137, виданими під звіт працівникові — держателю платіжної картки вважаються кошти, списані з картрахунка юридичної особи або фізичної особи — підприємця за операції, здійснені з використанням корпоративних платіжних карток. Ці кошти можуть бути використані виключно за цільовим призначенням. Контроль за цільовим використанням коштів з корпоративних картрахунків здійснюється власниками цих рахунків, тобто самими підприємствами.

Щоб працівник мав змогу використовувати кошти підприємства з картрахунка за допомогою корпоративної платіжної картки, така картка передається йому разом із іншими документами.

Відображення операцій в обліку підприємства відбувається так.

1. В обліку відображається сума перерахованих коштів на картковий рахунок підприємства.

2. Передача пластикової картки (як документа суворої звітності), відповідно до пунктів 2.1, 2.2 Положення №88, має супроводжуватися оформленням внутрішнього облікового документа (відомість, реєстр, розписка). Отримання картки засвідчує факт, що працівник, якому видана картка, стає довіреною особою підприємства, якій надано право виконання операцій за рахунок коштів, що обліковуються на картковому рахунку підприємства.

3. кошти, списані з картрахунка юридичної особи, вважаються виданими під звіт держателю платіжної картки. Видача коштів під звіт в обліку відображається після отримання виписки банку, в якій зазначено факт списання коштів з картрахунка.

4. Заборгованість підзвітної особи списується після отримання та затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), складеного згідно з Порядком №440, який подається разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України. До Звіту додаються всі документи про одержання готівки з карткового рахунка чи проведення безготівкових розрахунків (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала, касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзні документи тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

5. Повернення отриманої з карткового рахунка та невикористаної готівки, а також повернення коштів, які використані працівником (довіреною особою) понад установлені норми, супроводжується оприбуткуванням готівки до каси підприємства.

6. На картковому рахунку можуть залишитися кошти, які були перераховані з поточного рахунка. Оскільки контроль за цільовим використанням коштів з корпоративного картрахунка здійснюється самим підприємством, то й залишок коштів на цьому рахунку може бути спрямовано на інші цілі.

Приклад 1 Згідно з наказом керівника підприємства про відрядження працівник адміністрації підприємства скеровується у відрядження і йому видається корпоративна платіжна картка терміном на 10 днів у межах України з 28.06 до 07.07.

26.06 на картковий рахунок зараховано 1000 грн.

28.06 списано з картрахунка суму 500 грн.

02.07 списано з картрахунка суму 240 грн.

10.07 надано Звіт у сумі 680 грн. Повернуто корпоративну картку.

10.07 повернуто надлишок отриманої готівки — 60 грн.

10.07 залишок на картрахунку — 260 грн.

Відображення операцій за умовами прикладу в обліку підприємства показано в таблиці 1.

Особиста картка

Відповідно до п. 3.13 Положення №137, якщо довірені особи юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців не мають корпоративних платіжних карток, то грошові аванси на відрядження їм можуть видаватися через особисті платіжні картки, тобто платіжні картки, які емітовані на ім’я працівника — фізичної особи, що не є суб’єктом господарювання; за договором між банком та фізичною особою.

У такому разі виданими під звіт коштами вважаються кошти, які зараховані на особистий картрахунок працівника. Використання коштів має бути підтверджене відповідними звітними документами (у т.ч. документами за операціями із застосуванням платіжних карток).

Звертаємо увагу, що в разі отримання готівки з особистої картки із коштів, перерахованих підприємством на обумовлені ним цілі, при проведенні розрахунків слід також враховувати вимоги п. 2.3 Положення №637 про граничну суму готівкового розрахунку. Як і при використанні корпоративної картки, безготівкові розрахунки із застосуванням особистої картки, які проводить власник особистої картки за кошти, надані підприємством, вважаються безготівковим розрахунком. Відповідно обмеження щодо проведення розрахунків не діють.

Щоб працівник мав змогу використовувати кошти підприємства з власного картрахунка за допомогою особистої платіжної картки, підприємство перераховує йому відповідну суму коштів.

Відображення операцій в обліку підприємства відбувається так:

1. Згідно з випискою банку відображається сума перерахованих коштів на особистий картковий рахунок працівника з відображенням коштів як виданих під звіт.

2. Списання заборгованості підзвітної особи відбувається після отримання та затвердження Звіту, який подається разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України. До Звіту додаються всі документи про одержання готівки з карткового рахунка або проведення безготівкових розрахунків (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала, касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзні документи тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

3. Повернення отриманої з карткового рахунка та невикористаної готівки, а також повернення коштів, використаних працівником (довіреною особою) понад установлені норми, супроводжується оприбуткуванням готівки до каси підприємства.

