У діяльності кожного бухгалтера трапляються періоди, коли завершується співпраця з одним роботодавцем або клієнтом та розпочинається робота з іншим. У цій статті ми розглянемо ті важливі практичні аспекти, на які слід звернути увагу кожному бухгалтеру.
Закон про бухоблік (п. 4. ст. 8) передбачає чотири варіанти організації бухгалтерського обліку на підприємстві:
1) традиційний — введення до штату підприємства посади бухгалтера або шляхом створення структурного підрозділу «бухгалтерія» на чолі з головним бухгалтером. На невеликих підприємствах, як правило, є лише посада головбуха;
2) бухгалтерський облік веде спеціаліст, зареєстрований як підприємець (тобто фізична особа — підприємець);
3) на договірних засадах бухгалтерський облік веде централізована бухгалтерія або аудиторська фірма;
4) власник або керівник підприємства самостійно веде бухоблік та складає звітність. Ця форма організації не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися — в акціонерних товариствах, банках тощо.
Особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, згідно з п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік, називається бухгалтер. Дотримуватися цього визначення будемо й ми, незалежно від того, хто конкретно веде бухоблік підприємства — головбух, підприємець, керівник чи аудиторська фірма.
Отже, при зміні роботи бухгалтеру слід знати, як правильно поводитися, як мінімум, у двох протилежних ситуаціях: при припиненні відносин з попереднім роботодавцем або клієнтом та на початку діяльності з новим. Розглянемо ці ситуації за чергою.
Йдемо красиво і не дуже
Після того як прийнято рішення про припинення відносин між бухгалтером та підприємством, постає низка запитань. Найголовніші з них, як правило, такі:
1) яким чином забезпечити остаточний своєчасний та повний розрахунок за надані бухгалтером послуги;
2) як бухгалтеру, що йде з підприємства, зняти зі себе відповідальність за ведення обліку тих господарських операцій, до яких він уже не має відношення;
3) як юридично правильно оформити припинення відносин з роботодавцем або клієнтом.
Відповідь на перше запитання лежить насамперед у психологічній площині. Якщо роботодавець/клієнт загалом був задоволений роботою бухгалтера і не має до нього істотних претензій, то немає достатніх підстав для затримки остаточного розрахунку. Якщо ж претензії є (справжні чи надумані), то бухгалтеру слід вжити заходів для забезпечення розрахунку.
Якщо мирним шляхом переконати роботодавця/клієнта не вдається, треба вдатися до «сильнодіючих» заходів. Звичайно, застосовувати їх слід обережно, не порушуючи при цьому норми законодавства. Крім того, необхідний ефект можуть спричинити навіть не самі заходи, а лише загроза їх застосування.
Одними з таких радикальних заходів можуть бути скарги до контролюючих органів (наприклад прокуратури, податкової інспекції тощо) про порушення законодавства, які бухгалтеру стали відомі під час роботи.
Як один із варіантів впливу на невдячного керівника бухгалтер при оформленні господарських операцій може утриматися від застосування своїх особистих «ноу-хау», за допомогою яких оптимізуються податкові платежі. Це має призвести до надмірної сплати коштів підприємства до бюджету, і щоб уникнути таких перевитрат, керівник, можливо, змушений буде піти назустріч бухгалтеру, що звільняється.
Також заходом впливу може стати невиконання або неефективне виконання функцій, які не властиві роботі бухгалтера та взагалі не стосуються бухгалтерського обліку (наприклад функції фінансового планування, ведення договірної роботи, спілкування з клієнтами тощо). Нерідко з певних причин бухгалтер виконує такі функції паралельно зі своєю основною роботою, але їх виконання окремо не оплачується.
Проте слід пам’ятати, що функції бухгалтера чітко окреслені нормами Закону про бухоблік, інших нормативних актів, а виконання інших функцій до його обов’язків не входить, якщо це прямо не обумовлено трудовим договором або договором про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку. Отже, «за умовчанням» формально бухгалтер не зобов’язаний ці функції виконувати, і пред’являти до нього якісь претензії за таке невиконання неправомірно. Проте невиконання ним таких функцій може призвести до збитків для підприємства, що є небажаним для останнього. Для виходу з такої ситуації слід дати зрозуміти керівництву, що найкраще все-таки вирішити проблемні питання так, щоб дійти спільної згоди.
