Дорога, особливо далека, завжди непередбачена. Це тільки здається, що ви точно знаєте де, коли і як вона закінчиться і в яку вам це «влетить» копієчку.
Відрядні витрати в дорозі
Витрати з оплати послуг вантажників і носіїв
Відшкодування відрядженому працівнику витрат на оплату послуг вантажників і носіїв здійснюється тільки в тому випадку, якщо їхні послуги були йому необхідні для виконання відрядного завдання. Наприклад, перевезення відрядженим працівником великогабаритного або важкого вантажу до місця призначення відрядження (одного або декількох) або від місця призначення відрядження до підприємства. Як правило, з витратами на оплату послуг вантажників і носіїв пов’язані витрати на перевезення багажу, про які ми говорили в «ШБ» № 5/2006 стор. 22-24.
Основна проблема, що виникає з віднесенням витрат на оплату послуг вантажників і носіїв до складу відрядних витрат, а, отже, і до складу валових витрат підприємства, є підтвердження зв’язку таких витрат із завданням на відрядження (з господарською діяльністю підприємства) і підтвердження суми таких витрат (з наявністю касових документів, що підтверджують оплату зазначених послуг).
Якщо перша проблема розв’язувана, оскільки перевезення відрядженим працівником великогабаритних або важких вантажів, а точніше товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ), як правило, підтверджується накладними або актами про одержання або передачу ТМЦ відрядженим працівником або відрядженому працівнику стороннім підприємством (підприємством, на яке відряджений працівник). То друга проблема, як показує практика, як правило, майже нерозв’язна, оскільки важко знайти вокзал, пристань, аеропорт тощо (далі — вокзал), де б вантажники або носії видавали чек, що підтверджує оплату їхніх послуг.
В результаті витрати на оплату послуг вантажників і носіїв, не підтверджені документально, якщо і відшкодовуються за розпорядженням керівника підприємства відрядженому працівнику за рахунок коштів підприємства, то до валових витрат підприємства не включаються. Для віднесення до валових витрат необхідний документ, який би підтверджував здійснення таких витрат, а от для відшкодування їх відрядженому працівнику за рахунок коштів підприємства достатньо пояснювальної записки відрядженого працівника із зазначенням дати, суми і причини здійснення витрат на послуги вантажників і носіїв і документа, що підтверджує те, що відряджений працівник у зв’язку з необхідністю виконання відрядного завдання перевозив великогабаритний або важкий вантаж.
Витрати, пов’язані з перебуванням у залі очікування
Як правило, перебування в залі очікування для пасажирів рейсів, що відправляються з цього вокзалу або прибувають на цей вокзал найближчим часом, є безкоштовним. Поряд з безкоштовними залами очікування, наявність яких на вокзалах обов’язкова, є і платні зали очікування, які, як правило, мають підвищену комфортність у порівнянні з безкоштовними залами і більш пристосовані для відпочинку.
З документами, що підтверджують витрати на оплату часу знаходження в залі очікування, ніяких проблем не виникає, але от оплачують їх тільки у виняткових випадках. Наприклад, тоді, коли відрядженому працівнику довелося протягом декількох годин, а то і доби, очікувати відправлення рейса транспортного засобу, на який він придбав квиток.
Не кожна людина витримає таке тривале знаходження в загальній залі очікування. У такій ситуації за наявності пояснювальної записки відрядженого працівника і квитанції про оплату витрати на оплату часу знаходження в залі очікування не тільки відшкодовуються працівнику за рахунок коштів підприємства, але і включаються до його валових витрат.
Основним аргументом, що доводить право на включення таких витрат до валових, є те, що працівник, що має право на час затримки рейсу на одержання й оплату послуг готелю, не скористався таким правом, а скористався всього лише правом перебування в платній залі очікування, що незрівнянно дешевше. А те, що відряджений працівник і не мав можливості скористатися послугами готелю, оскільки не міг відлучитися з вокзалу (не знав, на який час відкладається рейс, оскільки він відкладався кілька разів на кілька годин), то це вже інше питання. Як правило, така аргументація спрацьовує, і податківці собливо не противляться включенню таких витрат до валових, тим більше що дійсно має місце певна економія.
