У попередніх випусках "Школи бухгалтера" ми почали публікацію такого специфічного матеріалу, як "Шпаргалка". Сьогодні пропонуємо ще одну - з теми "Каса і касові операції".
Види готівкових розрахунків
- готівкові розрахунки в нацвалюті;
- готівкові розрахунки в інвалюті.
Таблиця 1
Шляхи готівкових розрахунків
Через касу
Через банк
Шляхом видачі готівкових грошових коштів з каси підприємства іншим підприємствам (підприємцям) та фізичним особам
Шляхом переказу готівкових грошових коштів на рахунки інших підприємств (підприємців) та фізосіб
Таблиця 2
Обмеження за готівковими розрахунками
Обмеження
Національна валюта
Іноземна валюта
Ситуації, за яких:
обмеження застосовуються
обмеження не застосовуються
Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси і через каси банків не повинна перевищувати 3000,00 грн протягом 1 дня за одним чи кількома платіжними документами
Під час розрахунків готівкою підприємств (підприємців) з іншими підприємствами (підприємцями) за куплену продукцію (товари, роботи, послуги)
Під час розрахунків підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та держфондами
Немає обмежень
Під час розрахунків підприємств (підприємців) між собою при закупівлі сільськогосподарської продукції (перелік якої передбачений Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016-97)
При вилученні органами ДПАУ готівки
При розрахунках за спожиту електроенергію
Під час розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, отриманих за корпоративними картками
При використанні коштів, виданих на відрядження
При добровільних пожертвуваннях, благочинній допомозі
Для малих і середніх підприємств при використанні готівкових коштів, отриманих ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції і розвитку для розвитку малих і середніх підприємств
Ліміт каси
Ліміт каси - це граничний розмір готівки, який може бути в касі юридичної особи на кінець робочого дня і який встановлюється банком або самою юридичною особою.
Ліміт каси встановлюється юридичним особам банками за умови, що вони:
- мають рахунки в банках;
- здійснюють операції з готівкою.
Для встановлення ліміту юридичній особі необхідно:
Таблиця 3
№ з/п
Юридичні особи
Дії
1.
Новоствореним підприємствам при відкритті поточного рахунка (під час укладення договору на розрахунково-касове обслуговування)
Подати до банку заявку-розрахунок у двох примірниках у момент відкриття рахунка
2.
Діючим підприємствам, які мають поточні рахунки в різних банках
До 1 березня подати заявку-розрахунок в один з банків, в якому відкриті його поточні рахунки, а в інші банки - копії заявки-розрахунку
3.
Діючим селянським (фермерським) господарствам
Самостійно визначити розмір готівки, який постійно є в їх касах, і повідомляти про нього до 1 березня щороку в обслуговуючий банк. Порядок і терміни здачі готівки в каси банків для цих господарств встановлюються в загальному порядку (див. нижче таблицю 4)
Банки на підставі заявки-розрахунку, виходячи з необхідності в прискоренні обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження в каси банків, можуть встановлювати юридичним особам такі терміни й порядок здачі готівкової виручки:
Таблиця 4
№ з/п
Для підприємств
Термін і порядок здачі готівки в касу банку
Ліміт каси підприємств
Додатково
1.
Розміщених у населених пунктах, де є установи банків, і готівкова виручка здається в установи банків (а в разі відсутності установ банків - у підприємства зв’язку)
Щодня в день надходження виручки в їх каси
У розмірах, необхідних для забезпечення їх роботи вранці наступного дня
Якщо підприємства працюють у вихідні й святкові дні і не мають можливості через відсутність відповідної домовленості з установою банку на інкасацію або здачу виручки у вечірню касу банку, то виручка повинна здаватися підприємствами в касу банку протягом операційного часу наступного після вихідних і святкових днів робочого дня для банку і підприємства
2.
Які внаслідок специфіки діяльності або режиму роботи, а також через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію виручки у вечірню касу банку не можуть щодня здавати готівкову виручку
Наступного робочого дня
У межах середньоденної готівкової виручки
3.
Розміщені в населених пунктах, де немає установ банку або підприємств поштового зв’язку
Не рідше одного разу на п’ять робочих днів
У розмірах, що залежать від встановлених термінів здачі виручки і її суми
4.
Яким встановлюються ліміти каси згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів)
Див. п. 1; п. 2; п. 3 табл. 4
У межах середньоденної видачі (витрат) готівки
У разі неподачі підприємством (крім новостворених) до 1 березня заявки-розрахунку банк встановлює йому ліміт каси в розмірі 17,00 грн.
