Інвентаризація грошових коштів, грошових документів, векселів та інших еквівалентів грошових коштів
2. Інвентаризація грошових документів, векселів та інших еквівалентів грошових коштів. В «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, а також розрахунків», затвердженій наказом Мінфіну від 11.08.94 р. № 69 (далі — Інструкція № 69) щодо порядку здійснення й оформлення інвентаризації грошових документів, векселів та інших еквівалентів грошових коштів сказано дуже мало і тільки щодо цінних паперів:
При перевірці фактичної наявності цінних паперів установлюються правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів, повнота і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів з фінансових інвестицій.
Інвентаризація цінних паперів проводиться за окремими емітентами із зазначенням назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, термінів їх погашення.
Інвентаризація цінних паперів, переданих підприємством на зберігання спеціальним організаціям (депозитарій, банк), полягає у звірянні залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок спеціальних організацій.
І ніякої додаткової інформації про те, яким документом оформляти результати інвентаризації цінних паперів, як здійснювати інвентаризацію грошових документів й інших цінностей, що знаходяться в касі, і як оформляти її результати.
Спробуємо знайти відповіді на ці питання в іншому нормативному документі. У пункті 4.10 «Положення про ведення касових операцій у національній валюті України», затвердженого Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення про касу), в якому викладений порядок здійснення інвентаризації цінностей, що знаходяться у касі, говориться про інвентаризацію не тільки національної або іноземної валюти, але і про
…перевірку інших цінностей, що зберігаються в касі.
Такими цінностям можуть бути акції, облігації, векселі, дорожні чеки, путівки, поштові марки та інше (далі — інші цінності, що зберігаються в касі).
Але в «Акті про результати інвентаризації наявності грошових коштів на «___»_______ 200__ року, що зберігаються ____», типова форма якого затверджена Положенням про касу1 і зразок заповнення якого ми навели в минулому номері «ШБ» (дивися «ШБ» № 10/2007 на с. 39), не передбачений реквізит, де б можна було вписати дані про цінності, що зберігаються в касі.
1 Форму цього акту наведено в Додатку 1 Положення про касу.
Зверніть увагу, що навіть у назві «Акту про результати інвентаризації наявності грошових коштів…» говориться тільки про готівку, а в наведеній вище цитаті з Положення про касу, говориться про перевірку, а не про інвентаризацію інших цінностей, що зберігаються в касі. Чи значить це, що поштові марки, що знаходяться в касі на зберіганні, дорожні чеки, векселі та інші цінності не потрібно інвентаризувати, тобто здійснювати їхній опис, включати до «Акту про результати інвентаризації наявності грошових коштів на «___»_______ 200__ року, що зберігаються ____» або до будь-якого іншого акту і звіряти зазначені в такому акті дані з даними бухгалтерського обліку, а необхідно всього лише «перевірити» їхню наявність? Ні, не значить. Якщо активи значаться в обліку і є в наявності, то їх необхідно проінвентарізувати, інакше яка ж це повна інвентаризація, якщо частина активів не буде проінвентарізована. Наведена вище цитата з Інструкції № 69 щодо інвентаризації цінних паперів є підтвердженням вірності цього твердження.
Якщо інвентаризацію інших цінностей, що знаходяться в касі, все-таки здійснювати необхідно, то виникає питання, як її оформляти? На думку автора, незважаючи на те, що ні в назві «Акту про результати інвентаризації наявності грошових коштів на «___»_______ 200__ року, що зберігаються ____» немає згадування про інші цінності, ні на відсутність у ньому необхідного реквізиту, оформляти результати інвентаризації інших цінностей, що знаходяться в касі, все-таки необхідно цим актом (зразок заповнення дивися на с. 38)1. При цьому бажано оформити інвентаризацію таких цінностей окремими актами за кожним видом цінностей, облік яких здійснюється на різних рахунках (субрахунках) бухгалтерського обліку2 або, у крайньому випадку, розбити їх у цій відомості з підбиванням результату за кожним видом або емітентом цінностей3.
В «Акті про результати інвентаризації наявності грошових коштів на «___»_______ 200__ року, що зберігаються ____» передбачається вказувати тільки виявлений обсяг готівкових коштів. Але не всі цінності, що зберігаються в касі, мають номінальну вартість (наприклад, безоплатна путівка до санаторію). Виникає питання, які реквізити таких цінностей необхідно вказати в зазначеному акті. Насамперед, необхідно вказати кількість таких цінностей, потім їхні індивідуальні характеристики4 і, якщо є, серії, номери та номінальну вартість5.
