Не така вже рідкісна це ситуація, коли директор направляється у відрядження на власному автомобілі. Які необхідно оформити документи, щоб ця операція не призвела до утворення додаткових благ для працівника і безоплатно отриманих послуг для підприємства?
Підприємство (платник податку на прибуток) хоче направити свого працівника у відрядження в межах України на його власному автомобілі. Чи може підприємство включити до витрати на відрядження, а, отже, і до валових витрат, додаткові витрати, пов’язані з відрядженням на автомобілі?
ДПАУ не проти поїздки працівника у відрядження на власному автомобілі (консультація в «Віснику податкової служби» за липень 2007 р. № 27(454) с. 16, далі — Вісник № 27):
Коли для оперативного, повноцінного і своєчасного виконання завдання на відрядження або скорочення фінансових витрат необхідно, щоб відряджений працівник виїхав у відрядження на автомобілі, ...то в цих та подібних випадках керівник приймає рішення направити його у відрядження на автомобілі.
При цьому автомобіль може бути власним або орендованим, вантажним, пасажирським або спеціального призначення.
Правда, уточнює:
У разі коли виїзд у відрядження здійснюється на автомобілі відрядженого працівника, то крім зазначених витрат виникають також витрати, пов’язані з орендою автомобіля.
Тобто, на думку ДПАУ, якщо дотримані всі норми оформлення документів для виїзду працівника у відрядження:
1) в наказі керівника підприємства зазначено пункт призначення, назву підприємства, на яке відряджається працівник, мета і строки відрядження, а також визначено, на якому автомобілі здійснюється відрядження працівника, і затверджується маршрут руху;
2) працівникові видається посвідчення про відрядження за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260, яке реєструється в журналі реєстрації за формою додатка «Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон», затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59;
3) складено кошторис витрат на відрядження, до якого включено суму добових, витрати на ПММ, розраховані за нормами відповідно до затвердженого маршруту руху, проживання тощо;
4) з працівником укладається договір оренди автомобіля в письмовій формі (параграф 5 гл. 58 Цивільного кодексу України від 16.01.03 р. № 435-IV (далі — ЦКУ)), який підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).
Тоді витрати підприємства на відрядження працівника в межах 50 % документально підтверджених сум можна віднести на валові витрати відповідно до пп. 5.4.10 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємства» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР (Вісник № 27):
... не включаються до складу валових витрат платника податку витрати, пов’язані зі стоянкою та паркуванням легкових автомобілів, а також 50 % витрат на придбання пально-мастильних матеріалів для легкових автомобілів та оперативну оренду легкових автомобілів.
Можна піти іншим шляхом, пропонованим Держкомпідприємництва (лист Держкомпідприємництва від 31.05.07 р. № 3903), і укласти з працівником договір компенсації. В цьому випадку витрати працівника:
… мають бути підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними й іншими документами, якими є заява від працівника, договір між працівником і підприємством, що відповідають наказу керівника підприємства щодо відшкодування витрат працівника, подорожні листи, чеки на придбання пально-мастильних матеріалів тощо.
Але, крім усього іншого, при визначенні суми компенсаційних витрат підприємству необхідно за основу брати норми амортвідрахувань, для нарахування яких необхідне документальне підтвердження вартості автомобіля. А таким документом є акт експертної оцінки.
Яким шляхом піти, укласти з працівником і нотаріально посвідчити договір оренди автомобіля або укласти з працівником договір компенсації і в цьому випадку провести експертну оцінку автомобіля — вирішувати підприємству. При договорі оренди підприємство має право віднести до своїх валових витрат тільки половину вартості орендної плати (пп. 5.4.10 Закону № 334), а за договором компенсації — всю компенсацію, виплачену працівникові, але в межах амортизаційних відрахувань (лист ДПА в м.Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 опубліковане в «ДК» № 49 від 04.12.06 р. на с. 56-57).
Відповідальність за псування і втрату майна підприємства Практика Випадки настання матеріальної відповідальності Статтею 130 КЗпП України встановлено, що працівники несуть матеріальну відповідальність тільки за прямий дійсний збиток за умови, що такий збиток заподіяний підприємству, установі, організації винними...