Олег ЗГУРСЬКИЙ, головний фахівець редакції "Дебету-Кредиту"
Прибутковий касовий ордер
Прибутковим касовим ордером (далі - ПКО) оформляється надходження готівкових грошових коштів безпосередньо в касу підприємства.
ПКО і квитанції до них заповнюються працівниками бухгалтерії чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів або іншими способами, що забезпечують збереження цих записів протягом встановленого для них терміну зберігання.
Таблиця 5
Заповнення прибуткового касового ордера
№ з/п
Реквізит
Що вказується
ПКО
1.
Назва підприємства
Найменування підприємства (повна назва підприємства або скорочена, якщо це передбачено статутом підприємства), в касу якого оприбутковуються готівкові грошові кошти
2.
Ідентифікаційний код підприємства
Ідентифікаційний код підприємства, присвоєний йому під час реєстрації в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України
3.
Номер документа
Порядковий номер, що відповідає номеру, під яким він зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
4.
Серія ПКО
Не заповнюється
5.
Дата складання
Дата його складання. Дата, проставлена в ПКО, повинна відповідати даті, під якою цей ордер зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів
6.
Кореспондуючий рахунок
Вказується кредит рахунка, що кореспондується з дебетом рахунка 30 "Каса"
7.
Код аналітичного обліку і код цільового призначення
Заповнюються у разі якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі і відповідних надходжень у касу. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк
8.
Сума
Вказується сума цифрами, яка оприбутковується в касу
9.
Прийнято від
Вказується прізвище, ім’я, по батькові особи, яка вносить грошові кошти в касу підприємства
10.
Основа
Вказується підстава для внесення готівкових грошових коштів в касу підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про повернення грошових коштів, авансовий звіт, наряд-замовлення тощо
11.
Сума
Вказується сума, яка оприбутковується, літерами, з великої букви
12.
Додаток
Вказуються документи, пов’язані із здійсненням операції з внесення готівки в касу, додані до ПКО. Такими документами можуть бути: договір, наказ, наряд-замовлення тощо. Тут же можуть бути вказані дані документа, що засвідчує особу, яка вносить гроші в касу
13.
Підписи головного бухгалте-ра та касира
Підпис головного бухгалтера й касира. Під. час відсутності на роботі головного бухгалтера підписувати ПКО мають право працівники підприємства, яким керівник або власник під- приємства надав право підпису касових документів. Якщо відсутній касир - ПКО підписує особа, яка виконує його обов’язки
Квитанція до ПКО
14.
Назва підприємства
Див. відповідні рядки щодо заповнення ПКО
15.
Номер документа
- ’ ’ -
16.
Прийнято від
- ’ ’ -
17.
Підстава
- ’ ’ -
18.
Сума
- ’ ’ -
19.
Дата складання
- ’ ’ -
20.
Підписи головного бухгалте-ра та касира
- ’ ’ -
21.
Місце печатки
ПКО завіряється печаткою (штампом) касира або відміткою касового апарата. Печатка (штамп) касира або відмітка касового апарата ставляться так, щоб вони повністю або більша їх частина були на квитанції
Необхідно пам’ятати, що:
готівкові кошти можуть бути прийняті касиром за прибутковим касовим ордером тільки в день його оформлення;
якщо в день оформлення і надходження ПКО в касу підприємства особа, вказана в ПКО, яка повинна була внести гроші в касу, не внесла їх до кінця робочого дня, до закриття каси, то такий ПКО визнається недійсним і анулюється. Анулювання ПКО після закінчення робочого дня здійснює касир, який перекреслює його (як правило, навхрест або по діагоналі) і робить напис: "Анульований". Такий же запис робиться в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів у колонці "Примітка";
анульовані ПКО не знищуються, а передаються до бухгалтерії, де підшиваються в спеціальну папку анульованих документів і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року, в якому вони були виписані й анульовані.
Увага!
Особливості заповнення ПКО при надходженні інвалюти:
- у графі "Сума" вказується сума цифрами, виражена в інвалюті, а через дріб сума, виражена в нацвалюті за курсом НБУ на дату здійснення операції;
- сума літерами вказується в інвалюті, з вказівкою суми в нацвалюті і курсу НБУ на дату здійснення операції.
Видатковий касовий ордер
Видача готівки із застосуванням видаткового касового ордера (далі - ВКО)здійснюється в таких випадках:
Залежно від кількості осіб, яким видаються грошові кошти:
1) видача грошових коштів одній особі, яка:
а) є штатним працівником підприємства;
б) не є штатним працівником підприємства;
2) оформлення одного ВКО на загальну суму виданих грошових коштів кільком особам згідно з ПВ (платіжною відомістю) або РПВ (розрахунково-платіжною відомістю).
