Для роботодавця іноді краще не знати, чим його працівник займається в робочий час або у відрядженні. Особливо в тих випадках, коли він вчасно, якісно і в повному обсязі виконує свою роботу.
Інші особливості відряджень
До восьмої особливості відноситься невиплата відрядних та інших витрат, пов’язаних з відрядженням, а також середньої заробітної плати1 за час затримки в місці відрядження без поважних причин.
Перше, з чим необхідно визначитися, - це з тим, що розуміється під затримкою у відрядженні, як визначається обґрунтованість або необґрунтованість затримки і як установити конкретний період (дні) затримки у відрядженні без поважної причини (далі - необґрунтованої затримки). Оскільки в різні дні відрядження відряджений працівник, як правило, здійснює різні відрядні витрати, що іноді значно відрізняються по сумі, то точне визначення днів необґрунтованої затримки у відрядженні стає принципово важливим.
Звертаємо вашу увагу на те, що в Інструкції № 59 говориться про «час затримки», а не про знаходження відрядженого у відрядженні після закінчення його строку, визначеного наказом про відрядження. Отже, перше відрізняється від другого. Час затримки не обов’язково відповідає дням знаходження у відрядженні після її закінчення, хоча таке цілком можливе. В той же час цілком можливо, що дні відрядження, визначені наказом про відрядження, можуть бути днями затримки у відрядженні.
Це тільки на перший погляд здається, що з визначенням днів необґрунтованої затримки не повинно бути ніяких проблем. Всі дні, які працівник перебував у відрядженні після закінчення її строку, і є днями необґрунтованої затримки. Та і край. Так думають багато бухгалтерів, але це не зовсім правильно. Наприклад, якщо місць відрядження декілька (відряджений працівник повинен відвідати декілька підприємств, розташованих в різних містах) і по кожному з них визначений строк перебування, необхідний для виконання відрядного завдання (строк знаходження в цьому населеному пункті), а відряджений працівник затримався в першому пункті призначення відрядження зайвий день, причому без обґрунтованої причини, то як можна вважати днем не-
обґрунтованої затримки останній день відрядження? Можливо, цей останній день, що працівник перебував в останньому місці відрядження після закінчення її строку, він сумлінно виконував відрядне завдання і в нього є тому документальне підтвердження?
Існує ще одна думка, відповідно до якої днями необґрунтованої затримки у відрядженні повинні визнаватися дні, коли працівник не виконував відрядного завдання. Але і цей варіант не ідеальний. Адже цілком можливо, що відряджений працівник не виконував відрядне завдання не зі своєї вини і цьому теж може бути документальне підтвердження.
Але ж в Інструкції № 59 сказано:
за час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин.
І від цього нікуди не підеш.
Як же тоді визначити дні необґрунтованої затримки у відрядженні?
Перш ніж відповісти на це питання, я хотів би пояснити, що під «часом затримки» в цьому випадку має розумітися будь-який час, коли відряджений працівник не виконує відрядне завдання без поважних на те причин2, а не дні, які відряджений працівник перебуває у відрядженні після закінчення його строку, визначеного в наказі про відрядження. Хоча цілком можливо, що саме дні знаходження у відрядженні після закінчення його строку, визначеного наказом про відрядження, і будуть вважатися днями необ-ґрунтованої затримки, але це тільки в тому випадку, якщо в ці дні відряджений працівник не виконував відрядне завдання, причому необґрунтовано. Тобто ще раз підкреслюю, що основним критерієм для визначення необґрунтованості затримки у відрядженні є невиконання відрядженим працівником у конкретний період часу відрядного завдання без обґрунтованих причин.
Не завжди можна чітко й однозначно визначити який-небудь день відрядження днем необґрун-тованої затримки. Може так трапитися, що всі дні відрядження відряджений працівник виконував відрядне завдання, але не на всі 100%, а трохи менше.
1 В Інструкції № 59 говориться: «…не виплачується заробітна плата...», але це, безумовно, помилка. За час відрядження відрядженому працівнику зберігається його середній заробіток, а не нараховується заробітна плата.
2 За винятком, звичайно ж, неробочого часу, що відряджений працівник має право використовувати за своїм розсудом.
