Продовження. Початок див. у «ШБ» № 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23/2005 р., № 1, 2, 3, 4/2006 р.
Тільки святі люди можуть нічого не брати із собою в дорогу. Простому смертному це рідко вдається. А ділову людину і зовсім не можна уявити без багажу, особливо під час відрядження (без портфеля або, у крайньому випадку, папки з документами, ноутбука, свіжої преси, мобільного телефону й іншого, іншого, іншого). Іноді вага такого багажу перевищує всякі норми, і за те, щоб ваші речі не тільки залишилися при вас, але і прямували з вами в необхідному напрямку, доводиться розплачуватися. З розгляду питання, як такі витрати відображаються в бухгалтерському і податковому обліку, ми і почнемо.
Відрядні витрати в дорозі
Перевезення багажу. До вартості пасажирського квитка будь-якого виду транспорту входить вартість перевезення багажу, але тільки певного обсягу або ваги. Обсяг і вага багажу, який можна перевозити пасажиру без додаткової оплати (далі — багаж у межах ліміту) залежить від того, на який вид транспорту взято квиток. Оскільки цю оплату включено до вартості квитка, то і питань щодо того, відшкодовується відрядженому працівнику перевезення багажу в межах ліміту чи ні, не повинно виникати. Адже вартість квитка, як ми вже відзначали, відшкодовується повністю, отже, здійснюється і відшкодування оплати вартості перевезення багажу в межах ліміту.
Якщо багаж перевищує за своїми параметрами певні обмеження для безкоштовного перевезення одним пасажиром (далі — багаж понад ліміту), то в цьому випадку питання оплати його перевезення залежить від того, що це за багаж, кому він належить і з якою метою перевозиться.
Відповідно до вимог ПКМУ № 663
Витрати … державних службовців, … на перевезення до 30 кі-лограмів багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.
Майже слово в слово ця вимога повторює вимоги Інструкції № 59, у тому числі ту, що стосується додаткових обмежень при відрядженнях держслужбовців за кордон.
Що стосується багажу понад ліміту, що перевищує вагу 30 кг, то виходячи з вимог ПКМУ № 663 та Інструкції № 59 оплата перевезення багажу в тій його частині, що перевищує 30 кг, не здійснюється.
Відносно не держслужбовців, відряджених підприємствами, що не є державними навіть частково, то порядок оплати вартості перевезення понадлімітного багажу визначається внутрішніми документами підприємства. Як правило, вони копіюють той, що передбачений для держслужбовців (дивися вище)1.
В яких випадках дається дозвіл керівника на перевезення багажу понад ліміту і відшкодування витрат відрядженого на таке перевезення? Тільки в тих, коли це необхідно для повноцінного виконання завдання на відрядження і коли без таких витрат обійтися не можна. Це вимога рівною мірою стосується і державних, і недержавних (комерційних) підприємств.
В процесі прийняття рішень про оплату або неоплату понадлімітного багажу необхідно враховувати, що відряджений працівник має право взяти із собою у відрядження речі, що ніяк не сприяють виконанню відрядного завдання і взагалі не мають до нього (відрядження) ніякого відношення, але необхідні відрядженому працівнику в побуті (далі — особисті речі відрядженого). Причому працівник сам визначає, що саме йому необхідно.
Крім цього працівник має право взяти із собою у відрядження продукти харчування. І в цьому випадку тільки працівник вирішує, які саме продукти йому будуть необхідні (далі — продукти харчування відрядженого).
Чи існують які-небудь обмеження щодо особистих речей і продуктів харчування відрядженого, які він може взяти із собою у відрядження? Існують, і вони визначаються нормами перевезення багажу пасажирським транспортом.
Щодо переліку речей, засобів, продуктів і т.д., заборонених до перевезення тим або іншим видом транспорту, ми поговоримо наступного разу, а от щодо обмежень ваги багажу — зараз.
