За відсутність первинних документів передбачена адміністративна відповідальність. Так, відповідно до ст. 1863 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х (далі — КУПаП) залучити до адміністративної відповідальності посадових осіб підприємства за «незабезпечення належного стану первинного обліку» можуть органи державної статистики (адмфінштраф від 10 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).
Ще один адмінштраф у розмірі від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян передбачений ст. 1631 КУПаП «за відсутність податкового обліку і за порушення посадовими особами порядку ведення податкового обліку» (вести податковий облік зобов’язаний платник податків, що є платником податку на прибуток).
У цьому випадку протокол про адміністративне правопорушення складають органи податкової служби (п. 1 ст. 255 КУПаП), а адмінштраф накладає суд (ст. 221 КУПаП). Факт здійснення адміністративного правопорушення встановлюється в процесі або за результатами перевірки підприємства.
Відповідно до ст. 36 КУпАП при здійсненні однією особою кількох адміністративних правопорушень адмінштраф накладається за кожне правопорушення окремо. У випадку здійснення особою декількох видів правопорушень, справи про які одночасно розглядаються посадовою особою того самого органу, адмінштраф накладається в межах найбільшого розміру штрафу за здійснене правопорушення. Варто пам’ятати, що відповідно до ст. 22 КупАП при малозначимости зробленого адміністративного правопорушення адмінштраф не накладається, а посадові особи при розгляді адміністративних матеріалів обмежуються усними зауваженнями.
А от навмисне знищення документів передбачає кримінальну відповідальність. Так, відповідно до ст. 357
Кримінального кодексу України від 05.04.2001 р. № 2341-III навмисне знищення, ушкодження або приховування документів, зроблене в корисливих цілях або в інших особистих інтересах, карають штрафом до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або позбавленням волі строком до трьох років.
«Податкова» відповідальність
Якщо ви, наприклад, платник єдиного податку за ставкою 10%, то відновлювати чи ні загублені документи вирішує керівник і вимоги податкової інспекції щодо відновлення підприємством загубленої документації є безпідставними, оскільки це не входить до її повноваження відповідно до ст. 11 Закону «Про державну податкову службу в Україні» від 04.12.90 р. № 509- XII. А от якщо ви платник податку на прибуток на загальних підставах та до того ж ще і платник ПДВ, то від відновлення загублених документів вам нікуди не дітися. В протилежному випадку втрата первинної документації може обернутися для вас податковими штрафами.
Мінфін у своєму листі від 28.10.03 № 31-04200-30-29/4479 «Щодо втрати або знищення первинних документів підприємства» роз’яснює, що відповідно до пп. 5.3.9 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР (далі — Закон № 334)
Не належать до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку. Формування об’єктів оподаткування здійснюється на основі записів у первинних облікових документах з проведенням наступних коригувань відповідно до правил податкового обліку, встановлених законами з питань оподаткування.
У разі втрати, знищення або зіпсуття зазначених документів платник податку має право письмово заявити про це податковому органу та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Письмова заява має бути надіслана до/або разом з поданням розрахунку податкових зобов’язань звітного періоду.
Якщо платник податку не подасть у такий строк письмову заяву та не поновить зазначених документів до закінчення податкового періоду, що настає за звітним, непідтверджені відповідними документами витрати не визнаються валовими витратами і на суму недосплаченого податку нараховується пеня у встановленому порядку. Якщо платник податку поновить зазначені документи у наступних періодах, підтверджені витрати (з урахуванням сплаченої пені) включаються до валових витрат податкового періоду, на який припадає таке поновлення.
Якщо ви платник ПДВ, то відповідно до пп. 7.4.5 Закону України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР (далі — Закон № 168) Не підлягають включенню до складу податкового кредиту суми сплаченого (нарахованого) податку у зв’язку з придбанням товарів (послуг), не підтверджені податковими накладними…
У разі коли на момент перевірки платника податку органом державної податкової служби суми податку, попередньо включені до складу податкового кредиту, залишаються не підтвердженими зазначеними цим підпунктом документами, платник податку несе відповідальність у вигляді фінансових санкцій, установлених законодавством, нарахованих на суму податкового кредиту, не підтверджену зазначеними цим підпунктом документами.
Відновлення первинних документів в обліку
Установивши перелік загубленої документації, можна почати її відновлення. Якщо загублено статутні документи, то варто звернутися до державного реєстратора для видачі виписки з Єдиного держреєстру, що відповідно до ст. 21 Закону України від 15.05.03 р. № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців» (далі — Закон № 755) видається юридичній особі або фізичній особі - підприємцю за їх письмовим запитом протягом двох робочих днів з дати подання цього запиту.
Відповідно до ст. 11 Закону № 755 п. 3 в реєстраційній справі, що заводиться на юридичну або фізичну особу - підприємця, після внесення до Єдиного держреєстру записи про їхню реєстрацію, перебувають зокрема документи, що подаються для проведення державної реєстрації юридичної особи, зокрема один екземпляр оригіналів установчих документів.
А п. 6 ст. 11 Закону № 755 обумовлено, що право доступу до документів, які знаходяться у відповідній реєстраційній справі, мають засновники (учасники) юридичної особи, фізична особа - підприємець, а також уповноважені ними особи на підставі письмової заяви та працівники контролюючих і правоохоронних органів на підставі відповідного письмового запиту, якщо такий запит подається у зв’язку із здійсненням ними повноважень, що визначені законом.
