Продовження. Початок див. в уроці 8, "ДК" №22 , уроці 9, "ДК" №26 , уроці 10, "ДК" №29 , уроці 11, "ДК" №36
Особи, які мають право отримувати кошти з каси банку
Як правило, кошти з каси банку отримує касир підприємства (порядок оформлення чека на отримання коштів - див. урок №11). Але це зовсім не означає, що інші працівники підприємства не можуть залучатися до виконання цієї операції.
Залучення інших працівників підприємства може бути викликане різними причинами, наприклад, у разі вимушеної тимчасової заміни касира, коли виконання його обов’язків покладається на іншого працівника, або коли на підприємстві, де за штатним розписом не передбачена посада касира, його обов’язки можуть виконуватися бухгалтером чи іншими працівниками, а також коли касир внаслідок зайнятості не може залишити своє робоче місце і т. д. При цьому треба пам’ятати, що з працівником, на ім’я якого оформляється чек на отримання коштів з каси банку, має бути укладено договір про його повну матеріальну відповідальність.
Після укладення такого договору підприємство може довірити йому не тільки отримання коштів з каси банку, але й доставку їх у касу підприємства. Крім того, необхідно врахувати рекомендації, що даються НБУ в додатку 2 до Порядку №334, в якому сказано, що не бажано довіряти виконання операцій зі зберігання і транспортування коштів особам, які:
- раніше притягувалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, у яких судимість не погашена або не знята у встановленому порядку; за вироком суду позбавлені права займатися вищезазначеними видами діяльності;
- перебувають на спеціальному медичному обліку через алкогольну або наркотичну залежність.
До речі, аналогічні вимоги бажано висувати і до тих громадян, яких передбачається прийняти на роботу або призначити на посаду, пов’язану з веденням касових операцій і обслуговуванням засобів охоронно-пожежної сигналізації.
Транспортування грошей
Після отримання готівки з каси банку (ця операція детально розглядалася в уроці №11), працівник підприємства, який отримав гроші, повинен у той же день доставити їх у касу підприємства і здати касирові, оформивши цю операцію прибутковим касовим ордером (див. урок №9). Постає запитання: а як доставити?
Порядок транспортування оборотних коштів врегульований додатком 2 до Порядку №334. Відповідно до вимог додатка 2, йти пішки, їхати попутним або громадським транспортом заборонено, отже, працівнику, що отримав гроші з банку, має бути надано транспортний засіб. Цікаво, що, відповідно до пункту 1.9 Постанови №1094, транспортний засіб - це пристрій, призначений для перевезення людей і (або) вантажів, а також встановленого на ньому спеціального обладнання або механізмів.
Виходячи з цього визначення (і в пункті 1.9 це підтверджено) велосипед також є транспортним засобом. Я думаю, що розробники Порядку №334 під "транспортним засобом" все-таки мали на увазі автомобіль, тобто "механічний транспортний засіб" відповідно до визначення понять все в тому ж пункті Постанови №1094, і не раджу вам перевозити гроші на велосипеді.
Крім транспортного засобу, працівникові, який доставляє кошти з каси банку в касу підприємства, має бути надано охорону. Скільки має бути охоронців, чи будуть вони штатними працівниками підприємства, чи це будуть працівники міліції або відділу охорони підрозділів Державної служби охорони при органах внутрішніх справ - усе це визначає керівник підприємства, в обов’язки якого входить як забезпечення охорони, так і надання транспортного засобу такому працівникові.
На малих підприємствах охоронець і водій транспортного засобу - це, як правило, одна особа.
Враховуючи статистичні дані злочинів, пов’язаних з розбійними нападами на інкасаторів і посадових осіб, що здійснюють транспортування коштів і цінностей, Нацбанк у додатку 2 дає рекомендації касирові, особам з його супроводу і водієві транспортного засобу, якщо такий надається керівником підприємства, які вони повинні виконувати під час транспортування коштів, а саме:
- не розголошувати маршруту руху і розміру коштів і цінностей, що перевозяться;
- не впускати в салон транспортного засобу сторонніх осіб, які не мають дозволу керівника підприємства і (або) підрозділу Державної служби охорони при органах внутрішніх справ;
- не відвідувати магазини, ринки та подібні місця;
- не виконувати будь-яких доручень, не пов’язаних з транспортуванням коштів, і відволікатися у будь-який інший спосіб від доставки за призначенням грошей і цінностей.