Відряджений працівник не має право взяти у відрядження особистих речей і продуктів харчування вагою більше, ніж передбачено нормами того пасажирського транспорту, яким він вирушить до місць призначення відрядження і повернеться з відрядження. Якщо взяті ним у відрядження особисті речі та продукти перевищать по своїй вазі встановлену норму, то доплату за понадлімітний багаж він повинен здійснювати за свій рахунок. Винятки з цього правила, напевно, можливі2, але в своїй практиці я їх не зустрічав.
1 Звичайно ж, недержавні підприємства мають право на доповнення або зміну норм, передбачених для держслужбовців. Наприклад, вони можуть збільшити вагу понадлімітного багажу, витрати на транспортування якого можуть відшкодовуватися відрядженому за рішенням керівництва такого підприємства. Але, по-перше, це може призвести до перевищення норм з перенесення важкостей (не треба забувати, що відрядженою може бути і жінка), а по-друге, це може призвести до складностей у віднесенні таких витрат до валових витрат підприємства.
2 Наприклад, тоді, коли всі взяті відрядженим речі або продукти йому життєво необхідні.
Підприємство не має право вимагати від відрядженого працівника зменшити свій багаж особистих речей і продуктів нижче встановленої норми на певному виді транспорту. Не забувайте, що працівник буде перебувати у відрядженні цілодобово, причому кілька днів або навіть тижнів. Весь цей час він буде перебувати поза звичної для нього обстановки, кухні й іншого.
Необхідно врахувати також те, що відрядження здійснюються у всі пори року та до різних кліматичних зон. В такій ситуації практично неможливо довести, що ті або інші речі (наприклад, переносний телевізор або ваги для зважування) не є життєво необхідними для відрядженого працівника під час відрядження. Адже час відрядження — це не тільки час роботи, але і час відпочинку відрядженого працівника1.
Із сказаного виходить, що відряджений повною мірою може скористатися наданим йому правом і взяти із собою у відрядження особистих речей і продуктів вагою, що точно відповідає встановленій нормі. В такій ситуації кожна наступна річ, узята відрядженим за розпорядженням керівника або за необхідності, що випливає з відрядного завдання, буде «зайвою». Тобто такою, що перевищує за вагою норму.
Оскільки за понадлімітну вагу багажу необхідно платити, то, певна річ, виникає питання, що ж все-таки є понадлімітним, узяті відрядженим особисті речі та продукти або річ, узята за розпорядженням керівника підприємства і необхідна для виконання відрядного завдання (далі — річ, необхідна для відрядження). А, можливо, до понадлімітного багажу відноситься і те, і інше, пропорційно питомій вазі кожного окремо? Питання важливе, оскільки відповідь на нього дає і відповідь на наступне питання. За рахунок чиїх коштів буде здійснюватися оплата понадлімітного багажу?
Про пропорційний розподіл понадлімітного багажу між особистими речами і продуктами відрядженого та речами, необхідними для відрядження, не може бути і мови. Оскільки в цьому випадку ми прийдемо до необхідності зважування всіх речей відрядженого і документального оформлення такого зважування, причому на всіх етапах відрядження, що просто не можливо технічно.
Про визнання якої-небудь особистої речі або яких-небудь продуктів відрядженого зайвими ми теж говорити не можемо (дивися вище). Залишається одне: усяку оплату понадлімітного багажу, що дорівнює за вагою речі, необхідній для відрядження, визнавати як витрати, пов’язані з відрядженням і відшкодовувати відрядженому працівнику в повному обсязі, але не більш ніж за 30 кг.
З усього сказаного вище можна зробити ще кілька висновків:
1) якщо комерційним підприємством2 визначено3, що оплата понадлімітного багажу здійснюється в кожному конкретному випадку за розпорядженням керівника підприємства в обсязі не більше 30 кг, то підприємство не має право зобов’язати відрядженого працівника взяти із собою у відрядження речі, необхідні для відрядження вагою більше 30 кг;
2) якщо підприємство зобов’язує відрядженого працівника взяти із собою у відрядження речі, необхідні для відрядження, то воно не має право відмовлятися від оплати понадлімітного багажу вагою, що дорівнює вазі речей, необхідних для відрядження і взятих відрядженим у відрядження.
