Минулого разу ми зупинилися на тому, що якщо підрозділів, що інвентаризуються, кілька, то для здійснення інвентаризації в найкоротший термін необхідне створення комісій. З розмови про інвентаризаційні комісії, про їхні види і склад, ми сьогодні і розпочнемо.
Відповідно до вимоги «Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків», затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69 (далі — Інструкція № 69) інвентаризаційні комісії можуть бути двох видів:
1) постійно діючі (далі — ПІК);
2) робочі (далі — РІК).
І ПІК і РІК створюються наказом керівника підприємства. ПІК створюється, як правило, на підприємстві одна, її ще іноді називають центральна або головна інвентаризаційна комісія. А робочих комісій може бути кілька. Скільки? Це залежить від обсягів робіт з інвентаризації, кількості підрозділів, що інвентаризуються, і терміну, протягом якого необхідно провести інвентаризацію. Остаточне рішення про кількість РІК та їхній склад приймає керівник підприємства.
Наявність ПІК зовсім не означає, що вона постійно діє, тобто постійно проводить інвентаризацію. Інвентаризації проводяться періодично, в міру виникнення такої необхідності, але ПІК працює постійно. Крім своїх основних функцій її члени:
… проводять профілактичну роботу по забезпеченню збереження цінностей, заслуховують на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів з цього питання;
організовують проведення інвентаризацій і здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;
здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період.
ПІК здійснює ще і перевірки та вибіркові інвентаризації в міжінвентаризаційний період, основним завданням яких є:
… здійснення контролю за збереженням цінностей, дотриманням матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;
перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обгрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх збереження;
при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;
розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей або інші порушення, і свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. В протоколі мають бути наведені відомості про причини і про осіб, винних у нестачах, втратах і лишках та про вжиті до них заходи.
Склад ПІК так само визначає керівник підприємства, але при цьому він повинен врахувати вимогу п. 11.1
Інструкції № 69 про обов’язковість включення до її складу керівників структурних підрозділів підприємства і головного бухгалтера. Очолювати ПІК повинен керівник підприємства або його заступник.
Основні функції РІК визначені в п. 11.4 Інструкції № 69:
… здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;
разом з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку;
вносять пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшенню обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;
несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
оформлюють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та лишків за пересортицею, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.
Що стосується складу РІК, то відповідно до п. 11.2 Інструкції № 69 до її складу необхідно включити:
… інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.
Зверніть увагу на «й інших досвідчених працівників». Мова йде не про посади, а про професійну кваліфікацію та досвід конкретних працівників. З цієї причини не допускається при визначенні складу членів ПІК і РІК вказувати тільки посади і не вказувати прізвища й ініціали працівників, що займають ці посади. У зв’язку з цим при звільненні з підприємства якого-небудь працівника, що входить до складу ПІК або РІК, не можна «автоматично» включати до складу ПІК і РІК нового працівника, що прийшов на посаду члена комісії, що звільнився. Необхідне видання окремого наказу керівника підприємства про виключення одного члена комісії та включення нового. Причому не обов’язково це буде працівник, що прийшов на посаду члена комісії, що звільнився, якщо, звичайно, це не та посада, що прямо зазначена в Інструкції № 69 як обов’язкова при визначенні складу ПІК або РІК (дивися вище).
Очолювати РІК повинен представник керівника підприємства, але при цьому необхідно врахувати існуюче обмеження:
Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд.
Що стосується матеріально відповідальних осіб, відповідальних за збереження активів, що підлягають інвентаризації, то їхнє включення до складу комісії не є обов’язковим, а от здійснення інвентаризації РІК або ПІК активів, що перебувають під матеріальною відповідальністю тієї або іншої матеріальної особи, без її присутності неприпустимо. Виключення з цього правила може бути зроблено тільки в тому випадку, коли така присутність матеріально відповідальної особи під час інвентаризації фізично не можлива, наприклад, у результаті її смерті або важкої хвороби.
Перед початком інвентаризації
Після того, як визначено склад ПІК і (або) РІК, що буде безпосередньо здійснювати інвентаризацію, дата початку інвентаризації та підрозділу, що інвентаризується, (матеріально відповідальна особа, далі — МВО) виникає необхідність у визначенні залишків активів, що інвентаризуються, на дату початку проведення інвентаризації за даними обліку в цієї МВО.
У зв’язку з цим необхідно, щоб МВО підготувала матеріальний або товарний звіт (далі — матеріальний звіт) з виведенням залишків активів, що перебувають під її матеріальною відповідальністю, і здала його в бухгалтерію. При великій кількості найменувань активів, що перебувають під матеріальною відповідальністю МВО, не завжди вдається швидко скласти матеріальний звіт і одержати дані про залишки активів на дату інвентаризації. Відсутність такого матеріального звіту і даних про залишки активів, що інвентаризуються, на момент початку інвентаризації не може служити причиною для перенесення початку інвентаризації на іншій, пізніший строк. Інвентаризація може починатися і без цих даних. Але при цьому дуже важливо, щоб МВО:
1) передала за реєстром в бухгалтерію всі прибуткові та видаткові документи за активами, що перебувають під її матеріальною відповідальністю, оформлені з дати останнього складеного і поданого нею матеріального звіту і до дати початку інвентаризації. Якщо МВО все-таки встигла на дату початку інвентаризації скласти і подати до бухгалтерії матеріальний звіт, то в оформленні такого реєстру немає необхідності. Оскільки всі прибуткові та видаткові документи вказуються на титулі матеріального звіту, що під розпис передається до бухгалтерії;
2) склала і здала членам комісії розписку, в якій вона має зазначити, що всі прибуткові та видаткові документи за активами, що перебувають під її матеріальною відповідальністю, вона здала до бухгалтерії, а також те, що всі активи, що перебувають під її матеріальною відповідальністю, перебувають на відповідних місцях (складах) їхнього зберігання. Якщо які-небудь активи на початок інвентаризації переміщені без оформлення документів в інші місця зберігання або передані іншим особам, то це має бути зазначене в розписці1.
Після цього інвентаризаційна комісія, якщо вона в повному складі, може приступати до інвентаризації. При цьому, повторюся, присутність МВО обов’язкова.
Дуже важливо зазначити, що перебувати під матеріальною відповідальністю МВО можуть не тільки активи, що належать підприємству, але і ті, що належать стороннім особам, як фізичним, так і юридичним. Для цілей інвентаризації це не має принципового значення, і всі активи, що перебувають під матеріальною відповідальністю цього МВО, інвентаризуються в загальному порядку.
1 Така розписка є в Акті інвентаризації, але оскільки цей робочий документ знаходиться в членів комісії до кінця інвентаризації, то склалася така практика складати розписку окремим документом.
Як визначити чисельність працюючих Практика Продовження. Початок див. у «ШБ» № 19, 20/2006 р. Визначаємо середню кількість працівників в еквіваленті повної зайнятості Не кожний працівник, що значиться або не значиться в штаті підприємства, відпрацьовує повний місяць. Може так...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
