Школа бухгалтера № 9 (5.5.2008)
Бухгалтерский учет

Отражение в учете резерва отпусков

Продолжение. Начало см. в «ШБ» № 07-08/2008 г.

Это только на бумаге, прочертив вектор из пункта А (место, где ты был вчера) в пункт Б (место, в котором ты находишься сейчас), можно легко определить пункт С (место, где ты будешь завтра). Тот, кто хоть раз ходил в плавание или в поход, прекрасно понимает всю условность таких расчетов. То же самое можно сказать и относительно любых расчетов плановых затрат, в том числе резерва отпусков, которые осуществляются на основании аналогичных фактических расходов прошлых периодов.

О порядке расчета резерва отпусков

После того, как в отдел кадров поступят «Графики отпусков для согласования и утверждения» от всех структурных подразделений, отделов и служб предприятия, ответственным работником отдела кадров на оснований данных, в них указанных, осуществляется подготовка и передача на утверждение руководителю предприятия графика отпусков работников предприятия на наступающий год¹. Форма «Графика отпусков» отличается от «Графика отпусков для согласования и утверждения» (смотри «ШБ» № 7-8/2008) только тем, что последняя графа имеет наименование «С графиком отпусков ознакомлен». В данной графе работник предприятия ставит подпись в строке, в которой указаны данные о начале и продолжительности его отпуска. Тем самым работник подтверждает, что с датой начала отпуска и его продолжительностью он ознакомлен и возражений не имеет. Даже если работник и имеет возражения, но они не основаны на требованиях норм законодательства, то администрация предприятия имеет право их проигнорировать². В таком случае отсутствие подписи работника в утвержденном руководителем «Графике отпусков» не понижает статус такого документа, и он в полной мере может быть использован для расчета суммы резерва отпусков.

Поскольку формирование резерва отпусков осуществляется за счет текущих расходов предприятия и отражается по дебету разных счетов учета таких затрат (23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 91 «Административные расходы» и т.д.), то уже на данном этапе необходимо резервы отпусков рассчитывать отдельно по каждой категории работников (административный и общепроизводственный персонал, производственный персонал и т.д.). А если имеется еще и несколько структурных подразделений (231 «Производство продукции», 232 «Оказание услуг» и т.д.), то отдельно и по ним. При этом более правильным будет создание резерва отпусков отдельно по каждой категории работников и структурному подразделению предприятия, которые относятся на разные счета и субсчета бухгалтерского учета затрат (далее — отдельная категория работников и работники отдельного структурного подразделения). Это позволит исключить возможность начисления отпускных работникам одной категории за счет резерва отпускных, созданного для работников другой категории³. Как это делается на практике, рассмотрено ниже.

Порядок определения суммы резерва отпусков на основе данных утвержденного Графика отпусков может быть достаточно точным (но более трудоемким) или более простым (но менее точным)⁴. Мы рассмотрим каждый из них и начнем с первого:

1) по данным Графика отпусков определяется общее количество дней отпуска, которые должны быть предоставлены в наступающем году отдельно каждой категории работников и работникам отдельных структурных подразделений предприятия;

¹ Напомним, что работа по составлению графика отпусков, как правило, проводится в преддверии наступающего года.

²Например, работник не хочет в наступающем году использовать предусмотренный для него по законодательству отпуск, а хочет через год использовать отпуск сразу за два года. Поэтому он не согласен с определенной в Графике отпусков датой начала отпуска и его продолжительностью, и не поставил свою подпись.

³Если все начисления осуществлять в общий для всех работников резерв отпусков, то очень трудно проконтролировать соответствие затрат на формирование такого резерва для определенной категории работников и фактически начисленных отпускных с отчислениями в соцфонды такой категории работников. Отсутствие такого соответствия приведет к искажению структуры себестоимости продукции, работ или услуг предприятия и его экономических показателей.

⁴Простота и легкость второго порядка расчета обманчива, поскольку в дальнейшем он требует осуществления перерасчетов. Но об этом позже.

2) определяется среднедневная заработная плата (далее — СдЗП) по каждой категории работников и работникам отдельных структурных подразделений предприятия путем деления суммы начисленной им заработной платы, премий и прочих выплат за прошедшие десять или одиннадцать месяцев текущего года¹ на сумму отработанных ими человеко-дней за этот же период²;

3) определяется сумма резерва отпусков по каждой категории работников и работникам отдельных структурных подразделений предприятия путем умножения полученного (см. выше п. 2) СдЗП таких работников на общее количество дней отпуска этих же работников предприятия, определенное по Графику отпусков (см. выше п. 1)³.

Полученная таким образом сумма резерва отпусков — это только сумма, предназначенная для оплаты отпускных⁴. Она должна быть подкорректирована на сумму возможных начислений отпускных, не предусмотренных Графиком отпусков. Например, при начислении отпускных работникам, которые будут приняты на работу в будущем году⁵ и воспользуются своим правом на отпуск не отработав полностью год.

