Суть доручення полягає в наступному. Підприємство-одержувач доручає своєму представникові одержати товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ) у постачальника, і «доводить» постачальникові, що цінності в нього одержує саме його представник, шляхом видачі особливого документа (доручення), де разом з перерахуванням одержуваних цінностей та їхньої кількості обумовлюється, кому поручається одержати від імені підприємства ці цінності: вказується П.І.Б. представника і його паспортні дані. Підпис представника підприємст-
ва на дорученні посвідчується підписами перших осіб підприємства і печаткою. Підприємство-постачальник звіряє дані доручення з даними паспорта одержувача (або іншого документа, який підтверджує його особу) і видаткової накладної та видає ТМЦ представникові підприємства-одержувача під розпис в одержанні ТМЦ на екземплярі видаткової накладної підприємства-постачальника. Такий розпис має бути ідентичний розпису одержувача в дорученні.
«Інструкцію про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних доручень на одержання цінностей», затверджену наказом Міністерства фінансів від 16.05.96 р. № 99 (далі — Інструкція № 99), друкують на внутрішньому боці обкладинки Журналу реєстрації доручень за формою додатка № 2 до Інструкції № 99. Нагадаємо, що містить ця невелика за обсягом, але досить «сувора» за змістом Інструкція № 99.
Спочатку визначимося, хто повинен дотримуватися вимог цієї інструкції. Інструкція № 99 стосується всіх суб’єктів підприємницької діяльності - юридичних осіб (включаючи й іноземні представництва, їхні відділення та філії) (далі —
СПД), за винятком СПД - фізичних осіб (про них ніякого згадування в п. 1 Інструкції № 99 немає). Правда, уже в 2000 році Міністерство фінансів у своєму листі від 31.10.00 р. № 053-29151 дозволяє постачальникові не вимагати доручення тільки від приватного підприємця особисто при пред’явленні ним паспорту і Свідоцтва про держреєстрацію: дані яких (номер, орган і дата видачі) вказуються у документах, якими підприємство оформлює відпуск цінностей (накладна-вимога, товарно-транспортна накладна).
Якщо ж ТМЦ одержує наймана особа приватного підприємця, то в такому випадку ці ТМЦ постачальник уже зобов’язаний довіреній особі видавати на підставі пред’явленого доручення, яке оформляється відповідно до Цивільного кодексу України із зазначенням у ній даних щодо Свідоцтва про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності, або вищенаведену довіреність з печаткою підприємця - фізичної особи.
Що постачальник не має права відпускати покупцю без доручення? Пункт 2 Інструкції № 99 наводить повний перелік усього того, що СПД не має права відпускати (у т.ч. і безоплатно) без доручення, а саме:
Сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (надалі — цінності) відпускаються покупцям або передаються безплатно тільки за довіреністю одержувачів.
На думку Міністерства фінансів (лист Міністерства фінансів від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021): відпуск цінностей, у тому числі на відповідальне зберігання, на комісію, зворотної тари і техніки з ремонту здійснюється за довіреністю одержувачів, а також за договорами про спільну діяльність, якщо одержувачем цінностей є підприємство (лист Міністерства фінансів від 06.11.2000 року № 053-4154).
Відпуск цінностей, у тому числі бланків доручень, за готівку не вимагає надання доручення покупцем (лист Міністерства фінансів від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518).
Тепер про самі доручення. Бланки доручень (типові форми № М-2 і № М-2б затверджені наказом Міністерства статистики «Про затвердження типової форми первинного обліку М-2» від 21.06.96 р. № 192 і відрізняються один від одного тільки кількістю граф переліку цінностей, необхідних до одержання (у формі № М-2б їх у два рази більше, ніж у формі № М-2)) є бланками суворої звітності. А це означає, що передбачено цілий ряд вимог, необхідних для виконання при їх використанні підприємством (п. 3 Інструкції № 99) а саме: обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності; пронумерування, прошнурування та скріплення печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера підприємства журналу реєстрації довіреностей (додаток № 2);
видачі бланків і журналів особі, на яку покладені обов’язки з реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей, за видатковою накладною;
контролю за своєчасним поданням документів (актів, накладних, ордерів тощо), що свідчать про використання довіреностей, або невикористаних довіреностей;
списання використаних бланків довіреностей за актом.
Розберемося з усіма цими вимогами по порядку.