Залежно від виду операцій ВКО застосовується:
1) для внесення їх в касу банку і зарахування на поточний рахунок підприємства;
2) для виплати зарплати;
3) для оплати отриманої продукції (товарів, робіт, послуг) тощо.
Заповнення видаткового касового ордера і видача грошових коштів з каси
Спосіб заповнення ВКО багато в чому аналогічний способу заповнення ПКО (див. вище).
У ВКО повинні бути вказані обов’язкові реквізити:
Таблиця 6
Порядок заповнення реквізитів видаткового касового ордера
№ з/п
Реквізит ВКО
Що вказується
1.
Назва підприємства
Аналогічно р. 1 табл. 5
2.
Ідентифікаційний код підприємства
Аналогічно р. 2 табл. 5
3.
Номер документа
Аналогічно р. 3 табл. 5
4.
Дата складання
Аналогічно р. 5 табл. 5
5.
Кореспондуючий рахунок
Вказується дебет рахунка, що кореспондує з кредитом рахунка 30 "Каса"
6.
Код аналітичного обліку і код цільового призначення
Аналогічно р. 7 табл. 5
7.
Сума
Сума, належна до видачі, - цифрами
8.
Видати
Вказується одержувач грошових коштів. У разі видачі грошових коштів за довіреністю в тексті ВКО після прізвища, імені й по батькові одержувача грошових коштів (довірителя) бухгалтерією вказується прізвище, ім’я і по батькові довіреної особи, фактичного одержувача грошей. Якщо ВКО оформляється на загальну суму виданих з каси грошових коштів за ПВ або РПВ, то в цій графі вказується, що грошові кошти видавалися не одній особі (давальникам сировини, працівникам підприємства тощо)
9.
Підстава
Вказують підставу для видачі готівкових грошових коштів з каси підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про видачу зарплати, матдопомоги, премії, підзвітних сум тощо
10.
Сума
Вказується сума, яка видається, літерами і з великої букви
11.
Додатки
Аналогічно р. 12 табл. 5
12.
Підписи керівника і головного бухгалтера
Підписи керівника підприємства і головного бухгалтера. Під час відсутності на роботі керівника або головного бухгалтера ВКО мають право підписувати особи - працівники підприємства, яким керівником або власником підприємства надане право підпису касових документів. Якщо до ВКО додаються документи, які є підставою для видачі грошових коштів з каси і в них є дозвільний підпис керівника підприємства, то підпис на самому ВКО не обов’язковий
13.
Дані документа, що засвідчує особу одержувача
Вказується назва і номер, коли і ким виданий документ, що засвідчує особу одержувача. Цей рядок можна й не заповнювати у разі якщо готівкові грошові кошти отримує штатний працівник підприємства
14.
Підпис особи - одержувача грошових коштів
Одержувач повинен власноруч вказати в ВКО отриману суму (гривень - літерами, копійок - цифрами), дату отримання цієї суми й розписатися в отриманні грошових коштів. Заповнення цієї графи касиром або бухгалтером забороняється
15.
Дата
Одержувач вказує дату отримання грошових коштів
16.
Підпис касира
Касир ставить свій підпис про виконання операції
Видаткові документи відразу ж після видачі грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються відбитком штампа "Оплачено" або аналогічним написом з вказанням дати (число, місяць, рік).
Необхідно пам’ятати, що:
передача ВКО проводиться безпосередньо з бухгалтерії в касу;
видача ВКО на руки особам, які отримують гроші, забороняється;
видача грошей за ВКО може проводитися тільки в день їх складання і тільки особі, вказаній в ордері, за винятком видачі грошових коштів з каси за довіреністю і оформлення ВКО за виданими грошовими коштами згідно з ПВ (РПВ).
Увага!
Особливості заповнення ВКО при видачі інвалюти:
- в графі "Сума" вказується сума цифрами, виражена в інвалюті, а через дріб - сума, виражена в нацвалюті за курсом НБУ на дату здійснення операції;
- сума літерами вказується в інвалюті, з вказівкою суми в нацвалюті і курсу НБУ на дату здійснення операції.
Платіжні і розрахунково-платіжні відомості
Позитивні сторони використання платіжної і розрахунково-платіжної відомостей (далі - ПВ і РПВ):
можливість видачі готівкових грошових коштів кільком одержувачам за одним документом;
виплата грошових коштів за ПВ і РПВ може здійснюватися протягом кількох днів.
РПВ і ПВ відрізняються тим, що ПВ використовується тільки як платіжний документ, а розрахунок виплат виконується за якимсь іншим документом, тоді як РПВ поєднує платіжний і розрахунковий документ.
!
Негативні сторони використання ПВ і РПВ:
- не зберігається конфіденційність про суму належних одержувачу виплат.
