Автомобіль — це не тільки засіб пересування, але і постійний пожиратель грошей, часу та нервів.
Відрядні витрати в дорозі
Визначення суми витрат на проїзд при відрядженні на автомобілі
З переліком основних витрат при виїзді у відрядження на автомобілі ми вже знайомі, а тепер розглянемо порядок визначення їхньої суми.
ПРИклад 1
Малим підприємством «Мандрівник» (далі — МП) відряджений до міст Одеса, Миколаїв, Херсон, Сімферополь, Алушта і Ялта менеджер з організації туристичного відпочинку Бродяжкін І.Т. для обстеження туристичних маршрутів та узгодження графіка заїзду туристів на туристичні бази.
Зважаючи на те, що обстеження туристичних маршрутів та узгодження графіка заїздів туристичних груп не вимагає тривалого часу, а також те, що цю роботу необхідно здійснити в найкоротший строк, керівником МП було ухвалене рішення відрядити Бродяжкіна І.Т. на легковому автомобілі ВАЗ-2121 «Нива» державний номер 79-342 КТ, що належить МП на правах власності. Оскільки Бродяжкін І.Т. має права на керування автомобілем такого класу, керівник МП розпорядився про оформлення на Бродяжкіна І.Т. доручення на керування даним автомобілем на квітень 2006 р. (строк відрядження з 10 квітня по 13 квітня 2006 р.).
Був виданий наказ про відрядження, в якому, крім усього іншого, було зазначено:
1. Водієві автомобіля ВАЗ-2121 «Нива» державний номер 79-342 КТ Горбатько Н.Г. передати 10 квітня 2006 р. о 9.00 зазначений автомобіль у керування Бродяжкіну І.Т.
2. Автомеханікові Романову Р.Т. забезпечити перевірку автомобіля на предмет наявності несправностей та усунути їх до виїзду Бродяжкіна І.Т. у відрядження, а також здійснити комплектацію автомобіля всіма необхідними інструментами, пристосуваннями та іншим.
3. Призначити комісію з передачі 10 квітня 2006 р. о 9.00 автомобіля ВАЗ-2121 «Нива» державний номер 79-342 КТ від водія Горбатько Н.Г менеджерові Бродяжкіну І.Т. і з передачі того самого автомобіля від Бродяжкіна І.Т. водієві Горбатко Н.Г. після закінчення відрядження Бродяжкіна І.Т. у складі: голови комісії автомеханіка Романова Р.Т; членів комісії бухгалтера Ілларионової Н.Є., водія Горбатько Н.Г., менеджера Бродяжкіна І.Т. Покласти на комісію відповідальність за складання акту приймання-передачі автомобіля із зазначенням його пробігу, зовнішнього стану, комплектації, додаткового обладнання, дефектів, несправностей й іншого.
4. Затвердити маршрут відрядження Бродяжкіна І.Т.: Київ-Одеса-Миколаїв-Херсон-Сімферополь-Алушта-Ялта-Київ.
5. Зобов’язати Бродяжкіна І.Т. під час відрядження й експлуатації автомобіля:
а) перед виїздом у відрядження прийняти автомобіль від водія Горбатько Н.Г. за актом в присутності членів комісії, зазначених вище, а по закінченні відрядження, не пізніше ніж на наступний робочий день, здати його водієві Горбатько Н.Г. за актом в присутності членів комісії в тому самому складі;
б) здійснювати експлуатацію автомобіля під час відрядження відповідно до його технічних вимог і правил дорожнього руху;
в) здійснювати заправку автомобіля тільки бензином АІ-95 і тільки на тих заправних станціях, які видають касовий чек;
г) здійснювати все необхідне поточне обслуговування автомобіля та здійснювати контроль за роботою його вузлів і агрегатів;
д) не експлуатувати несправний автомобіль, якщо експлуатація автомобіля з такою несправністю може призвести до більш серйозної поломки та матеріального збитку для МП, становить небезпеку для життя і здоров’я як самого Бродяжкіна І.Т, так й інших учасників дорожнього руху;
е) у випадку виникнення поломки здійснювати ремонт або заміну деталей і агрегатів, що вибули з ладу, власними силами (за наявності такої можливості) або на спеціалізованих СТО на загальну суму не більше ніж на 500,00 грн. (з урахуванням заміни деталей, що вийшли з ладу, й агрегатів на нові) без попереднього узгодження з керівництвом МП. У випадку виникнення несправностей і поломок, усунення яких вимагає вкладення більше 500,00 грн., здійснювати такий ремонт тільки після узгодження з керівництвом МП (по телефону, телеграмою і т.д.). Всі детали, агрегати та вузли, які вийшли з ладу та замінені, мають бути пред’явлені після повернення з відрядження і здані на склад;
ж) залишати автомобіль тільки на платних охоронюваних стоянках;
з) вести облік пробігу автомобіля окремо по заміських автодорогах і по міських дорогах (пунктів призначення відрядження);
…
На підставі наказу 10 квітня комісією був складений акт приймання-передачі автомобіля, найбільш важливі витяги з якого наведені нижче.
