Школа бухгалтера № 23 (10.12.2007)
Практика

Учет доверенностей

Окончание. Начало см. в «ШБ» № 22/2007 г.

В прошлой публикации мы рассмотрели основные положения приобретения, выдачи и списания бланков доверенностей (см. «ШБ» № 22/2007 на стр. 10). Рассмотрим отражение данных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Бухгалтерский и налоговый учет бланков доверенностей

В соответствии с консультацией, данной в «Вестнике налоговой службы Украины», июнь 2004 г., № 22 (304), стр. 57 и «Инструкцией применения Плана счетов бухгалтерского учета, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций», утвержденной приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291, бланки доверенностей (бланки строгой отчетности) учитываются на счете 209 «Другие материалы». Их поступление отражается по цене, состоящей из затрат на изготовление (приобретение) и доставку, с одновременной записью на забалансовом счете 08 «Бланки строгой отчетности» по стоимости 1,50 грн за 1 бланк (п. 14 «Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей», утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99 (далее —

Инструкция № 99)). С тем, что доверенности по-прежнему учитываются на забалансовом счете 08 по цене 1,50 грн за шт. согласен и Минфин (письмо от 22.10.2007 г. № 31-34000-10-10/21625).

В аналитическом учете необходимо указать данные о местах хранения доверенностей, а также их серию, номера (с какого по какой), количество и стоимость одного бланка.

Передача бланков доверенностей материально-ответственному лицу и возврат их в места хранения оформляется «Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности» по форме СЗ-1, утвержденной приказом Минстата от 11.03.96 г. № 67 «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности», отражается в бух­учете оборотами по счету 209 и одновременно по счету 08.

Списание использованных или испорченных бланков доверенностей происходит, как правило, в конце каждого квартала на основании утвержденного руководителем «Акта списания довереннос­тей» по форме № М-2а приложения № 3 Инструкции № 99. Стоимость использованных бланков списывается со счета 209 в корреспонденции со счетами затрат, связанных с управлением производством, и одновременным списанием по счету 08 с указанием в аналитическом учете серии, номера и количества списанных бланков доверенностей.

В налоговом учете затраты на приобретение бланков доверенностей относятся на валовые расходы по пп. 5.2.1 Закона Украины от 28.12.94 г. № 334/94-ВР «О налогообложении прибыли предприятия» (далее — Закон № 334) как затраты, связанные с ведением хозяйственной деятельности. Учитываются ли бланки доверенностей в перерасчете по п. 5.9 Закона № 334? Так как учет бланков доверенностей ведется на материальном счете 209, то они являются запасами в понимании П(С)БУ 9 «Запасы» и должны пересчитываться по п. 5.9 Закона № 334.

ПРИмер 1

Работнику торгового предприятия для приобретения бланков доверенностей из кассы выданы денежные средства в размере 50,00 грн. Работник приобрел за наличный расчет бланки доверенностей в количестве двух блоков по 50 шт. в каждом по цене 25,00 грн за блок (в т.ч. НДС) и на следующий день отчитался о полученных суммах, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет. Отразим данные операции в налоговом и бухгалтерском учете.

Исправления в доверенности

Можно ли проводить исправления в доверенности? Если можно, то как? Инструкция № 99 запрещает только отпускать товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ) по доверенности (п. 12 «б» Инструкции № 99), имеющей исправление и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность.

То есть исправления в доверенности не исключаются. Тем более что нормами «Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерс­ком учете», утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее — Положение № 88) не допускается исправление ошибок только в кассовых и банковских документах, а также документах, которыми оформляются операции с ценными бумагами (п. 4.5 Положения № 88). Доверенности (бланки строгой отчетности) в этот перечень не попали, а, следовательно, исправлять в них ошибки допускается. Как?

Ошибки при ручном заполнении доверенности исправляются корректурным методом, т.е. неверный текст или цифра зачеркивается (одной чертой, с возможностью прочтения исправляемой записи) и над зачеркнутым неверным текстом пишется верный текст или цифра (п. 4.2 Положения № 88). Исправление ошибки обязательно сопровождается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших данный документ, с указанием даты проведения исправления (п. 4.4 Положения № 88). Подчистки или исправления корректором в тексте довереннос­ти не допустимы. Исправления в доверенности, заполненной печатным способом, также проводятся описанным выше корректурным способом.

Пропажа или уничтожение бланков доверенностей

Рассмотрим вопросы утери или уничтожения бланков доверенностей. В соответствии с Положением № 88 бланки доверенностей должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность(п. 6.3 Положения № 88).