Передаємо справи наступнику
Якщо ж проблеми з розрахунком при припиненні відносин у бухгалтера вирішено, йому слід забезпечити, так би мовити, відсутність своєї відповідальності за ведення обліку тих господарських операцій, до яких він вже не має відношення. На практиці це називається, як правило, «передача справ». При передачі справ треба, по-перше, чітко встановити дату, починаючи з якої відповідальність за облік покладається на нового бухгалтера, а по-друге, скласти повний перелік бухгалтерських документів, які передаються наступнику, та їх опис.
Передача справ наступникові означає також виконання певних дій. Насамперед мають бути виконані всі бухгалтерські записи за період, за який відповідає попередній бухгалтер, укомплектовані у справи первинні документи, які є підставою для кожного виконаного запису, сформований оборотний баланс, заповнені форми бухгалтерської та податкової звітності. Повинні також бути підготовані облікові книги і журнали: обліку рахунків-фактур отриманих і виданих, реєстри податкових накладних, книги реєстрації банківських чекових книжок, цінних паперів, довіреностей, контрольно-касових апаратів, касова книга тощо. Документи повинні бути підшиті у справи згідно з номенклатурою справ, розробленою на підприємстві. Номенклатура справ є списком заголовків (найменувань) справ та журналів (книг) реєстрації, що заводяться на підприємстві, із зазначенням термінів їх зберігання. Якщо потрібних журналів (книг) немає, про це робиться відповідний запис в акті приймання-передачі, а журнал (книга) заводиться з дня прийняття справ.
Дата передачі бухгалтером справ не обов’язково збігається з датою його звільнення або припинення дії його договору. Можлива ситуація, коли бухгалтер передає справи наступникові поступово, і після моменту передачі відповідальності певний час контролює його дії. Також можлива обернена ситуація — коли в момент припинення співпраці з роботодавцем/клієнтом наступника або ще немає (не прийнятий на роботу), або не буде взагалі (наприклад, коли підприємство ліквідується). У будь-якому разі бажано якимось чином зафіксувати конкретну дату, після якої бухгалтер не несе відповідальності за облік операцій, які будуть здійснені після неї. У разі припинення трудових відносин такою датою є, як правило, дата звільнення.
Якщо при припиненні відносин наступника ще не визначено, то справи повинні бути передані керівникові підприємства або заступникові головного бухгалтера. Якщо ж наступник уже працює, керівник зобов’язаний видати наказ про призначення нового бухгалтера і передачу йому документації.
Нерідко у наказі про звільнення попереднього та призначення наступного бухгалтера зазначається не конкретна дата, а період, протягом якого відбувається передача бухгалтерської документації. Проте у будь-якому разі, якщо попередній бухгалтер працював на умовах трудового договору, то термін для його звільнення після подання ним заяви про звільнення за власним бажанням відповідно до КЗпП не може перевищувати двох тижнів. У разі ведення бухгалтерського обліку підприємцем або аудиторською фірмою порядок припинення відносин слід встановлювати у договорі на обслуговування.
Чи треба «закривати період» при звільненні?
Необхідність «закрити період», тобто підготувати та здати звітність за певний звітний період (в основному квартал), нерідко перешкоджає бухгалтеру оперативно змінити місце праці. Адже протягом усього часу з початку звітного періоду аж до здачі звітності триває копітка робота зі збирання, дооформлення, узгодження, опрацювання первинних документів, які стосуються звітного періоду. І зміна людини, яка контролює цей складний та, по суті, «інтимний» процес (особливо якщо наступник — «зі сторони» або новачок) може завдати непоправної шкоди діяльності підприємства.
А ось для бухгалтера зміна роботи посередині періоду може мати як позитивні, так і негативні наслідки. Позитивом є можливість оперативно відреагувати на привабливу пропозицію, якою, у разі зволікання, можуть скористатися інші. Проте негативу може бути у підсумку більше: якщо бухгалтер кинув напризволяще ведення обліку попереднього роботодавця/клієнта, той у відповідь не розрахується з таким бухгалтером, посилаючись на невиконання ним своїх обов’язків.
Тому бухгалтерові, який хоче звільнитися без «закриття періоду», доцільно якомога безболісніше передати справи наступникові, для чого, звісно, треба докласти більше зусиль. Необхідно впевнитися, що наступник прийняв справи, повністю розуміючи звітні нюанси, характерні для конкретного роботодавця/клієнта. Тільки у цьому випадку інтереси останнього постраждають мінімально або взагалі не постраждають, що, своєю чергою, зведе до мінімуму можливі претензії до бухгалтера, який припинив відносини посередині звітного періоду.
Приймаємо справи на новому місці: на що звернути увагу?
