У попередній публікації ми розглянули основні положення придбання, видачі та списання бланків доручень (див. «ШБ» № 22/2007 на с. 10). Розглянемо відображення цих операцій у бухгалтерському і податковому обліку.
Бухгалтерський і податковий облік бланків доручень
Відповідно до консультації, даної в «Віснику податкової служби України», червень 2004 р., № 22 (304), с. 57, та «Інструкції застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій», затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291, бланки доручень (бланки суворої звітності) враховуються на рахунку 209 «Інші матеріали». Їхнє надходження відображається за ціною, що складається з витрат на виготовлення (придбання) і доставку, з одночасним записом на забалансовому рахунку 08 «Бланки суворої звітності» за вартістю 1,50 грн за 1 бланк (п. 14 «Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних доручень на одержання цінностей», затвердженої наказом Мінфіну від 16.05.96 р. № 99 (далі — Інструкція № 99)). З тим, що доручення як і раніше враховуються на забалансовому рахунку 08 за ціною 1,50 грн за шт. згодний і Мінфін (лист від 22.10.2007 р. № 31-34000-10-10/21625).
В аналітичному обліку необхідно вказати дані про місця зберігання доручень, а також їхню серію, номери (з якого по який), кількість і вартість одного бланка.
Передача бланків доручень матеріально-відповідальній особі та повернення їх у місця зберігання оформляється «Прибутково-видатковою накладною на бланки суворої звітності» за формою СЗ-1, затвердженою наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67 «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності», відображається в бухобліку оборотами по рахунку 209 і одночасно по рахунку 08.
Списання використаних або зіпсованих бланків доручень відбувається, як правило, наприкінці кожного кварталу на підставі затвердженого керівником «Акту списання доручень» за формою № М-2а додатка № 3 Інструкції № 99. Вартість використаних бланків списується з рахунку 209 в кореспонденції з рахунками витрат, пов’язаних з керуванням виробництвом, і одночасним списанням за рахунком 08 із зазначенням в аналітичному обліку серії, номеру та кількості списаних бланків доручень.
В податковому обліку витрати на придбання бланків доручень відносяться на валові витрати за пп. 5.2.1 Закону України від 28.12.94 р. № 334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємства» (далі — Закон № 334) як витрати, пов’язані з веденням господарської діяльності. Чи враховуються бланки доручень у перерахунку за п. 5.9 Закону № 334? Тому що облік бланків доручень ведеться на матеріальному рахунку 209, то вони є запасами в розумінні П(С)БО 9 «Запаси» і повинні перераховуватися за п. 5.9 Закону № 334.
ПРИклад 1
Працівникові торговельного підприємства для придбання бланків доручень з каси видані кошти в розмірі 50,00 грн. Працівник придбав за готівку бланки доручень у кількості двох блоків по 50 шт. у кожному за ціною 25,00 грн за блок (у т.ч. ПДВ) і наступного дня відзвітувався про отримані суми, надавши до бухгалтерії авансовий звіт. Відобразимо ці операції в податковому і бухгалтерському обліку.
Виправлення в дорученні
Чи можна проводити виправлення в дорученні? Якщо можна, то як? Інструкція № 99 забороняє тільки відпускати товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ) за дорученням (п. 12 «б» Інструкції № 99), яке має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність.
Тобто виправлення в дорученні не виключаються. Тим більше що нормами «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88) не допускається виправлення помилок тільки в касових і банківських документах, а також документах, якими оформляються операції із цінними паперами (п. 4.5 Положення № 88). Доручення (бланки суворої звітності) до цього переліку не потрапили, а, отже, виправляти в них помилки допускається.
Як? Помилки при ручному заповненні доручення виправляються коректурним методом, тобто невірний текст або цифра закреслюється (однією рискою, з можливістю прочитання запису, що виправляється) і над закресленим невірним текстом пишеться вірний текст або цифра (п. 4.2 Положення № 88). Виправлення помилки обов’язково супроводжується написом «виправлене» і підтверджується підписом осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати проведення виправлення (п. 4.4 Положення № 88). Підчищення або виправлення коректором у тексті доручення не припустимі. Виправлення в дорученні, заповненому друкованим способом, також проводяться описаним вище коректурним способом.
