Надання роботодавцем працівникам безоплатного мобільного зв’язку давно перестало бути виключенням із правил. Варіантів такого надання кілька, і кожний з роботодавців самостійно вибирає той, який для нього найзручніший. Це може бути і включення зобов’язань з надання безоплатного мобільного зв’язку до трудового договору (контракту), укладеного з працівником, і складання загального по підприємству Положення про використання мобільного телефонного зв’язку у виробничих цілях, що регулює використання мобільного зв’язку, оплачуваного роботодавцем, всіма працівниками підприємства. Можливий також такий варіант, як використання одного безлімітного телефону всіма працівниками офісу. Податкові та бухгалтерські наслідки такого надання залежно від обраного роботодавцем варіанту, різні. Неоднозначна і позиція ДПАУ стосовно використання мобільного зв’язку на підприємствах.
Документи, якими оформляється операція
Насамперед розглянемо документальне оформлення надання мобільного зв’язку своїм працівникам. Незалежно від обраного роботодавцем варіанту, підприємство має розробити єдину схему документального оформлення цієї операції. Правда, на сьогоднішній день не існує встановлених типових форм ведення такого документообігу, та і сама схема не розшифрована в законодавчих актах. Існують тільки роз’яснення Держкомпідприємництва України, наведені в листах від 30.03.2004 р. № 1964 і від 28.11.2003 р. № 125-1. З погляду Держкомпідприємництва такими документами є:
- договір на підключення;
- рахунки-фактури;
- правила користування мобільним зв’язком, затверджені наказом керівника підприємства;
- перелік працівників, що користуються цим телефоном у зв’язку з виробничою необхідністю;
- деталізовані рахунки від оператора із зазначенням номерів абонентів і часу їхніх розмов;
- журнали обліку дзвінків із зазначенням того, хто дзвонить, цілей дзвінків та їхньої тривалості за кожним номером у випадку, якщо одним і тим самим телефоном користуються всі працівники і неможливо встановити ліміт використання телефону кожним з них;
- щомісячні письмові звіти про здійснені переговори.
Договір на підключення і рахунки-фактури, деталізовані рахунки від оператора із зазначенням номерів абонентів і часу їхніх розмов надаються роботодавцеві від постачальників мобільного зв’язку, тому розробляти їхню форму не потрібно.
А от правила користування мобільним зв’язком на підприємстві та перелік працівників, які ним користуються, роботодавцеві необхідно буде визначити та оформити самостійно. Робиться це у вигляді наказу керівника підприємства і додатків до нього.
ПРИклад 1
Керівництво ТОВ «Ластівка» вирішило надати ряду своїх працівників безоплатний мобільний зв’язок для використання його у виробничих цілях. Для цього директор ТОВ «Ластівка» видає наказ про правила користування мобільним зв’язком з додатком у вигляді списку працівників і встановлюваної межі використання ними мобільного зв’язку в гривневому еквіваленті.
Зрозуміло, кожна конкретна ситуація і форма (варіант) надання працівникам мобільного зв’язку може вимагати від роботодавця й інші види документів. Бухгалтерський і податковий облік мобільного зв’язку, надаваного працівникам, ми розглянемо в розрізі варіантів його надання.
Варіант перший: мобільний зв’язок, що компенсується за трудовим контрактом
Як відомо, контракт є особливою формою трудового договору, що дозволяє включити до переліку обов’язкових умов та гарантій ті з них, які не передбачені прямо трудовим законодавством. При цьому сума компенсації (або оплати) вартості мобільного зв’язку не змінить тієї суми, що визначена контрактом як оклад (ставка) працівника.
Включаючи зобов’язання з оплати використовуваного працівником мобільного зв’язку в трудовий контракт, роботодавець одержує право віднесення витрат з такої оплати до складу витрат з оплати праці, відповідно до п. 2.3.4 Інструкції зі статистики зарплати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5).
Бухгалтерський і податковий облік
Податок на прибуток. До валових витрат такі витрати відносяться на підставі пп. 5.6.1 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР (далі — Закон № 334).
ПДВ. В той же час Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР (далі — Закон № 168) дорівнює безоплатне надання товарів, робіт, послуг до операції продажу, у зв’язку з чим у роботодавця мав би бути не тільки податковий кредит при оплаті послуг мобільного зв’язку, але і податкові зобов’язання при їхньому наданні працівникові (пп. 4.2 Закону № 168). Але оскільки мова йде не про надання послуг зв’язку, а тільки про оплату їхнього використання як оплати праці, то, на думку автора, у роботодавця не буде ні права податкового кредиту з ПДВ, ні податкових зобов’язань.
ПДФО і внески до страхових фондів. Тому що роботодавець і працівник мають справу з доходом, надаваним у негрошовій формі, то для того, щоб утримати з такого доходу податки і внески до фондів обов’язкового державного страхування, варто збільшити вартість наданого працівникові мобільного зв’язку на коефіцієнт, установлений п. 3.4. Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі — Закон № 889). І вже з цієї, наведеної до оподатковуваного розміру, суми і будуть утримуватися і ПДФО, і внески до фондів. Ця ж сума відповідно до п. 3.4 Закону № 889 списується на валові витрати роботодавця.
