Якщо документообіг на підприємстві організовано правильно, то одним з необхідних етапів створення службового документа буде його погодження відповідальними працівниками. Ця процедура більш відома як візування. Поговоримо про неї.
Частіш за все погоджують господарські договори та накази керівника. Процедура погодження переважно добровільна. Виняток складають хіба що центральні органи виконавчої влади, а також державні підприємства, установи та організації. Зазначені суб’єкти підпадають під дію норм Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабміну від 27.08.95 р. № 690 (далі — Положення про юридичну службу), у п. 8 якого зазначено, що проекти наказів та інших нормативних актів, що подаються на підпис керівництва, обов’язково перевіряються та візуються юридичною службою цього органу.
Чи зобов’язаний головний бухгалтер (бухгалтер) візувати документи, що передаються на підпис керівництву? Законодавство такого обов’язку не передбачає, але якщо його передбачити у посадовій інструкції або іншому локальному акті підприємства, від головного бухгалтера (бухгалтера) можна вимагати завізувати документ. Те ж саме стосується працівників юридичної служби чи інших структурних підрозділів.
Нерідко між працівниками підприємства виникають суперечки з приводу того, в якій черговості вони візуватимуть документи. Звичайно ж, це питання вирішується підприємством самостійно. Однак прийнято, щоб юрисконсульт (інший працівник юридичної служби підприємства) візував документ останнім. Таке правило встановлено і у згаданому нами п. 8 Положення про юридичну службу.
Якщо ви бажаєте, щоб на вашому підприємстві погодження та візування документів відбувалося правильно, варто звернутися до відповідних правил, що зафіксовані у Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою КМУ від 17.10.97 р. № 1153 (далі — Примірна інструкція).
Згідно п. 4.5.2 Примірної інструкції віза повинна включати: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби можна зазначити найменування посади цієї особи. Віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, а якщо на ньому не вистачає місця, вона може проставлятися на зворотному боці цього аркуша. Як це визначено у п. 4.5.3 Примірної інструкції, зауваження і пропозиції до проекту документа, якщо такі є, викладаються на окремому аркуші, про що поряд з візою (підписом) робиться відмітка «Зауваження і пропозиції додаються».
Хочемо звернути увагу, що застосування викладених у Примірній інструкції правил є справою добровільною, хоча б тому, що поширюється вона на обмежене коло суб’єктів. Тому не буде порушенням, якщо, наприклад, проставляти візу на кожному аркуші проекту документа, а не тільки на останньому. Зазвичай це роблять для того, аби унеможливити заміну сторінок в документі.
Багатьох, звичайно ж, турбує питання відповідальності осіб, які завізували документ, за зміст такого документа. Насамперед лякає перспектива кримінальної відповідальності. Як свідчить практика, при дослідженні та аналізі документів слідчими в процесі дізнання чи досудового слідства, вони виявляють бажання поспілкуватися не тільки з керівником, який підписав документ, але і з тими працівниками, чиї візи стоять на цьому документі.
Одразу заспокоїмо: перспектива притягнення до кримінальної відповідальності осіб, що завізували «сумнівний» документ, є маловірогідною. Пояснимо, чому.
Як ми вже зазначали, процедура візування законодавчо майже не врегульована. Це означає, що правове значення візи однозначним назвати не можна. «Автограф» працівника на документі не обов’язково є свідченням того, що зі змістом документа він ознайомився. А навіть якщо і ознайомився, віза ще не каже однозначно про те, що працівник не має зауважень до змісту документа (надання зауважень і пропозицій у порядку і формі, що визначені у Примірній інструкції, для «приватних» підприємств — це всього лише культура документообігу і не більше).
Крім того, до кримінальної відповідальності за злочини, пов’язані з прийняттям незаконних розпорядчих рішень (підписання договорів, наказів, розпоряджень тощо) притягаються переважно службові особи1. А на підприємствах службовими є особи, які постійно або тимчасово обіймають посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків, або виконують такі обов’язки за спеціальним повноваженням.
Організаційно-розпорядчі обов’язки покладаються на керівників підприємств та їхніх заступників, начальників структурних підрозділів та їхніх заступників (серед них — головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера, начальник юридичного відділу чи його заступник) тощо. Що ж до адміністративно-господарських обов’язків, то їх виконують начальники планово-господарських, постачальних, фінансових відділів і служб, завідувачі складів та інші.
