Перед бухгалтером підприємства часто постає запитання: як правильно компенсувати працівникові витрати на проїзд? Звичайно, документи слід оформити так, щоб у найпильнішого перевіряльника не було підстав накласти штраф.
Витрати на проїзд у складі витрат на відрядження
Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які скеровуються у відрядження, сплачують: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення у порядку і розмірах, встановлених законодавством.
Витрати на проїзд у межах України
Нагадаємо, які саме витрати можна відшкодувати працівникові, якого підприємство відряджає у межах України. Так, п. 1.7 Інструкції №59 говорить: «Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами у поїздах, та страхових платежів на транспорті. Крім того, працівникові відшкодовуються витрати на проїзд у міському транспорті загального користування (крім таксі) за місцем відрядження відповідно до маршруту, погодженого з керівником».
Отже, за наявності транспортних квитків бухгалтерія компенсує відрядженому працівникові витрати на проїзд під час відрядження.
З квитком на літак, потяг, міжміський автобус запитань не виникає. А як бути з маршрутним таксі? Квиток у міській (приміській) маршрутці у водія слід попросити, а ось чи можна компенсувати проїзд і чи матиме підприємство валові витрати? ДПАУ в листі від 12.07.2006 р. №13098/7/15-0317 (див. «ДК» №29/2007) стверджує: «Режим маршрутного таксі передбачає перевезення пасажирів на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху. В цьому режимі здійснюється перевезення пасажирів з висадкою і посадкою пасажирів чи громадян на їхню вимогу на шляху прямування автобуса в місцях, де це не заборонено правилами дорожнього руху.... При цьому відповідно до пункту 1.7 розділу 1 Інструкції [№59] витрати на проїзд до місця відрядження і назад транспортом загального користування (в режимі маршрутного таксі) відшкодовуються у розмірі вартості такого проїзду».
Але зверніть увагу: маршрут користування міським транспортом, у т. ч. і маршрутним таксі, під час відрядження повинен затвердити керівник підприємства. Це оформляється наказом про скерування працівника у відрядження (якщо заздалегідь такий маршрут відомий) або наказом після повернення працівника з відрядження і подання авансового звіту з названими вище підтвердними документами. Про необхідність затвердити маршрут проїзду у відрядженні йдеться у листі Міністерства фінансів від 17.08.2005 р. №31-03173-07-18/17365.
Інколи працівник додає до авансового звіту квитки старого зразка. Чи можна такий документ приймати і компенсувати його вартість? Можна. Про це свідчить лист Мінзв’язку України від 12.09.2007 р. №2255-01/09/13-07: «Громадянин, який претендує на компенсацію йому вартості квитка, не несе відповідальності за невикористання автоперевізниками квитків установленої форми. Враховуючи викладене, Укравтотранс вважає, що працівникам, які від’їжджають у відрядження, компенсація вартості квитка на проїзд на автобусних маршрутах загального користування може здійснюватися за квитками старого зразка, до повного їх використання».
Чи відшкодовується проїзд у метро? На жаль, підтвердного квитка про проїзд у метро працівник не матиме. Точка зору податківців проста: немає квитка — немає підстав компенсувати витрати. Єдине, що можна порекомендувати у цій ситуації, — компенсувати зазначені витрати згідно з особистою заявою працівника. Але оскільки до такої заяви немає підтвердних документів, то виплата компенсації за такий проїзд — то вже «додаткове благо», такий дохід слід оподаткувати із застосуванням «натурального коефіцієнта», передбаченого п. 3.4 Закону про доходи. Тобто щоб компенсувати працівникові 100,00 грн, підприємство мусить витратити 117,65 грн (саме така сума у бухгалтерському обліку буде відображена у складі «інших витрат операційної діяльності»). ВВ на суму 117,65 грн підприємство не матиме, натомість при такому оформленні компенсації не буде й претензій у перевіряльників.
Витрати на проїзд у закордонному відрядженні
Інструкція №59 говорить, що у закордонному відрядженні відшкодовуються витрати на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами у поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження. Отже, на відміну від відряджень у межах України, обмежень щодо відшкодування витрат на таксі (звичайно, за наявності підтвердного документа) немає.
Якщо працівник щодня повертається додому з відрядження
Інколи працівник має змогу щодня повертатися додому з відрядження. Чи має право підприємство оплатити йому в такому разі проїзні витрати? Так, але ця компенсація має бути внесена до наказу про відрядження.
На це запитання дає вичерпну відповідь Мінфін у листі від 05.03.2007 р. №31-18030-07-29/4504: «Керівник підприємства може прийняти рішення про можливість щоденного повернення відрядженого працівника до місця його постійного проживання. Якщо керівником таке рішення прийняте, у посвідченні про відрядження щоденні відмітки про прибуття і вибуття не проставляються. У цьому випадку працівникові відшкодовуються витрати на проїзд в розмірі проїзду транспортом загального користування (за наявності підтвердних документів) та добові витрати. У разі якщо працівник самостійно вирішить не повертатися до місця проживання, а скористатися послугами готелю, витрати на проживання йому не відшкодовуються».
Компенсація проїзду за цивільними договорами
Згідно зі ст. 121 КЗпП України, право на відшкодування витрат і отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями мають працівники підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та виду діяльності. Відповідно до Інструкції №59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної праці. Отже, особа, яка виконує роботи за цивільно-правовою угодою, не може бути скерована підприємством у відрядження, відповідно, їй не компенсуються вартість проїзду і витрати на проживання, понесені під час виконання службового доручення підприємства. Це підтверджує і Мінфін у листі від 23.03.2006 р. №31-26030-12-29/6045.
