Про те, що можна і чого не можна. Ми знаємо, що кожну господарську операцію, здійснену підприємством, необхідно оформити відповідним первинним документом. Відповідним — значить призначеним для відображення цієї операції. Призначення первинного документа визначається або Мінстатом (типові форми первинних документів), або яким-небудь іншим міністерством або відомством (спеціалізовані форми первинних документів), яке уповноважене визначати типові (спеціалізовані) форми первинних документів та затверджувати таку форму того або іншого первинного документа, або підприємством в його обліковій політиці.
Звідси і йде розподіл всіх первинних документів на типові, спеціалізовані та нетипові форми. Типові та спеціалізовані (далі — типові) форми первинних документів обов’язкові до використання всіма підприємствами, які документально оформляють здійсненя тієї операції, для оформлення якої і призначена типова форма первинного документа. Підприємство має право визначати, затверджувати і використовувати нетипову форму первинного документа тільки для відображення своїх господарських операцій. Так би мовити, для внутрішнього використання.
Причому підприємство не має право визначати, затверджувати і застосовувати нетипову форму первинного документа для документального оформлення тих або інших здійснених підприємством господарських операцій, якщо для їхнього оформлення визначена типова форма первинного документа. От якщо такої типової форми не затверджено (не визначено), то в цьому випадку підприємство одержує право визначити, затвердити і, що найголовніше, на законних підставах використати свою форму первинного документа. Наприклад, «Прибутковий ордер» типової форми М-4 відповідно до вимог наказу Мінстату України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів» від 21.06.1996 р. № 193 (далі — Наказ № 193), яким він і був затверджений, призначений для обліку матеріалів1, що надходять на підприємство від постачальників і з переробки. Отже, жодне підприємство не має право визначати, затверджувати і використовувати для відображення таких операцій свої форми первинного документа. Воно повинне використовувати для відображення надходження матеріалів (запасів) на підприємство тільки типову форму «Прибуткового ордера» М-4.
У тому випадку, коли підприємство здійснює настільки специфічні операції з приймання матеріалів (запасів) від постачальників чи з переробки або воно здійснює приймання якихось особливих матеріалів (запасів) і це вимагає внесення до первинного документа («Прибуткового ордера» М-4) додаткової інформації, для якої не передбачений реквізит у такому первинному документі, то воно має право змінити типову форму первинного документа, доповнивши його необхідним реквізитом. Але при цьому не бажано міняти формат документа і в жодному разі не можна видаляти який-небудь реквізит такого первинного документа, присутній у його типовій формі. Відповідно до вимоги «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженого Мінфіном 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88):
Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
За відсутності типової форми первинного документа, призначеного для оформлення якої-небудь операції та визначення підприємством такої форми первинного документа (нетипової форми для внутрішнього користування) воно повинне дотримуватися вимог п. 2.4 Положення № 88:
Первинні документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.
При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.
Виходить, що, указавши в первинному документі нетипової форми всі обов’язкові реквізити, відповідно до вимоги п. 2.4 Положення № 88,
підприємство має право доповнити їх будь-якими іншими реквізитами, які воно вважатиме необхідними. При цьому необхідно пам’ятати, що визначений і затверджений підприємством первинний документ є обов’язковим для застосування (відображення відповідних операцій) тільки для працівників цього підприємства. Для працівників всіх інших підприємств він таким не є.
1 У сучасній термінології читай — запасів.
Отже, реквізити, які підприємство визначить для того або іншого документа, повинні відповідати загальноприйнятим вимогам до оформлення аналогічних операцій. Наприклад, якщо в документі на відпускання запасів будуть передбачені реквізити «Доручення №___ дата ______» і «Паспортні дані довіреної особи одержувача», та наявність таких реквізитів цілком прийнятна і вписується в існуючі вимоги з відпускання запасів1. А от якщо в такому первинному документі буде передбачений реквізит «Ідентифікаційний номер довіреної особи одержувача», то довірена особа може відмовитися від надання даних про свій ідентифікаційний номер.
Яким первинним документом оформляється перевезення вантажів. Епопея з товарно-транспортною накладною (далі — ТТН) відома більшості бухгалтерів. Був період, коли застосування визначеної спільним наказом Мінстату і Мінтрансу «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.1995 р. № 488/346 (далі — Наказ № 488) типової форми ТТН було обов’язковим і безперечним. Потім, після того як Мін’юст у травні 2006 р. виключив з реєстру нормативно-правових актів «Інструкцію про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та облік транспортної роботи», затверджену наказом Мінстату і Мінтрансу2 від 07.08.1996 р. № 228/253 (далі — Наказ № 228), застосування цієї форми стало сумнівним.
Дотепер ідуть суперечки щодо статусу ТТН, що не додає впевненості бухгалтерам в обґрунтованості її застосування. Для багатьох з них так і залишилося незрозумілим, чи є ТТН, визначена в Наказі № 488, типовою формою первинного документа, обов’язковою до застосування, або вона не є такою і підприємство має право визначити, затвердити і використати свою форму ТТН, наприклад для внутрішніх (між окремими структурними підрозділами) перевезень. Або зовсім відмовитися від використання ТТН, оформляючи передачу запасів тільки «Накладною-вимогою на відпускання (внутрішнє переміщення) матеіалів» типової форми М-11, затвердженої Наказом № 193.
У зв’язку з цим нагадаємо, що Мін’юстом скасована держреєстрація, а Мінстатом і Мінтрансом анульований (скасований) Наказ № 228, а також дія п. 11.2 наказу Мінтрансу «Про затвердження Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні» від 14.10.1997 р. № 363 (далі — Наказ № 363), якими визначалося, зокрема, що ТТН є бланком суворої звітності. Але сам Наказ № 488, яким затверджена типова форма ТТН №1-ТН (зразок заповнення дивися на с. 24-25), продовжує діяти. У цьому наказі сказано:
Вважати обов’язковим застосування вказаних форм первинного обліку всіма суб’єктами господарської діяльності, незалежно від форм власності.
Крім цього, у п. 11.1 Наказу № 363 читаємо:
Основними документами на перевезення вантажів є товарно-транспортні накладні та дорожні листи вантажного автомобіля.
Про застосування типової форми ТТН №1-ТН згадується і в п. 3 «Документальне оформлення руху запасів» «Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів», затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2.
1 Для одержання запасів зі складу постачальника довірена особа покупця має пред’явити представникові постачальника (бухгалтерові, комірникові, завідувачу складом…)доручення із зазначенням його прізвища, імені та по батькові та його паспортних даних. Отже, для посвідчення особи представник покупця (довірена особа) має крім доручення пред’явити ще і паспорт.
2 Цими ж міністерствами Наказ № 228/253 був відмінно (Наказ від 03.11.2006 р. № 507/1059).
Оформлення облікових регістрів за податковими різницями Практика Продовження. Початок див. у «ШБ» №№ 10 – 20/2007 р. Розроблювальна таблиця 2 «Розрахунок податкових різниць, сума амортизації необоротних активів» Ми переходимо до розгляду порядку відображення податкових різниць, що виникають у зв’язку з відмінні...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
