Суттєво. Підприємство на запит обласного управління МВС повинне повідомляти, що документи за певні роки передано на державне зберігання до державного архіву області згідно з актом приймання-передавання справ.
! СПД
Відповідно до ст. 293 а Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 (зі змінами та доповненнями), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 р. за №576/3016, річні декларації про прибуток зберігаються 5 років.
Відповідно до статті 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, таким чином, строк зберігання декларацій в електронному вигляді становить теж 5 років.
Відповідно до підпункту 4.5.4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (зі змінами), затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. №16 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2002 р. за №407/5598, у разі нестачі документів і справ відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням експертної комісії (ЕК) та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) за погодженням з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву (якщо втрачені документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.
У разі стихійного лиха обов’язково до зазначених документів повинні додаватися копії актів про розслідування аварій, пожеж тощо.
Якщо постраждали документи, що зберігаються в архівному підрозділі установи, складається акт про невиправні пошкодження (додаток 25), який погоджується ЕПК відповідного державного архіву.
Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються у розшуку.
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 7), у випадках відсутності або втрати документів не складається. До зазначеного акта включаються тільки справи, строк зберігання яких закінчився.
На Ваш запит щодо надання підприємством документів обласному управлінню МВС, які надійшли на державне зберігання, повідомляємо таке.
Підприємство надсилає лист обласному управлінню МВС, що документи за зазначені роки передано на державне зберігання до державного архіву області згідно з актом приймання-передавання справ на державне зберігання із зазначенням дати і номера.
Державний архів області надає документи Національного архівного фонду відповідно до Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Держкомархіву України від 24.11.2005 р. №139 і зареєстрованого в Мін’юсті України 09.12.2005 р. за №1473/11753.
Перший заступник голови Державного комітету Г. БОРЯК
