Перебування працівника у відрядженні не позбавляє його права на одержання заробітної плати. Як таку виплату здійснити — проблема підприємства, про розв’язання якої необхідно подумати заздалегідь, до відправлення працівника у відрядження.
Відрядні витрати за місцем призначення
Оплата робіт і послуг для потреб підприємства
В попередньому номері «ШБ» ми визначили, що при оплаті послуг для потреб підприємства також необхідно розділяти їх на ті, які призначені для одержання підприємством, що відрядило працівника, і на ті, які призначені для одержання відрядженим працівником з метою виконання ним відрядного завдання. Перший випадок був розглянутий нами на с. 23 «ШБ» № 11/2006.
У другому випадку відряджений працівник має додати до авансового звіту не тільки документ, що підтверджує оплату спожитих ним з метою виконання відрядного завдання робіт і послуг, але і документ, що підтверджує одержання ним цих робіт і послуг1. Якщо з якихось причин, що не залежать від відрядженого працівника, він не одержав оплачені роботи і послуги, то в результаті ми одержуємо повторення ситуації з неодержаним товаром (дивися вище). І в цьому випадку все буде залежати від того, яку позицію займе підприємство, що відрядило працівника.
При виконанні всіх перерахованих вище умов витрати відрядженого працівника на оплату товарів, робіт і послуг, безумовно, підлягають відшкодуванню. Крім цього вони:sup
1) у податковому обліку включаються до валових витрат підприємства2, якщо оплачені роботи або послуги пов’язані з господарською діяльністю підприємства. Якщо такого зв’язку немає, то витрати на оплату таких робіт і послуг списуються за рахунок коштів підприємства без збільшення валових витрат;
2) у бухгалтерському обліку відносяться на відрядні витрати або включаються до первісної вартості придбаних товарів.
Оплата товарів робіт або послуг для особистого споживання відрядженого працівника
У тому випадку, коли відрядженим працівником здійснюються витрати на придбання товарів, оплату робіт або послуг, призначених для його особистого споживання, то, як правило, вони не відшкодовуються відрядженому працівникові та не включаються до валових витрат підприємства. Це викликано тим, що відповідно до
Закону про оподаткування прибутку та Інструкції № 59 необхідно спочатку підтвердити зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства:
Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основ-ною діяльністю підприємства.
А після цього підтверджується необхідність здійснення витрат на особисте споживання відрядженого працівника із задачею виконання відрядного завдання. Зверніть увагу на те, що мова йде не про доказ зв’язку здійснених витрат із завданням виконання відрядженого завдання3, а про виникнення необхідності їхнього здійснення у зв’язку з виконанням відрядженим працівником відрядного завдання.
1 Бажано у цьому випадку додати до звіту про відрядження результати виконаних робіт або послуг, отримані відрядженим працівником, якщо, звичайно, такі є.
2 Певна річ, за мінусом суми ПДВ, що відноситься до податкового кредиту. Але це в тому випадку, якщо підприємство, що відрядило працівника, є платником ПДВ.
3 Такого зв’язку немає і бути не може, адже особисте споживання є особисте споживання, і воно ніякого відношення не має до підприємства.
Якщо не буде першого або другого, а так у більшості випадків і буває, то сподіватися на включення таких, назвемо їх «особистими», відрядних витрат до валових витрат підприємства немає ніяких підстав. Причому довести зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства не так складно, як довести виникнення необхідності здійснення «особистих» відрядних витрат у зв’язку з відрядженням. З огляду на це, а також те, що про способи доведення зв’язку відрядження з основною діяльністю підприємства ми вже говорили, основну увагу приділимо другому питанню.