Министерство финансов указывает (письмо от 07.02.2006 г. № 31-34000-30-16/2265):

Порядок хранения первичных документов и действий руководства предприятия в случае их пропажи или уничтожения определено Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88.

Что это за порядок действий руководства в случае пропажи или уничтожения бланков доверенностей? В соответствии с п. 6.10 Положения № 88 руководитель письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Сообщать компетентным органам о пропаже или уничтожении нескольких бланков доверенностей руководителю, скорее всего, не следует. Это все-таки зависит от причин, объемов и значимости утерянных документов.

Что следует сделать, так это приказом по предприятию создать комиссию по расследованию причин происшествия, причем состав комиссии также зависит от размера причиненного ущерба. Результат работы комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем, к которому прилагаются пояснительные записки лица, ответственного за сохранность данных документов. Речь идет именно о бланках доверенностей, приобретенных предприятием. Если пропали, например, первичные документы от покупателей с приложенными к ним доверенностями, то этот вопрос утери первичных документов рассматривался нами подробно в «ШБ» № 05/2006 и 06/2006 и здесь не повторяется. Мы рассматриваем вопрос утери или уничтожения именно бланков доверенностей, приобретенных предприя­тием, для определения размера ущерба, причиненного предприятию.

Как правило, пропажа или уничтожение бланков доверенностей выявляется в ходе инвентаризации. Порядок инвентаризации бланков строгой отчетности подробно рассматривался в «ШБ» 4/2007 на стр. 35, поэтому на нем останавливаться не будем.

Допустим, что в ходе проведения инвентаризации фактическое наличие бланков доверенностей оказалось меньше, чем числится по данным бух­учета.

Как эту недостачу оформить документально и отразить в учете? Всегда ли работник, потерявший или уничтоживший бланк доверенности, виноват?

Если доверенность была заполнена, а потом по какой–то независящей от работника причине изменено количество получаемого ТМЦ или сроки поставки, то в этом случае можно говорить о том, что доверенность нельзя использовать, но вины работника в этом нет. И такая доверенность подлежит списанию по Акту. Если работник при заполнении допустил ошибку, она подлежит исправлению корректурным способом. Если же работник, допустив ошибку, решил такую доверенность дальше не заполнять, а взять новый бланк, то в этом случае он виноват в уничтожении бланка доверенности. Это в полной мере касается и утери бланка доверенности и, как правило, влечет за собой ответственность материально-ответственного лица. Расчет размера убытка определяется в соответствии с «Порядком определения размера убытка от кражи, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей», утвержденного постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116 (далее — Порядок № 116). Нас касаются два пункта данного Порядка № 116. Пункт 7:

Размер убытков от разворовывания, недостачи, уничтожения (порчи) бланков ценных бумаг и документов строгого учета исчисляется с применением коэффициента: 5 — к нарицательной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгого учета, или к стои­-мости документов строгого учета, установленной законодательством.

И пункт 10:

Из сумм, взысканных в соответствии с данным Порядком, осуществляется возмещение ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации, остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины.

В бухучете сумма убытков, нанесенных предприятию в связи с недостачами и потерями от порчи ценностей, в соответствии с п. 20 П(С)БУ 16 «Расходы» включается в состав прочих операцион­ных расходов.

ПРИмер 2

При инвентаризации выявлена порча одного блока бланков доверенностей (50 шт. бланков не пригодны к использованию — залиты водой), стоимость которых составляет 25,00 грн (в т.ч. НДС).

После выявления факта недостачи от уничтожения бланков доверенностей установлено виновное лицо.

Определен размер ущерба.

Сумма, которую необходимо удержать с виновного лица, равна 375,00 грн (1,50 грн х 50 шт. х 5).

В бюджет необходимо перечислить 350,00 грн (375,00 грн — 25,00 грн).

Таблица 1

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн	Налоговый учет, грн
		Дт	Кт		ВД	ВР
1	Выданы из кассы под отчет работнику денежные средства на приобретение доверенностей	372	301	50,00	-	-
2	По авансовому отчету оприходованы бланки доверенностей 99 шт. по цене 0,42 грн и 1 шт. по цене 0,09 грн	209	372	41,67	-	41,67
3	Отражен налоговый кредит по НДС (при наличии налоговой накладной от поставщика)	641	372	8,33	-	-
4	Отражена стоимость бланков доверенностей на забалансовом счете по цене 1,50 грн за шт.	08	-	150,00	-	-
5	В конце квартала списаны бланки доверенностей по Акту в количестве 20 шт.	92	209	8,40	-	-
6	Списано с забалансового счета	-	08	30,00	-	-

