Наказом затверджений маршрут, завдання, закордон... Ну прямо агент 007. А мова всього лише про відрядження за кордон на службовому автомобілі.
Відрядні витрати в дорозі
Відрядні витрати в дорозі при виїзді у відрядження на автомобілі
У попередній публікації ми з’ясували, що для здійснення відрядження на автомобілі підприємства або орендованому автомобілі (далі — відрядження на автомобілі) необхідні істотні причини, які дозволять надалі виправдати здійснення додаткових витрат на відрядження або появу додаткових статей витрат під час відрядження і включити ці витрати до витрат підприємства, у тому числі до валових.
Обґрунтування виїзду у відрядження на автомобілі
Всі можливі обґрунтовані причини виїзду у відрядження на автомобілі можна розділити на дві групи:
1) фінансові;
2) управлінські або організаційні.
Коли виїзд у відрядження на автомобілі дозволяє скоротити витрати на відрядження, у порівнянні з тими відрядними витратами, які понесло б підприємство у випадку виїзду і повернення з відрядження пасажирським транспортом, коли відрядження на автомобілі дозволяє об’єднати за часом і місцем розв’язання відрядженим працівником декількох завдань і тим самим заощадити кошти1, коли для усунення аварії, можливої аварії, простою тощо, а, отже, і можливих фінансових втрат, необхідно терміново відрядити працівника і це можливо тільки на автомобілі, то в цих, і подібних їм випадках причиною відрядження на автомобілі є фінансова вигода.
Коли для повноцінного і своєчасного виконання відрядного завдання, що є принципово важливим для подальшої нормальної організації або керування підприємством або його окремим виробництвом, необхідно, щоб відряджений працівник виїхав у відрядження на автомобілі, коли відряджений працівник не може з будь-яких об’єктивних причин скористатися пасажирським транспортом2, а відрядити саме цього працівника підприємству конче потрібно, то в цих і подібних їм випадках причиною відрядження на автомобілі є управлінська або організаційна вигода. При цьому фінансової вигоди може і не бути. Мало того, може вийти перевищення суми витрат на таке відрядження над сумою відрядних, яка могла б вийти при виїзді у відрядження на якому-небудь пасажирському виді транспорту (далі — перевищення відрядних витрат у зв’язку з виїздом у відрядження на авто). Чи може податкова в такому випадку скоротити суму відрядних витрат і не прийняти у податковому обліку витрати, пов’язані з відрядженням на автомобілі?
Фактично в податківців немає вагомої підстави не враховувати до валових витрат суму перевищення відрядних витрат у зв’язку з виїздом у відрядження на автомобілі. Тільки підприємство має право приймати рішення, на якому виді транспорту відряджений працівник повинен виїхати у відрядження3. Важливо, щоб у відрядженого працівника всі його витрати у зв’язку з виїздом у відрядження на автомобілі підтверджувалися відповідними платіжними документами.
1 Наприклад, коли керівник підприємства відряджається до потенційного постачальника на вантажному автомобілі із завданням укласти договір постачання й одержати та доставити на підприємство товари.
2 Наприклад, відряджений працівник панічно боїться літати літаками, а розклад руху інших пасажирських видів транспорту не дозволяє в повному обсязі та вчасно розв’язати поставлені перед відрядженим завдання.
3 Якщо визнати за податківцями право на визнання необхідним або невизнання таким виїзд у відрядження на автомобілі, тоді, якщо бути послідовним, необхідно визнати за ними право на визначення виду транспорту, на якому відряджений працівник має право виїхати у відрядження, а це вже втручання в господарську діяльність підприємства і порушення його права на самостійну, на його страх і ризик, господарську діяльність.
Але в той же час необхідно визнати, що в податківців є «інструмент», яким вони можуть «відітнути» будь-які витрати підприємства від валових, якщо не визнають їх пов’язаними з господарською діяльністю підприємства. Наприклад, у випадку, коли працівник підприємства виїхав у відрядження на вантажному автомобілі, але ніяких вантажів після повернення з відрядження на склад підприємства
не доставив. Ніяких договорів постачання з підприємствами, на які був відряджений такий працівник, на момент виїзду працівника у відрядження і після повернення з нього підприємство не мало. Припустимо, що в підприємства був намір укласти такий договір постачання, у зв’язку із чим і був відряджений працівник підприємства, але договір так і не був укладений, ніякого постачання не відбулося і вантажний автомобіль прибув на підприємство порожнім1.