Як же компенсувати таким фізособам витрати, аналогічні до витрат на відрядження (проїзд, проживання, харчування)? Наша порада: врахувати відповідну суму компенсації таких витрат у вартості оплати виконаних робіт (наданих послуг).
Як відомо, предметом договору підряду є виконання робіт (надання послуг). Замовника цікавить тільки результат, який він готовий прийняти та оплатити, — кінцевий продукт. Тож ціна роботи (послуг) повинна включати витрати на проїзд до місця виконання роботи. Згідно зі ст. 844 ЦК складання кошторису за договорами підряду є обов’язковим (див. зразок 1).
Зразок 1
Роз’їзний характер робіт
Додаток до договору будівельного підряду від 29 лютого 2008 р. укладеного між ДП «Добробут» та Макаром Д. Ю.
Кошторис видатків на виконання роботи (мурування стін) Строк виконання 31.03.2008 р
Стаття
Назва статей видатків
Сума видатків
Ст. 1
Вартість мурування
7500,00
Cт. 2
Видатки на проїзд маршрутом Золочів-Буськ
500,00
Разом:
8000,00
Виконавець «Затверджено» «29» лютого 2008 р
Замовник «Затверджено» «29» лютого 2008 р.
Відповідно до Інструкції №59 службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями. Виходячи з норм ст. 13 КЗпП можна зрозуміти, що перелік посад, робота за якими має роз’їзний (пересувний) характер, варто передбачити у колективному договорі.
Згідно з Постановою №490 працівникам, які виконують роботи вахтовим методом, встановлюються надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів у розмірах, передбачених колективним договором або за погодженням із замовником. Граничні розміри таких надбавок (польового забезпечення) за день не можуть перевищувати граничних норм витрат, установлених Постановою №663 (тобто максимальна сума такої надбавки — 30 грн).
Відповідно до п. 23 П(С)БО 16 «Витрати», зазначені надбавки включаються до складу елемента «Витрати на оплату праці». Але для цього слід:
1) внести ці виплати до колективного договору (з переліком посад і робіт, які мають роз’їзний характер);
2) не забути обкласти такі виплати ПДФО (відрахувань до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування з цих виплат немає, бо останні не входять до фонду оплати праці).
Наводимо приклад бухобліку доплати за роз’їзний характер роботи.
Приклад Виконробу Василіву І. С. (посада виконроба є у переліку посад працівників, яким проводиться доплата за роз’їзний характер робіт) в березні 2008 року нараховано доплату за роз’їзний характер роботи (об’єкт будівництва розташований в іншому населеному пункті).
Дані розрахунку наведемо у таблиці 1.
Таблиця 1
Нарахування доплати за роз’їзний характер роботи
№ з/п
Дата
Зміст операції
Бухгалтерський облік
Сума, грн
Податковий облік
Д-т
К-т
ВД
ВВ
1.
31.03.2008 р.
Нараховано зарплату згідно з окладом
23
661
1500,00
-
1500,00
2.
31.03.2008 р.
Нараховано доплату за роз’їзний характер робіт (20 р.д. х 25,00 грн) = 500,00 грн
23
663
500,00
-
500,00
3.
31.03.2008 р.
Утримано внески до Пенсійного фонду (0,02 х 1500)
661
651
30,00
-
-
4.
31.03.2008 р.
Утримано внески до Фонду соціального страхування з ТВП (0,01 х 1500,00)
661
652
15,00
-
-
5.
31.03.2008 р.
Утримано внески до Фонду соціального страхування на випадок безробіття (0,05 х 1500,00)
Нараховуємо страхові внески до Пенсійного фонду 0,332 х 1500,00 = 498,00 грн
23
651
498,00
-
498,00
8.
31.03.2008 р.
Нараховуємо страхові внески до Фонду соціального страхування з ТВП 0,015 х 1500,00 = 22,50 грн
23
652
22,50
-
22,50
9.
31.03.2008 р.
Нараховуємо страхові внески до ФСС НВВ (2,32% умовно) (0,0232 х 1500,00)
23
652/1
34,80
-
34,80
10.
31.03.2008 р.
Нараховуємо внески до Фонду соціального страхування на випадок безробіття (0,013 х 1500,00)
23
653
19,50
-
19,50
11.
31.03.2008 р.
Перераховуємо внески до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування
65
311
627,30
-
-
12.
31.03.2008 р.
Перераховуємо ПДФО до бюджету
641/ПДФО
311
292,13
-
-
13.
31.03.2008 р.
Виплачуємо працівникові зарплату та доплату за роз’їзний характер робіт
661
301
1655,37
-
-
* Згідно з колективним договором доплата за роз’їзний характер робіт встановлена в розмірі 25,00 грн.
Нормативна база
ЦК — Цивільний кодекс України.
КЗпП — Кодекс законів про працю України.
Закон про доходи — Закон України від 22.05.2003 р. №889-ІV «Про податок з доходів фізичних осіб».
Постанова №663 — Постанова КМУ від 23.04.99 р. №663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».
Постанова №490 — Постанова КМУ від 31.03.93 р. №490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер».
Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
Невиплачені дивіденди і безповоротна фіндопомога Суть справи :: Практика Як правильно розрахувати строки позовної давності щодо невиплачених, а точніше — невитребуваних дивідендів та в яких випадках ці суми відносити до безповоротної фінансової допомоги, розглянемо у статті. Такі питання виникають неодноразово, а законодавство...
Придбання бізнесу: практичні аспекти № 44 (3.11.2008) :: Суть справи :: Практика Придбання бізнесу є чи не найпоширенішим явищем у сучасному бізнесі в Україні. Розглядаючи можливу угоду з придбання підприємства (частки, підрозділу), слід перевірити кілька важливих питань, які можуть утворювати ризики: від неможливості здійснювати запл...