Необхідно зазначити, що багато чого з того, що сказано вище, не має однозначного законодавчого або нормативного підтвердження (визнання). Мало того, пункт 2 (дивися вище) на перший погляд суперечить вимозі ПКМУ № 663 й Інструкції № 59, в яких сказано, що оплата понадлімітного багажу в кожному конкретному випадку здійснюється за наявності підтверджуючих документів, що само собою зрозуміло, але, що найголовніше, і за рішенням керівника.
Виходить, що керівник може і не оплатити понадлімітний багаж (повністю або частково), якщо йому цього захочеться (навіть у випадку, якщо відряджений взяв із собою у відрядження речі, необхідні для відрядження, за розпорядженням усе того ж керівника). Ніяких критеріїв, за якими керівник має прийняти те або інше рішення в такій ситуації, ні в ПКМУ № 663, ні в Інструкції № 59 не наведено. Все віддано на відкуп керівнику в надії на його «справедливе» рішення. Але це не правильно.
В цьому випадку ми маємо справу із законодавчо неврегульованим питанням. Ні в ПКМУ № 663, ні в Інструкції № 59 нічого не сказано про право працівника на перевіз у багажі особистих речей і продуктів під час відрядження, хоча заперечувати таке право відрядженого працівника було б нерозумно. Нічого не сказано в згаданих нормативних актах і про речі, необхідні для відрядження, хоча їхня обов’язкова наявність у певних ситуаціях є безперечною.
З огляду на це, автор вважає, що дані ним рекомендації цілком правомірні, не суперечать вимогам існуючого законодавства і не позбавлені здорового глузду та логіки, а тому цілком застосовні на практиці.
ПРИклад 1
Малим підприємством «Суперлічильник» (далі — МП) менеджер по продажах Костянтинов С.П. відряджений до м. Запоріжжя для презентації потенційним покупцям продукції МП. До відрядного завдання Костянтинова С.П. входить демонстрація зразків продукції МП (побутових лічильників природного газу (далі — лічильник)). У зв’язку з цим за розпорядженням керівника на час відрядження Костянтинову С.П. з центрального складу готової продукції видали кілька видів лічильників загальною вагою 16,0 кг.
Відповідно до норм, установлених авіакомпанією, літаком якої Костянтинов С.П. був доставлений до м. Запоріжжя і назад до м. Києва, дозволено перевозити ручну поклажу вагою не більше 7,0 кг і багаж вагою не більше 20,0 кг.
Після повернення з відрядження Костянтинов С.П. здав на склад всі лічильники, які йому були видані для цілей відрядження, і надав до бухгалтерії підприємства авансовий звіт, до якого додав багажну квитанцію рейсу № 5764 Київ-Запоріжжя на додаткову оплату багажу, що перевищує вагу, визначену за нормами авіакомпанії, на 21,0 кг (далі — багажна квитанція рейсу № 5764) на суму 105,00 грн., і багажну квитанцію рейсу № 5745 Запоріжжя-Київ на додаткову оплату багажу, що перевищує вагу, визначену за нормами авіакомпанії, на 3,0 кг (далі — багажна квитанція рейсу № 5765) на суму 15,00 грн.
Зважаючи на те, що вага лічильників, виданих Костянтинову С.П. для цілей відрядження, становила всього 16,0 кг, керівником МП було ухвалене рішення відшкодувати Костянтинову С.П. витрати на перевезення багажу і включити їх до валових витрат МП:
1) за багажною квитанцією рейсу № 5764 в сумі 80,00 грн. (105,00 грн. / 21,0 кг х 16,0 кг);
2) за багажною квитанцією рейсу № 5765 в сумі 15,00 грн. (105,00 грн. / 21,0 кг х 3,0 кг).
