За тими умовами, в яких перебуває відряджений працівник, легко можна визначити відношення країни або конкретного підприємства до своїх громадян або працівників. На жаль, з часів закінчення влади останнього генсека в цьому плані мало що змінилося.
Відрядні витрати в дорозі
Відображення витрат на проїзд у бухгалтерському обліку
Списання витрат на проїзд у випадку відрядження на автомобілі нічим принципово від списання інших відрядних витрат не відрізняється. Відрядженим працівником складається «Звіт з використання коштів, виданих на відрядні або під звіт» (далі — Звіт»), в якому вказуються всі здійснені ним витрати.
Розглянемо на умовах прикладу, наведеного на стор. 23-26 «ШБ» № 8/2006, як такі витрати відображаються у Звіті і в бухгалтерському обліку малого підприємства «Мандрівник» (далі — МП), а також розглянемо, які із зазначених витрат будуть визнані в податковому обліку і в якій сумі.
Таким чином, всі витрати, пов’язані з цим відрядженням, визнаються адміністративними витрата-ми (ставляться в дебет рахунку 92 з кредиту рахунку 372).
Крім цього, зверніть увагу на те, що ми на витрати (у цьому випадку адміністративні) віднесли і витрати з буксирування автомобіля. Це можливо тільки в тому випадку, коли щодо такого списання є пряме розпорядження керівника підприємства, наприклад, у вигляді резолюції на докладній записці відрядженого «Списати з підзвіту відрядженого працівника Бродяжкіна І.Т. на витрати». Припустимо, що таке розпорядження є.
Що стосується включення до валових витрат підприємства витрат на буксирування автомобіля, то для цього розпорядження керівника недостатньо. Необхідний платіжний документ, що міг би підтвердити суму здійснених витрат. А оскільки Бродяжкін І.Т. такий документ не надав, то про включення 230,00 грн. на буксирування автомобіля до валових витрат не може бути й мови. Всі інші витрати, зазначені у Звіті та підтверджені документально, відносяться до валових витрат.
Виїзд у відрядження на автомобілі відрядженого працівника
У тому випадку, коли виїзд у відрядження здійснюється на автомобілі відрядженого працівника, на додаток до зазначених відрядних витрат виникають і витрати, пов’язані з орендою автомобіля. Вони також відносяться до складу адміністративних витрат, але до відрядних витрат ніякого відношення не мають і в Звіті, певна річ, не вказуються. Адже оплата оренди — це не видача коштів у підзвіт, хоч і здійснюється тій самій особі.
Наступною особливістю виїзду у відрядження відрядженого працівника на його власному автомобілі, орендованому на час відрядження підприємством, є те, що витрати на ремонт такого автомобіля у випадку його поломки під час відрядження покриваються за рахунок коштів власника автомобіля, тобто відрядженого працівника.
Так, як правило, відбувається в більшості випадків, але є виключення, коли в умовах договору оренди автомобіля передбачається здійснення незначного дрібного ремонту автомобіля (іноді визначається його максимальна сума) за рахунок коштів орендаря. Необхідно зазначити, що податкова не визнає витрат на ремонт автомобіля, навіть незначних, і не включає їх до валових витрат в ситуації, коли автомобіль орендується, наприклад, на 5 або 10 днів для цілей відрядження, справедливо зауважуючи:
1) поломка є наслідком попередньої експлуатації, яка здійснювалася з добуванням вигоди власником автомобіля (працівником підприємства), а не самого підприємства;
2) витрати, здійснені на ремонт автомобіля, дозволяють експлуатувати автомобіль і після закінчення строку оренди автомобіля (строку відрядження) і тим самим здобувати вигоди власникові автомобіля, тобто працівникові підприємства, а не самому підприємству;
3) якщо в процесі ремонту відбулася заміна яких-небудь деталей автомобіля і вони не зносилися на 100% за час відрядження, то у випадку віднесення вартості ремонту, а, отже, і вартості заміненої деталі на витрати підприємства виходить, що деталь переходить у власність власника автомобіля (працівника підприємства) безоплатно.