В результаті, наприклад, замість 10 провів у відрядженні 11 днів. Якщо після повернення з відрядження працівник не зможе довести (а це саме він повинен доводити), що він фізично не міг виконати відрядне завдання за 10 днів, то підприємство має повне право визнати один день відрядження днем необґрунто-ваної затримки. У такому випадку днем необґрун-тованої затримки у відрядженні визнається день знаходження в місці відрядження після закінчення його строку, визначеного в наказі про відрядження, тобто виходячи з умов нашого прикладу - одинадцятий день відрядження.
Набагато рідше можна зіткнутися із ситуацією, коли абсолютно ясно, що той або інший день є днем, коли працівник без поважних причин не займався виконанням відрядного завдання. У цьому випадку ніяких складностей не виникає - цей день і визначається днем необґрунтованої затримки незалежно від того, який це за лічбою день відрядження, перший або останній. Саме за цей день не виплачуються відрядні витрати і не зберігається заробітна плата.
Дуже важливо зазначити, що необґрунтована затримка у відрядженні можлива і в тому випадку, коли відряджений працівник перебував у відрядженні рівно стільки днів, скільки визначено в наказі про його відрядження або навіть меншу кількість днів.
Наприклад, працівник відряджений на три дні. Після прибуття до місця відрядження він з’ясував, що не може виконати відрядне завдання з незалежних від нього причин або виконання відрядного завдання втратило смисл. У такій ситуації повернення відрядженого працівника з відрядження в строки, визначені в наказі, може бути визнано підприємством як необґрунтована затримка у відрядженні. Підставою для цього є те, що в дні знаходження у відрядженні працівник не виконував відрядне завдання, оскільки в цьому просто не було необхідності, а також те, що, втративши смисл знаходження у відрядженні і маючи можливість повернутися з відрядження раніше передбаченого строку, відряджений працівник цього не зробив.
Або інша ситуація. Працівник відряджений на п’ять днів. Після прибуття до місця відрядження він упорався з відрядним завданням за три дні, але повернувся з відрядження тільки через п’ять днів. І в цій ситуації повернення відрядженого працівника з відрядження в строки, визначені в наказі може бути визнано підприємством як необґрунтована затримка у відрядженні. У цьому випадку на два дні. Підстави ті самі - протягом двох останніх днів знаходження у відрядженні працівник не виконував відрядне завдання, оскільки воно вже було виконано, а також те, що, втративши смисл знаходження у відрядженні та маючи можливість повернутися з відрядження раніше передбаченого строку, відряджений працівник цього не зробив.
При цьому і в першому і в другому випадку принципово важливе значення має смисл відрядного завдання. Якщо в ньому не передбачалася можливість (право) прийняття працівником рішення про дострокове повернення з відрядження за відсутності необхідності виконувати відрядне завдання або при виконанні його достроково, то обвинувачувати відрядженого працівника в необґрунтованій затримці у відрядженні в розглянутих ситуаціях підприємство не має право. А от якщо дострокове повернення відрядженого працівника з відрядження передбачалося у відрядному завданні, то визнання днів знаходження відрядженого працівника у відрядженні днями необґрунтованої затримки є цілком правомірним після закінчення виконання відрядного завдання або після того, як продовження відрядження втратить зміст.
У зв’язку з викладеним здобуває велике значення звіт відрядженого працівника про виконану роботу з виконання відрядного завдання (далі - звіт відрядженого про виконану роботу) із зазначенням всіх робіт (дій), здійснених ним під час відрядження і спрямованих на виконання відрядного завдання. Такий звіт відрядженого про виконану роботу має складатися по кожному дню відрядження окремо, за винятком вихідних і святкових днів, із зазначенням часу і змісту виконаних відрядженим працівником робіт (дій). Певна річ, що він повинен збігатися, за принциповими моментами, пов’язаними зі змістом виконаних робіт (дій) і часом їхнього виконання, з відрядним завданням. Саме такий звіт відрядженого про виконану роботу є підставою для визнання затримки відрядженого працівника у відрядженні обґрунтованою. При оформленні відрядного завдання1 необхідно включити до нього вимогу до відрядженого працівника вести облік виконаної у відрядженні роботи.