Усі вищеперелічені реквізити ПВ і РПВ повинні бути обов’язково заповнені. Якщо ж відповідні дані відсутні, то в цих графах треба проставляти прочерки.
Таблиця 7
Порядок заповнення реквізитів платіжної і розрахунково-платіжної відомостей
№ з/п
Реквізит
Що вказується в ПВ
Що вказується в РПВ
Перший етап - оформлення і реєстрація відомості в бухгалтерії підприємства
ПВ і РПВ складаються працівниками бухгалтерії. Після їх оформлення вони передаються в касу для здійснення відповідних виплат
1.
Назва підприємства
Аналогічно р. 1 табл. 5
2.
Кореспондуючий рахунок, коди аналітичного обліку і цільового призначення
Аналогічно р. 7 табл. 5
3.
Ідентифікаційний код підприємства
Немає графи
Аналогічно р. 2 табл. 5
4.
Категорія персоналу
Немає графи
Заповнюється відповідно до встановленого порядку поділу персоналу за категоріями
5.
Професія і посада одержувача готівкових грошових коштів
Немає графи
Вказується професія одержувача або посада, яку він займає на підприємстві (наприклад, професія - бухгалтер, посада - головний бухгалтер)
6.
Структурний підрозділ, працівникам якого здійснюються виплати
Заповнюється у разі якщо на підприємстві передбачено здійснення виплат готівкових грошових коштів працівникам підприємства з каси окремо за кожним структурним підрозділом з оформленням на них окремих відомостей. У разі якщо на підприємстві не передбачено здійснення виплат працівникам з каси готівковими грошовими коштами окремо за кожним структурним підрозділом, у цій графі ставиться прочерк
7.
Дата і місце складання відомості
Цей реквізит не передбачений формою відомості, але щоб вона відповідала пункту 2.4 Положення №88, на ній обов’язково повинні бути дата і місце складання документа
8.
Номер відомості
Аналогічно р. 5 табл. 5
9.
Період, за який проводиться виплата готівкових грошових коштів
Вказується період, за який проводиться виплата грошових коштів
10.
Порядковий і табельний номери одержувача грошових коштів
Вказуються порядковий номер одержувача і його табельний номер. Табельні номери проставляються при оформленні відомості лише в тому випадку, якщо виплати здійснюються штатним працівникам підприємства. В іншому разі в цій графі повинен стояти прочерк
11.
Прізвище, ім’я, по батькові
Рекомендуємо вказувати повністю прізвище, ім’я і по батькові одержувача готівкових грошових коштів. Вказувати у відомості ініціали одержувача не заборонено, але небажано, оскільки на одному підприємстві можуть пра-цювати однофамільці або родичі
12.
Сума, належна видачі з каси згідно з платіжною відомістю, одержувачам грошових коштів
У цій графі ПВ треба проставити цифрами суму, яка повинна бути виплачена з каси
Немає графи
13.
Кількість відпрацьованих одержувачем днів або годин
Немає графи
Вказується загальна кількість відпрацьованих одержувачем днів або годин протягом місяця, за який здійснюється розрахунок оплати праці
14.
Всі нарахування за видами оплат
Немає графи
Вказується сума всіх нарахувань на зарплату працівника, а також вказуються окремо всі нарахування, здійснені одержувачу грошових коштів
15.
Всі утримання з нарахованої оплати
Немає графи
Вказується сума всіх утримань (загальна сума і окремо), зроблених із зарплати працівника, а також сума виданої з каси заробітної плати за першу половину місяця (аванс)
16.
Заборгованість одержувача готівкових грошових коштів
Немає графи
Вказується заборгованість одержувача готівко- вих грошових коштів перед підприємством
Сума заробітної плати, належна до отримання
Немає графи
Вказується сума, яка повинна бути виплачена одержувачу грошових коштів
17.
Підписи відповідальних осіб
У ПВ і РПВ обов’язково повинні стояти підписи осіб, відповідальних за оформлення документа
18.
Дозвільний підпис керівника і головного бухгалтера підприємства
Перед початком видачі грошових коштів на титульній сторінці ПВ і РПВ ставиться дозвільний підпис керівника і головного бухгалтера підприємства про видачу грошей з вказанням суми літерами і термінів видачі гро- шових коштів
Другий етап - видача касиром або видавачем готівкових грошових коштів за відомістю
Касир при отриманні ПВ або РПВ перевіряє правильність її оформлення. Якщо є порушення, ПВ і РПВ повертаються назад у бухгалтерію. У разі правильного оформлення всіх реквізитів касир може розпочати видачу готівкових грошових коштів з каси одержувачам згідно з відомістю
19.
