Хоча відео, аудіо, DVD, Інтернет та інші засоби телекомунікації з кожним днем відіграють у нашому житті все більшу роль, а без телевізора важко уявити собі життя, значну частину інформації ми все ж черпаємо з книг. І робитимемо це ще не один рік, як у побуті, так і на роботі. Про те, як обліковуються книги на підприємстві, йдеться у цій статті.
На роботі, зазвичай, доводиться мати справу зі спеціальними виданнями. Наприклад, бухгалтерів цікавлять видання на бухгалтерські теми (газети, журнали, книги з теорії обліку та ін.). Юристів більше цікавлять видання правового характеру: кодекси, коментарі, газети тощо. Це з більш знайомого. Проте на підприємстві працюють не тільки бухгалтери і юристи. Уявімо собі якийсь науково-дослідний чи проектний інститут. Працюючи над замовленнями, працівникам таких інститутів часто необхідно звертатися до різного роду довідників, стандартів, нормативів тощо. І тут їх вже не одиниці.
Різниця між періодичними виданнями і книгами
Яка різниця між періодичними виданнями і книгами?
Виходячи з норм Закону про ЗМІ до періодичних належать видання, які видаються з певною (наперед встановленою) періодичністю1. Яскравий цьому приклад — газети і журнали. Наприклад, «Школа бухгалтера» є газетою з періодичністю виходу 2 рази на місяць. Книги періодичності у виданні не мають. Вони є закінченим твором, який, побачивши світ вперше, потім лише перевидається у незмінному стані. Це одна з головних відмінностей між книгами і періодикою.
Друга відмінність полягає в тому, що періодичні видання реєструються в Мін’юсті один раз на весь період видання, а книги — кожного разу перед виданням в Книжковій палаті. Відрізнити книгу від періодичного видання можна по коду ІSBN, який обов’язково вказується на першій сторінці книги. Цей код — відмінна ознака книги. Періодичні видання такого коду не мають. Зазвичай вони мають п’ятизначний передплатний індекс Укрпошти.
Податковий облік
В абзаці другому пп. 5.4.2 Закону про прибуток сказано, що відносяться до валових витрат: витрати на придбання літератури для інформаційного забезпечення господарської діяльності платника податку, у тому числі з питань законодавства, і передплату спеціалізованих періодичних видань.
Оскільки це витрати подвійного призначення, то обов’язки з доведення зв’язку цих витрат на обумовлені цілі з основною діяльністю платника податку покладаються на такого платника податку. Спори з податковим органом щодо зв’язку вирішуються шляхом звернення податкового органу до Міністерства освіти і науки України, чий експертний висновок є підставою для прийняття рішення податковим органом.
Слід зважати, що в податковому обліку періодичні видання включаються до витрат за першою подією2 та участі у визначенні приросту (убутку) запасів не приймають. Тому може скластися помилкове судження (бо слово «книга» чи похідні не згадуються), що і придбані книги можна включити до валових витрат і не обліковувати їх як активи (запаси). Проте це не так. Книги слід обліковувати як активи з усіма наслідками, що звідси випливають.
Так, строк служби більшості книг становить більше одного року. Тому не слід забувати, що якщо вартість такої книги перевищує 1000 грн., то її слід обліковувати як об’єкт основних фондів в складі групи 3.
Книжки мають властивість зношуватися. Тому якщо книга обліковується як об’єкт основних фондів, то тут цілком закономірним є застосування пп. 8.7.1 Закону про прибуток щодо віднесення витрат на їх ремонт на збільшення балансової вартості групи в сумі витрат, що перевищують 10-відсотковий ліміт ремонтних витрат. Якщо книжки обліковуються в складі запасів, то і витрати на їх ремонт обліковуються в складі валових витрат і приймають участь у перерахунку за п. 5.9 Закону.
Разом з тим, з огляду на останні роз’яснення фахівців податкової служби щодо обліку малоцінних необоротних активів в податковому обліку, слід враховувати і особливості бухгалтерського обліку книжок.
Бухгалтерський облік
В бухгалтерському обліку книги слід вважати активами, а не витратами періоду. Відповідно до П(С)БО 2 «Баланс» актив — це ресурси, контрольовані підприємством в результаті минулих подій, використання яких, як очікується, призведе до надходження економічних вигод у майбутньому. В момент придбання книги ми не можемо ще судити, скільки разів ми будемо звертатися до книги: постійно, періодично чи один раз, щоб прочитати одну сторінку. Тому книгу і слід визнавати активом. А залежно від строку корисного використання — запасами (МШП), або необоротним активом в складі МНМА. Наприклад, придбано як окреме видання закон про держбюджет на поточний рік. На наступний рік його норми не актуальні. Тому таку книгу визнаємо МШП: вартість включаємо до витрат в момент передання в користування, а списуємо після втрати нею актуальності.
Якщо строк корисного використання книги більше року, то книги слід обліковувати як МНМА — бібліотечні фонди. В такому разі амортизація по них може нараховуватися в першому місяці використання книги в розмірі 50 % її вартості, яка амортизується, та решта 50 % вартості, яка амортизується, у місяці її вилучення з активів (списання з балансу) внаслідок невідповідності критеріям визнання активом або в першому місяці використання книги — 100 % її вартості.
