Тема відображення в обліку операцій з надання відпустки працівникам особливо актуальна у літній період. Тому, як правильно відправити працівника у відпустку, присвячена ця стаття.
Право на відпустку відповідно до ст. 2 Закону № 504 мають всі категорії працівників, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої приналежності, а також незалежно від режиму їхньої роботи. Таким чином, право на відпустку мають як штатні працівники, так і сумісники, а також сезонні і тимчасові працівники, яким відпустка надається пропорційно до відпрацьованого ними часу (ст. 6 Закону № 504).
Не мають права на відпустку громадяни, які працюють за договорами цивільно-правового характеру.
Види і тривалість відпусток
Ст. 4 Закону № 504 установлені такі види відпусток:
- щорічна відпустка: основний і додаткові (за роботу зі шкідливими і тяжкими умовами праці; за особливий характер роботи тощо);
- додаткові відпустки у зв’язку з навчанням;
- творчі відпустки;
- соціальні відпустки (у зв’язку з вагітністю та пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; додаткова відпустка працівникам, які мають дітей);
- відпустки без збереження заробітної плати;
- інші види відпусток, установлені законодавством, генеральними, галузевими і регіональними угодами, колективними і трудовими договорами.
У нашій статті ми розглянемо порядок надання щорічної відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, а також відпусток, установлених законодавством, генеральними, галузевими і регіональними угодами, колективними і трудовими договорами.
Законодавчо тривалість щорічної відпустки регулюється ст. 6, 7, 8, 19 Закону № 504, а також спеціальними нормативними актами, які встановлюють право окремих категорій працівників на додаткові відпустки.
Конкретна тривалість щорічної основної та додаткової відпусток установлюється колективним або трудовим договором залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часу зайнятості працівника в цих умовах. При цьому щорічні додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватися одночасно з щорічною основною відпусткою або окремо від неї. При цьому загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 ка-лендарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, — 69 календарних днів.
Святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП, при визначенні тривалості щорічної чергової відпустки та додаткових відпусток не враховуються. У випадку, якщо на той період, у якому надається відпустка, припадають святкові та неробочі дні, тривалість відпустки збільшується на кількість таких днів.
Розподіл і перенесення відпусток
Щорічну відпустку з ініціативи роботодавця можна перенести на інший період, ніж це встановлено графіком відпусток, лише з письмової згоди працівника і за узгодженням з профспілкою (іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом). Однак можливо це лише в тому винятковому випадку, якщо надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відобразитися на нормальному ході роботи підприємства (ст. 11 Закону № 504).
Щорічну відпустку на вимогу працівника можна перенести на інший період у випадку:
- порушення роботодавцем строку письмового оповіщення працівника про час надання відпустки не пізніше, ніж за два тижні до початку відпустки;
- несвоєчасної виплати роботодавцем відпускних, строк виплати яких установлений не пізніше, ніж за три дні до початку відпустки.
Перенесення (продовження) відпустки можна здійснити також у випадку:
- тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
- виконання працівником державних або громадських доручень, якщо відповідно до законодавства він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
- настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням без відриву від виробництва.
За бажанням працівника, вираженим в письмовій формі, і за згодою роботодавця щорічну відпуску можна поділити на частини. Однак при цьому потрібно дотримуватися умови, закладеної в ст. 12 Закону № 504: основна безперервна частина відпустки повинна складати не менше 14 календарних днів, хоча чинним законодавством і не встановлено жорстко, яка частина відпустки може бути використана першою. До того ж, як відзначає Мінпраці, ст. 12 Закону № 504 передбачена можливість розподілу щорічної відпустки на частини, а не обов’язок роботодавця розділити її на частини, як того бажає працівник (лист від 17.11.2006 р. № 413/13/ 116-06).
Документальне оформлення відпусток
Підставою для надання відпустки, ї подовження або перенесення є заява працівника і наказ по підприємству, підписаний керівником підприємства.
Наказ складається в двох екземплярах, один із яких залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію роботодавця. На підставі наказу про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особистій картці працівника за формою № П-2, а бухгалтерія здійснює розрахунки відпускних.
Порядок розрахунку відпускних
Розмір відпускних визначається виходячи із середньоденної (годинної) зарплати, що визначається шляхом розподілу сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду (без урахування святкових і неробочих днів). Отриманий результат помножується на число календарних днів відпустки (Порядок № 100). Розглянемо порядок розрахунку відпускних на прикладі.
Приклад 1 Працівник працює з 01.01.2004 р. і за графіком іде в щорічну відпустку з 01.06.2008 р. на 14 календарних днів. Заробіток працівника за 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому надається відпустка (тобто за червень 2007 р. - травень 2008 р.) складає 20400,00 грн. У розрахунковому періоді працівник перебував з 01.02.2008 р. по 10.02.2008 р. у відпустці без утримання. Відповідно до Порядку № 100 період, у якому за працівником з поважних причин, у тому числі й у випадках, передбачених законодавством, не зберігалася зарплата, виключається із загального розрахункового періоду.
Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:
366 к. дн. –10 п. н. дн. – 10 к. дн. о. б. с. = 346 к. дн., де:
10 к. дн. о. б.с. – кількість днів перебування у відпустці без утримання;
10 п. н. дн. – 10 святкових і неробочих днів відповідно до ст. 73 КЗпП.
Визначаємо суму відпускних: 14 к. дн. х 58,96 грн. = 825,44 грн.
Приклад 2 Робітниця працює з 01.04.2006 р. і за графіком іде в щорічну відпустку з 15.06.2008 р. на 24 календарних дні. У розрахунковому періоді робітниця перебувала з 01.06.2007 р. по 31.05.2008 р. у відпустці по догляду за дитиною до трьох років.