Безумовно, що при цьому виникає питання щодо перевірки вірогідності даних, зазначених у звіті відрядженого про виконану роботу. Адже відряджений працівник сам собі не ворог і мало ймовірно, що він у звіті зазначить дні, коли він не виконував відрядне завдання, а займався особистими справами або відпочивав. На жаль, способів перевірки вірогідності даних, зазначених у звіті відрядженого про виконану роботу, вкрай мало і більшість з них малоефективна.
1 Якщо підприємством затверджена внутрішня інструкція про відрядження і вона містить вимогу до відряджених працівників про облік виконаних робіт під час відрядження і складання докладного звіту після повернення з відрядження, то досить ознайомити відрядженого працівника з такою інструкцією.
Якщо виникає сумнів у вірогідності даних, зазначених відрядженим працівником у звіті про виконану роботу, щодо якого-небудь конкретного дня відрядження, то можна запросити в підприємства, на яке він був відряджений, інформацію, що могла б, нехай побічно, але підтвердити дані, зазначені відрядженим працівником, або їх спростувати. Іноді оформлені відрядженим працівником документи, здійснені платежі, а точніше додані до авансового звіту платіжні документи, дзвінки, у тому числі з мобільного телефону, або відправлені листи, телеграми і т.д. також можуть побічно підтвердити вірогідність або невірогідність даних, зазначених у звіті відрядженого про виконану роботу.
Наприклад, у звіті відрядженого працівника зазначено, що він 26 липня з 900 до 1300 здійснював відправлення коштовної бандеролі на адресу підприємства, що його відрядило, зі зразками товарів і каталогами продукції підприємства, на яке він був відряджений, а з 1400 до 1800 він перебував на території підприємства, на яке був відряджений, і погоджував умови постачання продукції. Але в чеку на оплату поштових послуг, доданого до авансового звіту відрядженого працівника, стоїть дата 25 липня і за інформацією, отриманою від працівників підприємства, на яке був відряджений працівник, він 26 липня не перебував на території підприємства. Виходить зазначена інформація не достовірна. У такій ситуації підприємство має повне право вимагати від відрядженого працівника пояснювальну записку за фактом невідповідності дійсності даних, зазначених у звіті відрядженого про виконану роботу.
Але і це в результаті може нічого не дати. Оскільки працівник не зобов’язаний доводити і документально підтверджувати те, що він якогось дня виконував відрядне завдання. Такої вимоги Інструкція № 59 не містить. Якщо відряджений працівник врешті-решт виконав відрядне завдання і повернувся в строк, визначений наказом про відрядження, то навіть за наявності виявлених у звіті відрядженого про виконану роботу даних, що не відповідають дійсності, «покарати» працівника визнанням якого-небудь дня відрядження днем необґрунтованої затримки у відрядженні не вийде. Підприємству необхідно знайти докази того, що працівник не виконував відрядне завдання в який-небудь період відрядження і робив це необґрунтовано, а зробити це дуже складно.
Набагато простіше це зробити в тому випадку, коли відряджений працівник повертається з відрядження після його закінчення із запізненням на день або кілька днів, коли він не виконав відрядного завдання або виконав не в повному обсязі. У цій ситуації вже відряджений працівник зобов’язаний пояснювати і доводити, а підприємство має право визнати або не визнати його пояснення значимими і, відповідно, визнати або не визнати ті або інші дні необґрунтованою затримкою у відрядженні.
НОРМАТИВНА БАЗА
Інструкція № 59 - Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
Закон про оподаткування прибутку - Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
Закон про відпустки - Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Наказ № 260 - Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
Наказ 440 - Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
ПКМУ № 663 - Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
«Основи законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» - «Основи законодавства України про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»від 14.01.98 р. № 16/98-ВР.
Всюдисущий ПДФО Податковий облік Продовження. Початок див. у «ШБ» № 12, 13, 14/2006 р. Здійснювати розрахунки податку у зворотному порядку, не від нарахованого доходу, а від виданого, так само незручно та «небезпечно», як спускатися сходами спиною наперед....
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
