Перелік первинних документів, які оформляються по операціях з основними засобами підприємства, наведений у Наказі Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 29.12.1995 р. № 352 (далі — Наказ № 352). Однак у ньому немає інвентаризаційного опису, який можна було б використати при проведенні інвентаризації основних засобів. Є «Інвентарна картка обліку основних засобів» форми ОЗ-6 (далі — Форма ОЗ-6), призначена для обліку окремих об’єктів основних засобів, і «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів» форми ОЗ-7 (далі — Форма ОЗ-7), призначена для обліку Форми ОЗ-6, є «Інвентарний список основних засобів» форми ОЗ-9 (далі — Форма ОЗ-9), призначений для зазначення в ньому всіх об’єктів основних засобів, що перебувають у місцях експлуатації1, але всі ці форми не призначені для відображення в них результатів інвентаризації основних засобів.
1 Як правило, Форма ОЗ-9 оформляється окремо по кожній матеріально відповідальній особі, під матеріальною відповідальністю якої перебувають такі основні засоби.
Немає Інвентаризаційного опису і в «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів і розрахунків», затвердженій наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69 (далі — Інструкція № 69). У зв’язку з цим бухгалтери змушені користуватися Інвентаризаційним описом, затвердженим ще при Брежнєві Постановою Держкомітету СРСР зі статистики «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій» від 28.12.1989 р. № 241 (далі — Постанова № 241). Якщо бути до кінця точним, то форма, призначена для опису об’єктів основних засобів, що проінвентаризовані, затверджена Постановою № 241, називається «Інвентаризаційний опис основних засобів» і має номер «инв-1».
Особливістю «Інвентарного опису основних засобів» є те, що відповідно до Постанови № 241:
Форма інвентаризаційного опису № инв-1 розрахована для відображення даних інвентаризації на три дати. Опис друкується з вкладними аркушами, кількість яких визначає замовник бланків.
Більшістю підприємств визнано це нераціональним. По-перше, тому що після закінчення першої інвентаризації «Інвентаризаційний опис основних засобів» з робочого документа перетворюються на первинний документ, що підтверджує підсумки проведеної інвентаризації основних засобів, що має підшиватися та зберігатися з усіма іншими документами відповідного періоду, пов’язаними зі здійсненням і підведенням підсумків інвентаризації. Зважаючи на те, що «Інвентаризаційний опис основних засобів» оформляється в одному екземплярі, його видача на руки членам комісії для проведення наступної (другої або третьої) інвентаризації основних засобів украй не бажана1.
По-друге, при здійсненні наступної (другої або третьої) інвентаризації та внесенні даних такої інвентаризації до «Інвентаризаційного опису основних засобів» можливі помилки та неточності, які зводять нанівець всі позитивні моменти, пов’язані з використанням однієї відомості на три інвентаризації2. Мало того, може так статися, що до «Інвентаризаційного опису основних засобів» будуть внесені такий зміни або пошкодження, які призведуть до втрати нею вірогідності або властивостей первинного документа.
З огляду на ці недоліки на практиці закріпилося правило використання «Інвентаризаційного опису основних засобів» тільки для однієї інвентаризації. Це вимагало внести до форми «Інвентаризаційної відомості основних засобів» певні зміни, в результаті яких вона придбала такий вигляд (зразок її заповнення дивися нижче). Для того щоб не плутати її з типовою формою № инв-1, далі будемо її йменувати як «Інвентаризаційний опис основних засобів (нетипова)»3.
На закономірне питання щодо правомірності використання форм бланків самостійно розроблених підприємством, так ще і на основі форми бланка, затвердженого державою, яка вже не існує, відповідь міститься в Наказі Мінфіну «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.95 р. № 88:
Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
При здійсненні інвентаризації основних засобів по кожному місцезнаходженню основних засобів і по кожній посадовій особі, відповідальній за їхню схоронність, оформляється один (в одному екземплярі) «Інвентаризаційний опис основних засобів (нетиповий)». Крім цього, окремий «Інвентаризаційний опис основних засобів (нетиповий)» складається з орендованих основних засобів, що перебувають у розпорядженні підприємства.
А тепер кілька найбільш важливих моментів, пов’язаних з оформленням «Інвентаризаційної відомості основних засобів (нетипової)».
Перше, на що хотілося б звернути вашу увагу, це на наявність розписки особи, відповідальної за збереження основних засобів, що інвентаризуються4, про те, що всі видаткові та прибуткові документи ним здані, всі основні засоби, що надійшли, оприбутковані, а що вибули — списані. Ми вже говорили про таку розписку, правда трохи іншого змісту5, і про те, що вона складається окремо. Якщо саме таке рішення прийняте підприємством, то наявність розписки в «Інвентаризаційному описі основних засобів (нетиповому)» не обов’язкова.
