Любов приходить та уходить, а їсти хочеться завжди.
Відрядні витрати за місцем призначення
Витрати на харчування в місці призначення відрядження
По-перше, витрати на харчування не визначаються та не сплачуються окремо. Вони входять до складу витрат на особисті потреби відрядженого працівника та включаються до добових.
Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи)…
По-друге, добові не покликані покрити всі витрати на особисті потреби відрядженого працівника, у тому числі і на харчування. Вони повинні всього лише компенсувати відрядженому працівнику ті додаткові витрати на особисті потреби, які в нього виникають у зв’язку зі знаходженням у відрядженні. Виходячи з цього і визначаються норми добових КМУ. Крім цього, з огляду на розповсюджену практику готелів включати в рахунки за проживання в готелі ще і харчування, то норми добових затверджуються різні, залежно від того, скільки разів харчування включене в рахунок готелю.
Відповідно до нині діючих норм добових, затверджених ПКМУ № 663, маємо:
Неважко помітити, що при відрядженнях по Україні одноразове харчування, яким би воно не було по рахунку, першим або третім, оцінюється в сумі 5,00 грн., а от при відрядженнях за кордон така рівність відсутня. Якщо в рахунку готелю зазначене одноразове харчування, то воно оцінюється в 56,00 грн., якщо дворазове, то, будь то обід або вечеря, у середньому він уже оцінюється в 63,00 грн. ((280,00 грн. – 154,00 грн.) / 2), а при триразовому харчуванні — в 60,67 грн. ((280,00 грн. – 98,00 грн.) /
3). У чому причина встановлення такої різниці, важко сказати. Це відомо, напевно, тільки розроблювачам ПКМУ № 663. Нам же нічого іншого не залишається, як прийняти це як даність.
Необхідно зазначити і ще про одну різницю, що іноді викликає питання в бухгалтерів. Вона виникає через невідповідність витрат на харчування за нормами, які визначені за ПКМУ № 663 і фактично здійснюваними підприємством при включенні в рахунки готелю харчування. Для розуміння того, про що йде мова, наведемо невеликий приклад.
Таблиця 1
Норми добових при відрядженнях по Україні та за кордон та їхня залежність від того, скільки разів харчування включено в рахунки готелів
№ зп
Скільки разів харчування включено в рахунок готелю
При відрядженнях по Україні (грн.)
При відрядженнях за кордон (грн.)
1
Не включено
25,00
280,00
2
Один раз
20,00
224,00
3
Два рази
15,00
154,00
4
Три рази
10,00
98,00
ПРИклад 1
Два працівники підприємства одночасно відряджені на те саме підприємство (до одного і того самого міста) на території України й оселилися в одному тому самому готелі й у тому самому двомісному номері. Але один з них відмовився від харчування в готелі, а інший погодився на одноразове харчування.
Першому виписали рахунок за один день проживання в готелі в сумі 46,00 грн., а другому — за один день проживання з одноразовим харчуванням у сумі 55,00 грн.
Після повернення з відрядження кожному з них відшкодували витрати за один день відрядження:
1) витрати на проїзд першому і другому відрядженому в однаковій сумі1;
1 Не будемо наводити якісь конкретні суми, оскільки в цьому випадку це не має значення.
2) добові: першому — у сумі 25,00 грн., а другому — у сумі 20,00 грн.1;
3) витрати на проживання та харчування відповідно до пред’явлених рахунків готелів: першому —
46,00 грн. і другому — 55,00 грн.
Виходить, що підприємство видало першому працівнику 15,00 грн. на харчування в складі добових2, а другому працівнику видало 10,00 грн. у складі добових, так ще й оплатило одноразове харчування в готелі в сумі 9,00 грн. (55,00 грн. – 46,00 грн.). Усього по другому працівнику на суму 19,00 грн.
Як бачимо, різниця є, і значна. Саме ця різниця й викликає питання в бухгалтерів щодо правомірності відшкодування відрядженим працівникам витрат на харчування, включених до рахунків готелів у сумі, що перевищує суму, передбачену на оплату витрат на харчування в складі добових. Це питання виникло не на порожньому місці. Приводом для виникнення його могли послужити обмеження, визначені Інструкцією № 59 для держслужбовців, відповідно до яких:
Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових.
