Підведення підсумків інвентаризації можливе тільки тоді, коли проінвентаризовані всі активи підприємства з оформленням відповідних інвентаризаційних актів та описів і дані цих описів визнані достовірними. Ознакою вірогідності даних є відсутність скарг і вказівок на помилки інвентаризаційних комісій з боку матеріально відповідальних осіб, а також відсутність відхилень у даних інвентаризаційних актів та описів від даних «Актів контрольної перевірки інвентаризації цінностей».
Відповідно до вимог п. 11.6 «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків», затвердженої наказом Мінфіну від 11.08.94 р. № 69 (далі — Інструкція № 69):
Контрольні перевірки інвентаризації повинні проводитись постійно діючою інвентаризаційною комісією з участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу (комори, секції тощо), де проводилась інвентаризація.
Однак не уточнюються масштаби таких контрольних перевірок. Погодьтеся, що провести контрольну перевірку даних одного інвентаризаційного опису, акту чи всіх — це велика різниця у витратах часу та залучених до такої роботи людських ресурсів. Але ж членів постійно діючих комісій, як правило, не так уже багато, та і часу на здійснення контрольної перевірки виділено дуже мало — до відкриття складу (комори, секції і т.д.) після інвентаризації. З огляду на всі ці фактори, а також оцінивши необхідність здійснення контрольної перевірки даних інвентаризації за тими або іншими активами або матеріально відповідальними особами, керівник підприємства (і тільки він) може визначити, скільки і коли необхідно провести контрольних перевірок даних інвентаризаційних актів або описів.
При здійсненні контрольних перевірок дані інвентаризації (інвентаризаційних актів і описів) не обов’язково здійснювати повторну суцільну інвентаризацію тих або інших активів, що перебувають під матеріальною відповідальністю тієї або іншої матеріально відповідальної особи. Досить перевірити ще раз дані інвентаризаційного акту або опису за найціннішими активами й активами, що користуються найбільшим попитом. Які з активів є найціннішими активами і активами, що користуються найбільшим попитом, визначає, як правило, голова постійно діючої інвентаризаційної комісії, що здійснює контрольну перевірку даних інвентаризації. У виняткових випадках такі активи визначає керівник підприємства в наказі про здійснення контрольної перевірки даних інвентаризації.
Дані, отримані при здійсненні контрольної перевірки інвентаризації активів підприємства, оформляються «Актом контрольної перевірки інвентаризації цінностей», форма якого визначена Інструкцією № 69 (зразок заповнення див. на с. 35)1.
Після здійснення контрольної перевірки даних інвентаризації й оформлення «Акту контрольної перевірки інвентаризації цінностей» його необхідно зареєструвати в «Книзі реєстрації контрольних перевірок інвентаризації», форма якої також визначена в Інструкції № 69 (зразок її заповнення див. на с. 35).
Якщо контрольна перевірка не виявляє ніякої різниці між даними «Акту контрольної перевірки інвентаризації цінностей» і даними інвентаризаційного опису або акту, то дані такого опису вважаються достовірними і можуть бути використані для підведення підсумків інвентаризації активів підприємства.
Якщо ж виявлено різницю, то відповідно до Інструкції № 69:
При виявленні значних розходжень між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей.
І знову Інструкція № 69, використовуючи термін, ніякого визначення йому не дає. Що є значним відхиленням, а що ні — незрозуміло. Не визначені критерії. Не зрозуміло, за якими параметрами його визначати — за найменуванням (видами), кількістю або вартістю активів. Наприклад, якщо за всіма найменуваннями запасів, за якими проводилася контрольна перевірка, виявлені розбіжності з даними Інвентаризаційного опису, але їхня сума в результаті за «Актом контрольної перевірки інвентаризації цінностей» склала +1,00 грн, чи є така розбіжність значимою? При відсутності законодавчо або нормативно визначених критеріїв право визнати отримані в результаті контрольної перевірки даних інвентаризації розбіжностей значимими й ухвалити рішення щодо проведення повторної суцільної інвентаризації покладається на керівника підприємства.