Підпис одержувача грошових коштів про отримання грошей
У цій графі ПВ і РПВ кожен одержувач навпроти суми готівкових грошових коштів, передбаченої до виплати, навпроти свого прізвища ставить підпис про отримання грошей з каси підприємства
20.
Примітки
У цій графі ПВ і РПВ вказуються документи, пов’язані із здійсненням виплат з каси. У графі "Примітки" вказуються також дані документа, що за- свідчує особу одержувача. У разі якщо готівкові грошові кошти видавалися за довіреністю, в цій графі ставиться відмітка "Довіреність"
Третій етап - дооформлення відомості касиром і повернення її в бухгалтерію
Після закінчення встановлених термінів видачі готівкових грошових коштів, вказаних в ПВ і РПВ, касир зобов’язаний дооформити відомість. Далі розглянемо реквізити ПВ і РПВ, які заповнюються або дооформлюються касиром
21.
Підпис одержувача грошових коштів про отримані гроші
У ПВ і РПВ навпроти прізвища працівника, якому не здійснена виплата з каси, касир зобов’язаний поставити відбиток штампа "Депоновано" або зробити такий запис від руки
22.
Суми, які були виплачені і депоновані згідно з відомістю
Касир літерами і цифрами вказує фактичні суми виплачених і депонованих готівкових грошових коштів з каси підприємства
Немає графи
Після того, як всі реквізити заповнені, касир повинен засвідчити своїм підписом суми, видані згідно з платіжною відомістю, і суми, що підлягають депонуванню
Четвертий етап - складання реєстру депонованих сум
У реєстрі касир вказує дату і номер ПВ або РПВ, прізвища працівників підприємства, які не отримали грошові кошти, і суми, що підлягають депонуванню. В кінці реєстру касир виводить загальну суму депонованих готівкових грошових коштів, яка повинна відповідати сумі, вказаній на ПВ або РПВ
П’ятий етап - остаточне врегулювання виплат за відомістю
Після того як ПВ або РПВ повністю оформлені касиром, він повідомляє в бухгалтерію про суми виплачених і депонованих грошових коштів для оформлення працівником ВКО, який передається в касу. При отриманні касиром ВКО він повинен записати в касову книгу фактично виплачену суму готівкових грошових коштів згідно з переданим з бухгалтерії в касу ВКО. При цьому на ПВ або РПВ ставиться відбиток штампа або робиться аналогічний напис, де повинні бути вказані номер цього ВКО й дата його виписування. На- прикінці робочого дня касир здає звіт з усіма ПКО і ВКО, а також з ПВ або РПВ разом з реєстром депонованих сум. Працівник бух- галтерії всі здані документи перераховує, після чого на звіті касира ставить підпис про їх прийняття
Касова книга
Усі касові операції, які здійснюються на підприємстві і оформляються прибутковими касовими ордерами або видатковими касовими документами, повинні відображатися в касовій книзі. На підприємстві на кожну валюту, яка є в касі, оформляється одна касова книга.
Застосування і оформлення касової книги
Касова книга - це зброшуровані касові аркуші, що складаються з відривної і невідривної частини. Невідривні частини касового аркуша залишаються в касовій книзі, а відривні є звітом касира.
Під час оформлення касової книги в ній обов’язково повинні бути вказані назва підприємства й ідентифікаційний код (ці реквізити аналогічні реквізитам, що заповнюються в ПВ, РПВ).
Якщо підприємство має штамп з вказанням найменування підприємства і його ідентифікаційного коду, то замість запису літерами вказаних реквізитів у цих рядках може стояти відбиток такого штампа.
Аркуші касової книги нумеруються (відривні і невідривні частини касової книги при цьому нумеруються однаковими номерами), касова книга прошнуровується й опечатується.
Після того як аркуші касової книги пронумеровані, книга прошнурована, кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства і печаткою підприємства.
Опечатувати касову книгу можна двома способами.
Таблиця 8
Два способи опечатування касової книги
№ з/п
Способи опечатування
Мастичною печаткою
Сургучною печаткою
1.
Наклеїти папір розміром, як правило, 5 х 5 см на вузлик ниток, якими прошнурована касова книга, наклавши вузлик і аркуш паперу, що наклеюється, на обкладинку касової книги
2.
Поставити відбиток мастичної печатки підприємства на приклеєний аркуш паперу
Залити край паперу розплавленим сургучем і поставити на нього відбиток печатки підприємства
3.
Нанести ще один шар клею на папір з відбитком печатки, яким був приклеєний вузлик ниток
Заповнення касової книги
Перед початком роботи касир зобов’язаний записати на першому незаповненому аркуші касової книги дату поточного дня, протягом якого будуть здійснюватися касові операції.