Відповідно до Порядку № 100 період, у якому працівник з поважних причин або у випадках, передбачених законодавством, не працював і за ним не зберігалася середня зарплата, виключається із загального розрахункового періоду. Таким чином, у розглянутій ситуації робітниця не відпрацювала жодного дня в розрахунковому періоді та сума її відпускних має бути розрахована виходячи з її окладу в місяці надання відпустки. Оклад робітниці в червні 2008 р. — 1500,00 грн.
Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 366 к. дн. – 10 п. н. дн. = 356 к. дн.
Визначаємо середньоденну зарплату: (1500,00 х 12) / 356 к. дн. = 50,56 грн.
Визначаємо суму відпускних: 24 к. дн. х 50,56 грн. = 1213,44 грн.
Створення резерву відпусток
Створення підприємством забезпечення на виплату відпусток працівникам (далі — резерв відпусток) здійснюється з метою рівномірного включення витрат майбутніх періодів до витрат звітного періоду. Ця норма встановлена п. 7 П(С)БО 26 і п. 13 П(С)БО 11 і є обов’язковою для виконання всіма підприємствами. Резерв на оплату відпусток створюється щомісяця. І його величина визначається як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці. Причому резервується не тільки сума витрат на відпустку, але і суми нарахувань до всіх соціальних фондів, що припадають на цю суму, включаючи і Пенсійний фонд (Інструкція № 291).
Алгоритм створення резерву відпусток викладений в Інструкції № 291 в описі субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Коефіцієнт, відповідно до якого визначається резерв відпусток, визначається за формулою:
Н = ПСО / ФОТ х 100%, де:
Н – норма, відповідно до якої визначається сума резерву відпусток, що нараховується;
ПСО – річна планова сума на оплату відпусток (визначається на підставі графіка відпусток). При плануванні цієї суми необхідно врахувати виплати за всіма видами щорічних відпусток, визначених відповідно до ст. 4 Закону № 504.
ФОТ – загальний плановий фонд оплати праці. При його плануванні необхідно врахувати всі складові зарплати, визначені відповідно до ст. 2 Закону № 108.
Приклад 3 Припустимо, що на початок 2008 року були заплановані такі величини: ФОТ — 300000,00 грн; ПСО — 25000,00 грн. Тоді коефіцієнт для визначення нарахування суми резерву відпустки складе 8,33% (25000,00 / 300000,00 х 100%). Коефіцієнт визначений, і тепер щомісяця створюємо резерв відпусток у сумі, що дорівнює: РО = ЗП х Н х К / 100%, де:
РО – місячна сума забезпечення на виплату відпусток працівникам;
ЗП – фактично нарахована в поточному місяці заробітна плата;
К – коефіцієнт, що показує збільшення РО на частку нарахувань внесків до соціальних фондів, включаючи і Пенсійний фонд.
Облік руху і залишку коштів на оплату щорічних відпусток працівникам ведеться на субрахунку 471, за кредитом якого відображається нарахування резерву, за дебетом — його використання. На цьому ж субрахунку узагальнюється інформація про забезпечення обов’язкових нарахувань до соціальних фондів від забезпечення на оплату відпусток працівникам.
Щомісяця певна сума резерву в бухгалтерському обліку включається до складу витрат на оплату праці з відображенням у складі витрат операційної діяльності залежно від того якій групі працівників цей резерв нараховується, а саме: до витрат за капітальними інвестиціями, на виробництво, до загальновиробничих, адміністративних витрат, витрат на збут тощо.
При безпосередньому нарахуванні відпускних працівникам сума відпускних уже не включається до витрат звітного періоду, а нараховується за рахунок коштів сформованого резерву.
Інформація про величину резерву на виплату відпусток працівникам відображається по рядку 430 розділу II «Забезпечення майбутніх витрат на цільове фінансування» пасиву Балансу за формою № 1-м.
Відображення сум відпускних у бухобліку
І відповідно до Інструкції № 5 і ст. 21 Закону № 504, і по суті своїй «відпускні» — це зарплата, виплачувана працівникові за період перебування у відпустці. Однак, залежно від того, за рахунок чого будуть нараховуватися суми відпускних (за рахунок створеного резерву майбутніх відпусток або за рахунок витрат поточного періоду) відпускні, що відображаться, як і зарплата, на рахунку 661 «Розрахунки з працівниками з оплати праці», будуть відображені:
- за дебетом рахунків витрат поточного періоду, на які списуються витрати з оплати праці працівника (23, 91, 92, 93);
- за дебетом рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» у випадку, якщо суми, нарахованої до резерву відпусток, досить для виплати відпускних у поточному періоді.
Нормативна база
Закон № 504 - Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/ 96-ВР.
КЗпП - Кодекс законів про працю.
Порядок № 100 - Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою KМУ від 08.02.95 р. № 100.
П(С)БО 26 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку «Виплати працівникам», затверджене наказом МФУ від 28.10.2003 р. № 601.
П(С)БО 11 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку «Зобов’язання», затверджене наказом МФУ від 31.01.2000 р. № 20.
Інструкція № 291 - Інструкція про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, затверджена наказом МФУ від 30.11.1999 р. № 291.
Закон № 108 - Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/ 95-ВР.
Інструкція № 5 - Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 26.09.2001 р. № 5.
Відпускні в Податковому обліку Податковий облік Відпустка може бути різною: щорічною, додатковою, соціальною, оплачуваною чи ні. Як її надати, ви вже знаєте. Тепер розглянемо, як розрахувати з відпускних податки....
Поступка вимоги — цесія і факторинг № 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерський облік У бухгалтерській практиці все частіше зустрічаються договори переведення боргу і відносно нові для вітчизняного законодавства терміни «цесія» і «факторинг». Про те, що це таке і як операції в межах переведення зобов’язань на третю особу відображаються в б...