Якщо виявлені контрольною перевіркою розбіжності даних інвентаризації з фактичною наявністю активів будуть визнані керівником підприємства значимими, то подальші дії керівника підприємства зрозумілі. Він повинен:
1) призначити новий склад робочої інвентаризаційної комісії та повторну інвентаризацію;
2) розглянути питання про відповідальність першого складу робочої інвентаризаційної комісії, яка допустила порушення при проведенні інвентаризації цінностей.
Правда, залишається неясним, чи необхідно повторну інвентаризацію проводити тільки по тій ділянці (матеріально відповідальній особі), по якій виявлені значні розбіжності даних інвентаризаційного опису (акту) від фактичних даних, або за всіма ділянками (матеріально відповідальними особами), під матеріальною відповідальністю яких перебувають активи, за якими виявлено значні розбіжності. Крім цього не ясно, станом на яку дату має проводитися повторна інвентаризація і що робити, якщо склад (комору, секцію тощо) після контрольної перевірки його інвентаризації вже встигли відкрити і здійснити приймання і видачу активів.
На думку автора, повторну інвентаризацію необхідно проводити тільки по тій ділянці (матеріально відповідальній особі), по якій виявлено значні розбіжності даних інвентаризації з фактичною наявністю активів. Проводити повторну інвентаризацію необхідно станом активів, що інвентаризуються, на те число, на яке проводилася перша інвентаризація і відкриття складу, комори та інше (здійснення операцій з приймання і видачі активів) не є для цього перешкодою. Просто на момент здійснення повторної інвентаризації необхідно врахувати належним чином всі активи, що надійшли (не були враховані при інвентаризації) і вибули (були враховані при інвентаризації) після дати, станом на яку здійснюється інвентаризація.
Ще більше питань виникає в тому випадку, якщо керівник підприємства не визнає значимими виявлені контрольною перевіркою розбіжності даних інвентаризації з фактичною наявністю активів. Що в цьому випадку робити з виявленими, нехай незначними, розбіжностями в даних інвентаризаційних відомостей (актів) і «Акту контрольної перевірки інвентаризації цінностей» і як відобразити їх в обліку? Дані інвентаризаційних описів (актів), які перевірялися в процесі здійснення контрольної перевірки, вважаються достовірними, але тільки за тими найменуваннями (видами) активів, які контрольній перевірці (перерахуванню, перезважуванню і т.д.) не піддавалися, а також ті, які піддавалися контрольній перевірці, але відхилень за ними не виявлено.
За іншими найменуваннями (видами) активів достовірними вважаються дані, зазначені в «Акті контрольної перевірки інвентаризації цінностей». Саме ці дані вказуються в «Порівнювальній відомості» та у «Відомості результатів інвентаризації» у графах «За даними інвентаризації». Форма «Відомості результатів інвентаризації» визначена Інструкцією № 69, але вона не зручна для виявлення пересортиці і для підбивання результатів інвентаризації. У ній результати інвентаризації підводять у згрупованому вигляді (за рахунками бухгалтерського обліку), але ж інвентаризація здійснюється в розрізі не тільки бухгалтерських рахунків, але і матеріально відповідальних осіб (зразок заповнення «Відомості результатів інвентаризації» див. на с. 37).
З цієї причини багато підприємств, перш ніж оформляти «Відомості результатів інвентаризації», оформляють «Порівнювальну відомість» за підсумками інвентаризації активів за кожною матеріально відповідальною особою в розрізі бухгалтерських рахунків. А вже після цього підсумкові дані таких порівнювальних відомостей у згрупованому вигляді переносять до «Відомості результатів інвентаризації». Один з можливих варіантів оформлення «Порівнювальної відомості» наведено на с. 36.
1 У зразку заповнення акту на с. 35 ми для наочності вказали дані в реквізитах «Ціна» і «Сума», хоча в цьому випадку за контрольною перевіркою інвентаризації центрального складу це робити було необов’язково.
Дані за іншими активами, що враховуються на інших рахунках або субрахунках, відображаються в «Порівнювальній відомості» аналогічно тому, як зазначено вище.