Або інший приклад. Працівник підприємства виїжджає у відрядження на своєму легковому автомобілі, який підприємство орендує в такого працівника на час відрядження. При цьому ніяких вагомих причин виїзду у відрядження на автомобілі немає. Строки відрядження дозволяють виконати відрядне завдання в повному обсязі і в необхідний термін і при виїзді у відрядження на якому-небудь іншому виді пасажирського транспорту, а сума перевищення відрядних витрат у зв’язку з виїздом у відрядження на автомобілі значна.
І в першому і в другому випадку кожній зі сторін буде дуже важко аргументовано, з посиланням на нормативно-правові акти, довести свою правоту. Але податківцям, для того щоб виключити зі складу відрядних витрат, на їхню думку, необґрунтовано включені до їхнього складу додаткові витрати, пов’язані з виїздом у відрядження на автомобілі, достатньо їх не врахувати й відобразити це в акті. А підприємству, для того щоб відновити їх у валових витратах, необхідно буде, швидше за все, звернутися до суду. На що не кожне підприємство може зважитися, тим більше, якщо суми незначні.
Висновок. Незважаючи на те, що будь-яких законних підстав виключати з валових витрат суму перевищення відрядних витрат у зв’язку з виїздом у відрядження на автомобілі, у податківців немає, необхідно уникати ситуацій, які не дають ні фінансової, ні організаційної або управлінської вигоди від відрядження на автомобілі.
Автомобілі, на яких здійснюється виїзд у відрядження
Щодо автомобілів існує багато різних класифікацій. Але з цієї безлічі в плані здійснення відряджень нас цікавлять тільки дві класифікації:
1) за їхньою приналежністю — власні й орендовані;
2) за їхнім призначенням — вантажні2, пасажирські3 та спеціального призначення4.
Приналежність автомобіля не має принципового значення для віднесення тих або інших витрат, здійснених протягом відрядження і пов’язаних з автомобілем, але має значення в порядку оформлення документів. Адже договір оренди автомобіля може бути укладений на всіх можливих умовах. Наприклад, на умовах коли автомобіль орендується з водієм і підприємство-орендодавець приймає на себе всі витрати, пов’язані з експлуатацією автомобіля (бензин, масла, технічні рідини, поточний ремонт й ін.), а орендар усього лише зобов’язується платити орендну плату. В цьому випадку до відрядних витрат ввійдуть тільки ті витрати, які не пов’язані з експлуатацією автомобіля (див. нижче), але пов’язані зі здійсненням відрядження. Відповідно, до авансового звіту по відрядженню мають бути додані платіжні документи тільки про такі витрати.
У випадку, коли за умовами договору оренди всі витрати, пов’язані з використанням автомобіля покладаються на орендаря, то, відповідно, всі витрати, здійснені протягом терміну відрядження і пов’язані з автомобілем, повинні підтверджуватися відповідними платіжними документами, які додаються до авансового звіту відрядженого працівника.
Класифікація автомобілів за їхнім призначенням має немаловажне, але не головне, значення у віднесенні витрат, здійснених під час відрядження на автомобілі, на витрати підприємства, у тому числі і валові. Якщо призначення автомобіля не відповідає відрядному завданню, то виникають складності, хоча і переборні, в аргументації, чому виїзд у відрядження здійснювався саме на такому автомобілі5. Адже в такому випадку автомобіль використовується не за призначенням (найчастіше як пасажирський транспортний засіб) і необхідно доводити податківцям, причому документально, чому виїзд у відрядження здійснювався саме на такому автомобілі, а не на іншому, пристосованому для цілей відрядження.
Витрати, які виникають при відрядженні на автомобілі
В Інструкції № 59 про витрати, пов’язані з відрядженням на автомобілі, сказано тільки один раз у п. 1.13 у Розділі II «Порядок відряджень за кордон»:
У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства.
Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд грунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
По-перше, це зовсім не означає, що виїзд у відрядження на автомобілі можливий тільки при закордонних відрядженнях.
По-друге, це не означає, що відшкодовуються тільки ті витрати, які пов’язані з виїздом у відрядження на автомобілі, зазначені в цьому пункті. Наприклад, у цьому переліку відсутні витрати на придбання так називаної «зеленої карти» і на оплату екологічного збору, що стягується на кордоні при в’їзді на територію більшості закордонних країн. Але ж без здійснення таких витрат неможливий в’їзд на територію іноземної держави, а, отже, і здійснення самого закордонного відрядження. Так що такі витрати не можна не визнати пов’язаними з господарською діяльністю підприємства. Вони повинні бути відшкодовані відрядженому працівникові за рахунок коштів підприємства і віднесені до валових витрат підприємства.