Витрати на оплату послуг довідкового бюро
Як правило, послуги довідкового бюро з надання інформації про розклад руху поїздів, розташування залів і виходів на посадку й іншої інформації, що стосується руху пасажирських транспортних засобів і служб вокзалу, надається безкоштовно. Крім цього, такого роду інформація надається різними способами (табло, схеми, покажчики тощо). Тому необхідності в одержанні додаткової платної інформації, як правило, не виникає. Винятки можуть становити ситуації, пов’язані з відрядженнями за кордон до країн або місцевості, де недостатньо розвинена транспортна інфраструктура, в тому числі інформаційна, яка стосується роботи пасажирського транспорту. В такій ситуації за наявності документа, що підтверджує оплату послуг інформаційного бюро і пояснювальної відрядженого, в якій достатньо аргументовано пояснюється причина, за якої йому довелося вдатися до платних послуг інформаційного бюро, такі витрати відшкодовуються відрядженому працівнику за рахунок коштів підприємства і включаються до валових витрат підприємства.
Витрати на оплату послуг міжміського телефонного зв’язку, телеграфні послуги і послуги електронної пошти
Щодо телефонних переговорів в Інструкції № 59 сказано, що при відрядженнях в межах України у випадку включення в рахунок за проживання в готелі оплати за користування телефоном і за наявності документа, що підтверджує оплату таких послуг, вони відшкодовуються відрядженому працівнику, але крім послуг за міжміські переговори. Чи значить це, що такі витрати не повинні включатися до відрядних витрат?
Аж ніяк. Наприклад, в другому розділі Інструкції № 59, в якому визначаються додаткові обмеження по відрядних витратах для держслужбовців, сказано:
Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводяться в розмірах, погоджених з керівником.
Крім цього, при закордонних відрядженнях за час знаходження у відрядженні працівника (незалежно від форм власності підприємства, що його направило у відрядження) йому відшкодовуються витрати:
в) на оплату телефонних рахунків.
Стосовно відряджених за кордон працівників держпідприємств, то для них визначена вимога, аналогічна встановленій для держслужбовців при відрядженнях по Україні. Відповідно до цих вимог держслужбовцю відшкодовуються витрати, здійснені під час закордонного відрядження:
д) на службові телефонні переговори - у розмірах, погоджених з керівником.
…
З дозволу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на … службові телефонні переговори. При цьому суми зазначених витрат … не є надміру витраченими коштами.
Що стосується витрат на оплату послуг інших засобів комунікацій (телеграф, телетайп, електронна пошта і т.д., далі — витрати на передачу інформації), то відносно них в Інструкції № 59 нічого не сказано. На думку автора, вимоги Інструкції № 59 щодо відшкодування відрядженим працівникам телефонних витрат, здійснених під час відрядження, повинні поширюватися і на витрати на передачу інформації іншими засобами комунікації.
Виходячи зі сказаного, можна вивести загальні вимоги по відшкодування відрядженим працівникам витрат на телефонні послуги і послуги інших засобів комунікації. Ці витрати, здійснені відрядженим працівником під час відрядження, відшкодовуються йому тільки в тому випадку, якщо:
1) передача інформації з використанням цих засобів зв’язку була єдино можливою й інших, більш дешевих або навіть безплатних, засобів зв’язку не було;
2) можливість передачі інформації зазначеними засобами зв’язку передбачалася (не заборонялася) у відрядному завданні;
3) необхідність передачі інформації продиктована відрядним завданням або непередбаченими обставинами, які вимагали здійснення передачі інформації;
4) є документ, що підтверджує здійснення оплати послуг по передачі інформації.
При дотриманні зазначених умов здійснюється не тільки відшкодування працівнику зазначених витрат за рахунок засобів підприємства, але і віднесення їх на валові витрати.
Витрати за проживання в готелі, мотелі і т.д., включаючи харчування, послуги з прання, чищення, ремонту і прасування білизни і т.д.
Такі витрати виникають під час проходження працівника до місця призначення відрядження і назад вкрай рідко і тільки в тих випадках, коли працівник змушений в будь-якому населеному пункті здійснювати пересадку на інший вид транспорту або на той же вид транспорту, але на інший рейс, і при цьому відбувається затримка, або коли під час проходження пасажирського транспортного засобу, в якому відряджений працівник прямує до місця призначення відрядження або повертається з відрядження, відбувається непередбачена зупинка, причому на тривалий період (добу або більше).