1 Перелік товарів, які не можуть використовуватися для оплати праці натурою, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 р. № 244.
ПРИклад 2
Директор ТОВ «Ластівка», Коваленко І.М. за трудовим контрактом має право на оплату роботодавцем послуг мобільного зв’язку в межах 25 % від його посадового окладу. Оклад Коваленко І.М. становить 10000,00 грн. Таким чином, підприємство має право на віднесення витрат з оплати мобільного зв’язку, що використовує Коваленко І.М. в особистих цілях, на витрати, пов’язані з оплатою праці в межах, що не перевищують 2500,00 грн. За рахунком, виставленим оператором мобільного зв’язку, вартість послуг у серпні склала 300,00 грн, у т.ч. ПДВ.
Таблиця 1
№ з/п
Зміст операції
Бухгалтерський облік
Сума, грн
Податковий облік
Дт
Кт
ВД
ВВ
1
Здійснено передоплату операторові мобільного зв’язку
377
311
300,00
-
-
2
Нараховано витрати з надання Коваленко І.М. безоплатного мобільного зв’язку 300,00 х 1,17647 = 352,40
92
661
352,40
-
352,40
3
Списуються послуги наданого Коваленко І. М. мобільного зв’язку
661
377
300,00
-
-
4
Здійснено нарахування внесків до державних страхових фондів:
352,40 х 0,332 = 117,00
352,40 х 0,015 = 5,29
352,40 х 0,013 = 4,58
352,40 х 0,01 = 3,52
92
65
130,39
-
-
5
Нараховано утримання до державних страхових фондів із зарплати Коваленко І.М.:
352,40 х 0,005 = 1,76
352,40 х 0,005 = 1,76
352,40 х 0,005 = 1,76
661
652
5,28
-
-
6
Утримано ПДФО із зарплати Коваленко І.М.
(352,40 - 5,28) х 0,15 = 52,071
661
641
52,07
-
-
7
Зроблено оплату ПДФО і внесків до бюджету
65, 641
311
187,74
-
-
Варіант другий: надання мобільного зв’язку для виконання трудових обов’язків
У випадку якщо трудові договори з працівниками не встановлюють порядок надання мобільного зв’язку працівникам, а виробнича (збутова, адміністративна) необхідність у такому зв’язку є, то роботодавець може врегулювати надання мобільного зв’язку на підприємстві шляхом створення наказу. Приклад такого наказу і додатка до нього ми розглянули вище (див. Приклад 1).
Бухгалтерський і податковий облік
Надання мобільного зв’язку роботодавцем вимагає підтвердження необхідності (зв’язку) такого надання з виробничої, збутової та управлінсько-адміністративної діяльності працівників. Наприклад, жоден нормативний акт не говорить про обов’язковість надання працівникові для здійснення ним трудової діяльності мобільного телефону і (або) оплачуваного мобільного зв’язку. З іншого боку, роботодавець може віднести на свої виробничі, збутові та адміністративні витрати тільки ті з них, які є обов’язковими до виконання. Таким чином, включаючи зобов’язання з надання безоплатного мобільного зв’язку до трудового договору (контракту), роботодавець одержує можливість списання цих витрат на витрати на підставі пп. 5.2.1 Закону № 334. Зв’язок таких витрат з виробничою діяльністю необхідний і для нарахування податкового кредиту з ПДВ. Вартість мобільного зв’язку, наданого працівникові в межах установленого ліміту, не входить до оподатковуваного доходу працівника на підставі пп. 4.2.9 Закону № 889.
ПРИклад 3
Працівники ТОВ «Ластівка», список яких наведено у Прикладі 1, за наказом директора мають право користуватися мобільним зв’язком у межах установленого за ними ліміту (див. приклад 1). Списання витрат з оплати послуг мобільного зв’язку в межах цього ліміту (1300,00 грн у цілому за підприємством) відбувається так.
Таблиця 1
№ з/п
Зміст операції
Бухгалтерський облік
Сума, грн
Податковий облік
Дт
Кт
ВД
ВВ
1
Здійснено передоплату операторові мобільного зв’язку
377
311
1300,00
-
1083,33
2
Нараховано витрати з надання працівникам безоплатного мобільного зв’язку у виробничих цілях
92
663
1083,33
-
-
3
Нараховано податковий кредит з ПДВ за податковою накладною, наданою оператором
641
377
216,67
-
-
4
Списуються послуги наданого працівникам мобільного зв’язку
663
377
1083,33
-
-
1 Оскільки мова йде про працівника, оклад якого становить 10000,00 грн, податкову соціальну пільгу до розрахунку ми приймати не будемо.
Про трудовий контракт і особливі умови Практика Закінчення. Початок див. у «ШБ» №№ 16-17/2007 р. Гарантії й оплата праці При здійсненні бухгалтерського і податкового обліку витрат, пов’язаних з наданням працівникам гарантій і компенсацій, передбачених трудовим контрактом, варто розділяти витрати,...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