Підприємство облік бланків доручень веде відповідно до наказу Міністерства статистики від 11.03.96 р. № 67 «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності», а саме оформляє надходження бланків доручень «Прибутково-видаткової накладної на бланки суворої звітності» за формою СЗ-1 на підставі отриманої від постачальника накладної також за формою СЗ-1. Матеріально-відповідальній особі (далі — Особа), яку керівник підприємства призначає своїм наказом, і на яку покладається обов’язок виписувати та реєструвати видані, повернуті та використані доручення (п. 5 Інструкції № 99), видача бланків доручень (і зворотне їх від нього надходження в місця зберігання) також оформляється накладною за формою № СЗ-1.
Особа виписує доручення на працівника з обов’язковим зазначенням в графі «Найменування цінностей» найменування та кількості одержуваних ТМЦ. Причому тут важливо вказати тільки назву цінності, яку необхідно одержати. Так, якщо підприємство, наприклад, одержує за накладною борошно першого ґатунку в кількості 200 кг, і другого ґатунку в кількості 150 кг, то в дорученні досить указати найменування цінності «борошно», одиницю виміру «кг» і зазначити прописом одержувану загальну кількість «триста п’ятдесят». Незаповнені в дорученні рядки прокреслюються.
Заборонено видачу незаповнених або частково заповнених доручень, доручень, які не мають зразка підпису особи, на ім’я якої вони виписані (п. 7 Інструкції № 99). Міністерство фінансів уточнює (лист Міністерства фінансів від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518):
Заповнення доручення частково друкованим способом (на принтері), частково кульковою ручкою (чорнилом) або різними особами, надання доручення, що має виправлення та помарки, не підтверджені підписами тих самих осіб, які підписали доручення, свідчать про недотримання зазначеної Інструкції.
Відповідальність несе постачальник, який відпустив за неправильно заповненим дорученням ТМЦ (лист Міністерства фінансів від 23.03.2006 р. № 31-34020-20/23-2341/3692):
На думку Міністерства фінансів України відповідальність за відпуск матеріальних цінностей за довіреністю, яка заповнена з порушенням Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 р. № 99, несе постачальник.
Термін дії доручення не може перевищувати 10 днів. Доручення на одержання цінностей у порядку планових платежів, або доставка яких здійснюється центрально-кільцевим методом, допускається видавати на один календарний місяць (п. 8 Інструкції № 99)).
Доручення підписується керівником і головним бухгалтером (їхніми заступниками). У випадку відсутності посади головного бухгалтера (бухгалтера) керівник підприємства або підписує доручення за бухгалтера сам (лист Міністерства фінансів від 26.09.06 р. № 31-34000-20-23/20039), або: має визначити особу, яку уповноважує підписувати довіреність на одержання цінностей та вести реєстрацію таких довіреностей. (лист Мінфіну від 07.04.2006 р. № 31-34000-30-25/7186)
Реєстрація виданих доручень ведеться Особою в «Журналі реєстрації доручень» за формою № М-3 (далі — Журнал № М-3) додатка № 2 до Інструкції № 99, до якого заносяться відомості про документи, на підставі яких будуть отримані ТМЦ, дані про використання (або невикористання) доручень.
Доручення видається працівникові підприємства (єдиний виняток, коли доручення можна видати непрацівнику, обумовлений п. 4 Інструкції № 99) під розпис з реєстрацією в Журналі № М-3 (п. 6 Інструкції № 99). Перелік працівників, які можуть одержувати ТМЦ, необхідно визначити наказом по підприємству. Перед видачею доручення працівника необхідно проінструктувати про порядок, строк використання та звітності про використання доручення або повернення невикористаного (п. 6 Інструкції № 99). Відзвітуватися про отримане доручення необхідно протягом наступного дня після одержання за таким дорученням ТМЦ, причому незалежно від того, отримані ТМЦ повністю або частково (п. 10 Інструкції № 99).
Невикористані доручення повертаються працівником у ці ж строки. Працівникові, який не відзвітувався про отримане доручення, нове доручення не видається (п. 11 Інструкції № 99).
Щокварталу використані та невикористані доручення списуються з матеріально-відповідальної особи спеціально створеною наказом по підприємству комісією за «Актом списання доручень» за формою № М-2а додатка № 3 Інструкції № 99. Комісія на підставі даних Журналу № М-3 заносить до Акту № М-2а кількість використаних доручень і невикористаних або зіпсованих з позначенням серії та номера. Акт № М-2а підписується всіма членами комісії та посвідчується керівником. Невикористані доручення гасяться написом «невикористане» і зберігаються на підприємстві протягом строку, установленого для зберігання первинних документів (три роки).
Фізособа - СПД і продаж нерухомості Практика В процесі своєї господарської діяльності фізособа - СПД, так само, як і СПД – юрособа, використовує не тільки безпосередньо товари (роботи, послуги), які будуть реалізовані покупцям, але й основні засоби, зокрема, будинки, будівлі, споруди, тобто те,...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
