Використання власного автомобіля в службових цілях
Виплата компенсації працівнику за використання ним свого автомобіля в службових цілях — це болюче питання для багатьох підприємств. Чи можна проводити таку компенсацію? Яка її правова природа, та в якому порядку слід її здійснювати?
Найбільш безпроблемний спосіб використання підприємством належного працівнику автомобіля – це оформлення договору оренди. Проте такий договір обов’язково підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 Цивільного кодексу України, далі — ЦК). Тому дехто обирає не оренду, а компенсацію за використання автомобіля. Як сприймають це контролюючі органи, зокрема податкові?
Свою позицію з цього приводу податківці (ДПА у м. Києві) висловили у листі № 911/10/31-106 від 09.11.2006 р. Вони визнали правомірним проведення компенсації та можливість віднесення пов’язаних з цим витрат до складу валових, але за умови оформлення таких документів: заяви від працівника; договору між працівником та підприємством; наказів про відшкодування витрат; дорожніх листів; чеків на придбання паливно-мастильних матеріалів.
Також податківці зазначили, що при визначенні суми компенсації за основу слід брати норми амортизаційних відрахувань.
Приємно хоча б те, що ДПС визнає якісь інші способи компенсації за використання автомобіля, що належить працівникові, окрім орендної плати. Але вимоги податківців щодо переліку необхідних для компенсації документів є відверто завищеними. Щоб довести це, проаналізуємо правову природу компенсації за авто.
Прийнято вважати, що правовою підставою компенсації за використання автомобіля є ст. 125 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП). Важко з цим погодитися. У зазначеній статті йдеться про право працівників, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, на одержання компенсації за їх зношування. Автомобіль — це не інструмент1. Підстав для поширювального тлумачення ст. 125 КЗпП, тобто розповсюдження її дії на правовідносини та об’єкти, які не окреслені в її тексті, немає. Таким чином доведеться шукати іншу правову підставу для проведення компенсації.
Також прийнято вважати, що компенсація за використання працівником автомобіля — це виплата, що здійснюється в межах трудових правовідносин. Це також невірно. Використання працівником свого майна для виконання трудових обов’язків, а також виплата йому компенсації — це майнові відносини, засновані на рівності, вільному волевиявленні, майновій самостійності їх учасників, що відповідає визначенню цивільних, а не трудових відносин (ст. 1 ЦК). До речі, компенсація за використання інструментів відповідно до ст. 125 КЗпП — це також цивільно-правові відносини, недивлячись на те, що про неї йдеться у нормі КЗпП.
В будь-якому разі, відповідно до згадуваного п. 3.22 Інструкції № 5, така компенсація не належить до фонду оплати праці.
Отже, нормативна підстава для проведення компенсації за використання працівником власного авто — це положення цивільного законодавства. Відкриваємо основний акт цивільного законодавства (ЦК) і знаходимо підстави виникнення цивільних прав та обов’язків: договори та інші правочини, створення результатів інтелектуальної, творчої діяльності, завдання шкоди іншій особі, інші юридичні факти (ст. 11 ЦК). Перша з перерахованих підстав нам підходить. Тобто ми вважаємо, що обов’язок підприємства компенсувати працівникові використання ним власного авто та відповідне право працівника на компенсацію виникають на підставі їхньої взаємної домовленості (в термінологій ЦК — договору).
Що ж це за договір? Очевидно, що не оренди. При оренді право володіння та користування автомобілем переходить до орендаря, і він може заборонити працівнику-орендодавцю використовувати авто протягом строку оренди. Також не бачимо підстав кваліфікувати такий договір, як договір перевезення. Мета укладення договорів перевезення досить «вузька»: ці договори спрямовані на доставку вантажу, багажу або перевезенная пасажирів до обумовленого пункту призначення. Працівник, який використовує власне авто для виконання трудових обов’язків, не надає послуги з перевезення, тому що передбачається, що він сам їздить на своєму авто для виконання дорученої йому роботи. Це треба враховувати при оформленні правовідносин з працівником. В будь-якому разі радимо уникати встановлення в договорі (наказі тощо) його обов’язку возити керівника, головного бухгалтера, інших працівників.
Домовленість між підприємством та працівником про використання автомобіля та компенсація не підпадає під визначення жодного з видів договорів, передбачених ЦК. Але ж кодекс не містить вичерпного переліку договорів. У ч. 1 ст. 6 ЦК як раз зазначено, що допускається укладення договорів, які не передбачені актами цивільного законодавства, але які відповідають загальним засадам цивільного законодавства.
