Продовження. Початок див. у «ШБ» № 20, 21, 22/2006 р.
Інвентаризація основних засобів
Ми зазначали, що особа, відповідальна за зберігання основних засобів (далі — матеріально відповідальна особа), після закінчення інвентаризації та підпису членами інвентаризаційної комісії «Інвентаризаційного опису основних засобів (нетипового)» має підтвердити своїм підписом відсутність у неї претензій до інвентаризаційної комісії та вірогідність даних, зазначених у цій відомості. Але це тільки в тому випадку, якщо у матеріально відповідальної особи немає претензій.
А якщо вони в неї є? Обґрунтованими претензіями матеріально відповідальної особи вважаються претензії до порядку підрахунку, визначення ваги або обсягу цінностей, що інвентаризуються, а також у визначенні їхнього найменування, виду, типу тощо, які могли призвести до перекручування даних про їхню фактичну наявність. У цьому випадку матеріально відповідальна особа має право не підписувати «Інвентаризаційний опис основних засобів (нетиповий)». Відповідно до «Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і документів та розрахунків» затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. №69 (далі — Інструкція № 69):
Якщо матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, відділу, секції тощо) заявити про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки вказаних фактів та їх підтвердження проводить виправлення помилок.
Основні засоби, якщо і зберігаються на складі, то дуже недовго. В основному вони перебувають у цехах, на ділянках та інших об’єктах, де і здійснюється їхня експлуатація. Тому, якщо матеріально відповідальна особа знаходить помилку в «Інвентаризаційному описі основних засобів (нетиповому)» за основними засобами, що перебувають в експлуатації, то нерідко це призводить до необхідності їхньої повторної інвентаризації, причому всіх, що знаходяться під матеріальною відповідальністю цієї особи. Цього вдається уникнути тільки в тому випадку, якщо помилка знайдена по нерухомих об’єктах основних засобів або по тих об’єктах, які або є на підприємстві тільки в певному цеху, на ділянці і т.д., або пов’язані з іншими об’єктами в єдину технологічну (технічну) лінію і не можуть бути замінені без значних трудовитрат, або є на підприємстві в одиничному екземплярі.
Виправлення помилок в «Інвентаризаційному описі основних засобів (нетиповому)» здійснюється в порядку, визначеному Наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку»:
Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Після чого виправлений «Інвентаризаційний опис основних засобів (нетиповий)» передається до бухгалтерії підприємства.
Якщо матеріально відповідальна особа виявила помилку в інвентаризаційній відомості після її підписання, у тому числі нею особисто, то в цьому випадку вона повинна написати рапорт керівникові підприємства, в якому викласти зміст допущеної помилки. Подальший розвиток подій залежить від багатьох факторів і може призвести до повторного проведення інвентаризації, але це вже інша історія.
На закінчення необхідно сказати кілька слів щодо тих об’єктів, які не відображені в обліку, оскільки не є об’єктами обліку. Мова йде про земельні ділянки. Вони не відображаються в інвентаризаційній відомості але відповідно до вимог Інструкції № 69:
При інвентаризації перевіряється наявність документів на земельні ділянки, водоймища та інші об’єкти природних ресурсів, що підтверджують право власності підприємства на них.
Як правило, підсумки таких перевірок оформляються у вигляді службової записки довільної форми, в якій указується, які документи були перевірені та по яких земельних ділянках, водоймищах і т.д. Службова записка підписується всіма членами інвентаризаційної комісії та додається до «Інвентаризаційного опису основних засобів (нетипового)».
Інвентаризація запасів
На відміну від основних засобів є типова форма інвентаризаційного опису, і вона затверджена Наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193 (далі — Наказ № 193). На жаль, ніякої інформації про порядок оформлення та змісту тих або інших реквізитів, затверджених цим наказом типових форм, сам наказ не містить. З цієї причини заповнення типової форми М-21 «Інвентарний опис №» здійснюється виходячи з назви того або іншого реквізиту і вимог Інструкції № 69 про проведення інвентаризації. Розглянемо найважливіші питання порядку здійснення й оформлення інвентаризації запасів1.
1 Наказ № 193 говорить про затвердження типових форм документів з обліку сировини і матеріалів. Форма № М-21 говорить про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей. Але все це, виходячи з існуючої на даний момент термінології, включається в поняття запасів.