Незважаючи на те, що здійснення таких витрат, як правило, не передбачається у відрядному завданні (працівник повинен вирушати до місця призначення без яких-небудь тривалих затримок у дорозі, якщо, звичайно, це можливо), їхнє відшкодування здійснюється відповідно до Інструкції № 59 у загальному порядку
Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо.
Крім документів (в оригіналі), що підтверджують здійснені витрати, відрядженому працівнику необхідно додати до авансового звіту ще і документ, що підтверджує змушену затримку відрядженого працівника в дорозі. У протилежному випадку підприємство має право не відшкодувати працівнику зазначені витрати, оскільки, як ми вже зазначили, їхнє здійснення не передбачалося відрядним завданням.
Таким документом є довідка, завірена начальником вокзалу, аеропорту, станції і т.д. про дату прибуття відповідного рейсу транспортних засобів із зазначенням причин і часу його затримки.
Витрати на комісійні з обміну валюти
Природно, що такі витрати можливі і підлягають відшкодуванню тільки при здійсненні закордонних відряджень. Відповідно до п. 1.4 Інструкції № 59:
За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:
…
г) … на комісійні (в разі обміну валютних коштів) …
Оскільки до часу відрядження відноситься і час знаходження в дорозі, то ця вимога Інструкції № 59 відноситься до всіх операцій обміну валюти й оплати у зв’язку з цим комісійних, у тому числі під час прямування відрядженого до місця призначення відрядження або у зворотному напрямку.
При цьому, звісно, необхідна наявність документа, що підтверджує здійснення операції з обміну валюти і понесених при цьому комісійних витрат, доданого до авансового звіту відрядженого працівника.
Цей документ знадобиться вам не тільки для здійснення відшкодування працівнику комісійних витрат з обміну валюти і віднесення таких витрат до валових, але і для перерахунку витрат, здійснених відрядженим працівником:
У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
Оскільки встановлений НБУ курс іноді значно відрізняється від реального обмінного курсу країни призначення відрядження, то краще все-таки зберегти і додати до авансового звіту квитанцію про обмін валюти, щоб перерахунок витрат1 здійснювати за курсом, зазначеним в ній.
Відрядні витрати в дорозі при виїзді у відрядження на автомобілі
Наступні кілька статей відрядних витрат, які ми розглянемо, пов’язані тільки з поїздками у відрядження відрядженими працівниками на автомобілі. Це особливий вид відрядження, що вимагає додаткової «регламентації» при її оформленні і, звичайно ж, додаткових статей витрат при її здійсненні.
Необхідно зазначити, що збільшення кількості статей відрядних витрат при здійсненні поїздки у відрядження на автомобілі (далі — відрядження на автомобілі) зовсім не означає збільшення суми відрядних витрат на таке відрядження в порівнянні з сумою витрат на відрядження, виїзд і повернення з якого здійснюються пасажирським транспортом. Як правило, усе виходить навпаки дешевше, інакше не було б підстав для здійснення відрядження на автомобілі.
Крім цього можна виділити ще одну причину, що може служити обґрунтуванням здійснення відрядження на автомобілі. Це неможливість виконання відрядного завдання при здійсненні поїздки у відрядження пасажирським транспортом.
У тому випадку, коли зазначені вище причини здійснення відрядження на автомобілі відсутні, то виникають обґрунтовані причини в податківців і власника підприємства (це одна з небагатьох ситуацій, коли інтереси податківця і власника збігаються) не включати ці витрати до валових витрат підприємства і не компенсувати їх за рахунок коштів підприємства.
1 Як такий перерахунок здійснюється, ми розглянемо пізніше.
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Закон про оподаткування прибутку – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
3. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
4. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
5. Положення про платіжні картки – Постанова Правління НБУ «Про затвердження положення про порядок емісії платіжних карток і здійсненні операцій з їхнім застосуванням» від 19.04.2005 р. № 137.
6. Закон про податок з доходів фізосіб – Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889.
7. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
Затримка виплати зарплати і кримінальна відповідальність Урок права Розмір зарплати в нас такий, що її невиплата навіть протягом місяця може довести людину до вкрай важкого стану. А доведення людини до такого стану — це злочин. Чи передбачена кримінальна відповідальність за затримку виплати заробітної плати Серед...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