У процесі здійснення інвентаризації інших цінностей, що знаходяться у касі, так само, як і в процесі здійснення інвентаризації готівки в касі, складаються робочі інвентаризаційні описи (див. «ШБ» № 10/2007 с. 38-39). Ми вже говорили, що оформлення таких робочих інвентаризаційних описів не регламентовано жодним законодавчим або нормативним документом і оформляються вони в довільній формі. З огляду на це і на те, що принципових відмінностей в оформленні таких робочих інвентаризаційних описів з інвентаризації інших цінностей, що знаходяться у касі, у порівнянні з оформленням аналогічних описів з інвентаризації готівки в касі, немає, то ми їх не наводимо, а переходимо відразу ж до оформлення «Акту про результати інвентаризації наявності грошових коштів на «__»_______ 200_ року, що зберігаються ____».
Інші цінності, про які йде вище мова (марки, путівки, векселі, дорожні чеки, акції та інше), можуть зберігатися не тільки в касі, але й у сейфі керівника, у банку або у депозитарію6. Інвентаризація їх здійснюється інакше тільки в тому випадку, якщо вони зберігаються в банку або в депозитарію. У цьому випадку все зводиться до звіряння залишків інших цінностей, що значаться в бухгалтерському обліку підприємства, та їхніх залишків у банку або в депозитарію, які вказуються в їхніх виписках. А от оформляються підсумки інвентаризації таких цінностей у тому самому порядку, що і в касі. Певна річ, що оформляються при цьому окремі акти за кожним місцем зберігання таких цінностей і відповідальною за їхнє збереження матеріально-відповідальною або юридичною особою.
3. Інвентаризація грошових коштів, що знаходяться на рахунках у банках. Здійснення інвентаризації грошових коштів, у тому числі в іноземній валюті, що знаходяться на рахунках у банках (далі — безготівкових грошових коштів) зводиться до простої формальності — звіряння залишків таких грошових коштів, зазначених у виписках банку на дату інвентаризації з даними обліку. Проблеми при здійсненні інвентаризації безготівкових грошових коштів можуть виникнути тільки технічні. Наприклад, на дату інвентаризації відсутня виписка банку по рахунку, на якому зберігаються грошові кошти. Оскільки банки надають власникам безготівкових грошових коштів виписки по рахунках тільки в ті дні, коли по цьому рахунку здійснена яка-небудь операція (гроші знято з рахунку або надійшли на рахунок), то така ситуація цілком можлива. З такою і подібними їй технічними проблемами можна легко впоратися, призначивши на дату проведення інвентаризації звірення з банком за залишками грошових коштів, що зберігаються на рахунку в цьому банку.
Оформляються результати інвентаризації безготівкових грошових коштів окремим актом за кожним рахунком в банку (банках) або одним актом із зазначенням всіх рахунків і залишків за ними. На жаль, типової форми такого акту не затверджено, тому підприємства самостійно розробляють і затверджують форми таких актів (автор пропонує свій зразок). До акту інвентаризації безготівкових грошових коштів підшиваються копії виписок банку або акти звірянь з банком, що підтверджують залишок грошових коштів за рахунком, що інвентаризується.
1 Якщо ж підприємство вирішить «винайти» свою форму акту, оформити це належним чином і ця форма буде повністю відповідати вимогам бухгалтерського обліку до первинних документів, то ніякого порушення в цьому не буде. Підприємство на це має право відповідно до Закону про бухоблік.
2 А відносно цінних паперів, відповідно до вимоги Інструкції № 69, і окремо за кожним емітентом.
3 Адже не складаємо ми один інвентаризаційний опис за основними коштами і запасами, а якщо і робимо це, то розділяємо їх у цьому описі.
4 Наприклад, у векселів указується їхній строк погашення.
5 А за цінними паперами і балансовою вартістю.
6 Це може бути і будь-яка інша юридична особа, що надає послуги зі зберігання такого роду цінностей.
Оформлення облікових регістрів за податковими різницями Практика Продовження. Початок див. у «ШБ» № 10/2007 р. Відомість 1-п аналітичного обліку доходів (рахунки 70, 71, 72, 73, 74 і 75). Продовжуємо розгляд порядку заповнення Відомості 1-п відповідно до вимог «Методичних рекомендацій зі складання регістрів...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
