До «особливих» видів запасів ми віднесли запаси, що належать підприємству, але не перебувають у його користуванні через:
а) знаходження їх у дорозі;
б) знаходження їх на інших підприємствах на відповідальному зберіганні, комісії або в переробці;
в) відвантаження їх покупцям, які не оплатили їх у визначений термін.
А також до «особливих» видів запасів ми віднесли дорогоцінні метали та каміння, в тому числі ті, що знаходяться в напівфабрикатах, деталях, вузлах, агрегатах й іншому, бланки суворої звітності та незавершене виробництво, які хоча і знаходяться у розпорядженні підприємства, але за своїми властивостями вимагають особливого способу здійснення інвентаризації.
Перш ніж ми перейдемо до розгляду порядку здійснення інвентаризації «особливих» запасів, необхідно сказати про помилку, допущену «Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків», затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69 (далі — Інструкція № 69) відносно віднесення до запасів, які інвентаризуються, тих, які відвантажені покупцям, але не оплачені у визначений термін (дивися вище пункт «в»). Справа в тому, що оплата запасів, своєчасна або несвоєчасна, не має ніякого значення для цілей інвентаризації.
Принципове значення має наявність таких запасів на балансі підприємства або на забалансових рахунках в якості запасів на відповідальному зберіганні та інше1. Якщо запаси відвантажені покупцеві відповідно до договору, але ще ним не отримані, то ці запаси ще знаходяться на балансі підприємства і повинні відображатися як запаси в дорозі. А якщо вони отримані покупцем, то їх списують з балансу підприємства та переводять у рахунок заборгованості покупця за такі товари2, яка інвентаризується в порядку, визначеному для розрахунків.
А тепер приступимо до розгляду інвентаризації тих запасів, які не знаходяться у розпорядженні підприємства. На жаль, Інструкцією № 69 не визначений порядок здійснення інвентаризації таких запасів. Сказано тільки, що складається окрема відомість з таких запасів, а як проінвентаризувати такі запаси, які інвентаризаційна комісія не в змозі ні зважити, ні прорахувати, — ні слова.
Зрозуміло, що інвентаризаційна комісія не в змозі виїхати вслід за всіма запасами відвантаженими та перерахувати або зважити їх у процесі проходження до місця призначення. Не в змозі вона здійснити таку роботу і за всіма місцями відповідального зберігання або переробки запасів. Тому інвентаризація таких запасів здійснюється не в натурі, а на основі даних відповідних первинних документів та облікових регістрів. Така інвентаризація запасів (назвемо її «документальною») здійснюється в такому порядку.
До запасів, що знаходяться в дорозі, відносяться як запаси відвантажені, але ще не отримані покупцями, так і запаси, отримані представником підприємства від постачальника і відвантажені (відправлені) на адресу підприємства, але такі, що ще не надійшли на його склади.
І в першому і в другому випадку запаси, що перебувають у дорозі, ще або вже3 перебувають на балансі підприємства незалежно від того, яким транспортом (власним або сторонньої транспортної організації4) такі запаси доставляються. Знаходження таких запасів на балансі підприємства однозначно свідчить про те, що вони перебувають під матеріальною відповідальністю якої-небудь матеріально відповідальної особи.
І в першому, і в другому випадку у матеріально відповідальної особи та в бухгалтерії підприємства є відповідний видатковий або прибутковий первинний документ, який підтверджує, що запаси відвантажені та перебувають у дорозі.
З огляду на те, що окремих реєстрів з обліку запасів, що перебувають у дорозі, в бухгалтерському обліку підприємства не ведуть, то виникають певні труднощі у визначенні їхнього повного переліку. Крім цього необхідно врахувати, що товари в дорозі можуть перебувати менше часу, чим буде тривати інвентаризація запасів. У зв’язку з цим у перший день проведення інвентаризації необхідно одержати від матеріально відповідальної особи перелік документів з відвантаження запасів, що перебувають на момент початку інвентаризації в дорозі5.
1 Такі запаси (відображені на забалансових рахунках підприємства) не належать підприємству, але підлягають інвентаризації відповідно до вимог Інструкції № 69.
2 Це в тому випадку, якщо такі запаси відвантажені до їхньої оплати, а якщо їхню оплату здійснено авансом, то вартість таких запасів відноситься на погашення заборгованості підприємства перед покупцями по авансах отриманих. Але, так чи інакше, вартість запасів списується з балансу підприємства-постачальника.
3 У першому випадку – «ще», оскільки запаси ще не передані покупцеві та перебувають на балансі підприємства, у другому випадку — «вже», оскільки вже отримані представником підприємства і також перебувають на його балансі.
4 За винятком транспорту покупця (у першому випадку) і транспорту постачальника (у другому випадку). Тому що в першому випадку ми передамо запаси в розпорядження покупця і, відповідно, спишемо їх з балансу підприємства, а в другому запаси будуть перебувати ще в постачальника, і ми не зможемо їх відобразити в балансі підприємства.
