Контроль наявності та руху (надходження і вибуття) запасів, що пройшли інвентаризацію, здійснюється в процесі проведення інвентаризації (у тому випадку, якщо вона здійснюється протягом тривалого часу) ще одним «дідівським» способом. Він не передбачений «Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків», затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69 (далі — Інструкція № 69), і для нього Наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193 (далі — Наказ № 193) не визначена типова форма бланка.
Але на практиці він, проте, застосовується й оформляється бланком, затвердженим знайомою нам уже по минулих публікаціях Постановою Держкомстату СРСР «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій» від 28.12.1989 р. № 241 (далі — Постанова № 241). А полягає цей спосіб в тому, що по кожному виду або найменуванню (далі — виду) запасів1, що пройшли інвентаризацію, інвентаризаційною комісією оформляється «Інвентарний ярлик» форми № инв-2, в якому вказується найменування, одиниця виміру, кількість та інші дані пороінвентаризованого виду запасів. «Інвентарний ярлик» прикріплюється до проінвентаризованого запасу або до місця, де він зберігається.
1 В «старій» радянській термінології — товарно-матеріальних або просто матеріальних цінностей. Саме таке позначення запасів дуже часто зустрічається в документах і бланках тих часів.
Найбільш значимим є зазначення в «Інвентаризаційному ярлику» кількості проінвентаризованого виду запасу. Надалі, у випадку надходження або видачі таких запасів матеріально відповідальною особою зі складу (комори і т.д.), по якому проводиться інвентаризація, таке надходження або видача зазначається в присутності членів інвентаризаційної комісії і під розпис одного з членів інвентаризаційної комісії, що підтверджує вірогідність здійсненого запису, на звороті «Інвентаризаційного ярлика» (зразок його оформлення, з урахуванням умов прикладу, дивися нижче1).
Сам документ, на підставі якого здійснено такий запис (накладна, лімітно-заборна карта та інше), як ми вже зазначали (див. «ШБ» № 23/2006 с. 33), вказується в реєстрі прибуткових і видаткових документів, а його копія, як правило, додається до цього реєстру. Такий реєстр, в свою чергу, є додатком «Інвентаризаційного опису».
Застосування такого методу контролю за рухом запасів, що підлягають інвентаризації, під час її проведення має істотні недоліки2. Його можна застосовувати тільки до тих видів запасів, які проінвентарізовані (перелічені, зважені і т.д.), оскільки тільки такі запаси мають «Інвентарний ярлик».
Всі інші запаси, що підлягають інвентаризації, але ще не пройшли її (не перелічені, не зважені і т.д.), такого «Інвентарного ярлика» не мають, і у випадку їхньої видачі або надходження зазначити це (видачу і надходження таких запасів) ніде. Крім цього, оформлення «Інвентарних ярликів» і занесення до них даних про рух запасів під час інвентаризації — досить трудомістка робота, що віднімає багато часу, але багато в чому не потрібна.
Адже вся зазначена в «Інвентарному ярлику» інформація є в «Інвентаризаційному описі» та в документах з приходу і витрати запасів, реєстр яких з додаванням їхньої копії є невід’ємною частиною «Інвентаризаційного опису». Наступне. В «Інвентаризаційному ярлику» вказується кількість, що була в наявності на дату підрахунку (зважування, проміру і т.д.) даного виду запасів, що може не збігатися з кількістю на дату здійснення інвентаризації, що призведе до того, що дані в «Інвентарному ярлику» будуть різнитися від даних в «Інвентаризаційному описі». От із цих причин багато хто відмовляється від використання «Інвентарних ярликів» при проведенні інвентаризації запасів.
1 У типовій формі «инв-2 «Інвентарний ярлик» ми змінили один реквізит. Замість «Код за ОКУД» ми поставили «Ідентифікаційний код».
2 Безумовно, є й переваги. Наприклад, підійшовши до стелажа і прочитавши дані «Інвентаризаційного ярлика» можна відразу ж визначити, який залишок такого виду (найменування) запасів повинен в цей момент знаходяться на стелажі.
Як правило, виникає питання, для чого необхідно враховувати рух запасів під час інвентаризації, особливо тих, які вже проінвентарізировані та записані до інвентаризаційного опису. Адже інвентаризація, як ми вже відзначали, завжди здійснюється на певну дату і враховує тільки ті запаси, які на цю дату вже перебували під звітом матеріально відповідальної особи. Подальший їхній рух не має для цілей інвентаризації ніякого значення.