При расчете суммы резерва отпусков необходимо учитывать:

а) результаты практического использования резерва отпусков за прошлые периоды, в том числе остатки неиспользованного резерва отпусков, которые переходят на будущий год;

б) рассчитанная сумма резерва отпусков, как и любой другой расчетный (плановый) показатель, может иметь определенные отклонения от суммы фактических потребностей предприятия на оплату отпусков своих работников.

В связи с последним, в учетной политике предприятия, как правило, закладывается возможность в течение года увеличивать или уменьшать отчисления в резерв отпусков.

После определения в указанном выше порядке суммы резерва отпусков ее необходимо еще раз подкорректировать на сумму отчислений в социаль-ные фонды, поскольку резерв отпусков должен создаваться с учетом предстоящих, в связи с начислением отпускных, расходов предприятия в виде отчислений в социальные фонды. Для этого достаточно умножить общую сумму резерва отпусков по каждой категории работников и работникам отдельных структурных подразделений предприятия, предназначенную для оплаты отпускных, на процент отчислений в фонды, который на данный момент может составлять от 36,66 % до 49,60 %⁶.

Отражается начисление резерва отпусков по кредиту субсчета 471 «Обеспечение выплат отпускных». При формировании резерва отпусков по каждой категории работников и работникам отдельных структурных подразделений предприятия по сче-ту 471 открывается субсчета второго порядка (например, 4711 «Резерв отпусков работникам основного производства» 4712 «Резерв отпусков работникам общепроизодственного персонала» и т.д.). Использование резерва отпусков на начисление отпускных и осуществление отчислений в соцфонды с суммы отпускных отражается по дебету указанных субсчетов в корреспонденции со счетами учета начислений по оплате труда и отчислений в соцфонды.

¹Зависит от месяца, в котором осуществляется такой расчет, и имеющихся на момент его осуществления данных.

² При определении СдЗП должны учитываться требования ПКМУ № 100 в части включения тех или иных начислений в сумму заработной платы работников предприятия, а также тех или иных отработанных или не отработанных дней работниками предприятия в общую сумму отработан-ных дней.

³ Можно определить резерв отпусков еще более точно, умножив определенную в Графике отпусков продолжительность отпуска каждого конкретного работника на его СдЗП. Но такой расчет будет довольно трудоемким. Если учесть, что абсолютно точного, до гривен и копеек, определения резерва отпусков не требует ни один нормативный документ, то осуществлять такой трудоемкий расчет нет необходимости.

⁴В сумму резерва отпусков входит еще и сумма, предназначенная на осуществление отчислений в социальные фонды с суммы отпускных. О ней сказано ниже.

⁵В том числе в связи с расширением штата и численности работников предприятия.

⁶В зависимости от того, какой процент отчислений установлен для данного предприятия в ФСС от несчастных случаев на производстве. Без учета предприятий, которые осуществляют выплаты работникам летного состава.

Продолжение следует

Нормативная база

1. Закон об отпусках – Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
2. П(С)БУ 26 – Приказ МФУ «Об утверждении Положения (стандарта) бухучета 26 «Выплаты работникам» от 28.10.2003 г. № 601.
3. П(С)БУ 16 – Приказ МФУ «Об утверждении Положения (стандарта) бухгалтерского учета «Расходы» от 31.12.1999 г. № 318.
4. П(С)БУ 11 – Приказ МФУ «Об утверждении Положения (стандарта) бухгалтерского учета 11 «Обязательства» от 31.01.2000 г. № 20.
5. План счетов - Приказ МФУ «Об утверждении Инструкции о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций» от 30.11.1999 г. № 291.
6. ПКМУ № 100 – Постановление КМУ «Об утверждении Порядка расчета средней заработной платы» от 08.02.1995 г. № 100.

Игорь Старастенко

версия для печати

отправить почтой

написать редактору

Следующая статья:		В начало статьи

Строгий учет ПКО и РКО
Бухгалтерский учет
Когда за потерю или порчу одного бланка с виновного лица удерживается его стоимость, увеличенная в пятьдесят раз, то учитывать такие бланки пачками для лиц, отвечающих за их сохранность и использование по назначению, является непозволительной роскошью. ...

В рубрике:

Отпускные в бухгалтерском учете
№ 24 (16.6.2008) :: Бухгалтерский учет
Тема отражения в учете операций по предоставлению отпуска работникам получает особую актуальность в летний период. Тому, как правильно отправить работника в отпуск, посвящена данная статья. ...

Уступка требования — цессия и факторинг
№ 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерский учет
В бухгалтерской практике все чаще встречаются договора перевода долга и относительно новые для отечественного законодательства термины «цессия» и «факторинг». О том, что это такое и как операции в рамках перевода обязательств на третье лицо отражаются в ...