Тут слід звернути увагу на таке. Бухгалтерські МНМА повинні перераховуватися за п. 5.9 Закону про прибуток. В разі, якщо обрано принцип нарахування амортизації «50 х 50», то 50 % їх балансової вартості відображаються як залишок запасів на кінець періоду, якщо 100 % — то вони в залишку запасів на кінець періоду не відображаються і більше участі в перерахунку приросту (убутку) не беруть.
При придбанні книг виникає ще одне цікаве питання. Наприклад, придбано видання енциклопедії у десяти томах, за яке заплачено 2400,00 грн., в т.ч. ПДВ — 400,00 грн.
Що є активом? Одне видання (в цілому) вартістю 2000,0 грн.?
І це об’єкт основних фондів? Чи кожен том окремо — 10 томів по 200,00 грн.? І це 10 об’єктів МНМА?
Пункт 4 П(С)БО 7 каже, що об’єкт основних засобів — це, зокрема: закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього; конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій; інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або частина такого активу, що контролюється підприємством.
Вважаємо, що в 10-титомному виданні том – це «конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій». Тому обліковувати слід не видання, а книгу (том). І в нашому прикладі це буде 10 об’єктів МНМА.
Організація документообігу при обліку книг
Надходження книг, як і решти запасів, здійснюється спочатку на склад за приходною накладною, а потім їхня видача в місце зберігання (використання) за призначенням — за розхідною накладною.
Місцем зберігання може бути окреме приміщення чи його частина. Це вже на розсуд підприємства. Книги мають бути закріплені за матеріально-відповідальною особою. Це може бути окрема людина або внутрішній сумісник. Це питання підприємство також вирішує на власний розсуд. І тут в нагоді стануть Тимчасові примірні норми часу на основні процеси бібліотечної роботи, затверджені наказом Міністерства культури і туризму України від 19.07.2005 р. № 496. Підрахувавши за наведеними в них операціями загальні витрати часу на «обслуговування» наявних книг (ведення формулярів, оформлення приходів і т.і.), можна розрахувати необхідну кількість людей, які будуть цим займатися. Пам’ятайте, ми розглядали норми часу на виконання бухгалтерської роботи. Тому якщо якийсь бухгалтер не завантажений на 100 %, то функцію бібліотекаря можна доручити йому.
Кожна книга повинна мати номер за тематичним каталогом. Крім того, кожна книга, яка обліковується як об’єкт основних засобів (МНМА) має мати інвентарний номер. Книги, які обліковуються як МШП, інвентарного номеру не матимуть і обліковуватимуться за номером тематичного каталогу. Всі книги мають бути записані до книги обліку на зразок Інвентарного списку основних засобів типової форми № ОЗ-9. Форма такої книги обліку також нескладна: дата надходження, назва, присвоєний інвентарний номер, балансова вартість, строк служби, інформація про переміщення.
Дата надходження
Назва книги
Присвоєний інвентарний №
Балансова вартість (первісна)
Встановлений строк служби
Інформація про переміщення (вибуття, списання)
дата
№ документа
1 Періодичні друковані видання — газети, журнали, альманахи, бюлетені, збірники, календарі, дайджести, які виходять під постійною назвою з періодичністю один і більше номерів (випусків) протягом року на підставі свідоцтва про державну реєстрацію.
2 Якщо видавець не є платником податку на прибуток — в момент отримання видання, що випливає з пп. 11.2.3 Закону про прибуток.
Даючи працівникові читати книгу, не потрібно виписувати розхідну накладну на неї, а при поверненні — приходну накладну. Кожен з нас був у громадській бібліотеці і знає, що книги на руки видають, здійснюючи запис у формулярі читача. Ніщо не забороняє завести такий формуляр і на працівників, які користуються літературою підприємства. Форма формуляра досить проста. На титульній сторінці вказуємо дані про працівника (прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи тощо) і його розписку про ознайомлення з правилами користування і повернення книг (нами встановленими). На розвороті кілька граф, наприклад:
Дата
Інвентарний №
№ каталогу
Назва книги
Підпис про одержання
Підпис про повернення
От і все, що ми хотіли вам розказати про облік книг.
Нормативна база
1. Закон про прибуток – Закон України «Про оподаткування прибутку» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР, в редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, зі змінами та доповненнями.
2. П(С)БО 7 - П(С)БО 7 «Основні засоби», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 р. № 92, зі змінами та доповненнями.
3. П(С)БО 9 - П(С)БО 9 «Запаси», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 20.10.99 р. № 246, зі змінами та доповненнями.
Поступка вимоги — цесія і факторинг № 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерський облік У бухгалтерській практиці все частіше зустрічаються договори переведення боргу і відносно нові для вітчизняного законодавства терміни «цесія» і «факторинг». Про те, що це таке і як операції в межах переведення зобов’язань на третю особу відображаються в б...