Вищезазначені вимоги стосуються підприємств усіх форм власності, які самостійно, без залучення інкасаторських служб сторонніх підприємств, транспортують кошти з кас банків в касу підприємства і в зворотному напрямі.
Здача коштів у касу підприємства
Працівник підприємства, який доставив кошти в касу підприємства, здає їх касиру. Касир, перерахувавши кошти, оформляє у встановленому порядку прибутковий касовий ордер на загальну суму отриманих коштів (порядок оформлення - див. урок №9), після чого відділяє (відриває) квитанцію від прибуткового касового ордера і видає її працівникові, який здав гроші.
Практика показує, що при оформленні прибуткового касового ордера, особливо в тих випадках, коли саме касир підприємства отримує гроші з каси банку, доставляє і здає їх в касу підприємства, тобто самому собі, допускається характерна для багатьох помилка. У рядку "Прийнято від" вказується "Отримано з банку", а в рядку "Підстава" - "Отримано за чеком №__" (вказуються три останні цифри чека, за яким були отримані кошти з каси банку). Нагадаємо, що в рядку "Прийнято від" обов’язково має вказуватися прізвище й ініціали особи, яка внесла гроші в касу, в цьому разі особи, на ім’я якої був виписаний чек і яка, отримавши гроші за цим чеком, доставила їх і здала в касу. І не має значення, касир це, бухгалтер чи інша посадова особа підприємства. Крім цього, в рядку "Підстава" бажано зазначати не тільки номер чека, але ще й цільове призначення отриманих з банку коштів. Наприклад:
Прийнято від Пантелеєвої Н.І. ____________________________________________________________________
Підстава __Отримано з банку за чеком №000, у тому числі заробітна плата за_другу половину червня 1000,00 грн, і на купівлю канцелярських товарів 200,00__грн. ------------------------- Усього: Одна тисяча двісті_--------грн_00__коп. -
(буквами)
Чому ми звертаємо на це вашу увагу?
По-перше, тому, що необхідно контролювати отримання працівником, на ім’я якого виписаний чек, доручення підприємства з каси банку і доставлення в касу підприємства коштів в сумі, зазначеній у чеку. Цей контроль здійснюється, як правило, головним бухгалтером таким чином. У чеку і в корінці чека (зразок корінця чека див. нижче, мал. 1 ) під час його виписки, крім усього іншого, вказується прізвище й ініціали працівника, якому видається чек, і сума, яку він повинен отримати за цим чеком з каси банку. Чек, як було сказано раніше (див. урок №11), відокремлюється від корінця чека і під розписку у корінці чека працівника, на ім’я якого виписаний чек, видається йому для пред’явлення в банк. Корінець чека залишається в чековій книжці. Таким чином, головний бухгалтер у будь-який момент, відкривши чекову книжку, може визначити, кому, коли і на яку суму були видані чеки (мал. 1).
Мал. 1.
Корінець чека АА0000000 На 1200,00 "08" липня 2000 р. ЧЕК ВИДАНО Пантелеєвій Н.І. (кому) Підписи: Цой (перший) Вергун (другий)
ЧЕК ОТРИМАВ
"08" липня 2000 р. Пантелеєва (підпис)
Мал. 2.
ОПРИБУТКОВАНО
за касою,
касовий ордер
№ __126________
від “_08”_липня__2000_р.
Головний (старший)
бухгалтер Вергун_______
Припустімо, працівник виконав доручення підприємства і здав у касу отримані з каси банку кошти, а касир підприємства оформив прибутковий ордер на отриману суму коштів. Головний бухгалтер підприємства, отримавши звіт касира, повинен звірити прізвище й ініціали працівника, номер чека і суму, зазначену в прибутковому касовому ордері, з даними, зазначеними в чеку. Якщо все зійдеться, то на зворотному боці корінця чека (мал. 2)головний бухгалтер проставляє номер і дату прибуткового касового ордера, яким були оприбутковані кошти, отримані з банку, і поставити свій підпис.
