З часом, навіть при самому ретельному здійсненні обліку, можливе виникнення невідповідності даних обліку фактичній наявності активів і зобов’язань підприємства, установи або організації (далі — підприємство). Причинами виникнення такої невідповідності можуть бути як природні (не враховані) процеси, так і штучно створювані через недбалість або злочинні задуми матеріально відповідальних осіб та облікових працівників.
Інвентаризація є одним зі способів контролю за збереженням, а в деяких випадках і стану, активів підприємства. Вона дозволяє виявити існуючі невідповідності, винних у їх виникненні осіб і відшкодувати за рахунок цих осіб заподіяну підприємству шкоду. Тільки після проведення інвентаризації активів і зобов’язань підприємства можна з упевненістю стверджувати, що дані бухгалтерського обліку підприємства є достовірними. Відповідно, якщо річна інвентаризація не проводилася, то будь-який перевіряючий має право не визнати річний фінансовий звіт підприємства достовірним.
Те, які це може мати наслідки, — окрема історія, але те, що ці наслідки будуть украй «неприємними» для підприємства, його власників, акціонерів і навіть партнерів, — це однозначно. Це є однією з основних причин того, що в деяких ситуаціях проведення інвентаризації необхідно й обов’язково. Наприклад, відповідно до статті 10 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік):
Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.
А п. 12 Постанови КМУ «Про затвердження Порядку подання фінансової звітності» від 28.02.2000 р. № 419 (далі — ПКМУ № 419) вимагає:
Перед складанням річної фінансової звітності обов’язкове проведення інвентаризації активів та зобов’язань підприємства.
Проведення інвентаризації також обов’язкове у разі:
- передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;
- зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
- встановлення фактів крадіжок або зловживань, зіпсуття цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;
- пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;
- ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
З усіх зазначених вище причин проведення інвентаризації виберемо одну, найбільш важливу й актуальну. З урахуванням того, що наближається кінець року, такою причиною, безумовно, є підтвердження даних фінансової звітності. Така інвентаризація називається річною. Основні особливості її проведення ми й розглянемо.
Вимоги ряду нормативних документів про обов’язковість проведення річної інвентаризації не є підставою для проведення інвентаризації на конкретному підприємстві. Необхідно, щоб проведення річної інвентаризації було передбачено в обліковій політиці підприємства, із зазначенням дати початку річної інвентаризації. На цій підставі керівник підприємства видає наказ про проведення річної інвентаризації із зазначенням в ньому дати початку проведення інвентаризації, її строків і склад членів комісії з її проведення.
Відповідно до «Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків» затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69 (далі — Інструкція № 69) саме керівник відповідає за організацію та проведення інвентаризації. Під організацією і проведенням інвентаризації розуміється не тільки видання наказу про проведення річної інвентаризації, але й виділення необхідних ресурсів (трудових (звільнення, повністю або частково, на час проведення інвентаризації членів інвентаризаційної комісії від виконання їхніх посадових обов’язків, виділення в розпорядження інвентаризаційної комісії робітників-вантажників й ін.) і матеріальних (виділення в розпорядження інвентаризаційної комісії вимірювальних приладів, транспорту, канцелярського приладя, засобів пломбування й опечатування й ін.)). А також організація на час проведення інвентаризації руху активів і зміни зобов’язань підприємства та їхнє документальне оформлення таким чином, щоб воно було підконтрольно членам інвентаризаційної комісії.
Що стосується дати і строків проведення річної інвентаризації, то вони визначаються керівником підприємства відповідно до вимог облікової політики підприємства та з урахуванням того, що вона повинна закінчиться до настання нового року. Якщо активів і зобов’язань небагато, то річна інвентаризація всіх їх може бути здійснена одночасно. Якщо ж активів і зобов’язань багато, то розумно буде розділити їхнє проведення на кілька етапів. Спочатку провести інвентаризацію основних засобів, потім товарно-материальних цінностей, грошових коштів і т.д. Причому порядок, в якому буде проводиться інвентаризація різних видів активів і зобов’язань, не має принципового значення. Можна почати із зобов’язань і закінчити основними засобами.
При оформленні наказу про річну інвентаризацію необхідно враховувати вимоги Інструкції № 69 щодо основних завдань інвентаризації і тих, які повинні ставитися перед членами інвентаризаційної комісії:
а) виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;
б) установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
в) виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;
г) перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;
д) перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.
Як бачимо, простої перевірки наявності тих або інших активів і зобов’язань недостатньо.
Для здійснення річної інвентаризації активів і зобов’язань підприємства необхідні дані бухгалтерського обліку про їхні залишки. Інакше з чим же ми будемо порівнювати їхню фактичну наявність? Тому при визначенні дати початку здійснення річної інвентаризації необхідно враховувати місячну періодичність підведення підсумків із залишків активів і зобов’язань підприємства в його облікових регістрах.
Найпростіше починати річну інвентаризацію тих або інших активів і зобов’язань першого числа місяця. Наприклад, 01 жовтня або 01 листопада. Це позбавить вас від необхідності додаткового визначення залишків активів і зобов’язань підприємства за даними бухгалтерського обліку. А якщо ви призначите проведення інвентаризації на третє, п’яте або яке або інше число місяця, то від такої додаткової роботи з визначення залишків активів і зобов’язань підприємства на дане число вам нікуди не дітися.
У бухгалтерів, у яких немає практичного досвіду здійснення інвентаризації, нерідко виникає питання, як можна здійснити інвентаризацію того або іншого активу станом на певне число (наприклад, на 01 листопада), якщо перерахування всіх одиниць такого активу займає кілька днів а то і тижнів. Все дуже просто. Ви в процесі інвентаризації враховуєте не тільки фактичні залишки активу, який інвентаризується, але і його рух (видачу, надходження, переміщення) на підставі первинних документів, що відображають операції з руху таких активів на виробничому або іншому структурному підрозділі підприємства (далі — підрозділ, що інвентаризується).
Більш докладно про механізм здійснення обліку руху активу в процесі інвентаризації ми поговоримо пізніше, при розгляді порядку здійснення інвентаризації конкретних видів активів, а зараз кілька слів відносно підрозділу, який інвентаризується. Всі активи підприємства повинні перебувати на зберіганні, під матеріальною відповідальністю працівників підприємства.
Це, як правило, керівники відповідних підрозділів або комірники. По кожному з них ведеться окремий облік активів, що перебувають під їхньою матеріальною відповідальністю, от їх-то ми і будемо йменувати підрозділом, який інвентаризується. Якщо підрозділів, які інвентаризуються, у підприємства кілька і вони географічно розділені, то для проведення інвентаризації в найкоротший термін необхідно створення декількох робочих інвентаризаційних комісій.
ПДВ і ввезення товару за договором комісії Практика Закінчення. Початок див. у «ШБ» № 19/2006 р. Якщо товар купується в нерезидента, у комісіонера виникають додаткові витрати у вигляді ввізного мита, акцизного збору, що стягуються в обов’язковому порядку, та інших обов’язкових платежів. Зазначені...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