Отже той факт, що до кримінальної відповідальності за службові злочини притягають керівників та головних бухгалтерів підприємств, особливого подиву не викликає. А от порушення кримінальної справи щодо «простого» бухгалтера за зазначених обставин — це вже нонсенс. Погодьтеся, що зазвичай бухгалтер не має офіційних повноважень керувати працівниками, висувати вимоги, вимагати втілення в життя його волі, розподіляти обов’язки між працівниками тощо. Також бухгалтер, як правило, не має повноважень щодо управління або розпорядження майном підприємства, підписання фінансових документів. Таким чином, він не вважатиметься службовою особою підприємства і не може бути суб’єктом службових злочинів.
Але і головний бухгалтер, хоча він вважається службововою особою підприємства, не підлягає кримінальній відповідальності за погодження (візування) «сумнівного» документа. Адже відповідальність за службові злочини настає лише за умови, що протиправні дії службової особи були зумовлені її службовим становищем і пов’язані з її владними чи службовими повноваженнями. Тобто для притягнення до відповідальності за службові злочини недостатньо однієї формальної підстави – статусу службової особи. Необхідно, щоб протиправність діяння була пов’язана з функціями особи як службової. Продемонструємо це на прикладі.
1 А це переважно такі склади злочинів, як зловживання владою або службовим становищем (ст. 364 Кримінального кодексу (далі – КК України), перевищення влади або службових повноважень (ст. 365 КК України), службова недбалість (ст. 367 КК України).
ПРИклад
Головний бухгалтер завізував проекти господарських договорів. Податківці дійшли висновку, що господарська операція, оформлена зазначеними договорами, була спрямована на ухилення від сплати податків, та ініціювали порушення кримінальної справи за ст. 212 КК України. Чи загрожує щось головному бухгалтеру? Вважаємо, що ні, навіть якщо слідчі і доведуть факт ухилення від сплати податків. Адже попри те, що головний бухгалтер є службовою особою, допущене порушення не було пов’язане з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків. Віза головбуха не зобов’язує керівника підписувати договір, а проставляється лише для відома. Головний бухгалтер в цьому випадку виконував, так би мовити, роль податкового консультанта. Договір підписував керівник. Він одноособово приймав рішення про здійснення відповідної господарської операції, навіть якщо і погоджував це питання з іншими фахівцями підприємства, отже вся відповідальність в цьому разі лежить на ньому.
Зроблені нами висновки підтверджуються практикою Верховного Суду України, зокрема положеннями постанови Пленуму ВСУ від 08.10.2004 р. № 15 «Про деякі питання застосування законодавства про відповідальність за ухилення від сплати податків, зборів, інших обов’язкових платежів». У п. 7 зазначеної постанови вказується, що суб’єктами злочину, передбаченого ст. 212 КК України, можуть бути особи, на яких покладені обов’язки з ведення бухгалтерського обліку, подання податкових декларацій, бухгалтерських звітів, балансів, розрахунків та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою обов’язкових платежів до бюджетів і державних цільових фондів (керівники; особи, котрі виконують їхні обов’язки; інші службові особи, яким у встановленому законом порядку надано право підпису фінансових документів).
А у абзаці 2 п. 3 постанови Пленуму ВСУ від 26.12.2003 р. № 15 «Про судову практику у справах про перевищення влади або службових повноважень» наголошується на тому, що відповідальність... настає лише за умови, що дії службової особи були зумовлені її службовим становищем і пов’язані з її владними чи службовими повноваженнями.
Оренда підприємством гаража для легкового авто Повторення вивченого Наші закони «виписані» так неоднозначно, що підприємство усе більше нагадує сапера, що постійно йде по мінному полю. Один невірний рух і... Підприємство уклало договір оренди гаража для свого службового легкового автомобіля з фізичною особою - не СПД
Строковий трудовий договір № 22 (2.6.2008) :: Урок права У практиці функціонуючих підприємств нерідко зустрічаються випадки, коли вони змушені вдаватися до застосування строкового договору з урахуванням інтересів працівників і роботодавців, що обумовлюється особливим порядком укладення та розірвання таких трудо...
Використання підприємством чужих автомобілів № 20 (19.5.2008) :: Урок права У попередньому матеріалі ми розглядали випадки оформлення використання підприємством чужих автомобілів (орендованих, таких, що перебувають у безоплатному користуванні, та автомобілів працівників). На сьогоднішньому уроці права розглянемо питання щодо офор...