Таблица 2

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн	Налоговый учет, грн
		Дт	Кт		ВД	ВР
1	Списана сумма недостачи на основании инвентаризационной ведомости	947	209	20,83	-	- 1
2	Списана стоимость испорченных бланков с забалансового счета	-	08	75,00	-	-
3	Сумма недостачи отражена на забалансовом счете	072	-	25,00	-	-
5	Начислены налоговые обязательства по НДС2	947	641	4,17	-	-
6	Сумма ущерба отнесена на виновное лицо	375	716	375,00	- 3	-
7	Списана с забалансового счета сумма ущерба	-	0,72	25,00	-	-
8	Отражена сумма, которую необходимо перечислить в бюджет	716	642	350,00	-	-
9	Перечислено в бюджет	642	311	350,00	-	-
10	Удержано с виновного лица из зарплаты	375	661	375,00 4	-	-

¹ Данную сумму следует исключить из валовых расходов по п. 5.9 и указать в колонке 4 приложения К1/1 к Декларации по прибыли как неиспользованную хозяйственной деятельностью предприятия.

² Так как данные запасы не использованы в хозяйственной деятельности предприятия, то они считаются условно проданными по обычной цене, но не ниже цены приобретения в соответствии с пп. 7.4.1 Закона Украины от 03.04.97 г. № 168/97-ВР «Об НДС».

³ Так как недостачу компенсирует виновное лицо, то сумма компенсации не включается в валовые доходы на основании пп. 4.2.3 Закона № 334.

⁴ Следует учесть, что в соответствии со ст. 128 КЗоТ есть ограничения на сумму удержаний с работника при каждой выплате зарплаты – не более 50 % зарплаты, подлежащей выплате работнику.

Ответственность

За невыполнение требований Инструкции № 99 на должностных лиц предприятия может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 1642 Кодекса Украины об админист­ративных правонарушениях (далее — КУоАП) от 8 до 15 ннмдг (от 10 до 20 ннмдг, если на протяжении года уже был взыскан админштраф за аналогичное правонарушение). Взыскивать этот админштраф в соответствии со ст. 2341 КУоАП могут органы государственной контрольно-ревизионной службы (письмо КРУ от 06.11.2002 г. № 13-14/1-710) и налагается он при выявлении факта отпуска ценностей без доверенности. То есть штраф по ст. 1642 КУоАП касается должностных лиц поставщика, отпустившего без доверенности ТМЦ, а не на покупателя, не выдавшего пос­тавщику доверенность.

Может ли факт невыдачи поставщику доверенности влиять на отнесение затрат по приобретению ТМЦ на валовые расходы покупателя? Доверенность на получение ТМЦ — не единственный документ, подтверждающий осуществление поставки. Кроме нее у покупателя имеются в наличии еще и другие документы (например, накладная на отпуск ТМЦ, товарно-транспортная накладная). Поэтому утверждать о незаконности сделки при отсутствии доверенности на получение ТМЦ нельзя. Единственное, что из этого следует (кроме невозможности поставщику доказать покупателю при отпуске ему ТМЦ без доверенности сам факт получения им ТМЦ), так это нарушение порядка ведения бухучета. Правда, покупатель может стать объектом внеплановой встречной проверки, если обнаружится, что у поставщика нет доверенности или она неправильно заполнена (п. 5 ст. 111 Закона Украины от 04.12.90 г. № 509-XII «О государст­венной налоговой службе в Украине»).

Марина Тарасова

версия для печати

отправить почтой

написать редактору

Следующая статья:		В начало статьи

Физлицо - СПД и продажа недвижимости
Практика
Окончание. Начало см. в «ШБ» № 22/2007 г. Обосновать принадлежность основных фондов (недвижимости) конкретному физлицу как субъек­ту предпринимательской деятельности (далее — СПД) можно следующим образом. Для плательщиков единого налога: 1. У...

В рубрике:

Не в отпуск — в командировку — на конференцию за границу
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
С годами популярность фирменных выездов за границу для проведения совещаний, семинаров, корпоративных мероприятий возрастает. Рассмотрим, каким образом оформить связь расходов на подобные мероприятия, обеспечив их «валовозатратность».
Служебная...

Доставка товара покупателям
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
Товар, приобретенный покупателем, может быть вывезен им самостоятельно или доставлен поставщиком. Доставка товара покупателю может осуществляться как собственным транспортом поставщика, так и при помощи сторонних транспортных организаций. При этом...