Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Отличительной особенностью инвентаризации расчетов с разными дебиторами и кредиторами является то, что фактической, выявленной в процессе инвентаризации, суммой задолженности считается та, которая сверена (согласована) обеими сторонами, участниками расчетов (и де битором, и кредитором). Такая сверка, в соответствии с п. 11.11 «Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов» утвержденной приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69 (далее — Инструкция № 69), осуществляется следующим образом:
а) всем дебиторам предприятия-кредиторы должны передать выписки об их задолженности, которые предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности. Предприятия-дебиторы обязаны на протяжении десяти дней со дня получения выписок подтвердить задолженность или заявить свои возражения;
б) на суммы задолженности поставщиков по неотфактурированным поставкам после их проверки бухгалтерия должна потребовать от поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики обязаны подать покупателям такие документы или сообщить причины их непредставления или об отсутствии такой задолженности.
Инвентаризация, в том числе и расчетов, осуществляется на определенную дату. До наступления даты инвентаризации предприятие, инвентаризирующее свои расчеты, не может отправить всем своим дебиторам выписки об их задолженности, поскольку просто не имеет данных, которые в них должны указываться. Например, если инвентаризацию расчетов необходимо осуществить по состоянию на первое октября, то до наступления первого октября отправить предприятиям-дебиторам1 выписки об их задолженности не получится.
Мало вероятно, особенно по крупным предприятиям, осуществляющим расчеты с десятками предприятий, что получить такие данные и отправить выписки удастся и второго октября. Процесс определения задолженности по всем предприятиям, с которыми осуществляются расчеты, требует определенного времени. Как правило, на это необходимо пять-семь рабочих дней2. Прибавьте к этим дням несколько дней на рассылку и доставку почтой выписок на адрес дебиторов, на сверку дебитором данных, указанных в выписке с данными его учета (официально ему на это дается десять дней3 с дня получения выписок) и на доставку почтой сверенных данных в обратном направлении. Нередко инвентаризация расчетов завершается через месяц после начала инвентаризации.
Длительный срок осуществления инвентаризации расчетов — это не самая большая проблема. Самой большой проблемой инвентаризации расчетов является получение от предприятий-дебиторов ответов на все отправленные им письма с вложенной выпиской о состоянии задолженности, с подтверждением или неподтверждением данных, указанных в выписке. Причины могут быть разными, но обязательно найдется хоть одно предприятие-дебитор, которое не отвечает на отправленное ему письмо. Особенно часто это случается с теми предприятиями-дебиторами, задолженность которых образовалась давно4.
1 Под предприятиями-дебиторами здесь и далее подразумеваются все юридические и физические лица, субъекты предпринимательской деятельности (далее — СПД), имеющие перед предприятием, осуществляющим инвентаризацию расчетов, дебиторскую задолженность.
2 Больше всего времени тратится на сбор первичной документации и составление материальных и товарных отчетов, в том числе по складам.
3 По всей вероятности, речь идет о календарных днях.
4 Как правило, такая задолженность является «просроченной», то есть не погашенной в установленный договором срок.
Следующая проблема связана с урегулированием несоответствия данных по задолженности у предприятия-дебитора и предприятия-кредитора, осуществляющего инвентаризацию расчетов. Для нахождения причины возникшего несоответствия иногда необходимо осуществлять сверку по всем операциям с данным предприятием-дебитором за несколько лет. Если таких операций тысячи и предприятие-дебитор расположено в другом городе или стране, то на такую сверку может уйти не один месяц. В таком случае достичь целей, которые ставятся перед инвентаризацией, практически невозможно. Наверное, по этой причине в Инструкции № 69, несмотря на строгое требование относительно данных по расчетам с дебиторами и кредиторами, после окончания инвентаризации:
… на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, другими дебиторами и кредиторами должны оставаться исключительно согласованные суммы.
Тут же делается оговорка:
В отдельных случаях, когда до конца отчетного периода расхождения не устранены или остались не выясненными, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах, следующих из записей в бухгалтерском учете и признаваемых ею правильными.
Однако это касается не всех дебиторов и кредиторов:
… суммы по расчетам с учреждениями банков, финансовыми и налоговыми органами должны быть согласованы ими. Оставить в учете неурегулированные суммы по этим расчетам нельзя.
