Незабаром розпочнеться черговий сезон річної інвентаризації. Її проведення на підприємстві — досить кропітка і важлива робота. В цій статті ми звернемо увагу на такі «інвентаризаційні» питання: простежимо, які дії виконуватиме кожен із учасників інвентаризації на кожному з її етапів; яким має бути документальне оформлення інвентаризації, а також почнемо розглядати окремі об’єкти річної інвентаризації.
Під час проведення річної інвентаризації перед підприємством стоять два основні завдання: як правильно провести інвентаризацію та як документально її оформити. У більшості випадків це завдання інвентаризаційної комісії, а завдання бухгалтерії — правильно відобразити інвентаризаційні різниці в бухгалтерському та податковому обліку. Але спочатку з’ясуймо, навіщо взагалі потрібна інвентаризація.
Відповідно до ст. 10 Закону про бухоблік, для того щоб забезпечити достовірність даних бухобліку та фінансової звітності, підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів та зобов’язань. Саме інвентаризація дозволяє перевірити та документально підтвердити наявність, стан та оцінку активів та зобов’язань підприємства, що, своєю чергою, забезпечує повну достовірність їх показників у бухгалтерській звітності. Також інвентаризації підлягають майно та ТМЦ, що не належать підприємству, наприклад орендовані, передані підприємству на відповідальне зберігання (у бухобліку підприємства вони обліковуються на позабалансових рахунках).
Залежно від причин та способу проведення інвентаризації можуть бути раптовими або плановими. Власне, назва інвентаризації говорить сама за себе: раптові інвентаризації проводять у випадках, що вимагають спонтанності перевірки, наприклад при встановленні факту крадіжок чи псування матеріальних цінностей, за приписом судово-слідчих органів тощо. До таких інвентаризацій не готуються.
До планових інвентаризацій готуються, їх проводять відповідно до затвердженого плану або в разі зміни матеріально відповідальних осіб (далі — МВО) на підприємстві, а також — обов’язково — перед складанням річної фінансової звітності.
Рішення, наскільки часто необхідно проводити інвентаризацію (крім випадків, коли її проведення є обов’язковим відповідно до законодавства), на кожному конкретному підприємстві приймає його керівник (власник). Рішення керівника про періодичність проведення інвентаризації може зазначатися як в окремому наказі по підприємству, так і в наказі про його облікову політику.
При цьому саме на керівника (власника) насамперед покладена відповідальність за організацію інвентаризації на підприємстві. Періодичність інвентаризацій та їх об’єкти можуть бути різними, однак законодавством встановлено випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.
Такі випадки визначені низкою нормативних актів, а саме: Порядком №419, Інструкцією №69, Інструкцією №84, а також Інструкцією №90 (для бюджетних установ), Положенням №158 (для державних підприємств, що приватизуються, а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду), Методикою №1121 (при інвентаризації майна державних підприємств).
Сьогодні ми говоримо про річну інвентаризацію, що передує складанню річної фінансової звітності, тому згідно з п. 12 Порядку №419 така інвентаризація має проводитися один раз на рік у період з 1 жовтня по 31 грудня поточного року.
Наголошуємо: проведення річної інвентаризації є обов’язковою вимогою, бо саме її результати є підтвердженням даних річної звітності підприємства. Несвоєчасне та неякісне проведення інвентаризації, згідно зі ст. 164/2 КпАП, є порушенням законодавства з фінансових питань та передбачає накладення на винну особу (нею в цьому випадку є керівник (власник) підприємства) штрафу в розмірі від 8 до 15 н.м.д.г. (136 — 255 грн).
Також, згідно з Інструкцією №69, повинна проводитися інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів періодичністю один раз на три роки, а бібліотечних фондів — один раз на п’ять років.
Процес інвентаризації умовно можна розділити на три етапи: 1) підготовка; 2) проведення; 3) завершення. Коротко розглянемо їх.
Етап 1. Підготовка до інвентаризації
Створення інвентаризаційних комісій
Підготовка до інвентаризації починається зі створення інвентаризаційної комісії, на яку й покладається обов’язок проводити інвентаризацію на підприємстві.
Згідно з п. 11 Інструкції №69, на підприємстві мають бути створені постійно діюча інвентаризаційна комісія та робоча інвентаризаційна комісія.
Склад інвентаризаційних комісій визначається наказом (розпорядженням) керівника підприємства, який, як правило, видається на початку календарного року.
Різниця між постійно діючою та робочою інвентаризаційними комісіями полягає у тому, що обов’язок першої — організувати проведення інвентаризації на підприємстві, а другої — безпосередньо її провести.
