Щодо строку зберігання електронної звітності, то цілком погоджуємося з позицією Держкомархіву. Оскільки відповідно до ст. 13 Закону №851-IV1 строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Для паперової звітності строк зберігання становить:
1) 5 років — для річної декларації про прибуток;
2) 3 роки — для квартальної декларації про прибуток;
3) 3 роки — для декларації з податку на додану вартість.
Отже, строки зберігання звітності, яка подається в електронному вигляді, не можуть бути меншими від встановлених.
Цікавий момент: у Наказі №412 немає жодного слова про строки зберігання декларації з податку на прибуток, яка подається за 11 місяців.
Щодо запиту від органів МВС, то зауважимо, що подібні запити — вже досить звична подія для багатьох підприємств. І якщо ви отримали такий запит, а документи (копії, оригінали), які запитуються, перебувають на державному зберіганні, то Держкомархів пропонує написати відповідь на цей запит. У відповіді треба зазначити, що запитувані документи перебувають у державному архіві, та додати копію акта приймання-передавання документів з переліку, що запитується.
Водночас зауважимо, що спочатку бажано з’ясувати, чи мають право органи МВС вимагати документи, зазначені в переліку отриманого підприємством запиту, і вже потім надати відповідь від підприємства. При цьому якщо ви вважаєте, що органи МВС не мають права вимагати у вас документи (їхні копії), то до відповіді про відмову у наданні перелічених документів можна додати, що такі документи перебувають на державному зберіганні (скажімо, всі документи підприємства за певний період), і підтвердити це відповідною копією акта.
Водночас, як показує практика, цього буває недостатньо, і підприємство отримує ще один запит, у якому просять вилучити з архіву копії необхідних документів та надати їх органам МВС.
Навіть за умови, що органи МВС мають право отримати такі копії, підприємство може не виконувати цю вимогу.
Зауважимо, що в коментованому листі Держкомархів зазначає, що документи видаються з архіву в порядку, встановленому Наказом №1393. Так, відповідно до п. 4.2 цього Наказу в окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документальної інформації оригінали документів Національного архівного фонду (НАФ) можуть видаватися юрособам у тимчасове користування за межами архіву4. Для цього в офіційному запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їхнього вчасного повернення. У разі згоди керівництва архіву видавання документів НАФ оформлюється відповідним актом.
Але правоохоронні органи мають достатньо можливостей у межах наданих чинним законодавством повноважень отримати ці документи з держархіву, причому на значно більший строк, ніж будь-яка інша юрособа. Також нагадаємо, що отримати документи (їхні копії, оригінали) з держархіву — це право підприємства, а не обов’язок.
1Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
2Перелік типових документів, затверджений наказом Головархіву від 20.07.98 р. №41.
3Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, затверджений наказом Держкомархіву від 24.11.2005 р. №139.
4Документи НАФ видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, який не перевищує одного місяця. Судово-слідчим органам справи можуть видаватись у тимчасове користування на строк до шести місяців (п. 4.5 Наказу №139).