Касир заповнює всі необхідні реквізити: залишок на початок першого дня (періоду), залишок на кінець останнього дня (періоду) і т. д., також вказує дані з первинних касових документів.
Під час отримання або видачі касиром готівкових грошових коштів за прибутковими або витратними касовими ордерами він переносить дані їх реквізитів в касову книгу.
Деякі особливості заповнення касової книги:
сума наявних грошових коштів у касі підприємства на початок робочого дня повинна дорівнювати сумі наявних грошових коштів на кінець попереднього робочого дня;
заповнюючи рядок касової книги "Перенесення" необхідно пам’ятати, що в цьому рядку відображається інформація тільки про обіг касових сум на цьому боці сторінки касової книги. При розрахунку обороту не враховуються дані рядка "Залишок на початок дня";
при заповненні касової книги в рядку аркуша "В тому числі на оплату праці" вказується сума, яка є в касі і призначена на оплату праці;
у разі якщо касиром були зроблені виправлення в касовій книзі, кожне з таких виправлень повинне бути завірене підписами касира і головного бухгалтера підприємства або іншої уповноваженої особи.
Наприкінці робочого дня касир зобов’язаний дооформити касову книгу за поточний день, при цьому необхідно пам’ятати, що в усіх незаповнених рядках повинні стояти прочерки.
По закінченні робочого дня касир повинен передати в бухгалтерію відривну частину аркуша або кілька відривних частин аркушів касової книги разом з ПКО і витратними касовими документами, за якими оприбутковувалися і видавалися готівкові грошові кошти з каси за робочий день. Для підтвердження прийняття звіту касира і доданих до звіту документів бухгалтер повинен перевірити кількість документів, що здаються, з вказаними в касовому звіті і щойно потім поставити свій підпис про прийняття на невідривній і відривній частинах аркуша касової книги, після чого повернути касиру касову книгу.
Увага!
Особливості заповнення касової книги в інвалюті:
- на касовій книзі необхідно вказувати назву валюти і її код;
- суми, вказані в касовій книзі, повинні відображатися як в інвалюті, так і в нацвалюті;
- суму залишку інвалюти на початок дня необхідно кожного разу при заповненні нового аркуша коригувати на суму курсової різниці;
- дані за курсовою різницею рекомендуємо враховувати тільки при підрахунку графи "Залишок на кінець дня", щоб дані протягом дня не спотворювалися.
Реєстратори розрахункових операцій
До реєстраторів розрахункових операцій належать: електронний контрольно-касовий апарат, електронний контрольно-касовий реєстратор, комп’ютерно-касова система, електронний таксометр, автомат з продажу товарів (послуг) тощо (далі - РРО).
Купівля РРО
Під час купівлі РРО майбутньому його власнику необхідно перевірити, щоб РРО:
1) відповідав моделі, модифікації, класифікаційній групі, вказаній у Державному реєстрі електронних контрольно-касових апаратів і комп’ютерних систем (далі - реєстр);
2) постачався генеральним постачальником, вказаним у реєстрі;
3) був випущений вказаним виробником з вказаної країни;
4) відповідав сфері застосування, вказаній у реєстрі.
Реєстрація РРО
Реєстрація РРО здійснюється в органі Державної податкової служби (далі - ДПС):
- за місцезнаходженням (місцепроживанням) суб’єкта підприємницької діяльності;
- за місцем податкового обліку - якщо юрособа або фізособа обслуговується в інспекції по роботі з великими платниками податків;
- за місцем використання, крім РРО, що застосовуються на об’єктах виїзної торгівлі (надання послуг), і резервних РРО - у разі використання РРО на території іншої адміністративно-територіальної одиниці.
!
Реєстрація і взяття на облік РРО здійснюються безплатно. Реєстрація здійснюється не більш ніж за два робочі дні з моменту подачі всіх документів, а взяття на облік - у день подачі документів.
Щоб зареєструвати РРО, юрособа або фізособа повинна подати до податкових органів:
письмову заяву довільної форми, в якій повинні бути вказані сфера застосування і реквізити РРО;
копію свідоцтва про державну реєстрацію юрособи або фізособи;
документи, які підтверджують факт купівлі або безоплатного отримання РРО у власність, інші документи, які підтверджують право власності або користування РРО;
дозвіл місцевого органу виконавчої влади на розміщення господарської одиниці;
для юросіб і фізосіб, які надають послуги з перевезення пасажирів і багажу - ліцензію на право здійснення вказаного виду діяльності;
у разі реєстрації РРО, раніше вже зареєстрованого іншою юрособою або фізособою, - довідку про скасування реєстрації.