Робота постійно діючої комісії починається не перед початком інвентаризації — вона триває протягом всього року. У міжінвентаризаційний період така комісія готує інструктивні матеріали для проведення інвентаризацій; здійснює профілактичну роботу для забезпечення збереження матеріальних цінностей на підприємстві; проводить вибіркові раптові інвентаризації матеріальних цінностей тощо. А в період інвентаризації до її обов’язків входить проведення необхідних інструктажів перед початком інвентаризації, контроль за проведенням інвентаризації, розгляд результатів інвентаризації та прийняття щодо них рішень тощо.
Головою постійно діючої комісії є керівник підприємства або його заступник, а до її складу входять керівники структурних підрозділів та головний бухгалтер.
Безпосереднє проведення інвентаризації здійснює робоча інвентаризаційна комісія. Якщо підприємство невелике, її функції може виконувати постійно діюча інвентаризаційна комісія. І навпаки: якщо підприємство дуже велике, робочих інвентаризаційних комісій може бути кілька.
Склад такої комісії також затверджується наказом (розпорядженням) керівника, який, на відміну від наказу про постійно діючу комісію, може бути виданий і перед самим початком інвентаризації. Очолювати робочу комісію дозволено представнику керівника підприємства, який не виконував обов’язків голови робочої комісії при проведенні річної інвентаризації минулого року. Все це означає, що така особа може бути головою інвентаризаційної комісії не один раз, але не два роки поспіль (п. 11.2 Інструкції №69). Це робиться для того, щоб не допустити змови з корисливою метою між головою інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою на місцях, які, як правило, не змінюються роками.
Склад робочої інвентаризаційної комісії формують спеціалісти, добре обізнані з об’єктами інвентаризації, їх цінами та вимогами до обліку. Такими спеціалістами можуть бути менеджери, економісти, бухгалтери, технологи, механіки, товарознавці тощо.
Підготовка до інвентаризації на місцях
Дії бухгалтерії: на дату проведення інвентаризації готує облікові дані про залишки активів підприємства.
Дії МВО: готує товарно-матеріальні цінності до інвентаризації (згруповує, розсортировує та розкладає їх за назвами, сортами, розмірами, у порядку, зручному для підрахунку). При плановій (річній) інвентаризації це робиться завчасу, при раптовій — у присутності інвентаризаційної комісії.
Дії робочої інвентаризаційної комісії: перевіряє справність усіх ваговимірювальних приладів; опломбовує приміщення збереження матеріальних цінностей, де є відокремлені входи і виходи; бере у МВО розписки про те, що до початку проведення інвентаризації матеріальних цінностей всі видаткові та прибуткові документи на них здані до бухгалтерії, ті, що надійшли, — оприбутковані, а ті, що вибули, — списані (як правило, текст розписки наведено в заголовних частинах інвентаризаційних описів, затверджених Постановою №241); має в наявності всі необхідні бланки інвентаризаційних документів.
Етап 2. Проведення інвентаризації
Дії робочої інвентаризаційної комісії:
1) перевіряє фактичну наявність ОФ, НА, ТМЦ, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, обсяги незавершеного виробництва, а також фактичний розмір дебіторської та кредиторської заборгованості підприємства;
2) перевіряє дотримання умов та порядку зберігання матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації ОФ;
3) перевіряє реальність вартості зарахованих на баланс підприємства активів та зобов’язань; встановлює факт інвентаризаційних відхилень (лишки та недостачі цінностей і коштів) шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухобліку.
За відсутності хоча б одного члена комісії проведення інвентаризації є неможливим.
Дії МВО:
1) бере участь разом з членами інвентаризаційної комісії у підрахунку (обмірі) активів, що інвентаризуються;
2) під час інвентаризації приймає (відпускає) матеріальні цінності з відповідним відображенням їх руху в інвентаризаційних описах та оприбутковує (списує) після закінчення інвентаризації.
Правила оформлення інвентаризаційних документів
Згідно з Інструкцією №69 річна інвентаризація документально має оформлятися такими формами первинних документів:
3) відомістю результатів інвентаризації (додаток 3 до Інструкції №69).
Однак з огляду на узагальнюючі форми цих документів на практиці частіше використовують деталізовані їх форми (які дещо застаріли, але ще не втратили чинності), затверджені Постановою №241. Ці форми розроблені конкретно для кожного з об’єктів інвентаризації. Також під час інвентаризації ТМЦ підприємство може використовувати форму №М-21, затверджену Наказом №193. Проте ця форма опису не містить тексту розписки МВО (на відміну від форм описів, затверджених Постановою №241). Тому МВО перед початком інвентаризації доведеться писати розписки окремо.
Таким чином, основними документами оформлення даних річної інвентаризації є: розписка матеріально відповідальної особи, інвентаризаційний опис, акт інвентаризації та звіряльна відомість результатів інвентаризації, протокол інвентаризаційної комісії (затверджені Постановою №241).