У цьому випадку ми маємо дві протилежних думки, причому доведені до крайності. На мою думку, підприємство має право здійснювати ремонт автомобіля, орендованого в працівника підприємства на час відрядження, але при одночасному дотриманні трьох, зазначених нижче, умов:
1) якщо необхідність такого ремонту виникла під час відрядження і без його здійснення продовження відрядження неможливо;
2) якщо припинення відрядження через поломку автомобіля принесе підприємству збитки, що перевищують по своїй сумі суму витрат на ремонт, у тому числі на придбання деталей автомобіля, що підлягають заміні в процесі здійснення такого ремонту;
3) якщо вигоди, отримані підприємством у результаті оренди автомобіля, перевищують витрати на орендну плату та витрати на ремонт автомобіля разом узяті, у тому числі на придбання деталей автомобіля, що підлягають заміні в процесі здійснення такого ремонту.
Ці умови необхідно обов’язково включити до договору оренди, і у випадку їхнього дотримання у вас не буде проблем з податковою і з віднесенням зазначених вище витрат на ремонт орендованого автомобіля до валових витрат підприємства. Адже підприємство в такому випадку здійснює витрати, які менше одержуваних доходів, нехай не прямих, а непрямих, але, проте, така діяльність не може бути карна.
Усе, що було сказано вище, повною мірою відноситься і до тих ситуацій, коли автомобіль орендується на час відрядження у фізичної особи (працівника або не працівника підприємства, не має значення), що не виїжджає на ньому у відрядження, або в юридичної особи.
Ми закінчили розгляд витрат, здійснюваних під час проходження до місця призначення відрядження (одного або декількох) і під час повернення з відрядження, а тепер переходимо до розгляду витрат, здійснюваних безпосередньо під час знаходження в місцях відрядження.
Витрати, здійснювані під час знаходження в місці призначення відрядження
За своїм складом витрати, здійснювані під час знаходження в місці призначення відрядження (далі — витрати в місці призначення відрядження), мало чим відрізняються від витрат, здійснюваних під час прямування у відрядження, хоча і мають деякі особливості їхнього оформлення, обліку та списання. От їм ми і приділимо особливу увагу.
Якщо узагальнено, то витрати в місці призначення відрядження можна розділити на чотири групи:
1) витрати на проживання;
2) витрати на харчування;
3) витрати на господарські потреби;
4) добові.
Витрати на проживання в місці призначення відрядження
Вони складаються не тільки з витрат на оплату проживання в готелі або мотелі (далі — готель), але ще й з додаткових витрат на оплату інших послуг готелів і на використання побутової техніки, що перебуває в номері, що і породжує першу групу проблемних питань. Другу групу проблемних питань породжує включення до рахунків готелів оплати за харчування. Але перш ніж розглядати ці питання, розглянемо питання реєстрації в готелі та за місцем призначення відрядження.
Нерідко виникають питання, пов’язані з черговістю реєстрації. Де відряджений працівник після прибуття в населений пункт призначення відрядження повинен зареєструватися в першу чергу — в готелі або на підприємстві, на яке він відряджений? Проблема черговості виникає через те, що, по-перше, готелі нерідко вважають добу з 1200 одного дня до 1200 іншого дня, по-друге, не завжди вдається забронювати місце в готелі, по-третє, прибуття до місця призначення може відбутися в будь-який час доби і, по-четверте, прибувши на підприємство, на яке відряджений працівник, він повинен підкорятися режиму роботи такого підприємства.
На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.
Проблема відліку доби з 1200 одного дня до 1200 іншого дня, породжена практикою деяких готелів, призводить до того, що якщо працівник, що прибув до пункту призначення, наприклад, 03 травня в 0400 поселяється в готелі о 0600, то від нього вимагають оплатити номер за 2 травня, тобто з 1200 02 травня до 1200 03 травня. Оскільки час прибуття за квитком зазначено 03 травня, то у відрядженого працівника можуть виникнути проблеми з відшкодуванням таких витрат. Отже, якщо працівник прибув до місця призначення рано вранці і в нього є час зняти номер в готелі, то знімати його й оплачувати він може тільки з 1200 поточного дня. Заселитися в номер до початку роботи підприємства, на яке він відряджений, у такому випадку відряджений працівник не зможе і йому доведеться з усіма своїми речами їхати на підприємство.