В яких випадках — працівник, а в яких — фізособа
Необхідно розуміти, що все те, що пов’язане із завданням виконання відрядного завдання, необхідно спожити підприємством, тобто його працівниками, у тому числі й відрядженим працівником. Але саме працівником підприємства, а не відокремленою фізичною особою (далі — фізособа). У зв’язку із цим ми повинні провести чітку межу між тими витратами, які спрямовані на споживання відрядженим працівником як працівником підприємства і тими, які спожиті ним як фізособа. Зробити це взагалі не складно. Основний критерій для здійснення такого поділу — це відповідь на питання, для яких цілей або для розв’язання яких завдань здійснені ті або інші витрати.
Наприклад, працівник придбав папір для письма. Якщо він його вжив для складання документації з відрядження, то, певна річ, він вжив його як працівник підприємства для виконання відрядного завдання1. Якщо він ужив його для написання листів своїм рідним і близьким, то він його вжив на свої особисті потреби як фізособа. У першому випадку існує прямий зв’язок здійснених витрат із завданням виконання відрядного завдання з усіма наслідками, що випливають (з відшкодуванням відрядженому працівникові зазначених витрат і включенням їх до валових витрат2, а в другому випадку такого зв’язку немає, отже, немає валових витрат, і не буде відшкодування.
Але ми дотепер розглядали ситуації, відповідно до яких витрати на особисте споживання відрядженого працівника як фізособи, не відносилися на валові витрати і йому не відшкодовувалися. А чи можлива в принципі ситуація, коли такі витрати включалися б до валових і відшкодовувалися відрядженому працівникові? Адже є добові, які й покликані погашати витрати, необхідність здійснення яких викликана відрядженням і які призначені для особистого споживання відрядженого працівника як фізособи. Так, можливі. І вони передбачені самою Інструкцією № 59. Наприклад, у розділі 1 «Порядок відряджень у межах України працівників підприємств всіх форм власності» сказано, що відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на оплату побутових послуг, що надаються готелями:
…(прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо.
Аналогічне право, але трохи в іншій редакції надається і працівникам, відрядженим за кордон, у тому числі держслужбовцям:
… (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером.
Але тільки по держслужбовцям установлене обмеження. По відрядженнях по Україні:
… не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.
А по відрядженнях за кордон:
…не більше 10 відсотків від норми добових витрат, установленої для країни, куди відряджається працівник, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663, — за всі дні проживання.
Крім зазначених вище витрат відрядженому працівникові відшкодовуються:
… витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником3.
Крім цього, по закордонних відрядженнях:
…на оплату телефонних рахунків4;
…на оформлення закордонних паспортів,
…на… суми «чайових», … коли суми таких «чайових» включаються до рахунка згідно із законами країни перебування.
Про більшість цих витрат ми вже згадували в попередніх публікаціях і визначилися щодо їхнього відшкодування та включення до валових витрат5. А чи можливе включення до валових витрат і відшкодування відрядженому працівникові витрат на особисте споживання його, як фізособи, не передбачені в Інструкції № 59?
1 Природно, що цей факт має бути відповідним чином підтверджений.
2 Про такі витрати ми говорили в минулій публікації (див. «ШБ» № 11/2006 с. 22-23).
3 По закордонних відрядженнях дозволяється відшкодовувати відрядженому працівникові та, відповідно, включати до валових витрат підприємства витрати на таксі або оренду автотранспорту, але тільки з дозволу керівника підприємства.
4 По держслужбовцям у розмірі, погодженому з керівником.
5 Відшкодування зазначених витрат і включення їх до валових здійснюється тільки за наявності підтверджуючих документів, доданих до авансового звіту в оригіналі.
Що стосується валових витрат, то відповідь однозначна — ні, а от що стосується відшкодування відрядженому працівникові таких витрат і віднесення їх на витрати підприємства, то це можливо. Наприклад, у ситуації, що пов’язана зі змушеною затримкою відрядженого працівника у відрядженні через його хворобу, нещасний випадок, катастрофу або яких-небудь інших непередбачених і надзвичайних обставин (ситуацій). Власник підприємства і його керівництво може зайняти більш гуманну позицію стосовно працівника в порівнянні з державною та відшкодувати йому витрати на його особисте споживання, що виникли у зв’язку зі знаходженням його у відрядженні та внаслідок певних обставин. Наприклад, відшкодувати йому витрати з оплати медичних процедур, які він одержував під час хвороби, перебуваючи у відрядженні.
