Готівка під звіт на господарські потреби на один, два чи три дні: випадки, підстави і форми відповідальності
Положення про касові операції дозволяє видачу готівки на господарські потреби підприємства на два дні, враховуючи день видачі (тобто до наступного дня), а Закон про ПДФО вимагає подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), протягом трьох днів, передбачаючи відповідальність за порушення цього строку у вигляді штрафу.
Окрім цього, адміністративно-господарська санкція за несвоєчасне звітування за отримані під звіт грошові кошти в розмірі 25 % виданих під звіт сум передбачена Указом Президента України від 12.06.1995 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
З’ясуванню відмінностей між вказаними правопорушеннями та аналізу підстав для застосування санкцій, пов’язаних із ними, присвячена пропонована стаття.
Правове регулювання використання наданої під звіт готівки ґрунтується на тому, що працівник, витрачаючи кошти, надані йому під звіт, виступає від імені підприємства (тобто по суті маємо справу з представництвом за усним договором доручення).
Відповідно до п.п. 4.2.15 і 4.3.2 ст. 4 Закону про ПДФО суми коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт (окрім сум надміру витрачених коштів1 (розмір яких визначається згідно з п. 9.10 цього Закону), отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки) не включаються до складу загального оподатковуваного доходу.
1З прийняттям Закону про ПДФО на практиці бухгалтерського обліку з’явився термін «надміру витрачені кошти», що, на наш погляд, пояснюється особливостями перекладу, недоліком юридичної техніки; адже по суті йдеться про надміру отримані кошти (чи були вони витрачені працівником, по-перше, в таких випадках значення не має, по-друге, залишається поза інформацією, що міститься в первинних документах).
Згідно з пп. 9.10.2 ст. 9 названого Закону авансовий звіт подається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:
а) завершує відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.
При цьому за наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку у касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх надала, до або під час подання авансового звіту.
Натомість Положення про касові операції дозволяє видачу готівкових коштів під звіт на всі інші виробничі (господарські) потреби (окрім закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини) на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Отже, чинні нормативно-правові акти передбачають три окремі підходи до обчислення строків, пов’язаних із використанням підзвітних коштів:
— строк подання авансового звіту;
— строк повернення надміру витрачених коштів;
— строк використання виданої під звіт готівки.
Цей недолік правового регулювання помічений практиками давно — від моменту впровадження закону про ПДФО та Положення про касові операції, однак оскільки він залишається невиправленим, спробуємо розібратися, яким чином слід вчинити на практиці, розглянувши приклади 1–6 (див. також узагальнюючу таблицю).
Таблиця
Узагальнююча таблиця до прикладів 1–6
Приклад
Дата видачі авансу
Дата подання звіту
Дата повернення залишку до каси
Відповідальність
Штраф з ПДФО
Сума ПДФО
Фін. санкція на підприємство
1
25.03
26.03
-
-
-
-
2
25.03
26.03
26.03
-
-
-
3
25.03
27.03
27.03
-
-
25 % (250,00 грн)
4
25.03
26.03
31.03
15 % (45,00 грн)
25 % (250,00 грн)
5
25.03
31.03
31.03
15 % (45,00 грн)
25 % (250,00 грн)
6
25.03
26.03
02.04
15 % (45,00 грн)
15 % с коэф. (52,94 грн)
25 % (250,00 грн)
Приклад 1
— Працівникові 25 березня (вівторок) видано на господарські потреби з каси підприємства 1000,00 грн.
— 26 березня ним подано авансовий звіт на суму 1000,00 грн. Строки використання готівки та подання звіту дотримані.
Приклад 2
— 25 березня видано під звіт 1000,00 грн.
— 26 березня подано авансовий звіт на суму 700,00 грн. Того ж дня залишок коштів (300,00 грн) повернуто до каси підприємства. Строки використання готівки та подання звіту дотримані.
Приклад 3
— 25 березня видано під звіт 1000,00 грн.
— 27 березня подано авансовий звіт на суму 700,00 грн. Того ж дня залишок коштів (300,00 грн) повернуто до каси підприємства.
Строки подання звіту дотримані, строки використання готівки, встановлені Положенням № 637, порушені, строки повернення готівки, встановлені законом про ПДФО, дотримані.