Якщо припустити, що відряджені працівники підприємства, про які йде мова в Прикладі 1 (див. вище), є держслужбовцями, то відповідно до зазначених вище вимог Інструкції № 59 відшкодування витрат на харчування їм буде здійснюватися в наступному розмірі:
1) добові: першому — у сумі 25,00 грн., а другому — у сумі 16,00 грн. (25,00 грн. – 9,00 грн.3);
2) витрати на проживання і харчування відповідно до поданих рахунків готелів: першому — 46,00 грн. і другому — 55,00 грн.
В результаті і перший і другий працівник одержать відшкодування здійснених витрат на проживання і харчування в однаковій сумі, що дорівнюватиме 71,00 грн.
Що стосується закордонних відряджень держслужбовців, то відносно них діє зазначена вище вимога4. Якщо ж у рахунках за проживання в готелях не зазначена конкретна вартість харчування, а тільки зазначено, скільки разів харчування включено в рахунок готелю, то відповідно до вимог Інструкції № 59:
…добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України N 663, зокрема: 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - при дворазовому, 35 відсотків - при триразовому харчуванні.
Але це все стосується тільки держслужбовців, а як же вчинити з витратами на харчування і з тією різницею, про яку ми говорили вище відносно відряджених, що не є держслужбовцями? Щодо витрат на харчування такої категорії відряджених працівників (не держслужбовців), в Інструкції № 59 сказано тільки наступне:
Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо.
Цей абзац Інструкції № 59 стосується відряджень по Україні і під «тощо» необхідно розуміти й харчування, включене в рахунки готелів, оскільки право на оплату таких витрат, як ми з’ясували раніше, передбачене Інструкцією № 59. А от при відрядженнях за кордон про можливості відшкодування відрядженому працівнику витрат на харчування прямо зазначене в п.п. «б» пункту 1.4 Інструкції № 59:
…За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:
…
на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також уключених до таких рахунків витрат на харчування.
А порядок визначення таких витрат дано наступний:
…у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання жилого приміщення, проїзних документів та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), - в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу5. Залежно від кількості разів харчування на добу впродовж відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо.
Отже, ніяких прямих або непрямих обмежень на оплату харчування, що включене в рахунки готелю і перевищує суму, призначену на покриття витрат на харчування працівника під час знаходження його у відрядженні (видавану йому в складі добових), в Інструкції № 59 не передбачено.
Але у зв’язку із цим необхідно нагадати, що в Інструкції № 59 передбачено:
Власник (або уповноважена ним особа) відповідно до підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати.
Отже, відрядженим працівникам власником підприємства можуть бути встановлені обмеження по максимальній сумі витрат на оплату послуг готелю, у тому числі і на харчування. Якщо такі обмеження встановлені підприємством окремому працівнику по окремому відрядженню або в цілому по підприємству, а фактично здійснені відрядженим працівником витрати на оплату послуг готелів (у тому числі харчування) перевищують установлені обмеження, то відшкодування відрядженому працівнику здійснюється в межах визначених підприємством обмежень (максимальних сум). Тобто частина витрат відрядженого працівника на оплату послуг готелів йому не відшкодовується, але що саме входить до невідшкодованої частини і чи впливає це на обсяг виплачуваних йому добових?
Наприклад, підприємством установлена максимальна сума витрат на оплату послуг готелів під час відряджень по Україні в сумі 70,00 грн. на добу. Відряджений працівник сплатив за послуги готелю 103,00 грн. на добу. До цієї суми ввійшли:
1) оплата за проживання — 59,00 грн.;
2) оплата за послуги з прання білизни — 12,00 грн.;
3) оплата за триразове харчування — 31,00 грн.
Підприємство не відшкодує працівнику витрати на оплату послуг готелю в сумі 33,00 грн. (103,00 грн. –
70,00 грн.). Що входить до цієї суми, що не відшкодовується, і чи має це значення для визначення суми добових, які мають бути виплачені відрядженому працівнику?
Які конкретно послуги готелів у випадку, коли готель надає не тільки послуги з надання місця для проживання, виключаються зі складу суми, що відшкодовується, при перевищенні фактичних витрат на оплату послуг готелів над встановленою підприємством максимальною сумою таких витрат, в Інструкції № 59 не визначено. Припустимо, що до 33,00 грн., що не відшкодовуються, входить сума оплати за харчування. У цьому випадку виникає питання, чи необхідно зменшувати суму добових з 25,00 грн. до 10,00 грн.?