Підсумкові дані «Порівнювальної відомості» за кількістю активів грають тільки довідкову роль, оскільки відображають просумовану кількість різних активів, що мають різні одиниці виміру. Підсумкові дані «Порівнювальної відомості» у сумарному вираженні переносяться до «Відомості підсумків інвентаризації» за кожним рахунком окремо. Для цього необхідно підсумкові дані «Порівнювальних відомостей» за різними субрахунками того самого рахунку за всіма матеріально відповідальними особами скласти і отриманий підсумок перенести до «Відомості результатів інвентаризації».
Наприклад, за результатами інвентаризації центрального складу (матеріально відповідальна особа Копєйкін Н.І.) є ще «Порівнювальні відомості» за субрахунками 201 «Сировина і матеріали», 203 «Паливо» і 207 «Запасні частини». Крім цього, за результатами інвентаризації цеху № 1 (матеріально відповідальна особа Протасов Л. Д.) є «Порівнювальні відомості» за субрахунками 201 «Сировина і матеріали» і 203 «Паливо». Отже, підсумкові дані всіх зазначених «Порівнювальних відомостей» за матеріально відповідальними Копєйкіним Н. І. і Протасовим Л. Д. необхідно підбити по кожній графі окремо і занести до відповідних граф рядка № 3 «Виробничі запаси» «Відомості результатів інвентаризації». Звичайно, не всі підсумки, а тільки деякі з них, а точніше дані рядка «Разом за субрахунком 205» графи 7 «Порівнювальної відомості», переносяться до рядка № 3 «Виробничі запаси» графи 3 «Відомості результатів інвентаризації».
Дані графи 9 того самого рядка «Порівнювальної відомості» переносяться до графи 4 того ж рядка «Відомості результатів інвентаризації» і так далі: дані графи 11 «Порівнювальної відомості» — до графи 6 «Відомості результатів інвентаризації», дані графи 21 «Порівнювальної відомості» — до графи 7 «Відомості результатів інвентаризації», дані графи 23 «Порівнювальної відомості» — до графи 8 «Відомості результатів інвентаризації» і дані графи 25 «Порівнювальної відомості» — до графи 9 «Відомості результатів інвентаризації». Чому в графі 6 «Відомості результатів інвентаризації» ми вказуємо підсумкові дані графи 11 (1000,00 грн), а не 14 (1120,00 грн) «Порівнювальної відомості»? Справа в тому, що нестача 10,0 м2 паркету за ціною 100,00 грн і надлишки 10,0 м2 паркету за ціною 112,00 грн визнані пересортицею (простіше говорячи — помилкою). Тобто фактично надлишок 10,0 м2 паркету за ціною 112,00 грн — це не що інше, як 10,0 м2 паркету за ціною 100,00 грн. От чому беруться дані графи 11, а не графи 14.
На закінчення додамо, що до форми «Відомості результатів інвентаризації» не рідко вносять зміни, розділяючи зазначені в ній в окремих рядках рахунки і навіть групи рахунків. Тобто для кожного наявного на підприємстві рахунку або субрахунку виділяють в «Відомості результатів інвентаризації» окремий рядок. У наведеному нижче зразку заповнення «Відомості результатів інвентаризації» ми не стали повністю змінювати її форму, а тільки виділили окремим рядком субрахунок 205 «Будівельні матеріали». Крім цього приймемо за умову, що будівельні матеріали перебувають тільки на центральному складі підприємства. Це дасть нам можливість побачити, як дані «Порівнювальної відомості» (див. на с. 36) відіб’ються в «Відомості результатів інвентаризації».
1 Дані зазначеної графи ми адаптували до існуючого Плану рахунків, оскільки в типовій формі, наведеній в Додатку 3 до Інструкції № 69, зазначені коди синтетичних рахунків «старого» Плану рахунків.
2 Дані зазначеного рядка ми адаптували до існуючого Плану рахунків, оскільки в типовій формі наведеній в Додатку 3 до Інструкції № 69, у цьому рядку було зазначено «Молодняк тварин і тварини на відгодівлі».
Коротко про головне А чи знаєте ви, що... КМУ ще раз підтвердив, що «закон у нас для всіх один». Філія ДПАУ чомусь може бути і відокремленим підрозділом ДПАУ і юридичною особою, хоча всім іншим філіям у цьому праві відмовлено. 1. Як самостійний підрозділ ДПАУ створено інформаційно-довідковий.....
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