1 Навіть космонавтам дозволяється брати в космічний політ деякі свої особисті речі, але ж доставка в космос одного зайвого кілограма — дороге задоволення.
2 Для держпідприємств така норма закладена, як ми вже зазначали, у ПКМУ № 663 та Інструкції № 59.
3 В колективному договорі, в будь-якому іншому внутрішньому нормативному документі підприємства або в наказі про відрядження.
Аеропортні збори. Про відшкодування витрат відрядженого працівника на оплату аеропортних зборів говориться в Інструкції № 59, але тільки щодо закордонних відряджень. Обмеження по сумі таких витрат, а також для підприємств різних форм власності, не встановлені. Таким чином, за наявності документа, що підтверджує оплату цього збору, його сума повністю оплачується за рахунок коштів підприємства (списується з підзвіту відрядженого працівника) і включаються до валових витрат.
Оплата за постільні речі в поїздах. На відміну від аеропортних послуг про відшкодування витрат відрядженого за користування постільними речами в поїздах говориться не тільки в другому розділі Інструкції № 59 «Порядок відряджень за кордон» (у п. 1.4), але і в першому розділі «Порядку відряджень у межах України» (у п. 1.7).
Додатково, у п. 1.8 другого розділу, що визначає порядок здійснення відряджень у межах України зазначено, що
Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати … за ... користування в поїздах постільними речами ... згідно з підтвердними документами в оригіналі.
Що є документом, який підтверджує оплату за користування постільними речами в поїздах? Звичайна квитанція або навіть чек, які нарешті стали видавати в поїздах. За наявності квитанції (чека) і відповідності цієї квитанції (чека) часу відрядження, а точніше —
часу прямування відрядженого поїздом до місця (місць) призначення відрядження і в зворотному напрямку, а також кількості переїздів, витрати за користування постільними речами повністю оплачується за рахунок коштів підприємства (списується з підзвіту відрядженого працівника) і включаються до валових витрат.
Оплата за послуги камери схову. Про відшкодування таких витрат відрядженого працівника нічого не сказано, ні в Інструкції № 59, ні в ПКМУ № 663. Чи значить це, що такі витрати не відшкодовуються відрядженому працівнику і не відносяться на валові витрати підприємства? Однозначно стверджувати, що це дійсно так, не можна.
Адже скористатися камерою схову відряджений працівник буде змушений у зв’язку з тим, що, маючи на руках цінності, що належать підприємству, він не мав надійних місць їхнього зберігання в місці пересадки з одного транспорту на інший або коли перебував в одному з місць призначення відрядження.
Якщо це дійсно так, і до авансового звіту відрядженого працівника додано пояснювальну записку із зазначенням причин, з яких працівник був змушений скористатися камерою схову, якщо в камері схову були поміщені цінності, що знаходилися в той час у відрядженого працівника, але належали підприємству, що його відрядило, і сума витрат на оплату послуг камеру схову підтверджена касовим документом, то керівник має право відшкодувати такому працівнику ці витрати.
Якщо можливість скористатися камерою схову була передбачена ще до виїзду у відрядження і зазначена у відрядному завданні, то в цьому випадку керівник підприємства, за наявності квитанції про оплату послуг камери схову, зобов’язаний відшкодувати працівнику ці витрати. У випадку відшкодування працівнику на зазначених вище підставах витрат за послуги камери схову ця сума витрат має бути включена до валових витрат підприємства.
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Закон про оподаткування прибутку – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
3. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
4. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
5. Положення про платіжні картки – Постанова Правління НБУ «Про затвердження положення про порядок емісії платіжних карток і здійсненні операцій з їхнім застосуванням» від 19.04.2005 р. № 137.
6. Закон про податок з доходів фізосіб – Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889.
7. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
Проблема зарплати «в конверті» Урок права Продовження. Початок див. у «ШБ» № 3, 4/2006 р. Неспійманий — не злодій. Прислів’я Які можуть бути докази про виплату працівнику заробітної плати «в конверті» В першу чергу, це первинна документація, в якій дійсно відс...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