По-перше, по тих запасах, які вже проінвентарізовано, нерідко виникає необхідність ще раз усе перерахувати. Це може статися в перший день інвентаризації або в який-небудь інший день1. А для того щоб нам «повернути» проінвентарізований вид запасу, по якому виникли питання, до стану, в якому він був на дату інвентаризації, нам необхідно знати, що за час проведення інвентаризації змінилося, скільки такого виду запасів надійшло і скільки вибуло. Віднявши перше і додавши друге, ми одержуємо шуканий результат.
По-друге, по тих видах запасів, які ще не проінвентарізовані (не перелічені, не зважені і т.д.), з дати, станом на яку проводиться інвентаризація, до дати, коли вони будуть фактично проінвентарізовані (перелічені, зважені і т.д.), може відбутися рух (надходження або видача). І в цьому випадку нам необхідно «повернути» вид запасу, що підлягає інвентаризації, в стан, в якому він був на дату інвентаризації. А для цього нам необхідно знати, що за зазначений час змінилося. Таку інформацію ми можемо одержати з первинних документів, які за цей час оформлялися по матеріально відповідальній особі й об’єкту інвентаризації та відображені в «Реєстрі до інвентаризаційного опису №» (зразок дивися в «ШБ» № 23/2007 на с. 34), копії яких додано до інвентаризаційного опису2.
Розглянемо, як діє такий механізм на прикладі.
ПРИклад
Відповідно до наказу № 87 від 24.10.2006 р. по ТОВ «Місячне сяйво» (далі — ТОВ) проводиться річна інвентаризація станом на 01.11.2006 р., в тому числі запасів. У процесі інвентаризації на центральному складі (завідувач – Копєйкін Микола Іванович), що тривала з 01.11.2006 р. по 03.11.2006 р. включно, було встановлено, зокрема, таке. 2 листопада, коли інвентаризаційна комісія приступила до інвентаризації стелажа № 27, на полці № 4 в комірці № 27-4-15 був виявлений залишок клею силікатного. Інвентаризаційною комісією був здійснений підрахунок кількості флаконів з клеєм ємністю 100 мл по упаковках3.
Було визначено, що в одній упаковці 24 таких флакони. Було 14 нерозпечатаних упаковок і одна розкрита з 12 флаконами. Загальна кількість фактичної наявності флаконів клею силікатного ємністю 100 мл на дату здійснення підрахунку (02.11.2006 р.) становила 348 штук. На момент здійснення підрахунку в «Реєстрі до інвентаризаційного опису № 7» (дивися «ШБ» № 23/2006 на с. 34) було зазначено два документи (один видатковий і один прибутковий), за якими здійснювалося відпускання й одержання клею силікатного з дати початку проведення інвентаризації (01.11.2006 р.) і до моменту підрахунку його фактично наявного залишку (02.11.2006 р.):
1) за накладною-вимогою на відпускання (внутрішнє переміщення) матеріалів № 143 від 01.11.2006 р. було відпущено (видано начальникові палітурного цеху) 28 флаконів;
2) за прибутковим ордером № 127 від 01.11.2006 р. отримано 8 флаконів (повернення невикористаного силікатного клею з цеху з виготовлення малогабаритної картонної упаковки).
З огляду на ці факти, інвентаризаційною комісією був визначений залишок клею силікатного станом на 01.11.2006 р.: 348 шт. + 28 шт. – 8 шт. = 368 шт. Цей залишок (368 шт.) і був зазначений інвентаризаційною комісією в інвентаризаційному описі.
Протягом 2 і 3 листопада інвентаризація центрального складу тривала, і за цей час було оформлено сім прибуткових і видаткових документів з надходження на центральний склад і відпускання з нього клею силікатного (дивися вище «Інвентарний ярлик»). У результаті залишок силікатного клею на кінець дня 03.11.2006 р. склав 314 флаконів.
По закінченні інвентаризації 03.11.2006 р. (до підписання інвентаризаційного опису) завідувач центральним складом Копєйкін М.І. заявив голові інвентаризаційної комісії директорові Козлову І.Г., що одна з упаковок, в якій знаходився клей силікатний, є нестандартною (він замінив оригінальну стандартну упаковку, оскільки вона стала непридатною, і забув попередити про це інвентаризаційну комісію) і в ній має бути 26 флаконів.
