Від втрати первинних документів не застрахований ніхто. Про те, чим загрожує підприємству втрата первинної документації та що необхідно зробити для її відновлення, буде йти мова в цій публікації.
Роль первинних документів в обліку і порядок їхнього зберігання
Відповідно до п. 8.1 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996) бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безупинно від дня реєстрації і до ліквідації, а підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій служать первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (п. 9.1 Закону № 996). Підприємство саме забезпечує належне зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку протягом установленого строку (п. 9.7 Закону № 996).
Відповідальність за забезпечення схоронності оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років (строк зберігання первинних документів розглянутий нами в «ШБ» № 3/2006 стор. 35-37), несе власник або вповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів (п. 8.3 Закону № 996).
Порядок зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами незалежно від форм власності (крім банків) визначений «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88).
Підприємство зобов’язане забезпечити схоронність первинної документації. Відповідно до п. 6.2 Положення № 88 первинні документи й облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах, під відповідальністю осіб, призначуваних головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їхню схоронність (п. 6.3 Положення № 88). Відповідно до п. 6.7 Порядку № 88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Порядок документального оформлення пропажі документів
Відповідно до п. 6.10 Положення № 88
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони й державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту відправляється органу, у сфері керування якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний термін.
Повідомляти або не повідомляти про пропажу документів в правоохоронні органи, вирішує керівник. Це залежить від причин, обсягів і значимості, а також можливості відновлення загублених документів. Якщо, наприклад, відбулася крадіжка зі зломом і знищені установчі документи, то повідомити в міліцію необхідно, а якщо пропала папка з поточною інформацією, яку можна відновити без превеликої сили, то простіше обійтися «самотужки», тим більше, якщо це не навмисна пропажа. Органи міліції, прийнявши заяву, будуть проводити своє розслідування, і робити належні висновки. В своєму листі від 11.03.02 р. № 10-197
Держкомархів України пропонує у випадку ненавмисного знищення або втрати документів на підприємстві вжити заходів, передбачених пп. 4.5.4 «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій», затверджених наказом Держкомархіва України від 16.03.2001 р. № 16 (далі — Правила № 16).
Відповідно до пп. 4.5.4 Правил № 16 у випадку виявлення нестачі документів і справ відповідними структурними підрозділами підприємства здійснюється їхній розшук. При негативному результаті розшуку керівник підприємства затверджує акт про нестачу документів (додаток 6), призначає службове розслідування і видає наказ про залучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Правда, пп. 4.5.4 Правил № 16 передбачає, що на підприємстві є архів, але створення архіву є правом, а не обов’язком підприємства (ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII). А от у випадку ненавмисного знищення або втрати документів фізичною особою - суб’єктом підприємницької діяльності, що не має найманих робітників, письмово повідомити відповідні контролюючі органи необхідно (лист № 10-197 Держкомархіву), тому що підтвердити за необхідності факт втрати документів у самого себе йому буде проблематично.
Склад комісії також визначається залежно від розмірів і причини події. До складу комісії звичайно входять працівники бухгалтерії (крім осіб, безпосередньо причетних до пропажі документів), а також фахівців, які можуть визначити причини і наслідки що відбувся (юрист, інженер з техніки безпеки, служба охорони та ін.).
До участі в роботі комісії залучаються залежно від причин пропажі:
- у випадку стихійного лиха — територіальне управління МНС;
- у випадку пожежі — пожежна служба;
- у випадку затоплення — комунальна служба;
- у випадку крадіжки — органи МВС.
При значних обсягах документів, що пропали, до участі в комісії можуть також залучатися незалежні експерти (аудитори, оцінювачі тощо).
В жодному разі склад комісії має бути не менше трьох чоловік. Результати роботи комісії оформляються актом, що затверджується керівником. В акті наводиться перелік документів, що зникли. Додаються акти відповідних служб, якщо вони викликалися на місце події. Крім того, додаються пояснювальні записки осіб, відповідальних за зберігання загублених документів (головний бухгалтер, діловод та ін.). Копія акту в десятиденний строк надсилається до вищого органу (якщо він є), а також до державної податкової інспекції за місцем реєстрації.
Розглянемо приклад.
ПРИклад 1
На підприємстві ТОВ «Вогник» у ході ревізії закінчених справ за 2005 рік головним бухгалтером 22.02.06 р. було виявлено, що пропала папка з банківськими документами за березень 2005 року і папка з накладними від постачальника ТОВ «Сигнал» за червень 2005 року. Головний бухгалтер повідомив про подію керівнику, виклавши в службовій записці від 22.02.06 р. обставини справи — обидві папки перебували в роботі і вчасно не були повернуті бухгалтером матеріального відділу Дудко А.І., в момент ревізії виявлена пропажа обох папок.
Керівник прийняв рішення не повідомляти про пропажу в міліцію, а розібратися силами підприємства. 22.02.06 р. своїм наказом керівник призначає комісію з розслідування пропажі бухгалтерських документів, виявлених у ході ревізії, у складі головного бухгалтера, начальника служби безпеки і голови профспілкової організації, доручає їм розслідування та визначає термін розслідування — з 22.02.06 р. по 24.02.06 р.
Комісія встановила перелік документів, що зникли, і провела розслідування у встановлений термін. В ході розслідування документи не знайдені. Комісія прийшла до висновку, що втрата документів відбулася ненавмисно, в процесі передання в лютому 2006 р. відповідно до акту № 1 від 02.02.06 р. документів за 2000-2002 роки, що підлягали знищенню, підприємству із заготівлі вторсировини. Результати розслідування з пояснювальними всіх працівників підприємства, причетних до пропажі (працівники бухгалтерії і діловод), у формі акту результатів розслідування 24.02.06 р. надані керівнику.
Керівник 27.02.06 р. затверджує акт, своїм наказом від 27.02.06 р. зобов’язує головного бухгалтера в двотижневий строк відновити загублені документи, і направляє 28.02.06 р. копію акту з копією наказу про відновлення документів до податкової інспекції за місцем реєстрації.
Коротко про головне А чи знаєте ви, що... Ось і весна. І хто б там що не говорив, все-таки це прекрасна пора. Насамперед тим, що відроджує до життя, дає силу і свіжість, зігріває сонячним теплом. Вселяє надію на зміни. Щоправда, не такі, як нам прогнозують можновладці, – фінансову кризу у разі....
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