У цих документах не повинно бути виправлень та підчищень, а якщо вони все ж таки є, то ліквідація помилок у документах має проводитися відповідно до норм Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУ від 24.05.95 р. №88. А саме: неправильний запис акуратно закреслюється рискою таким чином, щоб його можна було прочитати, а над ним робиться правильний запис. Потім внесені виправлення засвідчуються підписами членів комісії.
Етап 3. Завершення інвентаризації
Дії робочої інвентаризаційної комісії:
1) разом з бухгалтерією та постійною інвентаризаційною комісією визначає результати інвентаризації (оформляє інвентаризаційні описи, у т.ч. інвентаризаційні описи ТМЦ, що не належать підприємству (наприклад ф. №інв-5), акти інвентаризації та звіряльні відомості);
2) розробляє пропозиції стосовно усунення інвентаризаційних різниць (заліку їх за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку тощо);
3) оформляє протокол засідання з відображенням висновків та пропозицій щодо результатів інвентаризації, який, згідно з п. 11.12 «в» Інструкції №69, у 5-денний термін має бути розглянутий та затверджений керівником підприємства.
Дії бухгалтерії — на підставі інвентаризаційних описів звіряє дані інвентаризації з даними бухобліку, складає звіряльні відомості.
Дії МВО:
1) у разі виявлення комісією інвентаризаційних відхилень, псування матеріальних цінностей чи інших порушень дає письмові пояснення;
2) у разі виявлення в інвентаризаційних описах помилок МВО негайно (до відкриття складу, комори, відділу, секції тощо) заявляє про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки зазначених фактів та їх підтвердження повинна провести виправлення помилок.
Дії постійної інвентаризаційної комісії:
1) перевіряє правильність встановлення інвентаризаційних різниць;
2) у випадку серйозних порушень правил проведення інвентаризації за дорученням керівника підприємства проводить повторні суцільні інвентаризації;
3) розглядає письмові пояснення МВО;
4) перевіряє обгрунтованість пропозицій щодо заліку пересортиці цінностей та в разі необхідності вносить свої пропозиції;
5) виносить рішення щодо інвентаризації, яке заноситься до протоколу.
Інвентаризація каси
Інвентаризація каси має проводитися у строки, встановлені відповідно до наказу керівника підприємства, з дотриманням вимог Інструкції №69 та Положення №637. Так, згідно з п. 4.10 Положення №637, МВО (ними в цьому випадку є касири) повинні документально «закрити касу»:
1) скласти звіти касира за поточний день (другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день) та додати до них всі первинні касові документи (прибуткові та видаткові касові ордери);
2) написати розписку (її текст наведений у заголовній частині акта про результати інвентаризації наявних коштів (форми згідно з додатком 1 до Положення №637) про повне оприбуткування коштів, що надійшли до каси підприємства на дату інвентаризації, про списання коштів, які вибули, та про повне документальне оформлення таких касових операцій.
Процедура інвентаризації каси полягає в тому, що комісія перевіряє наявність та перераховує залишок не тільки готівкових коштів, а й цінних паперів, чекових книжок та інших грошових документів.
Залишок готівки у касі перевіряється шляхом покупюрного перерахування та звіряється з бухгалтерськими документами (касовою книгою). Якщо підприємство застосовує у розрахунках РРО, то сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку звіряється із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
Якщо документування касових операцій здійснюється за допомогою автоматизованого методу обліку, то слід перевірити правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.
Якщо внаслідок перевірки каси виявляється сума готівкових коштів, не підтверджена касовими документами (або сума готівки в РРО більша за ту, яку відображено у звіті РРО (у РК та КОРО) — це вважатиметься надлишком готівки у касі. Якщо, навпаки, фактично готівкових коштів буде менше, ніж за касовими документами, — нестачею. Згідно з п. 4.10 Положення №637, надлишок готівки оприбутковується у касі підприємства за прибутковим касовим ордером та зараховується у дохід підприємства, а суми нестачі, після з’ясування винної особи, відшкодовуються відповідно до законодавства України, частіше за все — стягуються з такої винної особи.
Результати інвентаризації каси (у т.ч. надлишки та нестачі) документально оформляються актом про результати інвентаризації наявних коштів (за формою додатка 1 до Положення №637). Цей акт складається інвентаризаційною комісією у двох примірниках та підписується її членами та МВО. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, а другий залишається у МВО. У разі зміни МВО акт має складатися вже у трьох примірниках: один — для МВО, яка передає цінності, другий — для МВО, яка їх приймає, і третій — для бухгалтерії підприємства.
Інвентаризація бланків суворого обліку
Бланки суворого обліку, що використовуються на підприємстві, також є об’єктом інвентаризації, мета якої — перевірити дотримання правил їх збереження та використання. Для цього інвентаризаційна комісія застосовує такі методи:
1) перевіряє фактичну наявність бланків суворого обліку;
2) перевіряє зберігання та використання бланків суворої звітності;
3) перевіряє правильність їх загальної вартості (як номінальної, так і фактичної);
4) контролює правильність ведення журналу реєстрації бланків суворого обліку, відповідність його даних до фактичного їх руху на підприємстві;
5) перевіряє списання використаних бланків довіреностей за актом.