4. Працівник, якому були перераховані кошти на його особистий картковий рахунок, повинен відзвітуватися за використання коштів у повному обсязі.

Приклад 2 Згідно з наказом керівника підприємства про відрядження працівник відділу збуту скеровується у відрядження і на його особисту платіжну картку перераховуються кошти як аванс на відрядження терміном на 5 днів у межах України з 02.07 до 06.07.

01.07 на особистий рахунок працівника перераховано 800 грн.

07.07 отримано Звіт у сумі 680 грн (при розгляді цього питання порядок складання Звіту не розглядається).

07.07 повернуто надлишок отриманих коштів — 120 грн.

Відображення операцій за умовами прикладу в обліку підприємства показано в таблиці 2.

Придбання квитків

Зазвичай працівникові передаються під звіт кошти, а він потім самостійно оплачує проїзд до місця відрядження та назад. Тут жодних особливостей в обліку та при складанні Звіту немає.

Окремо варто згадати про документи на проїзд автобусом, поїздом, літаком, які придбаваються підприємством за безготівковим перерахунком коштів перевізникові, а потім видаються безпосередньо підзвітній особі. При застосуванні такої схеми у бухгалтерів іноді постають запитання. Наголошуємо, що такі документи можуть мати досить високу вартість або їх може бути придбано на групу працівників. Може бути ситуація, коли у відрядження скеровується група працівників, та ще й квитки придбаваються наприкінці звітного періоду, а передача їх підзвітним особам чи звітування про їх використання (а відповідно, і про зв’язок витрат з господарською діяльністю) відбувається в наступному періоді. У цьому випадку дуже важливо правильно відобразити в обліку суми вартості придбаних квитків.

На нашу думку, оскільки кожен квиток придбавається для перевезення конкретного працівника та передається йому разом з іншими документами, то й кожен працівник, на ім’я якого придбано такий документ, повинен звітувати за використання документа окремо.

Відображення операцій в обліку підприємства відбувається так.

1. Кошти перераховуються на підставі рахунка від пере­візника.

2. Отримання від перевізника може бути оформлено як зі складанням реєстру, так і без, шляхом отримання документів, виписаних на кожного працівника окремо. Оприбуткування отриманих проїзних документів відображається в обліку відповідно до Інструкції №291 на суб­рахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» (332 «Грошові документи в іноземній валюті»). До передачі підзвітним особам документи зберігаються в установленому для зберігання грошових документів місці (у касі підприємства).

3. Видача грошових документів підзвітній особі супроводжується оформленням внутрішнього облікового документа (відомість, реєстр, розписка), відповідно до вимог п. 2.1 Інструкції №88, з одночасним відображенням в обліку заборгованості за підзвітною особою.

4. Після закінчення відрядження кожна особа звітує за отримані нею проїзні документи в індивідуальному порядку шляхом запису вартості документів у Звіті.

5. Тільки після затвердження Звіту вартість придбаних квитків може бути віднесена до складу витрат підприємства з відповідним включенням до фінансової звітності того періоду, в якому оформлено Звіт.

6. Відповідно до п. 1.12 Інст­рукції №59, витрати у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транс­портний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує такі витрати.

Приклад 3 Згідно з наказом керівника підприємства про відрядження один працівник адміністрації (приклад 1) та один працівник відділу збуту (приклад 2) скеровуються у відрядження. Квитки на проїзд у прямому і зворотному напрямках придбаваються у касі попереднього продажу квитків шляхом перерахування безготівкових коштів з поточного рахунка підприємства 26.06.

26.06 перераховано кошти на придбання квитків та отримано квитки від перевізника (з урахуванням оплати послуг) — 2400 грн.

28.06 вручено квитки працівникові адміністрації (2 х 600 грн) — 1200 грн.

02.07 вручено квитки працівникові у відділу збуту (2 х 600 грн) — 1200 грн.

07.07 отримано Звіт від працівника відділу збуту — 1200 грн.

10.07 отримано Звіт від працівника адміністрації — 1200 грн.

Відображення операцій за умовами прикладу в обліку підприємства показано в таблиці 3.

Заповнюємо Звіт

Термін подання Звіту — 10 днів, а за наявності поважних причин працедавець може продовжити його до 20 банківських днів (пп. 9.10.4, абзац «б» Закону про доходи).

Відповідно до Порядку №440, за умови зняття готівки з корпоративної картки Звіт надається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження. Разом зі Звітом працівник подає оригінали документів, що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Фізособа, яка отримала такі кошти, заповнює графи Звіту:

«Одержано (від кого, № та дата документа)»;

«Усього отримано»;

«Витрачено»;

«Залишок»;

«Перевитрата».

На зворотному боці: «Дата», «Пор. № док.», кому, за що і на підставі якого документа заплачено», «Сума».