За розпорядженням голови інвентаризаційної комісії було здійснено перерахування поштучно кількості флаконів клею силікатного, що знаходиться на центральному складі, з розкриттям всіх упаковок. У результаті такого переліку визначено, що фактично клею силікатного станом на кінець дня 03.11.2006 р. залишилося 316 шт. Отже, станом на 01.11.2006 р. фактичний залишок флаконів клею силікатного дорівнює 370 шт. Відповідні зміни внесені і до «Інвентарного ярлика» (дивися с. 35), і до «Інвентаризаційного опису».
1 Інвентаризація може тривати тижнями.
2 В «Реєстрі до інвентаризаційного опису» вказуються тільки найменування прибуткових документів, їхня дата, номер і загальна сума, але не вказується конкретний вид запасу, що надійшов або вибув, його кількість і сума. Така інформація є в самих прибуткових і видаткових документах. З цієї причини і необхідно додавати до «Реєстру до інвентаризаційного опису» їхні копії.
3 У цьому випадку комісія скористалася правом, що їй дає Інструкція № 69. У підпункті «в» пункту 11.8. Інструкції № 69 сказано: «...кількість цінностей і товарів, що зберігаються в неушкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів при обов’язковій перевірці в натурі частини зазначених цінностей».
На закінчення необхідно зазначити ще одну немаловажну деталь. Як відомо, до складу запасів входять сировина і матеріали, паливо, будівельні матеріали, товари, готова продукція, напівфабрикати, у тому числі власного виробництва, незавершене виробництво та інше. Частина з перерахованого (наприклад, незавершене виробництво) ми віднесли до «особливих» видів запасів, інвентаризацію яких ми розглянемо окремо (див. нижче).
А от всі інші види запасів проходять інвентаризацію у загальному, розглянутому нами, порядку. Певна річ, виникає проблема розподілу проінвентарізированих запасів на види, оскільки, наприклад, сировина і товари враховуються окремо і на окремих рахунках. Як і коли такий розподіл здійснювати? Найкраще це робити в момент здійснення інвентаризації. А для того щоб члени комісії не гадали, чим є, наприклад, ліс кругляк, сировиною, будівельним матеріалом або паливом, необхідно надавати їм перелік запасів, які значаться у бухгалтерських документах на матеріально відповідальній особі на дату здійснення інвентаризації.
Можна вказати в цьому переліку не тільки найменування і вид запасу, але і його кількість і вартість. Крім цього, на дату інвентаризації, а це, як правило, перше число місяця, у матеріально відповідальної особи може бути вже готовий матеріальний або товарний звіт, в якому вказується найменування кожного з них і їх розподілено за видами (за їхньою належністю до рахунків і субрахунків). Так що інформацію про належність того або іншого запасу до певного виду (рахунку або субрахунку) можна брати і з матеріального (товарного) звіту матеріально відповідальної особи. При цьому бажано по кожному окремому виду запасів оформляти окрему «Інвентаризаційну відомість». Це, хоча і не передбачено Інструкцією № 69, але набагато полегшує підбивання підсумків інвентаризації та їхнє відображення в обліку.
Інвентаризація «особливих» видів запасів
Про які такі «особливі» види запасів йде мова? Відповідно до вимог п. 11.8 Інструкції № 69:
… інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, не оплачені у строк покупцями відвантажені товари і цінності, та на ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці).
Саме ці цінності ми і віднесли до складу «особливих», оскільки їхня інвентаризація здійснюється особливо.
Крім цього, до «особливих» запасів необхідно віднести дорогоцінні метали і каміння, у тому числі ті, що знаходяться в напівфабрикатах, деталях, вузлах, агрегатах та інші, бланки суворої звітності та незавершене виробництво, які також мають певні особливості здійснення інвентаризації. Їх ми розглянемо в наступному номері «ШБ».
Як визначити чисельність працюючих Практика Закінчення. Початок див. у «ШБ» № 19, 20, 21, 22, 23/2006 р. Визначаємо середню кількість працівників в еквіваленті повної зайнятості На завершення цієї теми сьогодні ми розглянемо порядок визначення середньої кількості працівників в еквіваленті пов...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