Варіант, коли сума в корінці чека не збігається з сумою, зазначеною в прибутковому касовому ордері, буде розглядатися пізніше.
По-друге, тому, що необхідно здійснювати контроль за цільовим використанням коштів, отриманих з банку.
Не можна кошти, отримані з банку на виплату заробітної плати, використати на оплату коштів на відрядження або на купівлю товару тощо. Кошти повинні використовуватися обов’язково на ті цілі, на які були отримані і які були вказані в чеку, на його зворотному боці. Наприклад:
Символ
Цілі витрат
Сума
40
Заробітна плата
1000---------
00
На оплату канцелярських товарів
200----------
00
46
Закупівля сільгосппродуктів
50
Пенсії, допомоги і страхове відшкодування
Якщо після отримання коштів з банку в касу підприємства їх використання за призначенням з яких-небудь причин неможливе або можливе, але тільки часткове, то не використані за призначенням кошти мають бути повністю повернені в банк у сумі, що перевищує ліміт залишку готівки в касі.
Однак для того, щоб контролювати цільове використання коштів, необхідно мати документ, в якому було б зазначено, на які цілі і в якій сумі виходили кошти з банку.
Такі дані, як ми вже говорили, зазначаються на зворотному боці чека. Але чек, у разі отримання за ним коштів з каси банку, залишається в банку. Тому необхідно під час оприбуткування коштів, отриманих з банку, у прибутковому касовому ордері в рядку "Підстава" вказувати їх цільове призначення, інакше ви просто забудете, на які цілі ви їх отримали, і, як наслідок, в такій ситуації можливе нецільове використання коштів.
Якщо ви з якої-небудь причини втратили інформацію про цільове призначення отриманих коштів, її можна відновити. Є ще один документ, в якому вказується цільове призначення коштів, отриманих за чеком з каси банку, - це виписка банку про наявність і рух коштів по рахунку підприємства. У ній поруч з сумою коштів, списаних з рахунка підприємства на певну мету (зарплата, кошти на відрядження, госппотреби тощо) і виданих працівникові підприємства за чеком з каси банку, вказується відповідний код. Знаючи коди, ви легко зможете відновити інформацію про цільове призначення коштів, отриманих за чеком з каси банку.
Не забувайте, що Порядок №334 вимагає: "Підприємства й індивідуальні підприємці повинні надавати обслуговуючій установі банку (на його вимогу) звітні платіжні і розрахункові документи (касові і товарні чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, податкові накладні, договори купівлі-продажу, акти закупівель, рахунки-фактури і т. п.), які підтверджували б довершені цільові витрати готівки".
Анулювання невикористаного чека
На закінчення необхідно розглянути ще одну ситуацію, яка пов’язана з отриманням готівки коштів за чеком з рахунка підприємства в банку. У разі коли працівник підприємства з яких-небудь причин не отримав з каси банку кошти за оформленим на його ім’я і виданим йому чеком, він повинен повернути його в той же день в бухгалтерію підприємства. Оскільки контроль за використанням чеків, як правило, здійснює головний бухгалтер, саме йому і повертається невикористаний чек.
Головний бухгалтер зобов’язаний перевірити наявність у чеку контрольної марки (див. правий верхній кут лицьового боку чека - урок №11, "ДК" №36), і якщо вона відірвана від чека, приклеїти її до чека, а сам чек приклеїти до корінця чека в чекову книжку, від якого він був відірваний під час його оформлення і видачі працівникові. Після цього на не використаному за призначенням, поверненому чеку головний бухгалтер робить напис "Анульований" і залишає його разом з чековою книжкою у себе на зберіганні.
У такому ж порядку анулюється чек, в якому під час його оформлення була допущена помилка.
Якщо контрольна марка до виписаного чека, сам виписаний чек або чекова книжка втрачені або викрадені, про це необхідно негайно повідомити правоохоронним органам і в банк, який вас обслуговує і який вам видав дану чекову книжку.
Бухгалтерські проведення, що відображають надходження в касу підприємства коштів з рахунка підприємства в банку, напевно, найпростіші:
а) Д-т 301 К-т 311 - надходження в касу підприємства готівкових коштів у національній валюті з поточного рахунка підприємства;
б) Д-т 302 К-т 312 - надходження в касу підприємства готівкових коштів у іноземній валюті з поточного валютного рахунка підприємства.