1 Випадки втрати або псування цієї відомості (без можливості її відновлення в первісному вигляді) траплялися досить часто.
2 Одним з таких позитивних моментів є те, що немає необхідності вносити до «Інвентаризаційного опису основних засобів» весь перелік об’єктів основних засобів, що підлягають інвентаризації, щоразу при проведенні нової другої і третьої інвентаризації.
3 У випадку, якщо підприємство приймає рішення про використання «Інвентаризаційної відомості основних засобів (нетипової)» при здійсненні інвентаризації основних засобів підприємства, то дане рішення необхідно відобразити в обліковій політиці підприємства. У тій її частині, де мова йде про бланки, які використовує підприємства при оформленні своїх господарських операцій.
4 Оскільки таких осіб може бути кілька, наприклад при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності, то і підписів передбачено кілька.
5 Відповідно до вимог Інструкції № 69.
Друге. Відповідно до Постанови № 241:
При автоматизованій обробці даних з обліку результатів інвентаризації форма № инв-1 видається комісії у вигляді машинограми із заповненими графами з 1 по 6 і 8.
Оскільки наявність даних у зазначених графах значно полегшує роботу інвентаризаційної комісії, то склалася практика заповнення зазначених граф «Інвентаризаційної відомості основних засобів (нетипової)» до початку роботи інвентаризаційної комісії у всіх випадках. І навіть у тих, коли не здійснюється автоматична обробка даних1.
Не виключений і такий варіант, коли до початку інвентаризації до «Інвентаризаційної відомості основних засобів (нетипової)» заносяться дані до граф 9 і 102.
Третє. Відповідно до Постанови № 241:
В описі комісія заповнює графу 7 про фактичну наявність інвентарних об’єктів. При виявленні об’єктів, які не відображены в акті, а також об’єктів, по яких відсутні дані, що характеризують їх, комісія повинна включити відсутні відомості до інвентаризаційного опису.
Графа 6 «Номер паспорту» заповнюється на основні засоби, що містять дорогоцінні метали.
Четверте. У двох рядках, які дані в «Інвентаризаційній відомості основних засобів (нетиповій)» після підсумкових даних (про кількість порядкових номерів, кількість одиниць об’єктів основних засобів, фактично виявлених у процесі інвентаризації і зазначених у графі 6 цієї відомості, а також їхньої вартості), вказуються первинні документи (найменування, номер, дата), які були оформлені по операціях, пов’язаних з переміщенням об’єктів основних засобів, зазначених у цій відомості, і здійснені під час проведення інвентаризації.
П’яте. Особа, відповідальна за збереження основних засобів після закінчення інвентаризації та підпису членами інвентаризаційної комісії «Інвентаризаційного опису основних засобів (нетипового)» має підтвердити своїм підписом відсутність у нього претензій до інвентаризаційної комісії та вірогідність даних, зазначених у цій відомості. Після чого оформлений належним чином «Інвентаризаційний опис основних засобів (нетиповий)» передається до бухгалтерії підприємства.
Бухгалтер підприємства (як правило, це той, на кого покладені обов’язки з обліку основних засобів) здійснює перевірку даних «Інвентаризаційного опису основних засобів (нетипового)», своїм підписом підтверджує вірогідність зазначених у ній даних і передає її на складання порівнювальної відомості. Про звіряння даних про фактичну наявність основних засобів, зазначених в «Інвентаризаційному описі основних засобів (нетиповому)», з даними бухгалтерського обліку і складання порівнювальної відомості ми поговоримо окремо, коли будемо розглядати підбивання підсумків інвентаризації, а в наступній публікації ми розглянемо оформлення інвентаризації запасів.
1 Зараз важко знайти бухгалтерію, яка б не використовували комп’ютерну техніку. Так що випадки неавтоматичної обробки даних інвентаризації вкрай рідкі.
2 Але це тільки в тому випадку, якщо до початку інвентаризації визначені залишки основних засобів на дату (день) початку інвентаризації.
3 У процесі проведення інвентаризації комісія не визначає вартість (справедливу вартість) виявлених надлишків. Вона всього лише фіксує факт їхньої наявності. За винятком тих випадків, коли первісна вартість об’єкта відома з будь-яких документів (наприклад, аналогічний об’єкт значиться на балансі підприємства, але в іншої матеріально відповідальної особи) або вказана на об’єкті.
Як визначити чисельність працюючих Практика Продовження. Початок див. у «ШБ» № 19, 20, 21/2006 р. Визначаємо середню кількість працівників в еквіваленті повної зайнятості На завершення розгляду порядку визначення середньої кількості працівників в еквіваленті повної зайнятості (далі — СКПЕПЗ)...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