З одного боку, в квитанції на оплату послуг готелю зазначене триразове харчування, що відповідно до Інструкції № 59 вимагає зменшення суми добових до 10,00 грн. А, з іншого боку, за нашим припущенням ми виключили саме харчування із суми витрат, які відшкодовуються, тобто не оплатили працівнику витрати на харчування і не маємо права виключати витрати на харчування ще й зі складу добових. Як же бути?
Однозначної законодавчо обґрунтованої та зрозумілої відповіді на це питання в нормативній базі знайти не вдалося. Усні бесіди з податківцями також не дали такої відповіді, але дали можливість зрозуміти їхню думку в цьому питанні, на якій вони наполягають. Якщо коротко, то вона полягає в наступному. Максимальний розмір витрат, що відшкодовуються підприємством, на послуги готелів містить у собі й суми на харчування, отже, якщо працівнику відшкодовується така сума і в квитанції готелю зазначене одно-, двох- або триразове харчування, то добові повинні зменшуватися згідно з вимогами Інструкції № 59 на 5,00 грн., 10,00 грн. або на 15,00 грн. відповідно.
Необхідно зазначити, що існує й інша думка, відповідно до якої, у випадку встановлення підприємством максимальної суми витрат на оплату послуг готелів, що відшкодовуються відрядженому працівникові (менше передбаченої в ПКМУ № 663 для держслужбовців (на даний момент — 120,00 грн.)) виплата відрядженому працівнику добових повинна здійснюватися з урахуванням відшкодування або невідшкодування працівнику його фактичних витрат на харчування. Тобто якщо відштовхуватися від умов наведеного вище прикладу, то зменшувати добові підприємство не має право. Відрядженому працівнику мають бути виплачені і добові в сумі 25,00 грн., і відшкодовані витрати з оплати послуг готелю в сумі 70,00 грн.
І перша думка податківців, і друга думка фахівців бухгалтерського обліку не мають достатньо законодавчо обґрунтованих аргументів на підтвердження їхньої правоти, але, зважаючи на те, що в ПКМУ № 663 чітко сказано, що у випадку, коли до рахунків готелів включені витрати на харчування6, сума добових зменшується, думка податківців набирає більшу вагу. Це, хоч і незначна, але все-таки «зачіпка» для податківців, використовуючи яку, вони можуть визнати виплату добових у повному обсязі та включення їх до валових витрат підприємства в розглянутій ситуації неправомірним.
1 Оскільки в другого відрядженого в рахунку зазначене одноразове харчування, то відповідно до встановлених норм його добові зменшені на 5,00 грн. у порівнянні з першим відрядженим.
2 Чому 15,00 грн.? Тому що при нормальному триразовому харчуванні добові зменшуються саме на 15,00 грн. Отже, у складі добових 15,00 грн. призначені для оплати харчування відрядженого працівника.
3 Вартість одноразового харчування в розмірі дев’яти гривень виходить шляхом вирахування з вартості проживання в готелі протягом однієї доби з одноразовим харчуванням (55,00 грн.) вартості проживання в готелі протягом доби без харчування (46,00 грн.).
4 Воно продубльовано в у підпункті «г» п. 2.1.2. розділу «Порядок відряджень за кордон» Інструкції № 59 .
5 Дивись таблицю 1 на попередній сторінці.
6 Зверніть увагу на те, що говориться про включення харчування в рахунки готелю і не говориться про їхнє відшкодування відрядженому працівнику.
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Закон про оподаткування прибутку – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
3. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
4. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
5. Положення про платіжні картки – Постанова Правління НБУ «Про затвердження положення про порядок емісії платіжних карток і здійсненні операцій з їхнім застосуванням» від 19.04.2005 р. № 137.
6. Закон про податок з доходів фізосіб – Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889.
7. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
Податкові наслідки м’ясо-молочних війн Урок права Знищ гроші й знищиш війни. Квінтіліан У результаті м’ясо-молочних війн між Російською Федерацією й Україною українські виробники цієї продукції (далі — Виробники) понесли істотні втрати (за оцінками фахівців — до 80 млн. дол. СШ...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