З огляду на це можна зробити висновок, що всі витрати, пов’язані з відрядженням на автомобілі, без здійснення яких неможливо було здійснення самого відрядження або виконання відрядного завдання, і підтверджені документально, мають бути включені до складу відрядних витрат, відображені в авансовому звіті відрядженого працівника, відшкодовані йому за рахунок коштів підприємства і включені до його валових витрат.
Розрахунок витрат на ПММ
Витрати на бензин і мастильні матеріали (далі — ПММ) — це єдині витрати, пов’язані з відрядженням на автомобілі, які не приймаються в абсолютній величині, навіть за наявності платіжних документів, що підтверджують їхнє здійснення, а піддаються перерахунку.
Вся справа у вимозі Інструкції № 59 здійснювати відшкодування витрат на ПММ, оплата яких здійснювалася за час відрядження, відповідно до діючих норм їхньої витрати на кілометр пробігу даного автомобіля і довжини маршруту відрядження, пройденого на автомобілі. Маршрут відрядження затверджується в наказі на відрядження, але його довжина рідко визначається в наказі і якщо визначається, то після завершення відрядження, як правило, коригується виходячи з фактичного пробігу.
Перерахунок здійснюється з урахуванням залишку бензину в баці автомобіля при виїзді та поверненні з відрядження і платіжних документів про оплату ПММ. Приклад такого перерахунку ми розглянемо в наступному номері.
Непрямі витрати
Крім «прямих» витрат, які виникають при відрядженнях на автомобілі та включаються до відрядних витрат, необхідно бути уважними і не забувати про «непрямі» витрати, які хоч і пов’язані з відрядженням на автомобілі, але до відрядних витрат не відносяться. Зокрема, необхідно пам’ятати про збір за забруднення навколишнього середовища (далі — збір), особливо в тих випадках, коли підприємство орендує автомобіль для здійснення на ньому виїзду у відрядження. Підприємство може не мати ні власних ні орендованих автомобілів і не бути платником цього збору, але у випадку оренди автомобіля для здійснення на ньому виїзду у відрядження, підприємство здійснює списання бензину та у зв’язку із цим стає платником такого збору.
1 Якби підприємство мав уже укладений договір з постачальником і відповідно до цього договору направило працівника підприємства у відрядження на вантажному автомобілі із завданням одержати в постачальника і доставити на склад підприємства які-небудь вантажі, але відряджений працівник так і не одержав відповідні вантажі та повернувся на підприємство порожнім, то в цьому випадку, незалежно від того, з чиєї вини це відбулося, витрати на відрядження були б віднесені до складу відрядних витрат і до валових витрат підприємства.
2 Контейнеровози, самоскиди, лісовози та інші автомобілі, призначені для перевезення вантажів, а також легкові автомобілі з обладнаними місцями для перевезення невеликих вантажів.
3 До них відносяться легкові автомобілі, призначені для перевезення пасажирів, автобуси та мікроавтобуси, а також вантажні автомобілі з обладнаними місцями для перевезення пасажирів.
4 Автокрани, автокрамниці, автомобілі із установленою бурильною установкою та інші автомобілі спеціального призначення.
5 Можливі непередбачені або надзвичайні ситуації, коли використання транспортного засобу не за призначенням виправдано і несе певну економічну вигоду, сприяє усуненню небезпеки втрат матеріальних, фінансових та інших цінностей підприємства або дозволяє усунути наслідки надзвичайної ситуації (аварії, пожежі і т.д.).
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Закон про оподаткування прибутку – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
3. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
4. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
5. Положення про платіжні картки – Постанова Правління НБУ «Про затвердження положення про порядок емісії платіжних карток і здійсненні операцій з їхнім застосуванням» від 19.04.2005 р. № 137.
6. Закон про податок з доходів фізосіб – Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889.
7. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
Затримка виплати зарплати і кримінальна відповідальність Урок права Продовження. Початок див. у «ШБ» № 6/2006 р. Нерідко після того, як для підприємства закінчується «чорна смуга» і воно знову стає платоспроможним, воно забуває про свої борги по заробітній платі, особливо про борги тим працівникам, які звільнені. Про.....
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
