Ти вже не тут, але ще не там. Де ти? Правильно, на кордоні!
Інші особливості відряджень
Наступна, дев’ята особливість здійснення та відображення в обліку відрядних витрат стосується виплати добових за закордонним відрядженням. Перш ніж говорити про цю особливість, необхідно нагадати, що всі відряджені відповідно до діючих нормативних документів і в тому числі Інструкції № 59, розділені на дві групи:
Група 1. Працівники підприємств, установ і організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджету, у тому числі державні службовці.
Група 2. Працівники інших підприємств.
Відповідно до вимог Інструкції № 59 відрядженим працівникам, віднесеним до другої групи, при відрядженнях за кордон
… добові виплачують в іноземній валюті у сумі, що в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує визначених граничних норм добових витрат.
Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.
Про яку дробову частину йде мова, про дробову частину цента, євроцента і т.д. або про дробову частину долара, євро та ін.?
З одного боку, дробова частина долара може бути виражена в центах, лева - у стотинках, рубля - у копійках і т.д. Якби розроблювачі Інструкції № 59 мали на увазі долар, лев, рубль і т.д., то вони повинні були написати: «Якщо сума в іноземній валюті виходить не в цілих валютних одиницях (доларах, євро, рублях та ін.), а має їхні соті частки (центи, євроценти, копійки і т.д.), то вона округляється за правилами математики до цілих валютних одиниць (доларів, євро, рублів та іншого)». З іншого боку, коли говориться про іноземну валюту, то мається на увазі саме долар, євро, рубль та ін., а не їхні соті частини. На мій погляд, у цьому абзаці Інструкції № 59 мова йде все-таки про долари, євро, рублі і т.д.1, щоправда, сформульовано це дуже некоректно.
Нагадаємо, що відповідно до ПКМУ № 663 для відряджених працівників другої групи встановлені такі норми добових:
а) у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у го телях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України - 25 гривень, для відряджень за кордон - 280 гривень;
б) у разі коли до рахунків вартості проживання у готелях вклю чаються витрати на:
одноразове харчування, для відряджень у межах України - 20 гривень, для відряджень за кордон - 224 гривні; дворазове харчування, для відряджень у межах України - 15 гривень, для відряджень за кордон - 154 гривні; триразове харчування, для відряджень у межах України - 10 гривень, для відряджень за кордон - 98 гривень.
Розглянемо на прикладі визначення суми іноземної валюти, що повинна бути видана відрядженому працівникові на його добові витрати під час закордонного відрядження.
1 Ще одним аргументом на підтвердження справедливості зробленого висновку може служити той факт, що всі норми добових, визначені в ПКМУ № 663, дані в цілих валютних одиницях, без їхніх сотих часток (без центів, копійок та іншого).
2 Як правило, навіть за наявності інформації про те, в якому готелі буде проживати відряджений працівник і що до рахунків такого готелю включається оп лата за триразове харчування, розрахунок суми добових однаково здійснюється виходячи із припущення, що до рахунків готелю не буде включена оп лата за харчування. По-перше, через те, що відряджений працівник може відмовитися від харчування в готелі (примушувати харчуватися в готелі всіх проживаючих у ньому готель не має право). По-друге, обставини можуть змінитися, і краще видати працівнику більшу суму авансу на відрядження, ніж потім досилати йому гроші. По-третє, однаково списання з підзвіту працівника коштів, виданих на відрядження, здійснюється за фактично здійсненими і доку ментально підтвердженими витратами і всі надмірно видані кошти, у тому числі у валюті, відряджений працівник поверне до каси підприєм ства.
ПРИКЛАД 1
Працівник малого підприємства (далі - МП) відряджається до Франції строком на п’ять днів. На момент оформлення відрядження та видачі відрядних МП не має інформації про те, в якому готелі буде проживати відряджений працівник і чи включається в рахунки готелю оплата за харчування. У зв’язку з цим розрахунок добових здійснюється виходячи з припущення, що в рахунки готелю за проживання не включається оплата витрат на харчування2. Норма добових для другої групи працівників за таких умов визначена ПКМУ № 663 у розмірі 280,00 грн. Курс НБУ на день видачі відрядних становить 6,53 грн. за одне євро.
Определяем суму добових у євро за зазначеним відрядженням:
Застосувавши правило округлення, одержуємо 214,00 євро.
Відповідно до Інструкції № 59 відрядженим працівникам, віднесеним до першої групи, при відрядженнях за рубіж норми добових визначаються за ПКМУ № 663 для кожної окремої країни призначення відрядження в доларах США, а якщо буде потреба видачі авансу на відрядження (у тому числі і добових) у валюті країни призначення його сума визначається шляхом перерахування норми добових, визначеної в доларах США, у валюту країни призначення відрядження, що здійснюється:
… за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним
банком валютним (обмінним) курсом національної валюти країни перебування до валюти країни відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження.