Якщо загублено банківські документи, то робиться письмовий запит до обслуговуючого вас банку. У відповідь на ваш запит банк надасть виписку-реєстр про проведені за зазначений у запиті період операції по поточних рахунках і копії платіжних доручень. На підставі отриманих документів можна відновити бухгалтерський облік руху коштів по поточних рахунках, а також скласти список контрагентів, розрахунки з якими здійснювалися через банк.
Якщо загублені первинні документи по розрахунках з контрагентами, то в цьому випадку до постійних покупців і постачальників можна також письмово звернутися з проханням надати копії загублених договорів, накладних, рахунків, рахунків-фактур, актів, і зробити звірення взаємних розрахунків. Складніше одержати необхідні копії від разових контрагентів.
Якщо хоча б збереглися відомості про коди ОКПО, то в цьому випадку також можна звернутися до державного реєстратора з письмовим запитом про видачу виписки з Єдиного держреєстру, тому що відповідно до ст. 20 Закону № 755 ці відомості є загальнодоступними, за винятком ідентифікаційних номерів фізосіб платників податків. А потім уже на підставі отриманих даних, зв’язуватися з цими постачальниками і покупцями з проханням про видачу копій загублених документів.
Якщо загублено податкову звітність, то підприємство може звернутися безпосередньо до керівника податкової інспекції з письмовою заявою з проханням надати копії всіх загублених звітів і податкових декларацій. До заяви доцільно додати акт комісії з переліком загублених документів і зазначенням причин їхньої пропажі. Правда, в обов’язок податкової інспекції не входить надання відповідних копій документів.
На підставі отриманих копій документів підприємство може відновити оригінали власних вихідних первинних документів і сформувати регістри бухгалтерського і податкового обліку.
Якщо ж все-таки первинні документи не вдалося відновити в повному обсязі (наприклад, хтось із колишніх партнерів ліквідований як юридична особа), тоді необхідно бути готовим до самостійного здійснення відповідних податкових коригувань (зменшення валових витрат, виключення податкового кредиту).
ПРИклад 1
Підприємство «Прибій» в 4-му кварталі 2005 року виявило пропажу первинних документів, що відображають відносини з постачальниками, за 2004 рік і разом з Декларацією про прибуток за 2005 рік подало до податкової інспекції заяву про пропажу документів з додаванням копії акту про результати розслідування за формою додатка 6 до пп. 4.5.4 «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій», затверджених наказом Держархіву України від 16.03.01 р. № 16 і копії наказу керівника підприємства про термін відновлення загублених документів.
Виникає невідповідність між п. 6.10 «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженому наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88 (див. «ШБ» № 5/2006 стор. 33) і пп. 5.3.9 Закону № 334 щодо повідомлення про пропажу до податкових органів. Але тому що в Законі № 334 прямо зазначено на випадок пропажі документів і, що зовсім не маловажно, він більш лояльний до платника податків, то ми скористаємося нормою Закону № 334.
У цьому випадку підприємство «Прибій» як платник податків відповідно до пп. 5.3.9 Закону № 334 одержує податкову відстрочку на час наступного звітного податкового періоду для поновлення загубленої первинної документації та можливості збереження валових витрат, тобто до 1-го кварталу 2006 року. Протягом цього періоду платник податків зобов’язаний відновити всі загублені документи, про що повідомити письмово при поданні Декларації про прибуток за 1-й квартал 2006 року.
Якщо з якихось причин не вдалося відновити загублені документи, то в Декларації з прибутку за 1-й квартал 2006 року необхідно непідтверджені відповідними документами витрати виключити з валових витрат і на суму недоплаченого податку нарахувати пеню в розмірі дисконтної ставки НБУ, збільшеної в 1,2 рази (пп. 5.3.9 Закону № 334), а також письмово повідомити до податкової, додавши бухгалтерську довідку про виключення непідтверджених витрат з валових витрат.
Якщо ж платник податків відновить ці документи в майбутньому, він має право в періоді їхнього відновлення віднести підтверджені витрати (з урахуванням оплаченої пені) на валові витрати. Це передбачено пп. 5.3.9 і пп. 5.2.6 Закону № 334, у якому вказується, що на валові витрати можуть бути віднесені суми витрат, не включені до складу валових витрат минулих звітних податкових періодів у зв’язку з пропажею, знищенням або пошкодженням документів, установлених правилами податкового обліку, і підтверджені такими документами у звітному податковому періоді.
Тому що в Законі № 168 прямо не зазначено, що робити у випадку пропажі документів, то в цьому випадку можна відразу виключити з податкового кредиту суми, не підтверджені загубленими податковими накладними вже в наступному звітному періоді (місяці або кварталі, залежно від обраного періоду).
А можна спочатку спробувати відновити загублені документи, і тільки у випадку невідновлення виключити непідтверджений податковими накладними податковий кредит з ПДВ, тому що в пп. 7.4.5 Закону № 168 прямо сказано: фінансові санкції наступають тільки у випадку виявлення непідтвердженого податкового кредиту в ході податкової перевірки.
2005-2006 навчальний рік. Нові завдання Заочна школа ЗАВДАННЯ 6 Задача 1 ТОВ «Омега» 09.03.06 р. подає до свого банку заявку на купівлю валюти за комерційним курсом у розмірі 6000,00 дол. США для оплати іноземному постачальникові за отриманий від нього товар. Відповідно до розрахунків, зроблених....
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