Інші особливості відряджень
До першої з них можна віднести вимогу по дотриманню відрядженим працівником режиму роботи того підприємства, на яке він відряджений. Якщо режим роботи відрядженого працівника збігається з графіком підприємства, на яке він відряджений, то ніяких складностей не виникає. Але якщо графіки роботи не збігаються, та ще і відрізняються за кількістю робочих днів на тиждень і тривалістю робочого часу, то, нехай не проблеми, але певні складності виникають. Наприклад, якщо підприємство, що відрядило працівника, і сам працівник працюють за графіком п’ятиденного робочого тижня, а підприємство, на яке він відряджений, працює за графіком шестиденного тижня, то може так статися, що працівник фактично відпрацює більшу кількість годин, ніж установлено за законодавством. Як бути в такій ситуації?
По-перше, не дивлячись на графік роботи підприємства, на яке відряджений працівник, і фактично відпрацьовані ним під час відрядження дні, у табелі підприємства, що його відрядило, позначаються робочі дні за весь час відрядження працівника за його графіком роботи. Крім цього:
Середній заробіток за час перебування працівника у відряд-женні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.
По-друге, за ті дні, які відряджений працівник фактично відробив під час відрядження за графіком роботи підприємства, на яке він був відряджений, і в які він не повинен був працювати за його графіком роботи на підприємстві, що його відрядило, ніякої оплати, компенсації або додаткових днів відпочинку не надається.
Все сказане вище відноситься і до ситуації, коли відряджено працівника, який працює на декількох підприємствах. Зазначеними вище вимогами повинні керуватися бухгалтера і керівник підприємства основного місця роботи відрядженого працівника та підприємства не основного місця роботи відрядженого працівника1. На мій погляд, такі вимоги, визначені в Інструкції № 59, не відповідають вимогам трудового законодавства, і відряджений працівник може їх заперечити в суді з великою ймовірністю виграти справу.
Друга особливість пов’язана з відрядженнями у святкові та неробочі дні, установлені за законодавством, або вихідного дня за графіком роботи відрядженого працівника. Відповідно до вимог Інструкції № 59:
Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
Третя особливість пов’язана з виїздом і поверненням з відрядження у вихідний за графіком роботи відрядженого працівника день. У цьому випадку:
Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.
Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.
Четверте. У тих випадках, коли відряджений працівник тривалий2 час перебуває у відрядженні, він має право вимагати виплати йому заробітної плати за місцем перебування у відрядженні.
Таку вимогу працівника можна вважати безпідставною, якщо на період відрядження не припадає
дата виплати заробітної плати, установлена колективним договором підприємства. Виплата заробітної плати відрядженому працівникові за місцем відрядження може здійснюватися різними способами — на картковий рахунок, поштовим переказом й ін. У кожному разі при здійсненні такої виплати:
Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.
1 Але це тільки в тому випадку, якщо працівник відправлений у відрядження одночасно і за основним і не за основним місцем роботи.
2 Тривалим у цьому випадку, на мій погляд, можна вважати період відрядження, що перевищує півмісяця. Оскільки за законодавством виплата заробітної плати повинна здійснюватися два рази на місяць, то за такої тривалості відрядження працівник має право вимагати виплату йому заробітної плати.
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Закон про оподаткування прибутку – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
3. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
4. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
5. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
Всюдисущий ПДФО Податковий облік Відповідно до нашого законодавства здійснення операції, в результаті якої ви не одержуєте збільшення вартості ваших нагромаджень (багатств), є одержанням оподатковуваного доходу?! Що являє собою дохід фізичної особи Почнемо із загального поняття...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
