Інвентаризація коштів, грошових документів, векселів та інших еквівалентів коштів
1. Інвентаризація каси. В «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, а також розрахунків» затвердженої наказом Мінфіну від 11.08.94 р. № 69 (далі — Інструкція № 69),
незважаючи на наявність у її назві прямої вказівки на те, що вона є інструкцією і з інвентаризації грошових коштів, про інвентаризацію грошових коштів нічого не сказано. Порядок здійснення інвентаризації готівкових коштів у касі визначений зовсім іншим документом. Він викладений у п. 4.10 «Положення про ведення касових операцій у національній валюті України», затвердженого Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення про касу).
Перш ніж переходити безпосередньо до розгляду порядку здійснення інвентаризації готівкових грошових коштів у касі, необхідно уточнити, що мова йде не тільки про центральну касу підприємства, але і про операційні каси, у тому числі ті, що працюють з касовими апаратами. І про інвентаризацію в цих касах не тільки національної валюти, але й іноземної валюти, а також чекових книжок, грошових документів, векселів та інших документів, що знаходяться у касі.
А тепер безпосередньо про порядок здійснення інвентаризації. Перед початком інвентаризації комісія, призначена керівником підприємства для здійснення інвентаризації каси, повинна взяти з касира розписку про те, що:
… до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під мою відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.
Таку розписку пише касир і засвідчує своїм підписом на титульному аркуші «Акту про результати інвентаризації готівкових коштів», типова форма якого затверджена Положенням про касу1 (зразок заповнення дивися на с. 39). Після чого в присутності касира:
Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо.
Технологія здійснення підрахунку готівкових коштів може бути різною, все залежить від вибору членів комісії та величини залишку грошових коштів у касі. Підрахунок може здійснюватися послідовно одним з членів комісії та касиром з визначенням загальної суми грошових коштів, що знаходяться у касі, а може здійснюватися паралельно і членом комісії і касиром по кожному номіналу купюр окремо в штуках з подальшим визначенням загальної суми шляхом множення кількості купюр визначеного номіналу на їх номінал і додаванням до нього загальної суми всіх монет, що знаходяться у касі.
Необхідно зазначити, що перший метод цілком прийнятний в тих випадках, коли залишки в касі невеликі та підрахувати їхню загальну суму не складно, а от без другого методу підрахувати залишки в касі, якщо вони перевищують десятки тисяч, та ще й у різній валюті, буде не просто. При використанні другого методу кількість купюр певного номіналу, що знаходяться у касі, підраховується і записується до «робочого» опису, що складається в довільній формі.
Оформлення такого робочого інвентаризаційного опису не вимагає жодний нормативний документ. Про нього навіть і не згадується, але на практиці він дуже часто застосовується в тих випадках, коли залишки готівки в касі значні.
У міру підрахунку купюр певного номіналу2 дані про їхню кількість і загальну суму записуються до «Робочого інвентаризаційного опису», і матеріально відповідальна особа ставить підпис, підтверджуючи тим самим вірогідність зазначених даних. І так далі по купюрах всіх номіналів.
Крім даних про кількість і загальну суму купюр і монет, що знаходяться у касі, в «Робочому інвентаризаційному описі» вказуються дані про наявність у касі чекових книжок із зазначенням загальної кількості чеків у кожній конкретній чековій книжці, кількості невикористаних чеків і номери останнього використаного чека. Крім цього перевіряється по кожному використаному на одержання коштів з банку чеку оформлення його корінця із зазначенням прибуткового касового ордера, яким отримані кошти були оприбутковані до каси, а також наявність всіх контрольних марок анульованих (зіпсованих або не використаних з якихось причин за призначенням) чеків і самих анульованих чеків. Вони мають бути вклеєні до чекової книжки3 або поміщені до окремої папки анульованих чеків.
Дані про векселі, що знаходяться в касі, акції, облігації та інше, також із зазначенням їхньої кількості, номерів, номіналу (якщо є) та інших реквізитів.
Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.
1 Форма цього акту наведена в Додатку 1 Положення про касу.
2 Як правило, підрахунок починається з купюр мінімального номіналу, що знаходяться у касі, і далі іде за зростаючою, до купюр максимального номіналу.
3 Як правило, вони приклеюються до корінця цього анульованого чека, що вшитий у чекову книжку.
Аналогічні «Робочі інвентаризаційні описи» складаються і при інвентаризації будь-якої іноземної валюти, що знаходиться в касі підприємства. Причому по кожній іноземній валюті складається окремий «Робочий інвентаризаційний опис», так само, як і окремий «Акт про результати інвентаризації готівкових коштів». Фрагмент такого «Робочого інвентаризаційного опису» наведений нижче.
Зверніть увагу на те, що ніякого перерахування іноземної валюти в гривні в «Робочій інвентаризаційній відомості» не здійснюється, оскільки в цьому немає необхідності. Завдання інвентаризаційної комісії складається тільки у визначенні залишків іноземної валюти і звіренні їх з даними обліку, а перерахування в гривні здійснюється вже за підсумками інвентаризації при відображенні їх у бухгалтерському обліку. З цієї самої причини не здійснюється перерахування іноземної валюти в гривні і в «Акті про результати інвентаризації готівкових коштів».
Після підрахунку всіх залишків дані з «Робочих інвентаризаційних описів» переносяться до «Акту про результати інвентаризації готівкових коштів».
Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.
Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.
…
У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).
2006-2007 НАВЧАЛЬНИЙ РІК Нове завдання Заочна школа ЗАВДАННЯ 9 Задача 1 Оптове підприємство 30 квітня 2007 року одержало від постачальника під свою продукцію тару (пластикові ящики) у кількості 1000 шт. Заставна вартість ящиків становить 2500,00 грн. 3 травня 2007 року оптове підприємство відвант...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