Пропажа або знищення бланків доручень
Розглянемо питання втрати або знищення бланків доручень. Відповідно до Положення № 88 бланки доручень повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або в спеціальних приміщеннях, які забезпечують їхню схоронність (п. 6.3 Положення № 88).
Міністерство фінансів указує (лист від 07.02.06 р. № 31-34000-30-16/2265):
Порядок зберігання первинних документів та дій керівництва підприємства у разі їх пропажі або знищення визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88.
Що це за порядок дій керівництва у випадку пропажі або знищення бланків доручень?
Відповідно до п. 6.10 Положення № 88 керівник письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Повідомляти компетентним органам про пропажу або знищення декількох бланків доручень керівникові, швидше за все, не треба. Це все-таки залежить від причин, обсягів і значимості загублених документів.
Що варто зробити, так це наказом по підприємству створити комісію з розслідування причин події, причому склад комісії також залежить від розміру заподіяного збитку. Результат роботи комісії оформляється актом, затверджуваним керівником, до якого додаються пояснювальні записки особи, відповідальної за зберігання цих документів. Мова йде саме про бланки доручень, придбаних підприємством. Якщо пропали, наприклад, первинні документи від покупців із доданими до них дорученнями, то це питання втрати первинних документів розглядалося нами докладно в «ШБ» № 05/2006 та 06/2006 і тут не повторюється. Ми розглядаємо питання втрати або знищення саме бланків доручень, придбаних підприємством, для визначення розміру збитку, заподіяного підприємству.
Як правило, пропажа або знищення бланків доручень виявляється в ході інвентаризації. Порядок інвентаризації бланків суворої звітності докладно розглядався в «ШБ» 4/2007 на с. 35, тому на ньому зупинятися не будемо.
Припустимо, що в ході проведення інвентаризації фактична наявність бланків доручень виявилася менше, ніж значиться за даними бухобліку. Як цю нестачу оформити документально і відобразити в обліку? Чи завжди працівник, що втратив або знищив бланк доручення, винуватий? Якщо доручення було заповнено, а потім з якоїсь незалежної від працівника причини змінена кількість одержуваної ТМЦ або строки поставки, то в цьому випадку можна говорити про те, що доручення не можна використовувати, але провини працівника в цьому немає. І таке доручення підлягає списанню за Актом. Якщо працівник при заповненні припустився помилки, вона підлягає виправленню коректурним способом. Якщо ж працівник, припустившись помилки, вирішив таке доручення далі не заповнювати, а взяти новий бланк, то в цьому випадку він винуватий у знищенні бланка доручення. Це повною мірою стосується і втрати бланка доручення та, як правило, спричиняє відповідальність матеріально-відповідальної особи. Розрахунок розміру збитку визначається відповідно до «Порядку визначення розміру збитку від крадіжки, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116 (далі — Порядок № 116). Нас стосуються два пункти цього Порядку № 116. Пункт 7:
Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) бланків цінних паперів та документів суворого обліку обчислюється із застосуванням коефіцієнта: 5 — до номінальної вартості, зазначеної на бланках цінних паперів та документів суворого обліку, або до вартості документів суворого обліку, встановленої законодавством.
І пункт 10:
Із сум, стягнутих відповідно до цього Порядку, здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, установі, організації, залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.
В бухобліку сума збитків, нанесених підприємству у зв’язку з нестачами і втратами від псування цінностей, відповідно до п. 20 П(С)БО 16 «Витрати» включається до складу інших операційних витрат.
ПРИклад 2
При інвентаризації виявлено псування одного блоку бланків доручень (50 шт. бланків не придатні до використання — залиті водою), вартість яких складає 25,00 грн (у т.ч. ПДВ).
Після виявлення факту нестачі від знищення бланків доручень установлена винна особа.
Визначено розмір збитку.
Сума, яку необхідно утримати з винної особи, дорівнює 375,00 грн (1,50 грн х 50 шт. х 5).
До бюджету необхідно перерахувати 350,00 грн (375,00 грн – 25,00 грн).
