Головне не те, що ти зробив, головне, як відзвітувався. Так і хочеться засумніватися в справедливості цього твердження часів розвитого соціалізму, так от тільки реалії сьогоднішнього дня це зробити не дають.
Заповнюємо титульну частину звіту
Ми зупинилися на твердженні, що в титульній частині звіту про відрядження в графі «Сума» не відображається і не може бути відображена сума підзвітних коштів, зданих до каси підприємства відрядженим працівником після повернення його з відрядження, навіть якщо таке повернення було здійснено до складання і подання звіту про відрядження. Це твердження засноване на тому, що:
1) в цій графі не передбачений відповідний реквізит. Є «Отримано», є «Витрачено», а от «Повернуто до каси» немає;
2) повернення до каси може бути відображено тільки наприкінці титульної частини звіту, там, де вказується «Залишок унесений (Перевитрата видана) у сумі ___ грн. ...», а також у частині 3, що містить перелік документів, які підтверджують здійснені витрати і в тому числі документи, що підтверджують внесення відрядженим працівником грошей до каси підприємства.
У зв’язку з цим виникає питання, як відображати у звіті про відрядження ситуацію, коли відряджений працівник після повернення з відрядження не один, а кілька разів (два або три) здає невикористані підзвітні кошти до каси підприємства. Припустимо, що відряджений працівник після повернення з відрядження, виходячи зі зроблених їм самим розрахунків, визначив, що він повинен повернути до каси підприємства невикористані підзвітні кошти в сумі 40,00 грн.
Що він негайно і зробив (підтвердження цієї операції — прибутковий касовий ордер № 18 від 02.11.2006 р.). Після того, як він здав звіт про відрядження і керівник затвердив здійснені ним витрати, але не всі або, припустимо, не в повній сумі, з’ясувалося, що відряджений працівник повинен повернути до каси підприємства 45,00 грн. Оскільки 40,00 грн. він уже повернув, то йому залишається внести до каси ще 5,00 грн. Після того, як ці 5,00 грн. будуть відрядженим працівником внесено до каси підприємства (підтвердження цієї операції — прибутковий касовий ордер № 23 від 06.11.2006 р.), бухгалтером має бути зазначено:
Наступні три реквізити розташовані в середині титульної частини звіту про відрядження. Перший з них «Доцільність проведеної витрати підтверджую _____ 200_р. Підпис______» найчастіше викликає два питання, хто підтверджує доцільність здійснених витрат і на якому етапі перевірки звіту про відрядження. Підтвердження доцільності здійснених витрат здійснює посадова особа підприємства, що ініціювала це відрядження працівника. Як правило, це керівники відповідних підрозділів, відділів і служб підприємства, у тому числі і керівник підприємства, які ініціювали і визначали відрядне завдання на це відрядження. Для того щоб бухгалтерові не гадати, хто за тим або іншим звітом про відрядження має підтвердити доцільність здійснених витрат, зазначених у такому звіті, керівником підприємства окремим наказом визначається коло осіб, яким надається право на:
1) ініціювання відрядження;
2) визначення відрядного завдання;
3) підтвердження доцільності здійснених витрат.
Таких посадових осіб може бути кілька, але по кожному конкретному відрядженню перше, друге і третє (ініціювання, завдання і підтвердження доцільності) необхідно покладати на ту саму посадову особу. Отже, бухгалтерові досить подивитися на те, хто ініціював і визначав відрядне завдання, і він буде знати, хто повинен підтвердити доцільність здійснених витрат.
Що стосується етапу, на якому підтвердження доцільності здійснених витрат має відбутися, можна сказати таке. Це може відбутися тільки після того, як звіт про відрядження буде належним чином оформлений відрядженим працівником і з додаванням всіх підтверджуючих здійснені витрати первинних документів зданий до бухгалтерії підприємства. Це має відбуватися до здійснення перевірки звіту про відрядження бухгалтерією підприємства.
Середня частина титулу звіту, де вказується «Звіт перевірений. Розділ___ пар. Ст. ___. До затвердження ______ грн. Дата____200_ р. Бухгалтер______» заповнюється бухгалтером підприємства, після перевірки доданих до звіту про відрядження документів, зазначених у третій частині звіту про відрядження та підтверджуючих здійснені витрати, а також обґрунтованість зазначених там же витрат, не підтверджених документально, наприклад добових.
Потім керівник підприємства в рядку «Звіт затверджений у сумі:___» вказує прописом суму, що затверджується до списання з відрядженого працівника за цим звітом.