Якщо на підприємстві використовується декілька видів валюти, то бажано субрахунки 302 і 312 розділити на субрахунки другого порядку, що відповідають видам валюти. Наприклад:
1. 3021 - готівкові долари США в касі підприємства;
2. 3022 - готівкові німецькі марки в касі підприємства; і т. д.;
3. 3121 - поточні рахунки підприємства в доларах США;
4. 3122 - поточні рахунки підприємства в німецьких марках; і т. д.
У цьому разі проведення буде, наприклад:
в) Д-т 3021 К-т 3121 - надходження в касу підприємства готівкових доларів США з поточного валютного рахунка підприємства в доларах США.
Надходження виручки в касу підприємства
Наступним, найбільш вагомим джерелом надходження коштів в касу підприємства є виручка, отримана від реалізації товарів, продукції, робіт або послуг. Виручка може надходити в касу як безпосередньо від покупців і замовників, так і від касирів операційних кас, які розташовані в пунктах реалізації товарів, продукції робіт або послуг (у магазинах, кіосках, відокремлених виробничих підрозділах тощо).
Щодо операцій приймання виручки в касу підприємства дуже важливо чітко визначитися з питанням, чи треба використовувати за цими операціями електронний контрольно-касовий апарат (ЕККА) або товарно-касову книгу (ТКК), чи їх можна здійснювати без застосування ЕККА і ТКК.
У статті 1 Закону №227/96-ВР з цього приводу сказано, що ЕККА і ТКК не застосовуються під час проведення розрахунків в касах на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності, де проводяться ці операції з оформленням прибуткових і витратних касових ордерів з видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку. І в цій же статті, на самому її початку, говориться, що підприємства, установи й організації всіх форм власності і громадяни - суб’єкти підприємницької діяльності, що здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг за готівку, зобов’язані здійснювати розрахунки зі споживачами через належним образом зареєстровані ЕККА. Перше твердження явно суперечить другому.
У першому випадку виходить, що підприємства, які всім своїм покупцям і замовникам оформляють прибуткові касові ордери і видають квитанції, підписані і завірені печаткою, на суму отриманих від них готівкових коштів на оплату товарів, продукції, робіт або послуг, можуть, наприклад, здійснювати торгівлю будь-якими не забороненими законодавством до реалізації товарами без використання ЕККА. Адже немає жодних застережень ні щодо форми власності, ні щодо видів діяльності, ні щодо номенклатури товарів або послуг, жодних - можна, і все!
А в другому наведеному витягу із закону для підприємств торгівлі, громадського харчування і послуг, що торгують за готівкові кошти, така можливість категорично виключається. Оце вже справді: "Не вір очам своїм".
І що ж робити в такій ситуації бухгалтерам торгових підприємств, підприємств громадського харчування або послуг? Природно, йти шляхом найменшого опору податківців, тобто застосовувати ЕККА. І тільки у випадках, передбачених Наказом №24, не застосовувати ЕККА, але при цьому обов’язково застосовувати ТКК. Порядок приймання виручки з застосуванням ЕККА і ТКК буде детально розглядатися пізніше, а зараз ми повертаємося до касових операцій без використання ЕККА і ТКК.
Отже, виручка в касу підприємства безпосередньо від покупців і замовників може надходити тільки щодо підприємств, які не провадять торгівлі, не працюють у сфері громадського харчування і послуг. Порядок оформлення прибуткових касових ордерів при цьому жодним чином не змінюється. Як правило, такі прибуткові касові ордери складаються на підставі договорів, нарядів-замовлень, квитанцій, накладних тощо, які оформляються, виписуються в кількох примірниках, один з яких додається до прибуткового касового ордера і зазначається в рядку "Додаток" (див. урок №9, "ДК" №26).
Бухгалтерські проведення, що відображають надходження виручки в касу підприємства
Виручка, що надходить у касу підприємства, може бути як попередньою оплатою, так і подальшою.