Зазвичай для проведення компенсації окремий договір не укладають, а обмежуються наказом. Але це не означає, що договір відсутній. В даному випадку можна вести мову про укладення договору в усній формі з відображенням окремих умов домовленості (зокрема, розміру компенсації) в письмовому документі (наказі). Це не вважається серйозним порушенням. І хоча для договорів (правочинів) за участю юридичної особи встановлено обов’язкову письмову форму (ст. 208 ЦК), недотримання такої форми не призводить до недійсності договору, а лише обмежує перелік допустимих засобів доказування у суді факту укладення договору та окремих його умов (ст. 218 ЦК).
Тепер повертаємося до переліку документів, які, на думку ДПА у м. Києві, необхідно оформляти при використанні працівником свого автомобіля в інтересах підприємства. Зокрема скажемо кілька слів про подорожні листи. Необхідність їх застосування передбачена наказом Держкомстату України від 17.02.1998 р. № 74. У п. 2 наказу зазначено, що подорожній лист типової форми № 3 повинен застосовуватися в обов’язковому порядку суб’єктами, які експлуатують службові легкові автомобілі або для яких за їх замовленням здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями.
У п. 1.2 Інструкції, затвердженої цим наказом, роз’яснено, що до категорії службових легкових автомобілів відносяться легкові автомобілі, які знаходяться на балансі юридичних осіб і використовуються для задоволення власних потреб, а також можуть надаватися замовнику на договірних умовах (з водієм). Оскільки особистий автомобіль, що використовується працівником в інтересах підприємства, не вважається службовим, можемо зробити висновок про необов’язковість виписування подорожніх листів для поїздок на ньому. Нагадаємо, що аналізована схема взаємовідносин не передбачає виконання працівником функцій водія (шофера): працівник використовує авто для виконання своїх службових завдань, для особистих поїздок по роботі, а не для «розвезення» посадових осіб підприємства.
Також вважаємо недоцільним вимагати від працівника надання чеків на придбання паливно-мастильних матеріалів, адже йдеться про компенсацію за використання автомобіля, а не про компенсацію витрат на придбання бензину тощо.
Оформити відносини з працівником можна окремим договором про виплату компенсації, в якому встановити розмір компенсації та періодичність її виплати. Також можна застосувати традиційний алгоритм оформлення відносин, до якого бухгалтери вже звикли:
- заява працівника на використання власного автомобіля у службових цілях;
- наказ керівника про можливість використання працівником власного автомобіля з визначенням розміру компенсації та періодичності її виплати, який слід погодити з працівником;
- накази про виплату конкретних сум компенсації.
Також звертаємо увагу, що на сьогоднішній день жоден нормативний акт не передбачає розміру компенсації. Доцільно визначати цей розмір в залежності від вартості автомобіля, нормативного строку його служби, строку та інтенсивності використання тощо. Але, як і в будь-якому іншому цивільно-правовому договорі, в договорі про компенсацію розмір виплат визначається на розсуд сторін. Позиція податківців щодо того, що при визначенні суми компенсації за основу слід брати норми амортизаційних відрахувань, слід сприймати виключно як рекомендацію.
Наприкінці статті хочемо сказати ще ось що. Виплати працівникові, про які йдеться у цій статті, лише умовно можна назвати компенсацією. Насправді ці виплати за своєю правовою природою відповідають ознакам оплати за договором про надання послуг. Так, цей договір є договором про надання послуг, що є альтернативою оренді та послугам з перевезення.
За будь-яким договором про надання послуг можлива компенсація виконавцю витрат, що були ним понесені в процесі виконання договору. Так, наприклад, комісіонер має право не тільки на комісійну винагороду, але і на відшкодування понесених ним витрат. Проте відшкодування таке здійснюється на підставі звіту комісіонера та виправдних документів, зі змісту яких можна дізнатися про те, на що саме витрачав кошти комісіонер. Якщо ми оплачуємо працівнику використання ним свого авто в інтересах підприємства в розмірі, що узгоджується сторонами, то це оплата послуг, а не компенсація витрат.
1 Навіть в Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5) розмежовуються поняття «власний інструмент» та «особистий транспорт» (п. 3.22).
Реалізація хліба Повторення вивченого Якщо підприємство торгує за готівку, чи завжди йому необхідні патент і РРО? Підприємство - платник єдиного податку припускає продавати хлібобулочні вироби, самостійно розвозячи товар на власних автомашинах по населених пунктах, що знаходяться за ме...
Строковий трудовий договір № 22 (2.6.2008) :: Урок права У практиці функціонуючих підприємств нерідко зустрічаються випадки, коли вони змушені вдаватися до застосування строкового договору з урахуванням інтересів працівників і роботодавців, що обумовлюється особливим порядком укладення та розірвання таких трудо...
Використання підприємством чужих автомобілів № 20 (19.5.2008) :: Урок права У попередньому матеріалі ми розглядали випадки оформлення використання підприємством чужих автомобілів (орендованих, таких, що перебувають у безоплатному користуванні, та автомобілів працівників). На сьогоднішньому уроці права розглянемо питання щодо офор...
