Старий звичай говорить, що гостя, який прибув здалеку, варто спочатку напоїти, нагодувати, а вже потім про справи розпитувати. От і прагнуть керівники українських підприємств забезпечити прийом ділового іноземного партнера за вищим розрядом — оселити в кращий готель, запросити в дорогий ресторан. Поговоримо про те, як оформити документально представницькі витрати з прийому представника іноземної компанії нерезидента.
Визначення та склад представницьких витрат
Визначення поняття «представницькі витрати» міститься в Нормах коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок і порядку їхнього використання, затверджених спільним наказом Мінфіну та Мінекономіки України від 12.11.93 р. № 88 (далі — Норми № 88). В 1995 році в частині, що регулює витрати госпрозрахункових підприємств та організацій, цей документ втратив чинність. Однак у частині, що не суперечить чинному законодавству, він залишився діючим, отже, його вимоги повинні виконуватися, тим більше що іншого документа, що регулює склад представницьких витрат, на сьогодні немає.
Отже, відповідно до п.1 Норм № 88 представницькі витрати — це витрати міністерств, відомств, підприємств, установ на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій та представників інших підприємств, які прибули за запрошеннями для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва та вирішення питань, пов’язаних з комерційною діяльністю.
До представницьких витрат належать витрати, пов’язані:
1) з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері);
2) з транспортним забезпеченням представників;
3) із заходами культурної програми;
4) з буфетним обслуговуванням під час переговорів;
5) з оплатою послуг перекладача, що не перебуває в штаті підприємства;
6) з оплатою номерів представників у готелях.
Зовсім резонно може виникнути питання, чи немає обмежень з віднесення понесених підприємством витрат до представницьких. Адже прийом можна організувати по-різному. Скажемо, поняття «культурна програма» можна трактувати дуже широко. Можна влаштувати іноземцям екскурсію не тільки в межах міста, де розташована сторона, що приймає, а по всій Україні з відвідуванням Криму або Карпат. Можна запросити іноземних представників для проведення переговорів на два дні, а можна на місяць з оплатою їм проживання і харчування.
Так, такі витрати будуть представницькими, але тільки в тому випадку, якщо цілі цих заходів відповідають зазначеним вище: розв’язанню ділових питань, пов’язаних з комерційною діяльністю, установленню співробітництва й ін.
Крім того, важливим моментом є можливість віднесення таких витрат до складу валових витрат підприємства. Тут необхідно звернутися до норм Закону про прибуток.
У Законі про прибуток термін «представницькі витрати» не вживається, віднесення таких витрат до складу валових витрат регламентується п. 5.4 Закону про прибуток. Відповідно до вимог пп. 5.4.4 витрати на проведення прийомів, презентацій і свят відображаються та відносяться до валових витрат в сумі, що не перевищує 2% від оподатковуваного прибутку платника податку за минулий звітний рік. Варто пам’ятати, що витрати, не пов’язані прямо з господарською діяльністю підприємства, зокрема, витрати на проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку (крім тих, які регулюються пп. 5.4.4) відповідно до пп. 5.3.1 Закону про прибуток не можуть бути віднесені до складу валових.
Таким чином, крім відповідності понесених витрат представницьким за змістом необхідна також наявність правильно оформлених документів, що підтверджують зв’язок таких витрат з господарською діяльністю підприємства.
Документальне оформлення представницьких витрат
1. Наказ директора
Розпорядницьким документом керівництва підприємства (як правило, наказом директора) визначається коло осіб, які можуть мати відношення до прийому представників ділового партнера з питань комерційної діяльності. При цьому Норми № 88 вимагають, щоб кількість учасників від сторони, що проводить офіційний прийом, не перевищувала кількість учасників, які прибули від запрошеної сторони. Зазначимо, що ця вимога може носити в нинішніх умовах скоріше рекомендаційний характер, оскільки ні Закон про прибуток, ні П(С)БО 16 «Витрати» не містять подібних вказівок для визнання витрат та їхнього відображення в обліку, що, втім, цілком обґрунтовано, тому що питання про кількість учасників прийому може вирішувати лише керівник організації.
2. Офіційне запрошення
Виходячи з визначення поняття «представницькі витрати» представники ділових партнерів повинні бути офіційно запрошені. Офіційне запрошення має містити кількість запрошуваних осіб, мету і строки проведення переговорів. У запрошенні можуть бути зазначені конкретні особи підприємства-партнера, наприклад, з якими попередньо велися переговори. Однак не слід забувати, що запрошені представники повинні мати повноваження на ведення переговорів і підписання документів від імені підприємства або мати можливість впливати на прийняття рішень керівництвом підприємства-партнера через виконувані обов’язки.
3. Кошторис витрат
Нормами № 88 передбачене складання кошторису витрат на прийом і обслуговування представників і делегацій, що затверджується керівником підприємства.
4. Програма проведення прийому
Якщо планується проведення широкого кола заходів в межах прийому представників іноземної компанії, необхідно скласти і затвердити в керівника організації програму проведення прийому для обґрунтування передбачуваних витрат і їхнього зв’язку з діяльністю приймаючої організації. Програма повинна містити перелік передбачуваних заходів, дату і місце їхнього проведення, список запрошених осіб і представників сторони, що приймає.
5. Звіт про проведення прийому
Практикується також складання відповідальною особою звіту про проведення прийому представників іноземної компанії в довільній формі. Необхідність складання такого документа не визначена законодавчими актами, однак, як показує практика, він виявляється корисним для зіставлення фактично понесених витрат на проведення заходу із запланованими, а також для аргументації зв’язку таких витрат з господарською діяльністю підприємства.
Підтвердженням фактичного здійснення запланованих витрат є первинні документи, видані організаціями, що надали послуги або реалізували товарно-матеріальні цінності, — акти виконаних робіт і накладні. У випадку якщо витрати були понесені в готівковій формі, відповідальна особа в строк, передбачений Законом про податок з доходів фізичних осіб № 889, складає і подає в бухгалтерію підприємства звіт про використання коштів, виданих під звіт. До звіту додаються відповідні чеки, квитанції, інші розрахункові документи, що підтверджують витрати.
У наступній публікації ми розглянемо, як бухгалтерові відобразити в обліку представницькі витрати.
Страхування майна і виплата страховки Практика Поняття страхування Відповідно до ст. 1 Закону України «Про страхування» в редакції від 04.10.2001 р. № 2745-III (далі — Закон № 2745) страхування є видом цивільно-правових відносин з захисту майнових інтересів фізичних і юридичних осіб у випадку...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
