В соответствии с законами Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронной цифровой подписи», п. 12 Положения о Пенсионном фонде Украины, утвержденного Указом Президента Украины от 01.03.2001 г. №121 (с изменениями), правление Пенсионного фонда Украины постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Порядок представления отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме (далее — Порядок).
2. Департаменту персонифицированного учета, информационных систем и сетей (Малецкий А. Н.) совместно с юридическим управлением (Рябцева Т.Б.) подать Порядок в Министерство юстиции Украины для государственной регистрации.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя председателя правления В. Пидлиснюка.
Председатель правления Б. ЗАЙЧУК
Порядок представления отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме
По сути. Электронные отчеты с обязательными реквизитами являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться в качестве доказательства в суде или при рассмотрении споров в досудебном порядке.
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с законами Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», а также Порядком применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28.10.2004 г. №1452.
1.2. Настоящий Порядок определяет общие принципы организации информационного обмена при представлении страхователями отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи и распространяется на Пенсионный фонд Украины и его территориальные органы, центр обработки электронных отчетов, страхователей и их представителей, которые представляют электронные отчеты, а также аккредитованные центры сертификации ключей, оказывающие услуги электронной цифровой подписи в системе представления электронных отчетов.
1.3. В Порядке термины употребляются в следующем значении:
средство криптографической защиты информации (средство КЗИ) — программное, аппаратно-программное, аппаратное средство, предназначенное для криптографической защиты информации;
отчет — отчетность в систему персонифицированного учета или расчет сумм страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, представляемые страхователем в территориальные органы Пенсионного фонда Украины в сроки, в порядке и по форме, которые установлены Пенсионным фондом Украины;
отчет в электронной форме (электронный отчет) — отчет, сформированный страхователем с помощью специализированного программного обеспечения и представляемый им по правилам, определенным настоящим Порядком;
электронный документ в системе представления электронных отчетов — электронный отчет или квитанция в получении электронного отчета с обязательными реквизитами, в том числе с электронными цифровыми подписями страхователя (его должностных лиц) или центра обработки электронных отчетов;
подписывающий — страхователь (физическое лицо) или должностное лицо страхователя (юридического лица), которое в соответствии с настоящим Порядком имеет полномочия ставить электронную цифровую подпись на электронные отчеты;
система представления электронных отчетов — совокупность организационных, правовых мер и аппаратно-программных и телекоммуникационных средств, а также услуг, обеспечивающих представление страхователями электронных отчетов в Пенсионный фонд Украины, в соответствии с требованиями, определенными законодательством Украины и настоящим Порядком;
специализированное программное обеспечение — программное обеспечение, предназначенное для создания страхователем электронных отчетов соответствующего формата согласно требованиям настоящего Порядка;
страхователи — работодатели и другие лица, которые в соответствии с Законом Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» уплачивают страховые взносы на общеобязательное государственное пенсионное страхование;
формат электронного отчета — формализованное описание состава и структуры показателей электронного отчета;
центр обработки электронных отчетов — юридическое лицо, определенное в соответствии с Законом Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства», которое отвечает установленным Пенсионным фондом Украины квалификационным требованиям и с которым Пенсионным фондом Украины заключен договор об исполнении функций информационно-технического администратора системы представления электронных отчетов, что включает получение, хранение, проверку целостности электронных отчетов и передачу их в территориальные органы Пенсионного фонда Украины в соответствии с требованиями, определенными в настоящем Порядке;
квитанция о получении электронного отчета — электронный документ, формируемый центром обработки электронных отчетов и удостоверяющий факт и время получения электронного отчета.
1.4. Другие термины применяются в значениях, приведенных в законах Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», «Об электронной цифровой подписи», «Об электронных документах и электронном документообороте», «О телекоммуникациях».
1.5. Принятые сокращения:
ЭЦП — электронная цифровая подпись
КЗИ — криптографическая защита информаций
ГМД — гибкий магнитный диск
CD — оптический диск
2. Система представления отчетов в электронной форме
2.1. Отчет в управления Пенсионного фонда Украины по районам, городам или району в городе, где страхователь зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов, может быть представлен (направлен):
на бумажных носителях (лично или через уполномоченное лицо);
в электронной форме через центр обработки электронных отчетов с помощью программных средств и любых средств телекоммуникационной связи, гарантирующих доставку электронного отчета в течение двух часов.
2.2. Представление отчетов на бумажных носителях регулируется нормами Инструкции о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденной постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. №21-1 и зарегистрированной в Министерстве юстиции 16.01.2004 г. под №64/8663 (с изменениями), и Порядка формирования и представления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, использующихся в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 10.06.2004 г. №7-6 и зарегистрированного в Министерстве юстиции 10.08.2004 г. под №1000/9599.