Підприємству загрожує штраф згідно з Указом № 436/95 в сумі 250,00 грн.
Приклад 4
— 25 березня видано під звіт 1000,00 грн.
— 26 березня подано авансовий звіт на суму 700,00 грн.
— 31 березня (понеділок) залишок коштів (300,00 грн) повернуто до каси підприємства.
Строки подання звіту дотримані, строки використання готівки, встановлені Положенням № 637, та строки повернення готівки, встановлені законом про ПДФО, порушені. З працівника належить утримати штраф з ПДФО в розмірі 15 % (від суми надміру витрачених коштів): 300,00 грн х 15 % = 45,00 грн.
Підприємству загрожує штраф згідно з Указом № 436/95 в сумі 250,00 грн.
Приклад 5
— 25 березня видано під звіт 1000 грн.
— 31 березня (понеділок) подано авансовий звіт на суму 700,00 грн. Того ж дня залишок коштів (300,00 грн) повернуто до каси підприємства.
Строки подання звіту, строки використання готівки, встановлені Положенням № 637, та строки повернення готівки, встановлені законом про ПДФО, порушені. З працівника належить утримати штраф з ПДФО в розмірі 15 % (від суми надміру витрачених коштів) – 45,00 грн.
Підприємству загрожує штраф згідно з Указом № 436/95.
Приклад 6
— 25 березня видано під звіт 1000,00 грн.
— 26 березня подано авансовий звіт на суму 700,00 грн.
— 02 квітня (середа) залишок коштів (300,00 грн) повернуто до каси підприємства.
Строки подання звіту дотримані, строки використання готівки, встановлені Положенням № 637, та строки повернення готівки, встановлені законом про ПДФО, порушені. З працівника належить утримати штраф з ПДФО в розмірі 15 % (від суми надміру витрачених коштів): 300,00 грн х 15 % = 45,00 грн. Окрім цього, оскільки сума коштів не повернута протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення надміру використаних коштів, їх сума підлягає оподаткуванню згідно з п.п. 9.10.1 і 9.10.3 Закону про ПДФО із застосуванням підвищувального коефіцієнту, встановленого п. 3.4 цього Закону: (300,00 грн х 1,17647) х 0,15 = 52,94 грн.
Підприємству загрожує штраф згідно з Указом № 436/95.
Щодо санкції, яка загрожує підприємству згідно з Указом № 436/95, в розглянутих прикладах вона обчислюється від загальної суми виданих під звіт коштів (1000,00 грн х 25 % = 250,00 грн). Однак при цьому вважаємо за необхідне звернути увагу на той факт, що згідно з п. 22 ч. 1 ст. 92 Конституції України засади цивільно-правової відповідальності, діяння, які є адміністративними або дисциплінарними правопорушеннями, та відповідальність за них визначаються виключно законами України. З урахуванням рішення Конституційного Суду України від 30.05.2001 р. № 7-рп/2001, а також ст. 217 Господарського кодексу України, можна зробити висновок, що зазначені питання не можуть регулюватися підзаконними актами, яким є вищезазначений Указ.
Вказана санкція не нараховується і не сплачується підприємством самостійно. Її застосування на практиці здійснюється органами державної податкової служби на підставі матеріалів проведених ними перевірок і подань органів державної контрольно-ревізійної служби.
Не слід також забувати, що за порушення триденного терміну подання авансового звіту при витрачанні працівником на вчинення дій цивільно-правового характеру власних коштів, відповідальності законодавством України не передбачено. Тому, організовуючи взаємовідносини з підзвітними особами, варто, по можливості, уникати видачі готівки під звіт, обмежуючись відшкодуванням власних коштів, витрачених особами на господарські потреби підприємства, після затвердження в установленому порядку авансових звітів.
Зміна порядку індексації Практика Постановою КМУ «Про внесення змін до Порядку проведення індексації грошових доходів населення» № 170 від 12.03.2008 р. (далі — ПКМУ № 170) внесені зміни до «основної» Постанови КМУ «Про затвердження Порядку проведення індексації грошових доходів...
Не у відпустку — у відрядження — на конференцію за кордон № 22 (2.6.2008) :: Практика З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв’язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність». Службове відрядження – це поїздк...
Доставка товару покупцям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому вартість...