5 Надалі, якщо відбудеться надходження на склад, на якому проводиться інвентаризація запасів, що раніше перебували в дорозі, їхнє надходження оформляється в тому самому порядку, що і надходження будь-яких інших запасів на склад. На прибутковому документі вказується «Після інвентаризації». Ніякі зміни ні до актів, ні до інвентаризаційного опису не вносяться.
Тому що під час відвантаження здійснюється прорахунок і промір всіх відвантажених запасів, то інвентаризаційній комісії залишається прийняти дані, зазначені в таких видаткових або прибуткових документах, як вірні та відобразити їх в інвентаризаційній відомості. Інструкція № 69 рекомендує відображати такі запаси в окремому інвентаризаційному описі. Порядок оформлення «Інвентаризаційного опису» типової форми № М-21 ми розглядали в «ШБ» № 23/2006 на с. 35. Але ця типова форма загальна для всіх видів запасів і не враховує на специфіку товарів у дорозі. Крім цієї типової форми є ще «старі» спеціальні форми, затверджені Постановою Держкомітету СРСР зі статистики «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій» від 28.12.1989 р. № 241 (далі — Постанова № 241):
1) форма № инв-4 «Акт інвентаризації товарів відвантажених», призначена для відвантажених покупцям товарів, що перебувають в дорозі (ще не переданих покупцям);
2) форма № инв-6 «Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають в дорозі», призначена для відображення запасів, що отримані від постачальників представником підприємства, але ще не надійшли на склади підприємства.
Оскільки ці форми мають спеціальне призначення, підприємства часто при оформленні підсумків інвентаризації з товарів в дорозі використовують саме їх. Зразки такого оформлення дивись.
1 Припустимо, що на цьому субрахунку відповідно до облікової політики підприємства враховуються товари в торгівлі, відвантажені покупцям. Тобто передані матеріально відповідальній особі, що здійснює постачання товарів покупцям (це може бути експедитор, керівник відділу доставки або транспортного відділу та інші) або сторонній транспортній організації для доставки їх покупцям.
2 Зверніть увагу на те, що по одній і тій же товарно-транспортній накладній від 30.12.06 р. № 264573, оформленій на автотранспортне підприємство № 1961, що здійснює доставку товару, відвантажено три найменування товару двом підприємствам-покупцям і кожне з них відображено в окремому рядку.
3 У цьому випадку суми «Разом» та «Всього» рівні, оскільки в акті зазначено всього 16 позицій (найменувань) товарів і всі вони вмістилися на одній сторінці. У тому випадку, коли кількість позицій (найменувань) займає кілька аркушів, то по кожному з них в останньому рядку «Разом» вказується підсумкова сума по цій сторінці, а на останній сторінці крім рядка «Разом», у якому вказується сума зазначених на останній сторінці товарів, у рядку «Усього» вказується сума по всьому акту (підсумуються всі підсумки по сторінках).
4 Припустимо, що на цьому субрахунку відповідно до облікової політики підприємства враховуються товари на складі, отримані довіреною особою підприємства (це може бути експедитор, керівник відділу доставки або транспортного відділу та інші) від постачальника та відправлені на адресу підприємства або передані сторонній транспортній організації для доставки їх на підприємство, але що ще не надійшли на його склад.
5 Зверніть увагу на те, що за тією самою товарно-транспортною накладною від 29.12.06 р. № 165780 відвантажено два найменування товару і кожний з них відображений в окремому рядку.
6 І в цьому акті, так само як і в попередньому акті типової форми № инв-4, суми «Разом» й «Усього» рівні, оскільки в акті зазначено всього 12 позицій (найменувань) товарів і всі вони вмістилися на одній сторінці. Як діяти у випадку, коли кількість позицій (найменувань) займає кілька аркушів, дивися вище виноску 2.
7 Зважаючи на те, що товари виражені в різних одиницях виміру, а також те, що підсумкова сума прописом у цьому акті вказується тільки в гривнях, ця сума призначена виключно для захисту інформації від несанкціонованих виправлень.
При здійсненні інвентаризації запасів, переданих на відповідальне зберігання, комісію або в переробку іншим юридичним і фізичним особам (далі — сторонні особи), необхідно перед настанням дати початку інвентаризації завчасно здійснити звірення даних з такими сторонніми особами з переданих їм на зберігання, комісію або в переробку запасів. І вже на підставі даних такого акту звірення1 і даних бухгалтерського обліку підприємства здійснювати інвентаризацію таких запасів. Як вона оформляється, ми розглянемо в наступній публікації.
Неприбуткові організації і їхні філії Практика Продовження. Початок див. у «ШБ» №№ 19 - 23/2006 р., № 01/2007 р. Філія неприбуткової організації Стаття 64 Господарського кодексу України від 16.01.03 р. № 436-IV (далі — ГКУ) дозволяє неприбутковій організації самостійно визначати свою організацій...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