І тільки після цього в бухгалтера з’являється можливість визначити, що в результаті виходить по цій підзвітній особі і по цьому відрядженню, перевитрата або залишок невикористаних підзвітних сум. Залишок підзвітних коштів необхідно повернути відрядженим працівником до каси підприємства (як ця операція відображається у звіті про відрядження, дивися вище) протягом трьох робочих (за Інструкцією № 59 — банківських) днів, що настали після дня повернення відрядженого працівника з відрядження. Якщо таке повернення не здійснюється протягом зазначеного часу, то виникає необхідність у заповненні другої частини звіту про відрядження «Розрахунок штрафу і суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт».
Перевитрата має бути відшкодована відрядженому працівникові, причому, її видача з каси відрядженому працівникові повинна бути здійснена в інші строки, ніж повернення залишку невикористаних підзвітних коштів відрядженим працівником.
Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в національній валюті України …, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
Як бачимо, ні про які штрафи, що стягуються з підприємства на користь працівника, при недотриманні підприємством зазначених строків погашення перевитрати відрядженого працівника, певна річ, в Інструкції № 59 нічого не сказано.
Відображається відшкодування перевитрати у звіті про відрядження так само, як відображається повернення невикористаних під час відрядження підзвітних коштів. Тільки замість номера і дати прибуткового відображається номер і дата видаткового касового ордера.
У лівій частині титулу звіту про відрядження бухгалтером підприємства вказуються проводки, які необхідно здійснити для відображення відрядних витрат, затверджених керівником підприємства за цим звітом, до списання з даного відрядженого. Цей реквізит звіту про відрядження заповнюється в останню чергу і повинен відповідати сумам (зазначеними відрядженими працівниками) і рахункам (зазначеним бухгалтером підприємства) у двох крайніх лівих графах третьої частини звіту про відрядження «Дебет, рахунок, карт.».
І, нарешті, самий крайній зліва реквізит титулу звіту про відрядження — розписка бухгалтера в одержанні ним від відрядженого працівника звіту. Сума, що вказується в цьому реквізиті, відповідає тій, що зазначена в третій частині звіту про відрядження в рядку «Усього»1.
Заповнюємо дві частини звіту, що залишилися
Як ми вже зазначали вище, необхідність у заповненні другої частини звіту про відрядження «Розрахунок штрафу і суми утриманого податку...» виникає тільки тоді, коли відряджений працівник не повертає протягом трьох банківських днів, що настали після дня його повернення з відрядження, залишок невикористаних підзвітних коштів до каси або на рахунок підприємства. Порядок розрахунку суми податку і штрафу при несвоєчасному поверненні відрядженим працівником залишку невикористаних у відрядженні підзвітних коштів ми вже розглядали (див. «ШБ» № 19/2006 с. 17). Наводили ми і зразок заповнення другої частини звіту про відрядження (див. «ШБ» № 20/2006 с. 20), так що порядок заповнення цієї частини звіту про відрядження можна пропустити, тим більше що в ній докладно розписано все, що необхідно розрахувати, як це зробити і де вказати.
Остання, третя, частина звіту про відрядження — це перелік документів, на підставі яких, як припускає відряджений працівник, з нього необхідно списати з підзвіту видані йому на відрядження кошти. Тобто кожний запис у цій частині звіту має підтверджувати відповідний документ. Добові підтверджуються посвідченням про відрядження, що має відповідні позначки про прибуття і вибуття2. Тут же вказується повернення відрядженим працівником до каси підприємства коштів, отриманих ним під звіт, якщо таке повернення здійснене до моменту складання відрядженим працівником і подання до бухгалтерії цього звіту. В останньому рядку відрядженим працівником підбивається підсумок.
В останніх двох графах «Дебет, рахунок, карт.» бухгалтер підприємства після затвердження звіту вказує рахунки, на які необхідно віднести відрядні витрати. Підсумкові суми по кожному з рахунків відображаються на титулі звіту про відрядження.
1 У результаті вона може не відповідати (бути більше або, що буває частіше, менше) суми, затвердженої за звітом про відрядження.
2 У певній ситуації, наприклад при закордонних відрядженнях, підтвердженням добових витрат є й проїзні документи.
Нормативна база
1. Інструкція № 59 – Наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
2. Наказ № 260 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260.
3. Наказ 440 – Наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і Порядку складання зазначеного звіту» від 19.09.2003 р. № 440.
4. ПКМУ № 663 – Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордоном» від 23.05.1999 р. № 663.
5. Закон про ПДФО – Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.
6. Лист № 4347 – Лист ДПАУ від 17.05.2005 р. № 4347/6/17-3116.
7. Інструкція № 5 – Наказ Держкомстату України «Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати» від 13.01.2004 р. № 5.
Всюдисущий ПДФО Податковий облік Продовження. Початок див. у «ШБ» № 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20/2006 р. Податківці явно не байдужі до «перших». То для них принципове значення має перша подія, тепер перший продаж. І навіть те, що до доходів перших осіб держави вони як і раніше н...
Інтернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Податковий облік У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані — торгівлю через Інтернет-магазин....