Опломбування і розпломбування РРО
Опломбування РРО здійснюється центром сервісного обслуговування перед реєстрацією РРО, після ремонту технічного обслуговування РРО або за рішенням органу ДПС.
Опломбування корпусу РРО здійснюється шляхом встановлення двох засобів контролю в місцях стику корпусу РРО з верхньою кришкою на її передній і задній стороні.
Розпломбування РРО з вилученням довідки про опломбування здійснюється:
- центром сервісного обслуговування - при необхідності доступу до внутрішніх вузлів РРО для проведення його ремонту або для проведення перевірки його конструкції і програмного забезпечення на відповідність модифікації, включеної в Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій, який проводиться за рішенням органу ДПС;
- представником органу ДПС - для проведення перевірки програмного забезпечення РРО на відповідність модифікації, включеної в Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій, і при скасуванні реєстрації РРО.
!
Довідка про опломбування РРО (остання дійсна довідка) або її копія повинна зберігатися на місці проведення розрахунків з використанням РРО, вказаного в довідці.
Оформлення розрахункових документів при використанні РРО
Документом, що підтверджує купівлю-продаж або повернення товару з використанням РРО, є фіскальний чек:
- фіскальний касовий чек на товари (послуги);
- фіскальний касовий чек видачі грошових коштів.
Таблиця 9
Дані, які вказуються в чеках (вказується "+")
№ з/п
Обов’язкові реквізити
Фіскальний касовий чек на товари (послуги)
Фіскальний касовий чек видачі грошових коштів
1.
Назва господарської одиниці
+
+
2.
Адреса господарської одиниці
+
+
3.
Індивідуальний податковий номер платника ПДВ
+
+
4.
Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або ідентифікаційний номер за ДРФО
+
+
5.
Кількість товару (послуги)
+
Немає такого реквізиту
6.
Вартість одиниці вимірювання
+
Немає такого реквізиту
7.
Найменування товару (послуги)
+
Немає такого реквізиту
8.
Вартість
+
Немає такого реквізиту
9.
Буквене позначення ставки ПДВ
+
+
10.
Форма оплати
+
+
11.
Сума коштів
+
+
12.
Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком
+
Немає такого реквізиту
13.
Буквене позначення ставки ПДВ
+
+
14.
Ставка ПДВ у відсотках
+
+
15.
Сума ПДВ
+
+
16.
Номер чека
+
+
17.
Поточна дата
+
+
18.
Час проведення розрахунку
+
+
19.
Фіскальний номер РРО
+
+
20.
ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК
+
Немає такого реквізиту
21.
Кількість операцій виплати
Немає такого реквізиту
+
22.
Сума за однією операцією виплати
Немає такого реквізиту
+
23.
Назва операції
Немає такого реквізиту
+
24.
Загальна сума виданих коштів за чеком
Немає такого реквізиту
+
25.
ВИДАТКОВИЙ ЧЕК
Немає такого реквізиту
+
Розрахункова книга (РК) і книга обліку розрахункових операцій (книга ОРО)
Призначення і застосування РК і книги ОРО
Призначення РК - реєстрація:
- готівкових розрахунків за продані товари (надані послуги);
- повернення готівкових грошових коштів покупцю у разі повернення товару, рекомпенсації послуги;
- прийняття цінностей під заставу тощо.
Застосовується у разі якщо підприємству (підприємцю) дозволено проводити розрахунки без РРО.
Призначення книги ОРО - узагальнення даних про готівкові операції у випадках, якщо РРО або РК використовуються окремо або спільно.
Застосовується у разі якщо підприємство використовує РРО або РК.
Порядок реєстрації книг ОРО на РРО
Реєстрація книг обліку розрахункових операцій (далі - книг ОРО) здійснюється в органі державної податкової служби на кожний РРО:
- за місцезнаходженням СПД (місцепроживанням - якщо це фізособа);
- за місцем податкового обліку - якщо СПД обслуговується в інспекції по роботі з платниками;
- за місцем здійснення підприємницької діяльності, у разі використання книги ОРО на території іншої адміністративно-територіальної одиниці.
Перед реєстрацією книги ОРО СПД повинен забезпечити:
прошнуровування книги ОРО;
послідовне нумерування її сторінок;
встановлення на неї засобу контролю;
здійснення на титульній сторінці книги записів, що містять дані про СПД, кількість сторінок, номер встановленого засобу контролю, дані про РРО.
Реєстрація першої книги ОРО на РРО здійснюється на підставі письмової заяви СПД довільної форми під час видання їм реєстраційного посвідчення на РРО.
Реєстрація другої і наступних книг ОРО на РРО здійснюється на підставі подання СПД письмової заяви довільної форми і довідки про реєстрацію першої книги ОРО.
Увага!
