Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Суть доверенности состоит в следующем. Предприятие-получатель поручает своему представителю получить товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ) у поставщика, и «доказывает» поставщику, что ценности у него получает именно его представитель, путем выдачи особого документа (доверенности), где вместе с перечислением получаемых ценностей и их количеством оговаривается, кому поручается получить от имени предприятия эти ценности: указывается Ф.И.О. представителя и его паспортные данные. Подпись представителя предприятия на доверенности заверяется подписями первых лиц предприятия и печатью. Предприятие-поставщик сверяет данные доверенности с данными паспорта получателя (или другого документа, подтверждающего его личность) и расходной накладной и выдает ТМЦ представителю предприятия-получателя под роспись в получении ТМЦ на экземпляре расходной накладной предприятия-поставщика. Такакя роспись должна быть идентична росписи получателя в доверенности.
«Инструкцию о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей», утвержденную приказом Министерства финансов от 16.05.96 г. № 99 (далее — Инструкция № 99), печатают на внутренней стороне обложки Журнала регистрации доверенностей по форме приложения № 2 к Инструкции № 99. Напомним, что содержит эта небольшая по объему, но довольно «строгая» по содержанию Инструкция № 99.
Вначале определимся, кто должен соблюдать требования данной инструкции. Инструкция № 99 касается всех субъектов предпринимательской деятельности - юридических лиц (включая и иностранные представительства, их отделения и филиалы) (далее — СПД), за исключением СПД - физических лиц (о них никакого упоминания в п. 1 Инструкции № 99 нет). Правда, уже в 2000 году
Министерство финансов в своем письме от 31.10.00 г. № 053-29151 разрешает поставщику не требовать доверенности только от частного предпринимателя лично при предъявлении им паспорта и Свидетельства о госрегистрации: данные которых (номер, орган и дата выдачи) указываются в документах, которыми предприятие оформляет отпуск ценностей (накладная-требование, товарно-транспортная накладная).
Если же ТМЦ получает наемное лицо частного предпринимателя, то в таком случае эти ТМЦ поставщик уже обязан выдавать доверенному лицу на основании предъявленной доверенности, которая оформляется в соответствии с Гражданским кодексом Украины с указанием в ней данных относительно Свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, или вышеприведенную доверенность с печатью предпринимателя - физического лица.
Что поставщик не имеет права отпускать покупателю без доверенности? Пункт 2 Инструкции № 99 приводит полный перечень всего того, что СПД не имеет права отпускать (в т.ч. и бесплатно) без доверенности, а именно:
Сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средст-ва и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги (в дальнейшем — ценности) отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.
По мнению Министерства финансов (письмо Министерства финансов от 09.12.2003 года № 31-04200-30-5/7021):
отпуск ценностей, в том числе на ответственное хранение, на комиссию, возвратной тары и техники по ремонту осуществляется по доверенности получателей,
а также по договорам о совместной деятельности, если получателем ценностей является предприятие (письмо Министерства финансов от 06.11.2000 г. № 053-4154).
Отпуск ценностей, в том числе бланков доверенностей, за наличный расчет не требует предоставления доверенности покупателем (письмо Министерства финансов от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518).
Теперь о самих доверенностях.
Бланки доверенностей (типовые формы № М-2 и № М-2б утверждены праказом Министерства статистики «Об утверждении типовой формы первичного учета М-2» от 21.06.96 г. № 192 и отличаются друг от друга только количеством граф перечня ценностей, необходимых к получению (в форме № М-2б их в два раза больше, чем в форме № М-2)) являются бланками строгой отчетности. А это значит, что предусмотрен целый ряд требований, необходимых для выполнения при их использовании предприятием (п. 3 Инструкции № 99) а именно:
учет их получения, хранения и использования как бланков строгой отчетности;
нумерация, прошнурование и скрепление печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия журнала регистрации доверенностей (приложение № 2);
выдача бланков и журналов лицу, на которое возложены обязанности по регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей, по расходной накладной;
контроль за своевременным предоставлением документов (актов, накладных, ордеров и т.п.), свидетельствующих об использовании доверенностей, или неиспользованных доверенностей;
списание использованных бланков доверенностей по акту.
Разберемся со всеми этими требованиями по порядку.
Предприятие учет бланков доверенностей ведет в соответствии с приказом Министерства статистики от 11.03.96 г. № 67 «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности», а именно оформляет поступление бланков доверенностей «Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности» по форме СЗ-1 на основании полученной от поставщика накладной также по форме СЗ-1. Материально-ответственному лицу (далее — Лицо), которое руководитель предприятия назначает своим приказом и на которое возлагается обязанность выписывать и регистрировать выданные, возвращенные и использованные доверенности (п. 5 Инструкции № 99), выдача бланков доверенностей (и обратное их от него поступление в места хранения) также оформляется накладной по форме № СЗ-1.