Почему для указанных в последней цитате учреждений сделано исключение, наверное, пояснять нет необходимости.
Следующая проблема не столь серьезная, но тем не менее, не доставляет «радость» бухгалтерам. Это отсутствие типовой формы выписки о состоянии задолженности предприятия-дебитора. Но, прежде чем у бухгалтера возникает вопрос о форме выписки, у него возникает вопрос относительно перечня предприятий-дебиторов, которым необходимо отправить такую выписку. Дело в том, что не все предприятия, имеющие дебиторскую задолженность, являются «чистыми» дебиторами.
Некоторые из них могут иметь наряду с дебиторской еще и кредиторскую задолженность. Например, дебиторскую — как предприятие-покупатель, а кредиторскую — как предприятие-поставщик. Причем, кредиторская задолженность может превышать дебиторскую. Возникает вопрос, является ли такое предприятие дебитором и необходимо ли ему отправлять выписку. Поскольку инвентаризация расчетов призвана, в частности, сверить все данные о дебиторской задолженности, то, по мнению автора, независимо от того, какой общий итог задолженности стороннего предприятия (дебетовый он или кредитовый) если данное предприятие имеет хотя бы одну копейку дебиторской задолженности, отраженной в балансе предприятия, осуществляющего инвентаризацию, то ведомость о состоянии расчетов с таким предприятием ему должна быть выслана.
При этом в ведомости должна быть указана не только дебиторская, но и имеющаяся кредиторская задолженность. Кроме этого, по мнению автора, в ведомости должна быть расшифровка дебиторской и кредиторской (при ее наличии) задолженности, если она образовалась по разным договорам, а также отдельной строкой задолженность, по которой истек срок исковой давности. Поскольку один раз увидеть лучше, чем сто раз услышать, ниже приведен авторский образец выписки, который вполне приемлем для сверки задолженности с предприятиями-дебиторами.
По итогам сверки данных с предприятиями-дебиторами и на основании данных бухучета о кредиторской задолженности предприятие должно составить акт инвентаризации. Родной, украинской типовой формы акта инвентаризации расчетов, к сожалению, нет, поэтому придется использовать старую форму № инв-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», утвержденную еще Постановлением Госкомитета СССР по статистике «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.1989 г. № 241 (далее — Постановление № 241)). В соответствии с Постановлением № 241:
Акт применяется для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, подписывается и передается в бухгалтерию.
По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № инв-17), которая является основанием для составления формы № инв-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.
Образец заполнения Акта формы № инв-17 приведен на следующей странице.
1 Оригинал данной формы или Постановления № 241 автору раздобыть не удалось, а в базе документов ИАЦ «Лига» в данной графе формы № инв-17 указано «задолженности, подтвержденные дебиторами». Это явная ошибка, поскольку в данной части формы осуществляется отражение проинвентаризированной кредиторской задолженности, следовательно, дебитором в данном случае является предприятие, осуществляющее инвентаризацию расчетов и оформление ее итогов данной формой. Аналогичная ошибка была допущена и в графе 5 данной таблицы формы № инв-17. Автором ошибка была исправлена.
Оформление учетных регистров по налоговым разницам Практика Продолжение. Начало см. в «ШБ» №№ 10, 11/2007 г. Ведомость 1-п аналитического учета доходов (счета 70, 71, 72, 73, 74 и 75). Сегодня мы заканчиваем рассмотрение порядка заполнения Ведомости 1-п. Так как нам необходимо подвести по ней итог, то в...
Не в отпуск — в командировку — на конференцию за границу № 22 (2.6.2008) :: Практика С годами популярность фирменных выездов за границу для проведения совещаний, семинаров, корпоративных мероприятий возрастает. Рассмотрим, каким образом оформить связь расходов на подобные мероприятия, обеспечив их «валовозатратность». Служебная...
Доставка товара покупателям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, приобретенный покупателем, может быть вывезен им самостоятельно или доставлен поставщиком. Доставка товара покупателю может осуществляться как собственным транспортом поставщика, так и при помощи сторонних транспортных организаций. При этом...