Не всі роботодавці суворо дотримуються вимог КЗпП, а тому на новому місці праці бажано довідатися, як виплачуються лікарняні та відпускні, яка тривалість відпусток.
Велике значення при роботі на території роботодавця/клієнта мають умови праці.
Що стосується обсягу робіт, то на нього впливає комплекс факторів, серед яких виокремимо такі:
— система оподаткування (загальна, єдиний податок, чи є платником ПДВ);
— наказ про облікову політику;
— порядок і структура взаємодії з іншими працівниками/підрозділами; структура підлеглості;
— район реєстрації (впливає на зручність здавання звітності та взаємодії з контролюючими органами);
— автоматизація обліку (наявність комп’ютерів та ліцензійних програм для обліку);
— розподіл обов’язків між бухгалтером та його підлеглими, працівниками інших підрозділів;
— кількість персоналу на підприємстві, прийняті системи оплати праці;
— наявність автотранспорту, його види та кількість, хто складає первинні документи по ньому;
— наявність основних фондів у розрізі груп;
— нарахування зарплат і компенсацій.
Одним із питань, які бухгалтер повинен для себе вирішити при вступі на нову роботу за трудовими правовідносинами, є необхідність укладення трудового договору в письмовій формі. Згідно з пп. 4 ч.1 ст. 24 КЗпП, якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі, додержання письмової форми є обов’язковим.
За допомогою письмового трудового договору бухгалтер може забезпечити свої права на певний графік роботи (при неповному робочому дні чи неповному робочому тижні), розмір заробітної плати, умови праці, ступінь відповідальності за можливі недоліки у роботі тощо.
Однак при цьому не слід плутати письмову форму трудового договору з контрактом, який є особливою формою трудового договору. Відповідно до ч. 3 ст. 21 КЗпП, контракт може застосовуватися лише у випадках, визначених законами України. Прийняття на роботу бухгалтера до таких випадків не належить.
Згідно з ч. 2 ст. 23 КЗпП, строковий трудовий договір укладають у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк (з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника) та в інших випадках, передбачених законодавчими актами. Це формулювання не забороняє укласти строковий трудовий договір з бухгалтером. Тому, залежно від конкретних обставин нової роботи, бухгалтер може вимагати укладення з ним саме строкового договору.
Деякі недобросовісні роботодавці практикують прийняття на роботу з випробним строком та наступне звільнення після його завершення. Тому за наявності випробного строку треба вимагати чіткого формулювання умов, за яких випробування вважається успішним. Випробування провадиться з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається, і критерії відповідності бажано знати від самого початку.
Крім того, не можна погоджуватись на завищені випробні строки, адже згідно з ч. 1 ст. 27 КЗпП строк випробування при прийнятті на роботу не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, — шести місяців. За три місяці випробного строку кваліфікований бухгалтер може підготувати два квартальні звіти та навести лад навіть при запущеному обліку, і бути після цього звільненим за невідповідність зайнятій посаді досить образливо. Тому доцільно вимагати встановлення випробного строку не більше місяця, протягом якого не перейматися виправленням помилок попередніх бухгалтерів.
Також необхідно чітко обмежити коло функцій бухгалтера. Насправді бухгалтер не повинен здійснювати фінансове та податкове планування тощо. Якщо запропоновані бухгалтерові функції виходять за межі суто бухгалтерських, він має повне право або відмовитися від їх виконання, або вимагати додаткової оплати.
Як зазначалося раніше, передачу справ новому бухгалтеру може здійснювати його попередник або представник керівництва роботодавця. Якщо попередній бухгалтер звільнився «мирно», то, як правило, з передачею справ проблем майже не виникає. В інших ситуаціях доцільно скласти акт приймання-передачі довільної форми, в якому зазначаються документи, які новий бухгалтер приймає у роботу. Інакше потім важко буде довести, що певних документів не було на момент прийняття справ. Надзвичайно корисним при заміні головного бухгалтера, а також у конфліктних ситуаціях є проведення незалежного аудиту.
Зрозуміло, що в інтересах нового бухгалтера не відповідати за помилки свого попередника. Тому приступати до виконання обов’язків у повному обсязі треба лише за умови повної передачі всіх справ, документів та відповідальності. Згідно з п. 8 ст. 9 Закону про бухоблік, відповідальність за невчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку і невірогідність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Тому якщо такі документи склав і підписав попередник, наступник не несе відповідальності за їх зміст.