Лицо выписывает доверенность на работника с обязательным указанием в графе «Наименование ценностей» наименования и количества получаемых ТМЦ. Причем здесь важно указать только название ценности, которую необходимо получить. Так, если предприятие, например, получает по накладной муку первого сорта в количестве 200 кг, и второго сорта в количестве 150 кг, то в доверенности достаточно указать наименование ценности «мука», единицу измерения «кг» и указать прописью получаемое общее количество «триста пятьдесят». Незаполненные в доверенности строки прочеркиваются.
Запрещена выдача незаполненных или частично заполненных доверенностей, доверенностей, не имеющих образца подписи лица, на имя которого они выписаны (п. 7 Инструкции № 99). Министерство финансов уточняет (письмо Министерства финансов от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518):
Заполнение доверенности частично печатным способом (на принтере), частично шариковой ручкой (чернилами) или разными лицами, предоставление доверенности, имеющей исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность, свидетельствуют о несоблюдении указанной Инструкции.
Ответственность несет поставщик, отпустивший по неправильно заполненной доверенности ТМЦ (письмо Министерства финансов от 23.03.2006 года № 31-34020-20/23-2341/3692):
По мнению Министерства финансов Украины ответст-венность за отпуск материальных ценностей по доверенности, которая заполнена с нарушением Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украи-ны от 16 мая 1996 г. № 99, несет поставщик.
Срок действия доверенности не может превышать 10 дней. Доверенность на получение ценностей в порядке плановых платежей, или доставка которых осуществляется центрально-кольцевым методом, допускается выдавать на один календарный месяц (п. 8 Инструкции № 99)).
Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (их заместителями). В случае отсутствия должности главного бухгалтера (бухгалтера) руководитель предприятия или подписывает доверенность за бухгалтера сам (письмо Минфина от 26.09.06 г. № 31-34000-20-23/20039), или: должен определить лицо, которое уполномачивается подписывать доверенность на получение ценностей и вести регистрацию таких доверенностей. (письмо Минфина от 07.04.2006 г. № 31-34000-30-25/7186)
Регистрация выданных доверенностей ведется Лицом в «Журнале регистрации доверенностей» по форме № М-3 (далее — Журнал № М-3) приложения № 2 к Инструкции № 99, в который заносятся сведения о документах, на основании которых будут получены ТМЦ, данные об использовании (или неиспользовании) доверенностей.
Доверенность выдается работнику предприятия (единственное исключение, когда доверенность можно выдать неработнику, определяет п. 4 Инструкции № 99) под роспись с регистрацией в Журнале № М-3 (п. 6 Инструкции № 99). Перечень работников, которые могут получать ТМЦ, должен быть оговорен приказом по предприятию. Перед выдачей доверенности работника необходимо проинструктировать о порядке, сроке использования и отчетности об использовании доверенности или возврате неиспользованной (п. 6 Инструкции № 99). Отчитаться о полученной доверенности необходимо в течение следующего дня после получения по такой доверенности ТМЦ, причем независимо от того, получены ТМЦ полностью или частично (п. 10 Инструкции № 99). Неиспользованные доверенности возвращаются работником в эти же сроки. Работнику, не отчитавшемуся о полученной доверенности, новая доверенность не выдается (п. 11 Инструкции № 99).
Ежеквартально использованные и неиспользованные доверенности списываются с материально-ответственного лица специально созданной приказом по предприятию комиссией по «Акту списания доверенностей» по форме № М-2а приложения № 3 Инструкции № 99. Комиссия на основании данных Журнала № М-3 заносит в Акт № М-2а количество использованных доверенностей и неиспользованных или испорченных с обозначением серии и номера. Акт № М-2а подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем. Неиспользованные доверенности гасятся надписью «неиспользованная» и хранятся на предприятии в течение срока, установленного для хранения первичных документов (три года).
Физлицо - СПД и продажа недвижимости Практика В процессе своей хозяйственной деятельности физлицо - СПД, так же, как и СПД – юрлицо, использует не только непосредственно товары (работы, услуги), которые будут реализованы покупателям, но и основные средства, в частности, здания, строения,...
Не в отпуск — в командировку — на конференцию за границу № 22 (2.6.2008) :: Практика С годами популярность фирменных выездов за границу для проведения совещаний, семинаров, корпоративных мероприятий возрастает. Рассмотрим, каким образом оформить связь расходов на подобные мероприятия, обеспечив их «валовозатратность». Служебная...
Доставка товара покупателям № 22 (2.6.2008) :: Практика Товар, приобретенный покупателем, может быть вывезен им самостоятельно или доставлен поставщиком. Доставка товара покупателю может осуществляться как собственным транспортом поставщика, так и при помощи сторонних транспортных организаций. При этом...