Після повернення з відрядження 15 квітня 2006 р. Бродяжкін І.Т поставив автомобіль у гаражне приміщення, розташоване на території МП. А в першийий робочий день після повернення з відрядження, тобто 17 квітня 2006 р., о 18.00, у присутності членів комісії передав автомобіль водієві Горбатько Н.Г. За фактом передачі автомобіля комісією був складений акт. Нижче наведені витяги з цього акту по тих позиціях, які відрізняються від акту передачі автомобіля від водія Горбатько Н.Г. менеджерові Бродяжкіну І.Т.
17 квітня Бродяжкін І.Т. надав керівникові МП докладну записку, в якій відзвітувався про здійснену під час відрядженню роботу, пов’язану з виконанням відрядного завдання, а також надав інформацію про пробіг автомобіля і пояснення причин його затримки у відрядженні (див. нижче витяги з докладної записки).
На підставі докладної записки Бродяжкіна І.Т. керівник МП видав наказ, в якому поставив за обов’язок економічному відділу разом з відділом головного механіка, бухгалтерії підприємства і за участю Бродяжкіна І.Т. оцінити вірогідність зазначеного в записці пробігу автомобіля та здійснити виходячи з нього розрахунок кількості спожитих паливномастильних матеріалів за час відрядження. А також урахувати при визначенні кількості витраченого бензину за час відрядження його втрати в результаті поломки, що відбулася, в об’ємі 30 літрів.
На підставі отриманих кількісних даних з витрати паливномастильних матеріалів і даних чеків на їхню покупку бухгалтерії підприємства здійснити розрахунок суми витрати на паливномастильні матеріали Бродяжкіна І.Т. за час відрядження.
У виконання наказу керівника МП економічною службою був здійснений розрахунок пробігу автомобіля під час відрядження і витрати бензину на визначений пробіг, а головним бухгалтером МП — розрахунок суми витрат Бродяжкіна І.Т. на паливномастильні матеріали, які йому необхідно відшкодувати (фрагменти розрахунків наведені нижче).
Одержавши на руки копію зазначених вище розрахунків, Бродяжкін І.Т. 17 квітня 2006 р. написав клопотання на ім’я керівника МП з проханням списання суми нестачі мастила моторного з його заробітної плати за квітень і склав та здав до бухгалтерії авансовий звіт і крім інших відрядних витрат указав наступні витрати, пов’язані з виїздом у відрядження на автомобілі:
1) витрати на бензин відповідно до доданого розрахунку — 1078,14 грн.
2) витрати на паркування відповідно до доданих чеків — 37,00 грн.
3) витрати на буксирування автомобіля на підставі доданої доповідної записки — 230,00 грн.
4) витрати на ремонт (заміну бензобака) автомобіля відповідно до доданого наряду-замовлення і чеку — 500,00 грн.
5) витрати на мийку машини на підставі доданих чеків — 40,00 грн.
6) витрати на платну автостоянку на підставі доданих чеків — 80,00 грн.
Про те, як ці витрати можуть бути списані з підзвіту відрядженої особи і як таке списання відобразиться в податковому та бухгалтерському обліку, ми розповімо в наступній публікації.
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Закон про оподаткування прибутку – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
3. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
4. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
5. Положення про платіжні картки – Постанова Правління НБУ «Про затвердження положення про порядок емісії платіжних карток і здійсненні операцій з їхнім застосуванням» від 19.04.2005 р. № 137.
6. Закон про податок з доходів фізосіб – Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889.
7. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
Затримка виплати зарплати і кримінальна відповідальність Урок права Продовження. Початок див. у «ШБ» № 6, 7/2006 р. Чи може бути щось важливіше виплат заробітної плати? Питання перестає бути риторичним, коли воно стосується особисто вас. Міра відповідальності У минулій публікації ми з’ясували, що у випадку, коли...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