2.3. Представление страхователями отчетов в электронной форме осуществляется по инициативе страхователя в соответствии с требованиями настоящего Порядка и действующего законодательства Украины.
Представление электронного отчета в соответствии с настоящим Порядком предоставляет страхователю право не подавать соответствующие отчеты на бумажных носителях.
Электронные отчеты с обязательными реквизитами, в том числе с ЭЦП страхователя (его должностных лиц), представленные в соответствии с настоящим Порядком, согласно законодательству являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться в качестве доказательства в суде или при рассмотрении споров в досудебном порядке.
2.4. Представление электронного отчета возможно при наличии у страхователя и центра обработки электронных отчетов совместимых технических средств, в том числе средств ЭЦП, которые позволяют осуществить создание, получение, обработку электронных отчетов в соответствии с требованиями настоящего Порядка.
Электронные документы (электронный отчет, квитанция о получении электронного отчета) направляются адресату только с наложенной ЭЦП.
2.5. Основанием для принятия электронного отчета служит:
его соответствие определенному формату электронного отчета;
подтверждение ЭЦП страхователя и его должностных лиц, собственноручные подписи которых являются обязательными для отчетов в бумажной форме и наложены в соответствии с требованиями Закона Украины «Об электронной цифровой подписи» и настоящего Порядка;
электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа, сформированного для уполномоченного лица страхователя;
соответствующий усиленный сертификат ключа был действительным при наложении ЭЦП (подтверждается с помощью отметки времени, полученной от аккредитованного центра сертификации ключа, либо если к моменту получения электронного документа срок действия соответствующего сертификата не истек, либо соответствующий сертификат не был отменен/блокирован).
2.6. Управления Пенсионного фонда Украины по районам, городам и районам в городах обеспечивают размещение на информационных досках сведений о возможности представления отчетов в электронной форме, порядке их представления, адресе и контактных телефонах центра обработки электронных отчетов.
2.7. Страхователь, выразивший желание представлять отчеты в электронной форме, письмом произвольной формы информирует об этом управления Пенсионного фонда Украины по району, городу или району в городе, где он зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов.
Страхователь предоставляет центру обработки электронных отчетов заверенные собственной печатью копию письма об информировании управления Пенсионного фонда Украины согласно абзацу второму настоящего пункта и копии распорядительного документа об определении должностных лиц, которым предоставлено право наложения ЭЦП на электронный отчет.
Центр обработки электронных отчетов заключает со страхователем договор об обслуживании в системе представления электронных отчетов. Данный договор определяет права и обязанности сторон, порядок решения споров, а также устанавливает особенности информационного обмена при подаче электронных отчетов.
После заключения договора со страхователем центр обработки электронных отчетов информирует об этом управления Пенсионного фонда Украины по району, городу или району в городе, где страхователь зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов.
2.8. Формат электронного отчета определяется Пенсионным фондом Украины. Форматы всех форм электронных отчетов обнародуются на WEB-страницах Пенсионного фонда Украины и центра обработки электронных отчетов.
2.9. Специализированное программное обеспечение должно обеспечивать:
формирование электронного отчета в соответствии с определенным форматом;
контроль ввода данных в соответствии с установленными требованиями;
хранение отправленных электронных отчетов и полученных квитанций в форме электронных документов в системе представления электронных отчетов;
экспорт электронных отчетов на электронные носители (ГМД, Flash-память, CD);
наложение электронной цифровой подписи и ее проверку с использованием средств ЭЦП, совместимых с аналогичными средствами, использующимися в центре обработки электронных отчетов;
визуальное отражение электронных отчетов, являющихся отражением содержащихся в нем данных электронными средствами и на бумаге в форме, действующей для этого отчета.
2.10. С целью защиты информации, содержащей электронный отчет, при передаче его по телекоммуникационным каналам страхователи используют средства криптографической защиты информации, имеющие сертификат соответствия или положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы в сфере защиты информации.
Использование средств КЗИ в системе представления электронных отчетов осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины.
2.11. Центр сертификации ключей, оказывающий услуги в системе представления электронных отчетов, должен быть аккредитован в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины.
Решение о включении аккредитованного центра в систему представления электронных отчетов принимает Пенсионный фонд Украины.
3. Представление электронных отчетов
3.1. Для электронных отчетов устанавливаются отчетные периоды и сроки представления, определенные законодательством для соответствующих отчетов в бумажной форме.
3.2. Центр обработки электронных отчетов принимает отчетность с 9.00 до 22.00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.
В случае поступления электронного отчета в центр обработки электронных отчетов до 16-ти часов квитанция о получении отчета направляется страхователю в течение двух часов с момента получения.
В случае поступления электронного отчета в центр обработки электронных отчетов после 16-ти часов квитанция о получении отчета направляется страхователю в течение первых двух часов на следующий рабочий день.
