Серия и номер на бланке строгой отчетности — это его индивидуальная характеристика. Поэтому отсутствие бланка строгой отчетности с определенными серией и номером и наличие точно такого же бланка с другой серией или с другим номером свидетельствуют о недостаче первого и излишке второго.
Если в процессе приема не выявлены недостача или излишек бланков, то доверенное лицо и кладовщик предприятия подписывают два экземпляра приходно-расходной накладной СЗ-1, один из которых остается у кладовщика, а второй вместе с экземпляром приходно-расходной накладной СЗ-1 поставщика передается через доверенное лицо в бухгалтерию1. После получения бланков строгой отчетности (далее — БСО) кладовщик должен сделать соответствующую запись в «Приходно-расходной книге по учету бланков строгого отчетности» типовой формы СЗ-2 (далее — приходно-расходная книга СЗ-2). В соответствии с требованиями Приказа № 67:
Книга предусмотрена для ведения учета бланков строгой отчетности на складе и применяется всеми предприятиями, организациями и учреждениями. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью и подписями руководителя предприятия (организации) и главного бухгалтера.
Для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в книге выделяется одна или несколько страниц.
Последнее предложение приведенной ниже цитаты требует отражать приходные и расходные кассовые ордера в данной книге отдельно. Образец заполнения приходно-расходной книги СЗ-2 и отражения в ней поступления на склад приходных кассовых ордеров (далее — ПКО) приведен в «ШБ» № 5/2008. Как в приходно-расходной книге СЗ-2 отражается поступление расходных кассовых ордеров, смотри ниже. Таким образом, для каждого вида БСО в приходно-расходной книге СЗ-2 либо выделяется отдельная страница (несколько страниц), либо, что бывает гораздо чаще, открывается отдельная книга. В этих же приходно-расходных книгах отражается и выдача со склада БСО, которая оформляется уже рассмотренными нами (см. «ШБ» № 5/2008) приходно-расходными накладными типовой формы СЗ-1. Ниже приведен образец заполнения приходно-расходной книги СЗ-2, в которой учитываются расходные кассовые ордера (далее — РКО) и в которой отмечено не только их поступление на склад, но и выдача (расход). Обратите внимание на то, что форма приходно-расходной книги СЗ-2 не предусматривает подведение каких-либо итогов и определение остатков на ту или иную дату. Однако на практике кладовщики нередко подводят такие итоги на конец месяца и отражают их в данной книге. Автором была учтена такая практика и при оформлении образца заполнения приходно-расходной книги СЗ-2 (см. на следующей странице) в ней подведены итоги по приходу и расходу бланков строгого учета (РКО) и указан их остаток на конец месяца.
В соответствии с Планом счетов в бухгалтерском учете бланки ПКО и РКО отражаются одновременно на двух бухгалтерских счетах: на одном балансовом (209 «Прочие материалы») по стоимости их приобретения и на одном забалансовом (08 «Бланки строгого учета») по условной стоимости, определенной в установленном порядке. То есть по:
1) номинальной стоимости2;
2) стоимости, определенной в соответствии с требованиями нормативных документов3;
3) стоимости приобретения, если нет ни первой, ни второй стоимости (ни номинальной стоимости, ни стоимости, определенной в соответствии с требованиями законодательства).
Поскольку нормативными документами не определена стоимость ПКО и РКО, а номинальной стоимости на них никогда и не было, то они на забалансовом счете 08 отражаются по той же стоимости, что и по дебету счета 209.
Напомним, что на забалансовых счетах4:
... проводятся только на одном внебалансовом счете с указанием содержания и количественно-стоимостных показателей операции.
1Доверенное лицо должно отчитаться о выполнении поручения и использовании доверенности по назначению.
2Например, билеты, талоны и пр.
3 Например, доверенности.
4В том числе на счете 08, бухгалтерский учет ПКО и РКО.
В налоговом учете никаких особенностей учета бланков строгой отчетности, в том числе ПКО и РКО, не определено. Они учитываются и относятся в валовые расходы в общем порядке, как и любые другие запасы, исходя из их стоимости (затрат на их приобретение) с применением требований п. 5.9 Закона о налогообложении прибыли предприятий.
В том случае, когда в момент приема ПКО и РКО на склад будет выявлена их недостача или излишек, то в соответствии с требованиями Приказа № 67 оформляется «Акт проверки наличия бланков строгого учета» типовой формы № СЗ-4 (образец заполнения смотри на следующей странице). Нередко у бухгалтеров возникает вопрос о необходимости оформления такого акта в случае, когда недостачи или излишка бланков строгого учета при их поступлении на склад не выявлено. Причина возникновения таких вопросов заключается в том, что в Приказе № 67 относительно данной формы акта сказано:
Акт применяется для проверки фактического наличия бланков строгой отчетности при поступлении на склад поставщика.