Візьмімо для прикладу оплату готової продукції підприємства. Якщо в касу надходять готівкові кошти у національній валюті у вигляді попередньої оплати готової продукції на суму 1200,00 гривень, у тому числі ПДВ 200,00, складаються такі бухгалтерські проведення:
г) Д-т 301 К-т 681 1000,00;
д) Д-т 301 К-т 641 200,00;
е) Д-т 643 К-т 681 200,00.
Якщо в касу надходять готівкові кошти у національній валюті у вигляді подальшої оплати вже відвантаженої, переданої готової продукції на суму 2400,00 гривень, у тому числі ПДВ 400,00, складається таке бухгалтерське проведення:
ж) Д-т 301 К-т 361 2400,00.
Аналогічне проведення складається в разі отримання оплати з одночасним відвантаженням готової продукції.
Якщо виручка, що надійшла в касу, є водночас частково попередньою оплатою готової продукції, а частково - подальшою, то частина, що є передоплатою, відображається проведеннями "г", "д" і "е", а частина, що є подальшою оплатою, - проведенням "ж".
Валерій КАРЄВ
СУТТЄВО
Крім транспортного засобу, працівникові, який доставляє кошти з каси банку в касу підприємства, має бути надано охорону. Скільки має бути охоронців, чи будуть вони штатними працівниками підприємства, чи це будуть працівники міліції або відділу охорони підрозділів Державної служби охорони при органах внутрішніх справ - усе це визначає керівник підприємства, в обов’язки якого входить як забезпечення охорони, так і надання транспортного засобу такому працівникові.
Законодавча база курсу
1. Постанова Правління НБУ від 02.02.95 р. №21 в редакції Постанови Правління НБУ від 13.10.97 р. №334 "Порядок ведення касових операцій у національній валюті на Україні" (у тексті - Порядок №334).
2. Постанова Правління НБУ від 20.06.95 р. №149 в редакції Постанови Правління НБУ від 13.10.97 р. №335 "Про твердження "Інструкції про організацію роботи по готівковому звертанню установами банків України" (у тексті - Постанова №335).
3. Правила визначення платоспроможності банкнот і монет Національного банку України, затверджені постановою Правління НБУ від 31.03.99 р. №152 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 16.04.99 р. за №242/3535 (у тексті - Постанова №152).
4. Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 "Про затвердження Переліку типових документів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17.09.98 р. за №576/3016 (у тексті - Перелік №41).
5. Указ Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" (у редакції від 11.05.99 р. №491/99) (у тексті - Указ №491).
6. Наказ Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій" (у тексті - Наказ №51).
7. Наказ Державної податкової адміністрації України від 31.12.98 р. №660 "Про внесення змін і доповнень до Положення про порядок реєстрації і застосування електронних контрольно-касових апаратів при розрахунках готівкою в сфері торгівлі, громадського харчування і послуг", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 02.03.99 р. за №131/3424 (у тексті - Наказ №660).
8. Наказ Міністерства фінансів України, Міністерства статистики України від 25. 02.97 р. №48/53 "Про затвердження Форми товарно-касової книги і Порядку реєстрації і ведення товарно-касової книги при розрахунках готівкою в сфері торгівлі, громадського харчування і послуг" (у тексті - Наказ №48/53).
9. Закон України від 06.06.96 р. №227/96-ВР "Про застосування електронних контрольно-касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках з споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування і послуг" (у тексті - Закон №227/96-ВР).
10. Наказ Мінстату України від 22.05.96 р. №144 "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі" (у тексті - Наказ №144).
11. Постанова КМУ від 31.12.93 р. №1094 "Про затвердження Правил дорожнього руху" (у тексті - Постанова №1094).
12. Наказ Міністерства економіки України від 12.03.98 р. №24 "Про затвердження Переліку окремих форм діяльності в сфері торгівлі, громадського харчування і послуг, специфіка яких дозволяє здійснювати розрахунки з споживачами без застосування електронних контрольно-касових апаратів з використанням товарно-касових книг", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20.03.98 р. за №183/2623 (у тексті - Наказ №24).
Каса і касові операції № 32 (6.8.2001) :: Каса і касові операції Що таке реєстратори розрахункових операцій Визначення реєстраторів розрахункових операцій (далі - РРО) подано в ст. 2 Закону про РРО. Так, згідно з цією статтею, РРО - це пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіскальні фун...