Зважаючи на те, що кількість, як фізична (кілограм, штук, метрів і т.д.), так і найменувань (видів) запасів, може бути значною, то на перший план виходять питання організації та порядок здійснення їхньої інвентаризації. Додаткові труднощі до проведення інвентаризації запасів вносить те, що запаси не можна «вилучати» з виробничого процесу під час проведення інвентаризації, інакше сам процес виробництва зупиниться, а це неприпустимо. У зв’язку з цим необхідне дотримання певних правил здійснення інвентаризації запасів, суть яких полягає в наступному:
1) операції із запасами, що інвентаризуються1 (їхня видача або переміщення), а також із запасами, що надходять на об’єкт інвентаризації, з моменту початку інвентаризації здійснюються тільки через інвентаризаційну комісію, незалежно від того, відображені вони вже в інвентаризаційній відомості (або пройшли вони інвентаризацію) чи ні;
2) інвентаризація запасів здійснюється в місцях їхнього зберігання послідовно в міру їхнього розташування в місці зберігання, а не за найменуваннями, видами та іншими характеристиками;
… переважування, обмір, підрахунок проводиться у порядку розміщення цінностей у даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого.
При зберіганні товарно-матеріальних цінностей в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбується і комісія переходить у наступне приміщення;
3) всі запаси, що надходять під час проведення інвентаризації в підзвіт матеріально відповідальної особи, повинні розміщуватися в місцях зберігання окремо від тих запасів, які підлягають інвентаризації.
А тепер кілька пояснень до сказаного. З’ясувавши, що без відпускання та переміщення запасів, що підлягають інвентаризації, та надходження запасів на об’єкт інвентаризації під час її проведення нам не обійтися, ми повинні подбати про контроль цього процесу. Такий контроль здійснюється шляхом проходження всіх документів за рухом запасів, що перебувають у підзвіті матеріально відповідальної особи (на об’єкті інвентаризації), через інвентаризаційну комісію2.
Надходження запасів під час інвентаризації. Незважаючи на те, що запаси, що надходять під час проведення інвентаризації, нас не цікавлять у плані інвентаризації (оскільки інвентаризація завжди здійснюється на певну дату і враховує тільки ті запаси, які на цю дату вже перебували в підзвіті матеріально відповідальної особи), відповідно до вимог Інструкції № 69:
… на прибуткових документах на товарно-матеріальні цінності, що надійшли на об’єкт і прийняті під час його інвентаризації матеріально відповідальною особою у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, де записані ці цінності3.
Окремий опис за прибутковими документами не складається. Він складається разом з видатковими документами, тому про нього нижче.
Переміщення та видача запасів під час інвентаризації. Будь-яке переміщення запасів, що перебувають у підзвіті матеріально відповідальної особи, без передачі їх іншій особі з одного складу на інший, усередині одного складу (з однієї полиці на іншу) та інше, як тих, що вже пройшли інвентаризацію (відображені в інвентаризаційному описі), так і тих, що не пройшли інвентаризацію (не відображені в інвентаризаційному описі), здійснюється з моменту початку інвентаризації та до її закінчення тільки з дозволу інвентаризаційної комісії та під її наглядом.
При видачі запасів, що перебувають у підзвіті матеріально відповідальної особи і вже як пройшли, так і не пройшли інвентаризацію:
… на видаткових документах про товарно-матеріальні цінності, які відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства і головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови, робиться відмітка, та вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації.
У цій цитаті мова йде про оформлення окремого опису видаткових документів4, а не відпущених по них запасах. Тому форма «Інвентаризаційний опис №» (приклад її заповнення наведено нижче) для цих цілей не підходить. Окремої типової форми бланка такого опису не затверджено. У зв’язку з цим склалася практика складати такий опис, а точніше реєстр, у довільній формі. По закінченні інвентаризації її підписують всі члени комісії. Такий реєстр може мати такий вигляд (див. нижче).
1 Під запасами, що інвентаризуються, необхідно розуміти запаси, що перебувають під матеріальною відповідальністю особи, по якій здійснюється інвентаризація, на дату здійснення інвентаризації.
2 На практиці нерідко інвентаризаційна комісія вимагає копії таких документів, які потім додає до «Інвентаризаційного опису №».
3 Тут допущена явна помилка. Не про цінності повинна йти мова, а про прибуткові документи, оскільки, як ми вже зазначали, що надійшли під час інвентаризації запаси до інвентаризаційної відомості не включаються.
4 Повною мірою це відноситься і до документів, оформлених на запаси, що надійшли під звіт матеріально відповідальної особи.
Як визначити чисельність працюючих Практика Продовження. Початок див. у «ШБ» № 19, 20, 21, 22/2006 р. Визначаємо середню кількість працівників в еквіваленті повної зайнятості Розглянемо порядок визначення СКПЕПЗ по позаштатних працівниках (далі — СКПЕПЗнш) відповідно до вимог «Інструкції зі.....
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
