Суттєво. Графи звіту «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерські проведення, а також розрахунок штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті підзвітні суми заповнюються посадовою особою підприємства, до обов’язків якої входить виконання таких функцій.
Державна податкова адміністрація України розглянула запит українського бухгалтерського тижневика «Дебет-Кредит» щодо надання роз’яснення стосовно підпису посадовими особами підприємства Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, направлений листом від 22.02.2007 р. №ДК 01-23, і в межах своєї компетенції повідомляє.
Форму Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, а також порядок його складання затверджено Наказом ДПА України від 19.09.2003 р. №440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту».
Частиною другою пункту 6 зазначеного Порядку визначено, що графи звіту «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерські проводки, а також розрахунок штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт заповнюються особою, що надала такі кошти. Графи «Доцільність проведеної витрати підтверджую» та «Звіт затверджено в сумі» підписуються керівником (податковим агентом).
Згідно зі статтею 9 Закону України від 16 липня 1999 року №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для їх бухгалтерського обліку та повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.
Первинні документи, до яких відноситься і Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, повинні мати такі обов’язкові реквізити, як посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Таким чином, із зазначеного випливає, що графи звіту «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерські проводки, а також розрахунок штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт заповнюються посадовою особою підприємства (організації), до посадових обов’язків якої входить виконання таких функцій.