Бухгалтер повинен:

— перевірити правильність заповнення Звіту, наявність документів, зазначених на зворотному боці Звіту;

— заповнити графи «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проведень, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за невчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти;

Керівник підписує графи:

— «Доцільності проведених витрат підтверджую» та «Звіт затверджено в сумі».

Приклад 4 Розглядаємо варіанти складання звітів працівником адміністрації (приклад 1) та працівником відділу збуту (приклад 2) відповідно до умов прикладів 1, 2, 3.

Вважаємо, що працівники повертають невитрачені грошові кошти та надміру витрачені кошти до каси підприємства під час подання Звіту. Додатково до умов, зазначених у прикладах 1, 2, 3:

08.07 надано Звіт працівника відділу збуту — 680 грн:

— добові (5 х 25 грн) — 75 грн;

— документ про витрати на проживання — 605 грн;

10.07 надано Звіт працівника адміністрації 680 грн:

— добові (10 х 25 грн) — 250 грн;

— документ про витрати на проживання — 190 грн;

— придбано матеріали за безготівковим розрахунком (у т.ч. ПДВ — 40 грн) — 240 грн.

Відображення операцій за умовами прикладу в обліку підприємства показано в таблиці 4.

Визнання витрат на відрядження

Відповідно до п. 1.12 Інст­рукції №59 витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. Витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

У бухгалтерському обліку витрати, понесені підприємством за коштами, виданими підзвітним особам (у готівковій та безготівковій формі), визнаються тільки після затвердження Звіту керівником підприємства у сумі, зазначеній у Звіті.

У податковому обліку, відповідно до пп. 5.4.8 Закону про прибуток, витрати на відрядження фізичних осіб мають відноситися до складу валових витрат з урахуванням особливостей, які встановлені для витрат подвійного призначення.

Такі витрати можуть бути віднесені до складу валових витрат:

1) в сумі фактичних витрат за наявності підтверджувальних документів щодо зв’язку такого відрядження з основною діяльністю такого платника податку;

2) добові в межах сум, встановлених Кабінетом Міністрів України, які, своєю чергою, розраховуються тільки за наявності відміток у посвідченні про відрядження (його форма затверджена Наказом №260).

На нашу думку, ці умови можуть бути виконані також лише за наявності Звіту, оформленого в установленому порядку. Тобто жодні попередні оплати до складу валових витрат не включаються, бо норма пп. 5.4.8 є спеціальною і превалює над загальними нормами, які встановлено пп. 11.2.1 Закону про прибуток.

Визнання витрат у податковому обліку відображено в таб­лицях — 1 на с. 28, 2 на с. 29, 3 на с. 30.

Таблиця 1

Таблиця 2

Таблиця 3

Таблиця 4

Напрями використання корпоративних платіжних карток

Здійснення розрахунків у безготівковій формі у гривнях, пов’язаних зі статутною та господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України.

Здійснення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру.

Одержання готівки в гривнях для здійснення розрахунків, пов’язаних із виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України.

Одержання готівки в іноземній валюті за межами України та в установленому порядку на території України у касі емітента для оплати витрат на відрядження.

Нормативна база

Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59.

Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88.

Постанова №32 — Постанова Правління НБУ від 09.02.2005 р. №32 «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку».

Положення №137 — Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління НБУ від 19.04.2005 р. №137.

Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.

Наказ №260 — Наказ ДПАУ від 28.07.97 р. №260 «Про затвердження форми посвідчення про відрядження».

Порядок №440 — Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. №440.

Володимир Міняйло, директор департаменту контролю якості аудиту АФ «Корпоративні фінансові технології»

версія для друку

відправити поштою

написати редактору

Наступна стаття:		На початок статті

Зняття з реєстрації платника ПДВ
Суть справи :: Практика
Законом про ПДВ передбачено низку умов, за яких платник ПДВ може позбутися такого статусу. Але не завжди платник цього податку полишає лави «ПДВ-шників» з власної ініціативи. Інколи це буває для нього несподіванкою. Спробуємо з’ясувати, за яких підстав...

В рубриці:

Скорочення штату: організація та облік
№ 46 (17.11.2008) :: Суть справи :: Практика
В межах антикризових дій багато великих підприємств проводять скорочення штату або звільняють працівників «мирним шляхом». Як правильно провести такі звільнення та нарахувати компенсаційні виплати, розповімо у статті.
...

Придбання бізнесу: практичні аспекти
№ 44 (3.11.2008) :: Суть справи :: Практика
Придбання бізнесу є чи не найпоширенішим явищем у сучасному бізнесі в Україні. Розглядаючи можливу угоду з придбання підприємства (частки, підрозділу), слід перевірити кілька важливих питань, які можуть утворювати ризики: від неможливості здійснювати запл...