Таблиця 1
№ з/п
Зміст операції
Бухгалтерський облік
Сума, грн
Податковий облік, грн
Дт
Кт
ВД
ВВ
1
Видані з каси під звіт працівникові кошти на придбання доручень
372
301
50,00
-
-
2
За авансовим звітом оприбутковані бланки
доручень 99 шт. за ціною 0,42 грн і 1 шт. за ціною
0,09 грн
209
372
41,67
-
41,67
3
Відображено податковий кредит з ПДВ (за наявності податкової накладної від постачальника)
641
372
8,33
-
-
4
Відображено вартість бланків доручень на забалансовому рахунку за ціною 1,50 грн за шт.
08
-
150,00
-
-
5
Наприкінці кварталу списані бланки доручень за Актом в кількості 20 шт.
92
209
8,40
-
-
6
Списано із забалансового рахунку
-
08
30,00
-
-
Таблиця 2
№ з/п
Зміст операції
Бухгалтерський облік
Сума, грн
Податковий облік, грн
Дт
Кт
ВД
ВВ
1
Списано суму нестачі на підставі інвентаризаційної відомості
947
209
20,83
-
- 1
2
Списано вартість зіпсованих бланків із забалансового рахунку
-
08
75,00
-
-
3
Сума нестачі відображена на забалансовому рахунку
072
-
25,00
-
-
5
Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ2
947
641
4,17
-
-
6
Сума збитку віднесена на винну особу
375
716
375,00
- 3
-
7
Списана із забалансового рахунку сума збитку
-
0,72
25,00
-
-
8
Відображено суму, яку необхідно перерахувати до бюджету
716
642
350,00
-
-
9
Перераховано до бюджету
642
311
350,00
-
-
10
Утримано із зарплати винної особи
375
661
375,00 4
-
-
1 Цю суму варто виключити з валових витрат за п. 5.9 і вказати в колонці 4 додатка К1/1 до Декларації з прибутку як невикористану господарською діяльністю підприємства.
2 Тому що ці запаси не використані в господарській діяльності підприємства, то вони вважаються умовно проданими за звичайною ціною, але не нижче ціни придбання відповідно до пп. 7.4. 1 Закону України від 03.04.97 р. № 168/97-ВР «Про ПДВ».
3 Тому що нестачу компенсує винна особа, то сума компенсації не включається до валових доходів на підставі пп. 4.2. 3 Закону № 334.
4 Варто врахувати, що відповідно до ст. 128 КЗпП є обмеження на суму утримань з працівника при кожній виплаті зарплати — не більше 50 % зарплати, що підлягає виплаті працівникові.
Відповідальність
За невиконання вимог Інструкції № 99 на посадових осіб підприємства можна накласти адміністративне стягнення відповідно до ст. 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУпАП) від 8 до 15 нмдг (від 10 до 20 нмдг, якщо протягом року вже був стягнений адмінштраф за аналогічне правопорушення). Стягувати цей адмінштраф відповідно до ст. 2341 КУпАП можуть органи державної контрольно-ревізійної служби (лист КРУ від 06.11.2002 р. № 13-14/1-710) і накладається він при виявленні факту відпуску цінностей без доручення. Тобто штраф за ст. 1642 КУпАП стосується посадових осіб постачальника, який відпустив без доручення ТМЦ, а не на покупця, що не выдав постачальникові доручення.
Чи може факт невидачі постачальникові доручення впливати на віднесення витрат з придбання ТМЦ до валових витрат покупця? Доручення на одержання ТМЦ — не єдиний документ, що підтверджує здійснення поставки. Крім нього у покупця є ще й інші документи (наприклад, накладна на відпуск ТМЦ, товарно-транспортна накладна). Тому стверджувати про незаконність угоди при відсутності доручення на одержання ТМЦ не можна.
Єдине, що з цього виходить (крім неможливості постачальникові довести покупцеві при відпуску йому ТМЦ без доручення сам факт одержання ним ТМЦ), так це порушення порядку ведення бухобліку. Правда, покупець може стати об’єктом позапланової зустрічної перевірки, якщо виявиться, що в постачальника немає доручення або воно неправильно заповнене (п. 5 ст. 111 Закону України від 04.12.90 р. № 509-XII «Про державну податкову службу в Україні»).
Фізособа - СПД і продаж нерухомості Практика Закінчення. Початок див. у «ШБ» № 22/2007 р. Обґрунтувати приналежність основних фондів (нерухомості) конкретній фізособі як суб’єкту підприємницької діяльності (далі — СПД) можна так. Для платників єдиного податку: 1. Указ № 727. Насамперед,...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