Після проведення інвентаризації комісія оформляє інвентаризаційний опис цінностей та бланків документів суворої звітності (за формою №інв-16, затвердженою Постановою №241). У цьому документі відображатимуться фактична наявність бланків, встановлена інвентаризацією, дані бухобліку (за даними позабалансового рахунка 08) та ймовірні розбіжності (надлишки, нестачі). Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках (по одному для бухгалтерії та для МВО) і підписується інвентаризаційною комісією та МВО (див. зразок 1 на с. 31).
Інвентаризація розрахунків з дебіторами і кредиторами
Мета інвентаризації розрахунків на підприємстві — перевірити відповідність їх фактичної суми до даних бухобліку (статей балансу); узгодити суми заборгованості з дебіторами та кредиторами, а в разі виявлення відхилень — врегулювати їх. Тому річна інвентаризація розрахунків розпочинається з узгодження заборгованостей з контрагентами. Так, згідно з пп. «а» п. 11.11 Інструкції №69, підприємство має надіслати підприємствам-дебіторам виписки, скріплені підписом і печаткою, з відображенням суми заборгованості. На практиці такі виписки можна замінити актом звіряння розрахунків за формою, затвердженою наказом Мінекономіки, МФУ, Держкомстату України від 10.11.98 р. №148/234/383 (нею може узгоджуватися і кредиторська заборгованість підприємства).
Після перевірки підприємствами-дебіторами достовірності сум заборгованості, вказаних у виписках (актах звірки), протягом 10 днів від дня їх отримання вони повинні подати свої результати звірки (або підтвердити заборгованість, або заявити свої заперечення).
За наявності заборгованості постачальників за невідфактурованими поставками після їх перевірки бухгалтерія підприємства має вимагати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники повинні або їх надати, або повідомити причини їх ненадання чи про недостовірність такої заборгованості.
У будь-якому випадку результати спільних звірок на суми заборгованостей за розрахунками з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядниками, іншими дебіторами і кредиторами обов’язково мають бути погоджені.
В іншому разі, якщо до кінця звітного періоду (згідно з п. 11.11 Інструкції №69) виявлені відхилення за заборгованостями між контрагентами все ж таки не будуть врегульовані, кожна сторона відображатиме суми заборгованостей у своєму балансі в тому вигляді, який визнає правильним. Хоча матеріали про відхилення заборгованостей зацікавлена сторона зобов’язана передати до відповідних органів для вирішення спору.
Що стосується узгодження сум за розрахунками з установами банків, фінансовими і податковими органами, то такі заборгованості мають бути погоджені ними в обов’язковому порядку, а виявлені розбіжності — врегульовані. Не дозволяється залишати в обліку неврегульовані суми за такими розрахунками.
Документальне оформлення розрахунків з дебіторами і кредиторами оформляється актом інвентаризації розрахунків із покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами (формою №інв-17, затвердженою Постановою №241) (див. зразок 2 на с. 33). До акта додається відповідна довідка, якщо внаслідок інвентаризації виявлено дебіторську і кредиторську заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув (згідно з п. 11.11 «д» Інструкції №69).
Крім того, в довідці мають бути зазначені причини, дати і підстави виникнення заборгованості, а також особи, винні у простроченні позовної давності за заборгованістю.
Нормативна база
Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Порядок №116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. №116.
Порядок №419 — Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 р. №419.
Положення №158 — Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затверджене Постановою КМУ від 02.03.93 р. №158.
Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
Методика №1121 — Методика проведення інвентаризації об’єктів державної власності, затверджена постановою КМУ від 30.11.2005 р. №1121.
Інструкція №69 — Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом МФУ від 11.08.94 р. №69.
Інструкція №84 — Інструкція про порядок одержання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, затверджена наказом МФУ від 06.04.98 р. №84.
Інструкція №90 — Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.98 р. №90.
Інструкція №99 — Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом МФУ від 16.05.96 р. №99.
Наказ №193 — Наказ Мінстату України від 21.06.96 р. №193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів щодо обліку сировини та матеріалів».
Постанова №241 — Постанова Державного комітету СРСР зі статистики від 28.12.89 р. №241 «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій».
Ольга ХАМАЙДЮК, консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування
Три нюанси оформлення «первинки» Суть справи :: Бухгалтерський облік На жаль, навіть досвідчені фахівці у галузі бухгалтерського обліку бувають погано обізнані з вимогами законодавства щодо оформлення первинних документів. А більшість із тих, хто з цими вимогами обізнаний, закривають очі на ті чи інші порушення при...