Якщо з вокзалу відразу ж їхати на підприємство, не знімаючи та не оплачуючи місце в готелі, то за відсутності броні або за її наявності до певного часу відряджений працівник по закінченні робочого дня може залишитися взагалі без місця в номері. В наш час це нерідко трапляється, незважаючи на те, що деякі готелі стоять напівпорожні.
Причина у вартості місць в готелі. Зважаючи на те, що обмеження по сумі витрат на оплату готелів установлюються підприємствам для відряджених працівників досить тверді, власник (або уповноважена ним особа … може встановлювати додаткові обмеження щодо: … витрат на наймання житлового приміщення, а в готелях у першу чергу розкуповуються саме дешеві номери, ризик залишитися без місця в готелі дуже великий. Добре, якщо працівник прибуває рано вранці і до початку роботи підприємства, на яке він відряджений, залишається час, якого досить для того, щоб зняти й оплатити місце в готелі. Куди їхати в першу чергу відрядженому працівникові, якщо він прибуває до місця призначення відрядження, наприклад, о 1600? Якщо їхати на підприємство, на яке він відряджений, то можна залишитися без місця в готелі, а якщо їхати в готель, то можна спізнитися з реєстрацією посвідчення про відрядження на підприємстві.
На жаль, у такій ситуації відсутність місць у готелях за ціною, що відповідає вимогам підприємства, яке відрядило працівника, є винятково проблемою самого відрядженого. Виходячи з цього у випадку, коли відряджений працівник прибуває до місця призначення відрядження в робочий час або за кілька хвилин (годин) до початку робочого часу підприємства, на яке він відряджений, і цих кілька хвилин (годин) йому не достатньо для того, щоб зняти номер в готелі і встигнути до початку робочого часу прибути на підприємство, то він зобов’язаний у першу чергу прибути на підприємство, зробити позначку в посвідченні про відрядження про прибуття на підприємство, перебувати на підприємстві, виконуючи відрядне завдання, до кінця його роботи і тільки після цього шукати вільне місце в готелі.
Питання своєчасної позначки в посвідченні про відрядження дуже важливе в плані оплати відрядних витрат відрядженому працівникові, і ми про це вже говорили. От чому так вибудувані пріоритети.
Що стосується оплати проживання в готелі й оплати додаткових послуг готелів, то по них визначені загальні (без визначення по окремих видах послуг) обмеження. За вартістю проживання обмеження встановлюються підприємством, яке відрядило працівника, а по видах додаткових послуг готелів
… прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни…і їхньої вартості
… не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання… обмеження встановлені Інструкцією № 59.
Що стосується додаткової оплати за наявність у номері різної побутової техніки, то вони додаються до вартості проживання в готелі, і якщо отримана в такий спосіб сума не перевищує визначеного підприємством ліміту, то їхня оплата здійснюється за рахунок підприємства і включається до його валових витрат.
1 Касові чеки з оплати придбаного в період відрядження бензину додаються до зазначеного розрахунку і нумеруються тим же номером, що і «Розрахунок суми витрат на паливномастильні матеріали». Вказувати у Звіті всі чеки окремим рядком немає необхідності, оскільки вони всі перераховані в «Розрахунку суми витрат на паливномастильні матеріали».
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Закон про оподаткування прибутку – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
3. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
4. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
5. Положення про платіжні картки – Постанова Правління НБУ «Про затвердження положення про порядок емісії платіжних карток і здійсненні операцій з їхнім застосуванням» від 19.04.2005 р. № 137.
6. Закон про податок з доходів фізосіб – Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889.
7. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
Затримка виплати зарплати і кримінальна відповідальність Урок права Закінчення. Початок див. у «ШБ» № 6, 7, 8/2006 р. Чи можна вчинити злочин проти самого себе і не понести при цьому ніякої кримінальної відповідальності? Можна, але якщо при цьому не постраждає хтось інший. Особливо важливо не «скривдити» при цьому...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