Аналогічний принцип діє стосовно документів податкового обліку та податкових декларацій підприємства. Відповідно до п. 2 ст. 3 Закону про бухоблік, фінансова, податкова, статистична й інші види звітності грунтуються на даних саме бухобліку. Тому якщо помилку допущено у бухгалтерському обліку і внаслідок неї виникла помилка у податковій звітності, то відповідальність несе також та людина, яка підписала ці документи. Наприклад, якщо попередній бухгалтер занизив суму ПДВ, яка підлягає сплаті до бюджету, то саме він повинен за це відповідати, хоча перевірка, яка виявила цю помилку, може проводитися в час роботи наступника.
До речі, правоохоронні органи інколи у таких ситуаціях стверджують, що в діях нового бухгалтера є склад злочину, передбаченого ст. 367 КК (службова недбалість). Мовляв, новий бухгалтер з огляду на своє посадове положення зобов’язаний був перевірити бухгалтерську документацію, яка при вступі на посаду залишалася після попереднього бухгалтера.
Проте Закон про бухоблік ніяк не зобов’язує нового бухгалтера перевіряти документи, передані попередником. Оптимальним способом запобігти таким звинуваченням є проведення незалежного аудиту, яким підтверджується правильність сплати податків за час роботи попереднього бухгалтера.
І пам’ятайте, що у будь-якому разі, згідно з п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом встановленого терміну несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
Крім того, саме керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухобліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухобліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (п. 6 ст. 8 Закону про бухоблік).
Відновлення обліку за «не свої» періоди — окрема робота
Нерідко роботодавці або клієнти ставлять перед новим бухгалтером завдання перевірити або навіть відновити облік за попередні періоди.
Якщо частина документів до прийняття справ новим бухгалтером була втрачена, то слід керуватися п. 6.10 Положення №88, відповідно до якого у разі встановлення факту відсутності яких-небудь бухгалтерських документів керівник повинен ухвалити відповідне рішення, письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду. Присутність бухгалтера, що звільнився, при такій перевірці не обов’язкова.
Якщо ж треба перевірити правильність обліку господарських операцій за попередні періоди, то доцільно зробити це вибірково або у суцільному порядку за вибраний термін. Наприклад, здійснити суцільну перевірку за період найбільшого обороту за рахунками.
Увагу треба звертати не лише на дотримання правильності оформлення первинних документів, а й на наявність підписів уповноважених осіб. Усі виявлені під час перевірки порушення, помилки і неточності зазвичай оформляють бухгалтерськими довідками. Виправлення до регістрів бухгалтерського обліку вносять у порядку, встановленому у розділі 4 Положення №88.
Приклад з практики
Після чергових незаконних вимог керівництва головний бухгалтер ЗАТ «...» Забалансов вирішив звільнитися із займаної посади за власним бажанням. Наступного дня після того як Забалансов поклав на стіл генеральному директору заяву про звільнення, охорона не допустила його на територію підприємства під приводом того, що він вже тут не працює. Після цього під час телефонної розмови з керівництвом Забалансов дізнався, що остаточний розрахунок з ним здійснюватися не буде, а звільнений він буде «за статтею» за прогули.
Забалансов вирішив, що з ним обійшлися несправедливо, і наважився вдатися до крайніх заходів для захисту своїх прав та інтересів. Для цього він підготував заяву до прокуратури, де перелічив усі порушення законодавства у ЗАТ «...», про які йому було відомо. Проте цю заяву він надіслав рекомендованим листом з повідомленням про вручення не до прокуратури, а спочатку на ім’я голови правління ЗАТ «...». Отримавши цього листа, голова правління особисто зателефонував Забалансову та запропонував вирішити всі проблемні питання мирним шляхом.
Посадові обов’язки бухгалтера:
забезпечувати дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухобліку, складання та подання фінансової звітності;
організовувати контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
брати участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з недостачами та відшкодуванням втрат від недостач, розкрадання і псування активів підприємства;
забезпечувати перевірку стану бухгалтерського обліку в підрозділах підприємства.
Пункт 7 ст. 8 Закону про бухоблік.
Нормативна база
КЗпП — Кодекс законів про працю України.
КК — Кримінальний кодекс України.
Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88.
Що нового Життя :: Бухгалтерський облік Кабмін переносить робочі дні на вихідні ! Усім суб’єктам господарювання Кабмін розпорядженням «Про перенесення робочих днів у 2008 році» з метою створення сприятливих умов для святкування Нового року (1 січня), Різдва Христового (7 січня), а також д...