Реєстрація і взяття на облік здійснюються безплатно, реєстрація повинна бути здійснена не пізніше двох робочих днів з моменту подання книги ОРО, а взяття на облік - в день подання СПД необхідних документів. Порядок реєстрації книг ОРО на СПД відрізняється від попереднього лише тим, що в книгу ОРО не вносяться дані про РРО.
Порядок реєстрації РК
Реєстрація розрахункових книжок (далі - РК) здійснюється безплатно в органі ДПС, де СПД зареєстрував відповідну книгу ОРО, не пізніше двох робочих днів з моменту подання ним необхідних документів.
РК може використовуватися як з книгою ОРО, зареєстрованою на РРО, так і з книгою ОРО, зареєстрованою на СПД. При цьому порядок її реєстрації однаковий в обох випадках.
До реєстрації приймаються зброшуровані РК. РК повинна бути скріплена виготовлювачем з використанням машинного способу, що унеможливлює вилучення корінців розрахункових квитанцій без порушення засобів скріплення.
Перед реєстрацією розрахункової книжки СПД повинен забезпечити:
- заповнення на реєстраційній сторінці РК рядків, що містять назву, ідентифікаційний код СПД за ЄДРПОУ;
- заповнення у всіх розрахункових квитанціях реквізитів "Назва СПД", "Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (номер за ДРФО)" ("Податковий номер платника ПДВ").
Перед реєстрацією РК, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, СПД повинен:
- перевірити, чи немає в розрахунковій книжці квитанцій з номерами, що повторюються;
- забезпечити відповідне заповнення реєстраційної сторінки на останньому аркуші разом з квитанціями;
- забезпечити заповнення у всіх спрощених розрахункових квитанціях реквізиту "Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (номер за ДРФО)";
- забезпечити встановлення на засобі скріплення розрахункової книжки паперової пломби (наклеїти її з вказанням на ній загальної кількості квитанцій) так, щоб унеможливити порушення засобу скріплення без порушення цієї пломби.
Реєстрація РК здійснюється на підставі надання СПД письмової заяви довільної форми і довідки про реєстрацію книги ОРО.
Звітність за РРО
При використанні РРО до документів звітності належать Z-звіт, X-звіт, Періодичний звіт та Звіт про використання реєстраторів розрахункових операцій (розрахункових книжок). Розглянемо порядок заповнення цих документів.
Z-звіт, X-звіт, Періодичний звіт - ці форми звітності роздруковуються самим РРО.
Порядком надання звітності передбачено дві звітні форми:
- Звіт про використання реєстраторів розрахункових операцій (розрахункових книжок) (далі - Звіт). Призначений для відображення даних за грошовими оборотами окремо за кожним РРО, який є в СПД, а також загальної суми обороту за всіма реєстраторами. Складається раз на місяць і подається до податкової інспекції за місцем реєстрації СПД;
- Довідка про використані розрахункові книжки (далі - Довідка). Призначена для відображення даних за грошовими оборотами окремо за всіма РК. Складається раз на місяць і подається до податкової інспекції за місцем реєстрації СПД.
Склад звітності СПД залежить від того, як здійснює розрахунки СПД:
- якщо СПД здійснює розрахунки тільки через РРО (і протягом звітного періоду РРО не виходив з ладу, не вимикалася електроенергія), то до складу звітності СПД входить тільки Звіт;
- якщо протягом звітного періоду в СПД, що здійснює розрахунки через РРО, РРО виходив з ладу або вимикалася електроенергія, і при цьому під час розрахунків він використовував РК, то до складу його звітності входять і Звіт, і Довідка;
- якщо СПД здійснює розрахунки тільки з допомогою РК, то до складу його звітності входять і Звіт, і Довідка;
- якщо СПД здійснює розрахунки як через РРО, так і з допомогою РК, то до складу його звітності входять і Звіт, і Довідка.
!
При поданні Звіту за останній місяць календарного року разом з ним подаються періодичні звіти, роздруковані на кожному РРО. Періодичні звіти складаються наприкінці дня 31 грудня за цілий рік.
Надруковані на РРО періодичні звіти повинні подаватися стосовно тих РРО, які використовувалися у відповідному періоді, і стосовно тих, у технічних характеристиках яких передбачено друкування періодичних звітів з нульовими сумами за період, коли РРО не використовувався. Можна також подавати періодичні звіти разом зі Звітом за перший місяць поточного календарного року
Облік іноземної валюти в касі підприємства Бухгалтерський облік У попередніх уроках "Каса і касові операції" "Школи бухгалтера" ми розглянули відображення у бухгалтерському і податковому обліку, а також у первинних документах і облікових регістрах касових операцій у національній валюті. Сьогодні розглянемо касові опер...