Поскольку говорится о проверке наличия бланков строгой отчетности, а не об оформлении данным актом факта недостачи или излишка, то это и «смущает» бухгалтеров. На практике «Акт проверки наличия бланков строгого учета» типовой формы № СЗ-4, оформленный в процессе приема на склад бланков строгой отчетности при отсутствии их недостачи или излишка (когда данные сопроводительных документов и фактическое наличие таких бланков полностью совпадают) не имеет никакого значения. Создавать комиссию и тратить время на оформление акта, который не имеет никакого значения, — это, мягко говоря, неразумно. Поэтому данная форма акта оформляется, как правило, только при наличии недостачи бланков строгой отчетности. Составляется «Акт проверки наличия бланков строгого учета» типовой формы № СЗ-4 в соответствии с требованиями Приказа № 67:
При выявлении недостачи бланков во время их приема на склад специально созданной комиссией ... в двух экземплярах, в котором указывается количество отсутствующих в наличии книжек, их серии и номера бланков. Один экземпляр акта направляется поставщику для выявления причин расхождения и принятие мер.
В приведенной выше цитате говорится о том, что данный акт составляется только при наличии недостачи принимаемых на склад бланков строгого учета, хотя в самом бланке предусмотрено указание не только недостачи, но и излишков таких бланков. Такой излишек может возникнуть, например, в том случае, когда в нумерации бланков допущена ошибка. В пачке бланков вместо нумерации их по возрастающей все или часть бланков имеет один и тот же номер. В приведенном ниже образце заполнения Акта проверки наличия бланков строгого учета» типовой формы № СЗ-4 мы отразили один из таких случаев. Вместо бланков РКО, которые должны были иметь серию 03АААС и номера 044498; 044499 и 044500 в пачке было выявлено четыре бланка РКО с одинаковой серией 03АААС и одним и тем же номером 044497. Поскольку в пачке должен был находиться только один бланк РКО с такой серией и таким номером, то три остальных признаны излишком, а бланки РКО этой же серии с номерами 044498; 044499 и 044500 признаны недостачей. Бланк РКО серии 04АААС № 324500 признан недостачей, поскольку он просто физически отсутствовал.
Обратите внимание еще и на то, что в «Акте проверки наличия бланков строгого учета» типовой формы № СЗ-4 не предусмотрен реквизит, в котором указывались бы данные накладной, по которой выявлена недостача или излишек, и не указывается вид бланка строгой отчетности, а только его серия и номер. Это делает акт недостаточно информативным. В связи с этим на практике бухгалтеры нередко вписывают в реквизит «По данным накладной» номер и дату этой накладной (см. ниже образец заполнения).
После составления «Акта проверки наличия бланков строгого учета» типовой формы № СЗ-4 с указанием в нем недостачи и(или) излишка БСО необходимо принять фактически имеющиеся бланки и предъявить претензию поставщику по недостающим бланкам и(или) уведомить о наличии излишка. Однако на практике это сделать не так-то просто, особенно в тех случаях, когда бланки со склада поставщика получало доверенное лицо предприя-тия-покупателя5. Поставщики в таком случае заявляют, и вполне обосновано, что доверенное лицо предприятия обязано было проверить наличие всех бланков в момент их получения со склада пос-тавщика. Только в том случае, когда недостача и излишек бланков строгой отчетности возникает в результате типографского брака в нумерации бланков и у предприятия-покупателя имеется на руках доказательства недостачи одних бланков и излишка других, поставщики соглашаются в обоснованности предъявленных предприятием претензий и осуществляют замену бланков6. Как быть в ситуации, когда поставщик не признает претензий предприятия в недостаче бланков строгой отчетности, мы рассмотрим в следующей публикации.
5Как правило, так оно и происходит. Крайне редко бланки строгой отчетности доставляются поставщиком непосредственно на склад покупателя.
6В таком случае, как правило, осуществляется замена пачки бланков.
Нормативная база
ПКМУ № 809 – Постановление КМУ «О дополнении приложения к постановлению Кабинета Министров Украины от 19 апреля 1993 г. № 283» от 06.06.2007 г. № 809.
Приказ № 67 - Приказа Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.1996 г. № 67.
Приказ № 67 - Приказа Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций» от 15.02.1996 г. № 51.
Положение № 88 – Приказ МФУ «Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухучете» от 24.05.95 г. № 88.
Приказ № 193 - Приказа Минстата «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.1996 г. № 193.
План счетов – Приказ Минфина «Об утверждении Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций» от 21.12.1999 г. № 291.
Закон о налогообложении прибыли – Закон Украины « О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР.
Применение НСЛ. Ошибки и последствия Налоговый учет Если попробовать проанализировать все ошибки, которые допускали бухгалтеры по начислению и уплате в бюджет налогов и платежей за последние полтора десятка лет, то первой и самой главной причиной таких ошибок будет, безусловно, «разъяснительная» работа ГНА...
Уступка требования — цессия и факторинг № 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерский учет В бухгалтерской практике все чаще встречаются договора перевода долга и относительно новые для отечественного законодательства термины «цессия» и «факторинг». О том, что это такое и как операции в рамках перевода обязательств на третье лицо отражаются в ...