3.3. При представлении электронных отчетов по телекоммуникационным каналам связи субъекты электронного документооборота должны соблюдать следующий порядок:
3.3.1. Страхователь создает электронный отчет в соответствии с утвержденным форматом с помощью специализированного программного обеспечения.
После подготовки страхователем электронного отчета на него налагаются ЭЦП должностных лиц страхователя в следующем порядке: первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй — ЭЦП руководителя (директора), третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати страхователя.
При отсутствии у страхователя должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц страхователя налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя (директора), второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати страхователя.
Должностные лица страхователя, виновные в нарушении законодательства об электронной цифровой подписи, несут ответственность по закону.
После наложения ЭЦП страхователь производит шифровку электронного отчета и отправку его в центр обработки электронных отчетов через телекоммуникационные каналы общего пользования. Второй экземпляр электронного отчета хранится у страхователя.
Для обеспечения надежности процесса передачи электронного отчета страхователь использует средства электронной связи, обеспечивающие гарантированную доставку электронного отчета в центр обработки электронных отчетов. Центр обработки электронных отчетов размещает средство гарантированной доставки отчетов на собственном WEB-сайте.
3.3.2. После получения от страхователя электронного отчета центр обработки электронных отчетов производит его расшифровку, проверку целостности электронного отчета путем проверки ЭЦП, выполняет проверку соответствия электронного отчета установленному формату и формирует квитанцию о получении электронного отчета в срок, определенный в пункте 3.1. В указанной квитанции в текстовом формате определяются реквизиты полученного электронного отчета, соответствие формата электронного отчета, результаты проверки ЭЦП, дата и время получения электронного отчета и данные об отправителе квитанции. На квитанцию налагается ЭЦП центра обработки электронных отчетов и производится ее шифровка. Квитанция отправляется страхователю по телекоммуникационным средствам общего пользования. Второй экземпляр квитанции хранится в центре обработки электронных отчетов.
Датой и временем подачи электронного отчета являются дата и время, зафиксированные в квитанции о получении электронного отчета.
3.3.3. Центр обработки электронных отчетов заверяет электронный отчет страхователя собственной ЭЦП, передает его в соответствующее управление Пенсионного фонда Украины по району, городу или району в городе, где страхователь зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов, и информирует об этом ответственного работника управления Пенсионного фонда Украины.
3.3.4. Ответственный работник управления Пенсионного фонда Украины по району, городу или району в городе, где страхователь зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов, с помощью программных средств визуализации проверяет электронный отчет и принимает решение о внесении отчета в соответствующую автоматизированную систему.
3.4. В случае непоступления квитанции о получении электронного отчета согласно пункту 3.1, невозможности ее расшифровки или проверки ЭЦП, а также в случае выявления ошибок и (или) предоставления уточнений страхователь имеет право подать электронный отчет повторно или представить отчет на бумажных носителях в управление Пенсионного фонда Украины по району, городу или району в городе, где страхователь зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов.
Действительным считается последний электронный или бумажный отчет, представленный страхователем до истечения сроков представления соответствующей отчетности, определенных законодательством.
3.5. Процедура взаимодействия центра обработки электронных отчетов и управлений Пенсионного фонда Украины по районам, городам и районам в городах определяется Пенсионным фондом Украины.
3.6. Электронный отчет не считается полученным в соответствии с требованиями настоящего Порядка, если страхователь не получил квитанцию о получении электронного отчета или получил указанную квитанцию, которая содержит информацию о неправомерности наложенных ЭЦП страхователя или несоответствии утвержденному формату электронного отчета.
3.7. Копия документа на бумаге для электронного документа создается в соответствии с законодательством.
4. Хранение электронных отчетов
4.1. Страхователи и центр обработки электронных отчетов обеспечивают хранение электронных отчетов и соответствующих квитанций в форме оригиналов электронных документов, с соблюдением требований действующего законодательства по их хранению и в течение сроков, установленных действующим законодательством для соответствующих бумажных документов.
4.2. Центр обработки электронных отчетов на запрос управления Пенсионного фонда Украины по району, городу или району в городе, где страхователь зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов, предоставляет оригинал электронного отчета вместе с действующими на момент его формирования сертификатами открытых ключей страхователя.
Директор департамента персонифицированного учета, информационных систем и сетей А. МАЛЕЦКИЙ
О международном контракте (извлечение) Лист Держкомпідприємництва від 21.12.2009 № 15803/0/2-09 № 11 (15.3.2010) :: Налогообложение Заключение внешнеэкономического договора возможно в письменной форме, которая будет соблюдена и в случае выражения воли сторон с помощью электронного или иного техсредства связи с использованием ЭЦП или аналога собственноручной подписи.... Комментарий ДК...