Простіше говорячи, крос-курс показує відношення однієї валюти до іншої, яке визначається через відношення кожної з цих валют до третьої валюти.
Розглянемо на прикладі визначення суми іноземної валюти країни призначення відрядження, що має бути видана відрядженому працівникові на його добові витрати через крос-курс.
ПРИКЛАД 2
Працівник державного підприємства (далі - ДП) відряджається в Росію строком на п’ять днів. Відрядні (у тому числі й добові) видаються авансом у російських рублях. Курс НБУ на день видачі відрядних становить 5,05 грн. за один долар США та 0,17 грн. за один рубль. Норма добових для першої групи працівників при відрядженні в Росію визначена ПКМУ № 663 у розмірі 37,00 доларів США.
Визначаємо крос-курс:
5,05 грн. / 0,17 грн. = 29,7058823.
Визначаємо суму добових у рублях:
37,00 доларів США х 5 дн.х29,7058823 = 5495,58882255 руб.
Застосувавши правило округлення, одержуємо 5496,00 рублів.
Щодо суми добових, які відшкодовуються відрядженим працівникам першої групи за час відрядження, необхідно зазначити, що вони зменшуються не тільки в тому випадку, коли в рахунках готелів зазначені конкретні суми витрат на харчування.
Відповідно до вимог пп. «г» пункту 2.1.2 розділу 2 «Додаткові обмеження для державних службовців та інших осіб...» Інструкції № 59:
… якщо відряджений за кордон працівник згідно з умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663, зокрема: 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - при дворазовому, 35 відсотків - при триразовому харчуванні.
Якщо до умов прикладу 2 додати, що відповідно до запрошення приймаючої сторони (російського підприємства, на яке відряджений працівник) відряджений працівник на весь час перебування у відрядженні буде забезпечений триразовим харчуванням без зазначення конкретної вартості такого харчування, то добові необхідно зменшити на 65%:
5496,00 грн. / 100% х 35% = 1924,00 грн.
Зменшення добових на 20%, а у випадку відрядження на один день - на 50%, здійснюється і в період тривалого перебування за кордоном (наприклад, представників дипломатичних установ) і у випадку відрядження в межах країни перебування.
Десятою особливістю я б виділив порядок визначення кількості днів знаходження у відрядженні за кордоном, у тому числі в кожній конкретній країні при відрядженні до кількох країн. Мова йде саме про дні знаходження за кордоном під час відрядження, а не про тривалість закордонного відрядження. Адже будь-яке закордонне відрядження починається в Україні й в Україні закінчуються, і для того, щоб дістатися кордону України, а також на зворотну дорогу від кордону до населеного пункту, в якому розташоване підприємство, необхідний час. Іноді години, а іноді і доба. Відповідно до Інструкції № 59:
1.5. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:
а) у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;
б) у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.
Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього;
в) у разі відсутності відміток відповідно до підпунктів "а" і "б" цього пункту добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.
1.6. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.
Оскільки для відряджених працівників, віднесених нами до першої групи, ПКМУ № 663 установлені різні норми відрядних витрат при відрядженнях по Україні та по різних країнах зарубіжжя, то стає принципово важливим точне визначення кількості днів закордонного відрядження, які працівник перебував на території України та на території іноземних держав, причому кожної іноземної держави окремо.
Отже, як визначається кількість днів закордонного відрядження й кількість днів знаходження за кордоном у відрядженні.
Почнемо з виїзду у відрядження. Відповідно до інструкції № 59:
в) якщо дата вибуття у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України.
При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямах) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон;
г) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.
При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі, якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
Як бачимо, при визначенні тривалості знаходження у відрядженні за кордоном принципове значення має порядок перетинання кордону. Повний прикордонний контроль припускає здійснення прикордонниками відповідних оцінок у закордонному паспорті відрядженого.
У цьому випадку визначити день перетинання кордону не складно. Причому, цей день, незалежно від часу здійснення оцінки в паспорті (в 0 годин 05 хвилин або в 23 години 55 хвилин) вважається днем знаходження відрядженого працівника за кордоном.
Наприклад, працівник виїхав у відрядження 16 серпня, а позначка в його закордонному паспорті про перетинання кордону України проставлена 17 серпня, то тільки 17 серпня вважається днем знаходження у відрядженні за кордоном. А якщо позначка про перетинання кордону України буде проставлена 16 серпня, то день виїзду у відрядження буде вважатися і днем знаходження у відрядженні за кордоном.
НОРМАТИВНА БАЗА
Інструкція № 59 - Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
Закон про оподаткування прибутку - Закон України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
Наказ № 260 - Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
Наказ 440 - Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
ПКМУ № 663 - Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
Всюдисущий ПДФО Податковий облік Продовження. Початок див. у «ШБ» № 12, 13, 14, 15/2006 р. Народна мудрість говорить: чоловік і жона - одна сатана. Закон про ПДФО з цим повністю згодний, оскільки подарунки чоловіка та дружини один одному розглядає як подарунки платника по...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
